+7(499)-938-42-58 Москва
8(800)-333-37-98 Горячая линия

Учимся успевать больше, работая меньше

Содержание

Как успевать больше, а работать меньше

Учимся успевать больше, работая меньше

Вчера я пересекла две границы, завершила три текущих проекта с клиентами, заключила сделку с большими перспективами, а вечером ужинала дома со своей второй половинкой.

Я работаю 25 часов в неделю, сплю по восемь часов в день, не составляю расписание и всё ещё умудряюсь делать намного больше вещей, чем когда я была приклеена к офисному столу по 60 с лишним часов в неделю.

Я далеко не сверхчеловек. Всё, описанное выше, просто наглядный пример.

Видите ли, будучи независимой от места и работая на себя больше года, я получила несколько ценных уроков эффективности и управлении собственным временем.

Ниже — список лайфхаков, которые могут показаться очень простыми. Однако, как только вы действительно опробуете их, вы заметите, что ваши дела занимают всё меньше и меньше времени.

1. Пользуйтесь преимуществами эффекта Зейгарник

У мозга есть назойливая встроенная функция постоянно напоминать о делах, которые вы оставили незаконченными, таким образом подталкивая вас доделать задачу. Это и есть эффект Зейгарник, и он поможет вам завершить дела, которые вы уже начали.

Неважно, нравится вам задача, которую нужно решить, или нет, сделайте по крайней мере один крошечный шаг к ней.

Столкнулись с творческим кризисом и не можете писать? Откройте пустой файл и начните печатать что угодно — что вам нравится. Нужно начать планировать свадьбу? Начните с поиска свадебного букета.

Нужно к завтрашнему дню разработать маркетинговую стратегию компании? Запишите пару идей на видео для начала.

В 99% случаев вы будете работать над задачей до победного конца.

2. Используйте инструменты для управления проектами (не только для рабочих дел)

Нашему мозгу не нравятся сложные задачи. Когда он сталкивается с какой-либо абстрактной задачей, скажем «придумать ежемесячную маркетинговую кампанию», он незамедлительно впадает в уныние и предпочитает заняться лёгкими привычными делами.

Вот почему необходимо разделить каждое большое дело на несколько простых, крохотных, достижимых шагов.

Здесь инструменты для управления проектами приобретают важное значение. Вы же не хотите пропустить никаких важных шагов, правильно?

Существует несметное число и бесплатных, и платных приложений для управления личными проектами. Мне больше всего нравится визуальный подход к управлению в Casual.

Особенно прекрасно в этом приложении то, что вы можете структурировать информацию так, как она приходит вам в голову — в виде взаимосвязей, а не линейно.

Значит, вместо рисования линейного пошагового плана вы можете создать подробную картину проекта с несколькими потоками действий, которые происходят одновременно или одно за другим.

(Подробнее о майндмэппинге и инструментах для него читайте тут).

Другими словами, вы рисуете наглядную карту, которая позволяет вам окинуть весь проект одним взглядом плюс помогает делать небольшие шаги, ведущие к вашей цели.

Вот пример такого проекта:

Почему такой наглядный подход отлично работает для меня (и, возможно, подойдёт для работы и вам):

  1. Вы всегда знаете, какой шаг должен быть следующим, поэтому не оставляете себе даже шанса для прокрастинации.
  2. У вас есть большая ясная картина своих целей, понятных с одного взгляда.
  3. Спланировать целый проект так же просто, как и нарисовать его на бумаге (что я и делала раньше), а пользоваться планом гораздо удобнее.
  4. Если вы работаете в команде, всегда будет понятно, что уже сделано, а что делается сейчас. Это значит, что будет меньше ошибок и пропущенных дедлайнов.

Другие популярные инструменты, которыми мне понравилось пользоваться: Basecamp, Podio, Trello и Microsoft Project.

3. Меняйте свои привычки

Сегодня легко найти информацию о том, как успевать делать все свои дела, но многие ли из вас применяют эти советы на практике? Я тоже была в этой лодке.

У всех нас есть привычки, и поменять их очень непросто. Тем не менее одно умное решение этой проблемы можно обнаружить в книге Чарльза Дахигга (Charles Duhigg) «Сила привычки». Автор называет его циклом привычки.

Если коротко, привычка состоит из трёх компонентов: раздражитель («спусковой крючок», который предшествует привычному поведению), привычное поведение (фактическое повторение действия) и награда (внешняя и внутренняя награда, которую вы получаете за выполнение привычного действия).

Сейчас плохая новость — на раздражители вы никак не можете повлиять. Хорошая новость — вы можете изменить привычное поведение.

Есть много непродуктивных вещей, которые я делала и делаю, но я всегда испытывала чувство вины за то, что первым делом с утра начинаю отправлять посты в социальные сети и медиа.

В раздражителе — поделиться в своём блоге новыми постами — нет ничего плохого. Но я знаю, что могу быстро втянуться в бессмысленное блуждание по Сети на несколько часов и это внесёт сумятицу в мой день.

Решение — запланировать, что нужно сделать в сетях и медиа, за ночь до этого. Установить для себя точное время, когда этим заниматься, и делать это каждый день.

Такой подход применим для любых раздражителей, которые приводят к негативному поведению.

Каждый раз, когда вы выполните ваше новое привычное действие, убедитесь, что вы вознаградили себя за это. Придумайте для себя ритуал, который поможет вам предвосхищать своё негативное поведение, например бездумный веб-сёрфинг, трату денег или поедание сладостей, и каждый раз, когда вам удаётся этого избежать, награждайте себя чем-нибудь приятным.

Повторять 21 день, пока новая привычка не прилипнет.

4. Используйте правило 90 минут

Около 50 лет назад нейрофизиолог Натаниэл Клейтман (Nathaniel Kleitman) обнаружил, что наше тело переходит от пика активности к спаду каждые 90 минут на протяжении всего дня. Этот феномен также известен, как ультрадианный ритм. Проще говоря, мы можем быть продуктивны только на протяжении 90 минут.

Что происходит по истечении 90 минут? Мы начинаем искать дополнительное топливо в виде кофеина, сладких батончиков или собственных гормонов стресса: адреналина, норадреналина и кортизола. В этот момент мы теряем сосредоточенность, перестаём думать ясно и видеть целостную картину.

Мой вчерашний день прошёл так: я добралась до аэропорта и работала в кофейне 90 минут до посадки (там не было Wi-Fi), во время полёта посмотрела фильм и снова вернулась к работе в поезде из Швейцарии во Францию. Когда я оказалась дома, я быстро проверила входящие, поужинала и поработала ещё 90 минут.

В результате всего лишь за 4,5 часа я сделала большую часть работы, на которую раньше я бы потратила 8-часовой рабочий день.

5. Расставляйте приоритеты до последнего

Один руководитель из Пентагона блестяще сформулировал суть этого совета:

Сначала я составляю список приоритетов: первый, второй, третий и так далее. И тогда вычёркиваю всё, что ниже третьего.

Это золотое правило для любого ежедневного списка задач. Все задачи после третьей переносите на следующий день.

Не можете определить, какие задачи важнее?

  1. Подумайте, есть ли зависимость между задачами. Можно ли сделать шаг A, не делая шага B? Если нет, то задача B более важная. Выбирайте те задачи, которые влияют на ваш дальнейший успех.
  2. Используйте матрицу решений.

Всё, что находится в правом верхнем углу, стоит отметить ярлыком «Сделай это сейчас». Задачи с большой отдачей, которые сложно сделать, нужно перемешивать с другими, менее сложными. Задачи с небольшой отдачей, которые легко сделать, стоит делегировать.

6. Устройте «аэропортовый день»

Для меня сверхпродуктивное место работы — аэропорты и самолёты. На самом деле, я чаще выбираю рейсы с пересадкой, чем прямые (они, ко всему прочему, дешевле минимум на 100 долларов), и стараюсь закончить как можно больше дел в дни, когда я в пути, а не когда работаю из дома.

А сейчас позвольте мне объяснить.

У вас есть строго ограниченное время (до вылета или до посадки) и ограниченный бесплатный Wi-Fi. Это значит, что вы можете работать спринтами по 90 минут, чтобы оставаться на пике продуктивности.

Вам не на что отвлекаться, когда вы сидите в самолёте: ваш телефон выключен, и остаётся только чистая эффективная работа, которую нужно выполнить за ограниченное время. Я часто стараюсь воссоздать похожую обстановку дома: отключаю интернет и 90 минут делаю свою работу, не отвлекаясь ни на что другое.

Подведём итоги. Вот план, как успевать больше, а работать меньше:

    1. Сделайте первый шаг в вашем деле и позвольте эффекту Зейгарник помочь вам завершить его.
    2. Используйте инструменты для управления проектами, чтобы чётко представлять, что нужно сделать, и всегда быть сосредоточенным.
    3. Отслеживайте свои раздражители и преобразуйте их в позитивные привычки.
    4. Используйте правило 90 минут.
    5. Расставляйте приоритеты и работайте над наиболее важными задачами.
    6. Устраните всё, что отвлекает вас. Например, устройте себе «аэропортовый день».

Источник: https://lifehacker.ru/kak-uspevat-bolshe/

25 способов успевать больше

Учимся успевать больше, работая меньше

Дата публикации 17 января 2013. в Жизнь

Иногда, и даже чаще чем иногда, мы не успеваем сделать всё, чего мы запланировали. У нас на руках нескончаемый список задач, а вокруг миллионы отвлекающих факторов. К сожалению в сутках всего 24 часа, поэтому вот вам несколько предложений, которые могут помочь вам успевать делать больше.

1. Создавайте привычки

Выберите несколько действий, которые вы совершаете на регулярной основе и сделайте из них привычки. Например выберите конкретное время, когда вы отвечаете на электронные письма, или что после работы вы обязательно пойдёте в тренажёрный зал. Постепенно, повторяя их каждый день, эти действия станут автоматическими.

2. Качественный сон

Если вы не будете получать достаточно сна, ваша продуктивность на работе может существенно снизиться. Рекомендуется спать около 7-9 часов.

3. Просыпайтесь раньше

Если вы можете получать достаточно сна и при этом ещё и вставать раньше, то это просто замечательно. В этот дополнительный утренний час у вас меньше забот, которые могут вас отвлечь, поэтому используйте его с умом.

4. Перестаньте постоянно проверять почту

Выберите для себя время, когда вы будете проверять свой электронный ящик. Неожиданные письма с просьбами и заданиями могут надолго отвлечь вас от вашей основной работы.

5. Составляйте ежедневные списки задач

Держитесь подальше от этих огромных списков. Вместо них составляйте небольшие с такими задачами, которые вы реально можете выполнить за день, например погладить вещи, записаться к врачу, или оплатить счёт за газ.

Разбивайте большие задания на более мелкие. Вместо того, чтобы идти качаться вы можете всерьёз задуматься над тем, чтобы записаться на уроки йоги. Или вместо того, чтобы за один вечер писать курсовую, вы можете настроиться чтобы писать по листу в день. Маленькие достижения сложатся в большую победу.

6. Составьте список того, что вам НЕ стоит делать

Плохие привычки, также важны как и хорошие. Может вам всё таки стоит посмотреть этот фильм в другой день?

7. Не делайте одновременно несколько заданий

Наш мозг не способен думать о двух вещах, которые вы пытаетесь сделать вместе.

8. Выключите телефон

Когда дело доходит до выполнения каких-то конкретно поставленных задач, тишина – залог успеха. Выключите свой телефон на время, если вы кому-либо понадобитесь, они вам оставят ое сообщение (или просто напишут смс, которое вы получите позже).

9. Занимайтесь спортом днём

Если вы можете себе позволить, то выделяйте небольшой перерыв в течение дня для занятий физическими упражнениями. Как выяснилось физическая активность очень хорошо активирует продуктивность.

10. Ведите здоровый образ жизни

Избавьтесь от вредных привычек. Это добавит вам сил, энергии, здоровья и даже сэкономит вам кучу денег. А еще добавит вам как минимум пару лет жизни. Быть здоровым это здорово!

11. Сначала делайте самые необходимые вещи

Обычно это те вещи, которые хочется отложить “на потом”. Обязательно записывайте несколько таких в начале каждого вашего дня. И выполняйте их!

12. Сортируйте письма

Как только вы проверили почту, обязательно разберитесь со всеми письмами: ответьте на те, которые требуют ответа, удалите спам, перенесите нужные в черновики. Организованность очень важна если вы хотите успевать больше всего.

13. Брэйнсторминг

Выделите немного времени для себя и пусть ваши идеи проявят себя. У вас может появиться уйма хороших идей за сравнительно короткий промежуток времени.

14. Держите под рукой блокнот и ручку

Поступайте также как Ричард Брэнсон и тогда вы не забудете ни одну свою гениальную идею.

15 Отключите все социальные сети

, Фэйсбук, Твиттер, – вы не поверите сколько времени они у вас отнимают, пока не отключите их хотя бы на неделю.

16. Притормозите

Вам не обязательно быть первым у финишной черты. Пусть у вас будет время на то, чтобы оглянуться и оценить проделанную вами работу.

17. Засекайте время

(Вы опять же увидите сколько времени у вас отнимают социальные сети!) Записывайте сколько времени у вас уходит на сортировку электронных писем, чтение и т.д. Это поможет вам планировать свой день лучше.

18. Не перескакивайте с одного на другое

Выделяйте на каждое определённое задание такое же определённое количество времени. Как только время выйдет, переходите к следующему.

19. Оглянитесь назад

Каждую неделю отводите немного времени на то, чтобы проанализировать её: чего вы достигли и что вам следует подправить в расписании следующей недели.

20. Отключитесь

Наушники вам в помощь. Кстати, другие люди вряд ли станут вас отвлекать, когда увидят что вы заняты.

21. Напоминайте себе

Оставляйте записки и заметки о тех вещах, которые вам нужно сделать. Кладите счета и книги (которые вы хотите прочитать) на видные места. Наклеивайте записки на холодильник!

22. Питайтесь хорошо

Обед не просто утоляет голод. Такие продукты как лосось, миндаль и морковь повышают уровень энергии. Как что следите за тем, что вы едите.

23. Не захламляйте

Избавьтесь от всего, что может вас отвлекать. Уберите посуду, разберите бумаги на столе, уберите все лишние вещи…

24. Скажите “нет”

Не пытайтесь сделать всё для всех. Научитесь говорить твёрдое “нет” и вы останетесь сфокусированными на своей задаче.

25. Сделайте перерыв

Выделите немного времени для себя, для отдыха, для расслабления. Отдохнув, вы сможете с новыми силами вернуться к работе. Если же работать без перерыва долгое время эффективность значительно снижается.

Источник: http://www.vitamarg.com/konsultacii/life/2916-25-sposobov-uspevat

9 шагов к тому, чтобы работать меньше и успевать больше

Учимся успевать больше, работая меньше

Нам постоянно не хватает времени. Мы стараемся изо всех сил быть организованнее и продуктивнее, но часто не достигаем желаемого. Книга Стивена Роббинса поможет максимально использовать возможности, экономно распределить время и усилия, сосредоточившись на главном.

Как работать меньше и успевать больше

​Все мы прокрастинируем, откладывая на потом самые что ни на есть важные дела. Почему это происходит? Прокрасти-нируя, мы делаем что угодно, но не работаем меньше, успе-вая больше!

Я могу понять прокрастинацию в виде таких важных, значительных и приятных для души дел, как встре-чи с друзьями, обучение детей навыкам, которые пригодят-ся им во взрослой жизни, или романтический ужин. Но мы тратим время не на это. Мы откладываем то, что приближает нас к целям, играя в солитер или восстанавливая любимый портрет Элвиса, попорченный влагой.

В этой главе мы узнаем, что корни прокрастинации в том, что мы способны контролировать. Это означает, что борьба с ленью тоже поддается контролю. Так и тянет повторить слоган Just Do It, используемый на беговых кроссовках и описывающий секрет успеха.

Мы выясним, что вы може-те устроить все вокруг себя так, чтобы мир сам подталкивал вас к действию, когда мозг не готов сделать это самостоя-тельно.

И даже если мир не настроен помогать, вы можете так выдрессировать свой мозг, что научитесь тут же браться за дело.

Причина прокрастинации – в мышлении. Если мы на-учимся бороться с ней с помощью тех самых мыслей, что ее вызывают, то станем легко скользить по своей дороге.

Предлагаю себя в качестве примера. Во-первых, я два дня откладывал работу над этой главой. А во-вторых, я безна-дежно зациклен на своей персоне. Я смотрю в монитор, его обманчиво невинная заставка манит: «Иди ко мне! Пиши свою книгу!» Но я, будучи вечно непослушным взрослым, немедленно нахожу причины отвергнуть соблазнительный призыв моего электронного властителя. В голове мелькают мысли:

  • Я должен работать над книгой
  • Писательство не развлечение
  • Это такое большое дело, я никогда не закончу
  • Я бы лучше пошел поиграл
  • У меня столько других дел
  • Ничего хорошего все равно не выйдет
  • У меня нет сил закончить книгу
  • Люди перестанут уважать меня, если я не закончу
  • Я не хочу работать над книгой
  • Мне просто необходимо почистить от катышков свой свитер

Это очень тяжелые мысли: «Я должен работать над кни-гой». Бесспорно. И, едва подумав об этом, я пускаюсь в фан-тазии обо всех ужасных вещах, которые произойдут со мной, если книги не будет. Я представляю моего издателя Эмили в полной экипировке для верховой езды верхом на породи-стом жеребце.

Она смотрит на меня сверху вниз с жалостью, смешанной с презрением. «Мы возлагали на тебя большие на-дежды», – говорит она, а я в полном отчаянии стою с пусты-ми руками.

Трагедия незаконченной рукописи становится невыносимой, когда Эмили пускает коня легким галопом на-встречу закату, оставляя меня растерзанным на руинах моей книги.

Я так погружаюсь в эти фантазии, что даже забываю, какую работу откладываю.

Когда вы отлыниваете, прокрастинация, оправдания и фантазии одновременно – все это идет из головы. Если у вас хватает воображения на все это, почему вы просто не беретесь за дело? Кто знает? Да и не все ли равно? Все, что вам нужно, – это способ двигаться вперед.

Бьюсь об заклад, существует множество вещей, которые вы не откладываете. Большинство людей принимают душ, чистят зубы и одеваются каждое утро безо всякой прокра-стинации. Они просто делают это.

Те, кто готовит, ходят по магазинам и закупаются каждую неделю. Они не прокра-стинируют – они просто действуют.

И когда нужно надеть носки и ботинки, они, черт побери, просто натягивают но-ски на ноги и начинают свой день.

Разница в мышлении. Если вы раздумываете, прежде чем действовать, то можете отговорить себя от чего угодно, неза-висимо от важности этого дела.

Превратите задачи в привычки, чтобы перестать прокрастинировать

Первый шаг в преодолении прокрастинации – превратить повторяющиеся задачи, которые вы регулярно откладыва-ете, в привычки. Вспомните о том, что делаете каждый день или каждую неделю не задумываясь.

Я, например, каждый день чищу зубы и каждую неделю затеваю стирку. Когда вам с легкостью удается своевременно выполнять какие-то зада-чи, дело не в степени их важности. Я могу месяцами жить без стирки, особенно если у меня не остаются ночевать друзья.

Стирка просто не так уж важна. А вот если я не буду регуляр-но чистить зубы, то могу получить заражение десен и остать-ся беззубым. Чистка зубов – это важно.

И тем не менее я ре-гулярно проделываю и то и другое: еженедельно стираю и ежедневно чищу зубы, потому что и то и другое уже стало привычкой.

Привычка – это действие, которое мы доводим до такого автоматизма, что оно перестает быть результатом решений. Над этим действием не нужно задумываться, по-этому мы не прокрастинируем.

Самый простой способ побороть прокрастинацию – пре-вратить задачи в привычки. У вас могут быть ежедневные, еженедельные, ежемесячные и ежегодные привычки. Я чищу зубы каждый день, стираю каждую неделю, оплачиваю счета каждый месяц и затеваю генеральную уборку каждый год. И кстати, тогда-то я и нахожу все носки, которые пропадают во время еженедельных стирок.

Введите что-то в привычку, выполняя это регулярно. За-пишите в календарь, чтобы не забывать. А когда придет вре-мя, примите как данность.

Многие писатели борются с прокрастинацией, заводя пра-вило садиться за работу каждый день в один и тот же час на одно и то же время. Когда это становится привычкой, они выдают текст на-гора. Вы наверняка подумали, что я должен был выработать привычку полтора года назад, когда начал писать эту книгу.

Да, должен был. Если в олимпийских играх по прокрастинации вы чемпион по откладыванию заполне-ния еженедельных отчетов о затратах, выберите день и вре-мя, которые будете посвящать этому. Скажем, по четвергам в десять.

И беритесь за дело каждый четверг в десять. Вскоре вы станете заполнять эти отчеты без сопротивления – так же, как чистите зубы перед сном.

Если вы не сделаете задачи при-вычками, то размышления будут тянуть вас назад и мешать выполнению даже самых простых дел.

Стоит, например, выра-ботать такие привычки: проверять почту и отвечать на письма только в определенное время, ходить на тренировку, покупать продукты, сверять чековую книжку, встречаться с друзьями (например, на традиционном воскресном позднем завтраке), делать уборку в гостиной, заниматься стиркой.

На работе мож-но сделать привычкой наводить порядок на письменном сто-ле, регулярно составлять отчеты, поддерживать отношения с важными для вас людьми (об этом мы поговорим в восьмой главе), предлагать помощь коллегам, звонить потенциальным клиентам, поддерживать связь с покупателями и встречаться со своим руководителем или подчиненными.

Работайте маленькими порциями

Если дела, которые мы откладываем, – это большие разовые проекты, превратить их в привычки не получится.

Специа-листы советуют разбивать такие задачи на маленькие кусоч-ки и продвигаться вперед детскими шажками. В первый раз я по ошибке услышал: «детские кусочки».

В голове возникла настолько неоднозначная картинка, что я решил изобрести реальную технику, вдохновившись этим запоминающимся образом.

Работать маленькими порциями – значит делить на ча-сти не задачу, а время на ее выполнение. Когда финал работы находится в обозримом будущем, легче поднажать и выдать результат. Вот почему людям нравятся быстрые свидания.

Мы готовы даже пообщаться с тем, кто не пользуется зубной нитью, так как знаем, что всего через три минуты двинемся дальше. Когда же дело кажется бесконечным, нас берет оторопь, потому что подсознательно мы боимся завязнуть в нем. У брака нет конечного пункта. Стоит только подумать об этом, как впадаешь в отчаяние.

Маленькие порции – это быстрые свидания с задачей, ко-торую вы откладывали. Установите временные рамки (же-лательно с помощью настоящего таймера) и в этот период отдавайтесь работе на 100 процентов. Затем встаньте и зай-митесь чем-то другим. Так, садясь за работу, вы знаете, что через несколько минут снова будете свободны.

Когда я только начал писать книгу, то отводил работе над текстом по 10 минут, а компьютерным играм – по 15, то есть я играл больше, чем писал. Но каждые 10 минут я продви-гался вперед. В каждом часе было 20 минут писательства. За день – почти три часа.

Спустя какое-то время я подбил баланс и отвел работе над книгой больше времени. Но даже тогда короткие забе-ги с четко обозначенным временем остановки позволяли мне достаточно расслабиться, чтобы продолжать трудиться, когда задача казалась невыполнимой. Эту же технику мож-но использовать для таких утомительных и скучных дел, как планирование командировки.

Когда необходимо организо-вать поездку, договориться о встрече, забронировать номер в отеле и уладить мелкие вопросы, вы можете сделать все это разом за 10 минут. В начале каждого часа штудируйте деся-ток сайтов, сравнивая цены. К концу дня вы обнаружите, что посвятили этому целых 80 минут, и вот вы уже готовы к сво-ей первой поездке в Шебойган.

Теперь мы знаем о маленьких порциях и привычках. Так давайте превратим в привычку работу маленькими порциями. Если вы откладываете несколько дел одновре-менно, каждая задача становится предлогом не работать над другой.

Нужно подготовить отчет к завтрашнему дню? На это нет времени, ведь надо разобраться с налогами. Во-прос налогов должен быть улажен завтра? Но мне действи-тельно нужно сделать отчет. Важно разбить на отрезки все ваши задачи, иначе одно дело, которое не двигается вперед, будет мешать заниматься другими.

Составьте список ежедневных действий

Список ежедневных действий – ключ к выполнению всех задач. Он подскажет, что нужно делать каждый день, чтобы гарантированно приближаться к целям. Вы можете отвести определенное количество времени для работы над каждым проектом, наподобие маленьких порций, или выбрать дру-гой способ делать каждый день результативным.

Давайте представим, что вы работаете в компании Tasty Munchies и должны изучить месячные финансовые показатели соро-ка розничных точек к концу месяца – и этот срок наступает через 20 дней. (Для некоторых из нас это самое скучное дело в мире.

Но для вас – волнующее выражение вашей истин-ной жизненной цели.) вам нужно просмотреть 40 отчетов за 20 дней. Значит, чтобы добиться конечной цели, необхо-димо изучать по два отчета в день. Вы знаете, что если будете прочитывать по два отчета ежедневно, то выполните задачу.

Подумайте о своих главных проектах и решите, сколько времени в день будет достаточно, чтобы ни один не стоял на месте. Это может быть количество страниц, которое нуж-но прочитать или написать, количество звонков, которые нужно сделать, или некоторое время, которое необходимо потратить на проект каждый день.

Запишите все это в спи-сок ежедневных действий. Это минимум, необходимый для движения вперед. Высчитывая его, вы знали, что если буде-те посвящать каждому делу какое-то время ежедневно, то в конце концов все закончите.

Теперь, когда у вас есть список ежедневных действий, сделайте его привычкой. Просматривайте его каждый день и проверяйте, уделяете ли время всем позициям списка. Все ваши задачи будут продвигаться вперед. И если вы станете начинать с этого списка день, то можете считать дневную норму выполненной, как только закончите с сегодняшним списком – даже если вся эта работа занимает всего полчаса.

© BBF.ru

Источник: https://BBF.ru/magazine/8/5305/

Как работать меньше и успевать больше

Учимся успевать больше, работая меньше

Утверждение о том, что только длительный и тяжелый труд может привести к успеху, в наше время считается доказанным и сомнению не подлежит. Нас заставили поверить, что, если мы не работаем достаточно долго, то значит мы работаем недостаточно напряженно.

Сегодняшняя экономическая ситуация заставляет людей работать сверхурочно только для того, чтобы удержаться на своем месте. Более того, многие из нас даже хвастаются тем, что работают по 12 часов в день не подымая головы.

Но у каждого явления есть и своя обратная сторона.

По данным исследования, опубликованного в Annals of Internal Medicine, люди, которые работают более 11 часов в день, имеют на 67 процентов выше риск сердечных заболеваний.

Другое ученые обследовали около 2000 британских государственных служащих и обнаружили, что работающие более 11 часов в сутки удвоили шансы развития депрессии. Помимо вашего здоровья, продолжительная работа также может иметь негативное влияние на наши отношения и личную жизнь.

Так что же делать? Как идти в ногу со все усиливающимися требованиями и не похоронить себя заживо на работе? И тут мы плавно подходим к основному посланию, которое должно прозвучать в этой статье.

Длительная беспрерывная работа не позволяет вам сделать больше.

Все дело в продуктивности, друзья. Многочисленные современные исследования показывают, что разумное сочетание труда и отдыха позволяет сделать больше, чем если бы вы все это время беспросветно посвятили трудовому процессу.

Итак, можно меньше работать и при этом быть более продуктивным? Краткий ответ: ДА. Но для этого необходимо знать и соблюдать несколько простых правил и техник, о которых вы узнаете в этой статье.

1. Сосредоточьтесь на трех главных задачах на день

В мире есть сто миллионов бумажных, компьютерных, мобильных и прочих списков задач. Вероятно, даже древние люди делали себе зарубки на копье, чтобы не забыть свои дела.

Но любые инструменты будут бессильны без одного простого правила: каждое утро уделите несколько минут для обдумывания и записи трех самых важных задач на текущий день. А потом сосредоточьте свои усилия на выполнение этого короткого списка. Главное — эти три задачи, остальное по мере возможности. Эта простая, но мощная привычка значительно повысит вашу производительность.

Мы все знаем, что физические упражнения полезны для нашего здоровья. Но знаете ли вы, что физические упражнения также хороши для нашего мозга?

По данным психиатра John Ratey из Гарвардской медицинской школы и автора книги “Spark: The Revolutionary New Science of Exercise and the Brain” физические упражнения не только делают здоровее наши мышцы, но также помогают уменьшить стресс, улучшить обучение и помогают мыслить более ясно.

3. Начинайте работу рано и вовремя заканчивайте

Спросите любого успешного человека когда он просыпается и более чем вероятно, что вы натолкнетесь на жаворонка. Для объяснения этому имеется много разных причин, но в контексте этой статьи наиболее важной является то, что по утрам вы имеете меньше отвлекающих факторов и лучшее сосредоточение на ваших трех главных ежедневных приоритетах.

Но для того, чтобы быть продуктивным, необходимо также дать вашему мозгу хорошо отдохнуть, так что стремитесь покинуть офис или встать из-за монитора точно в назначенное время. Вы будете не только чувствовать себя лучше, но будете более энергичным и продуктивным на следующий день.

4. Устанавливайте жесткие лимиты времени

Закон Паркинсона гласит о том, что работа стремится занять все время, отпущенное на нее. Так, согласно Паркинсону, если бабушка может писать письмо племяннице год, то она и будет писать его год. Если редактор выделит мне на написание этой статьи три дня, то именно столько времени я буду писать, исправлять и совершенствовать этот опус.

Работа заполняет все сроки, на неё отведённые.

Поэтому постарайтесь дать себе реально ужатые сроки для выполнения необходимых задач. И старайтесь в них уложиться, да.

5. Используйте правило 80\20

Многие читатели прекрасно знают это правило, гласящее о том, что 20% усилий приносит 80% результата. Применительно к теме статьи это значит, что необходимо сосредоточиться на деятельности, которая действительно важна и тратить меньше времени на все остальное.

6. Стоп мультизадачности

Многозадачность не делает нас более продуктивным.

На самом деле, разделение нашего внимания оказывает негативное влияние на производительность труда, концентрацию и энергию. «Многозадачность в итоге заставляет вас работать медленнее, увеличивая шансы на ошибки», говорит David Meyer, ученый из Университета Мичигана. Так что, если вы хотите быть более продуктивными, то учитесь делать одно дело за один раз.

7. Сядьте на информационную диету

В наши дни получить информационную перегрузку так же легко, как тепловой удар в центре Сахары. И симптомы примерно схожи: потемнение в глазах, рассеянное внимание, заторможенные реакции, нарушение сна.

Тим Феррис, автор «4 часовой рабочей недели» рекомендует в этом случае сесть на диету с «низким содержанием информации».

Вам действительно нужно читать все эти сообщения электронной почты, блогов, газет, журналов и т.д.? И вам действительно нужно столько времени на или просмотр телевизора?

Лучше попробуйте хоть на неделю вырезать из своей жизни столько ненужной информации, сколько вы сможете и посмотрите насколько увеличится ваша производительность.

8. Выделите время и место для размышлений

Люди умственного труда и творчества могут этот пункт даже не совсем правильно понять. «Зачем еще специальное время для размышлений, если я на работе только этим и занимаюсь?». В том-то и дело, что вам нужно специальное время, во время которого вы не будете думать о логотипе своего сайта или задержках поставок продукции.

Речь идет о праздных отвлеченных мыслительных процессах. О смысле жизни, о женщинах и отношениях, о вечном и сиюминутном. Найдите такое место, где вас никто не будет отвлекать и возвращать на землю, и думайте обо всем кроме работы. Вначале будет непривычно, но потом вы научитесь. Посещайте это тайное место регулярно.

Если вы дочитали до этого места, то вас наверняка распирает желание начать прямо сейчас. Не спешите хвататься за все пункты сразу. Просто выберите один совет для начала и старайтесь ему следовать на практике каждую неделю. Затем попробуйте продвинуться дальше. И самое главное, используйте освобожденное время для занятий тем, что вы любите.

Источник

Источник картинки: shutterstock.com

Источник: http://www.selfcreation.ru/psixologiya/kak-rabotat-menshe-i-uspevat-bolshe.html

Как работать меньше, а успевать больше? Действенные советы от специалиста

Учимся успевать больше, работая меньше
Как работать меньше, а успевать больше?

Самое отвратительное, что ты вроде целый день что-то делаешь, но дел не становится меньше, а заслуженный отдых ближе.

Напротив, сначала мы начинаем потихоньку проводить за компьютером вечера, доделывая работу, затем и в выходные начинаем заглядывать в рабочую почту, а то и заезжать на час-другой в офис.

Какие уж тут побыть с семьей, пообщаться с детьми, позаниматься любимым хобби или лишний раз съездить куда-то всем вместе.

Как переломить ситуацию и освободить время для себя и близких не в ущерб качеству работы, как выполнять те же задачи, только быстрее и эффективнее? Мы попросили рассказать об этом Япарова Рамиса, автора проекта РекаТМ, тренера по тайм-менеджменту.

Выгрузите все свои дела и задачи на бумагу

Все дела, проекты, задачи, обещания, списки необходимых покупок и домашних дел, в общем, абсолютно все до последней мелочи перенесите из головы на бумагу, чтобы в дальнейшем ничего не забыть. Ваша память нерезиновая, а вы ловко будете вытеснять из нее часть дел, пока они не скопятся в огромную гору.

Записывайте все

Все дальнейшие дела записывайте в ежедневник, вы убьете сразу двух зайцев: не будете ничего забывать и одновременно не будете бояться что-то забыть, разгрузите голову от всего лишнего, а значит, лучше сможете концентрироваться на том, что делаете.

Делайте только одно дело одномоментно

Конечно, довольно забавно это советовать, например, работающей маме маленького ребенка, которая по многозадачности даст фору любому продвинутому менеджеру.

Но все-таки, если вы хотите успевать больше за меньшее время, этому придется научиться.

Не перекидывайтесь с дела на дело, если вы понимаете, что у вас не будет времени довести какую-то задачу до конца, просто не беритесь за нее до тех пор, пока не появится возможность заняться только ей.

Не держите все в голове

Чувствуете себя после рабочего дня вымотанным и утомленным? На 60% это происходит потому, что мы слишком много думаем.

Прокручиваем в голове списки дел, размышляем о проблемах и мысленно ищем пути их решения, постоянно перескакивая с одного на другое. Нужно научиться «выгружать» сделанное из головы.

Закончили дело? Решили проблему? Выполнили задачу? Все, не думайте о ней до тех пор, пока не потребуется к ней вернуться. Ваша сила в последовательности.

Начинайте рабочий день с ежедневника

Не позволяйте другим сбить вас незапланированными делами и новостями. Ваш день должен начинаться с намеченных вами планов и дел, и никак иначе.

Храните информацию только в электронном виде

Нередко вам приходится переносить одну и ту же задачу со дня на день.

Если вы заносите дела в бумажный ежедневник, то легко можете забыть ее перенести, не разобрать записи, сделанные впопыхах, просто забыть.

Еще хуже, если вы записываете дела на отдельные листки, которые легко теряются. Поэтому я настоятельно рекомендую электронный ежедневник с возможностью хранения информации в облаке, благо таких сейчас много.

Выделяйте 1-2 главные задачи на день

Решите, какие 1-2 дела вам сегодня нужно сделать «кровь из носу» и начинайте день с них. Не планируйте больше крупных и важных дел, иначе вы просто не успеете сделать все остальное.

Хвалите себя

Когда вы выполнили 1-2 главные задачи, похвалите себя, почувствуйте моральное удовлетворение и радость потому, что ваш день уже прожит не зря и вы немножко ближе к поставленным целям.

Планируйте свой день с вечера

Каждый вечер составляйте подробный план на завтра, распределяйте дела по важности, расставляйте приоритеты. Утром, свежим взглядом вы сможете просмотреть список дел и внести коррективы.

Также в конце недели планируйте следующую, в какой день и какие встречи у вас запланированы и чему стоит уделить больше внимания. Эта привычка сэкономит вам массу времени.

Сократите информационные потоки

Уберите ненужный шум из вашей жизни: заблокируйте рекламные баннеры на сайтах, отключите уведомления на почте, уведомления в социальных сетях, особенно, на мобильном.

Не слушайте новостные радиостанции в машине по дороге домой или на работу, все это отвлекает вас от ваших дел и уводит от решения ваших задач. Если вам хочется посмотреть новости или социальные сети, выделите для этого отдельное время вечером или во время обеда.

Однотипные дела выполняйте друг за другом

Если в течение дня вам нужно совершить несколько звонков или поработать почтой, выделяйте эти дела в единые блоки. Особенно это полезно, если речь идет о деловых встречах, постарайтесь их сгруппировать друг за другом и примерно в одном районе города, чтобы не тратить лишнее время на дорогу.

Обманывайте свой мозг – он у вас трусишка

Когда мы в ежедневнике видим очень сложную задачу, мозг невольно посылает импульсы, буквально подбивает нас переключиться на более простые или вообще маловажные задачи. Обманите его: либо дробите сложную задачу на много мелких, либо описывайте ее понятно и подробно. Иногда достаточно в двух-трех предложений, чтобы трудное дело перестало выглядеть так устрашающе.

Удаляйте задачи, до которых так и не дошли руки

Часто бывает так, что вроде и время есть, и возможность, но мы переносим одно и то же дело со дня на день, со дня на день.

Если вы тянете с каким-то делом две недели и не видите никаких реальных последствий от того, что оно все еще не сделано, просто удалите его из списка, оно вам не нужно.

Сомневаетесь, тогда перенесите его на 2-3 недели вперед, и, когда придет время, посмотрите на него внимательно. Все еще не критично и не тянет сделать? Удаляйте!

Не бросайтесь немедленно решать поступившую задачу, дайте ей отлежаться

Вы удивитесь, как много дел так и не потребуют вашего участия. Многие задачи возникают только потому, что кто-то что-то недопонял или не подумал как следует, или просто не хочет решать ту или иную проблему самостоятельно и пытается переложить ее на вас.

Если вы сразу включаетесь в процесс решения чужой проблемы, то берете на себя и ответственность за результат. Дайте понять, что вы не можете заняться этим делом немедленно, потому что заняты чем-то не менее важным.

Скорее всего, к тому моменту, когда вы закончите свои дела, чужая проблема уже будет решена.

Используйте принцип 20 на 80

Всем известна теория, что 20% работы приносят 80% результата. Всегда старайтесь спрогнозировать наперед, какие 20% вашей работы принесут максимальный результат. Сначала, возможно, будет сложновато, но со временем вы набьете руку. Этот же принцип используйте, планируя и день, и неделю.

Поймите, что ничего идеального не существует

С этим нужно просто смириться. Например, для того чтобы выучить английский язык на 90%, среднестатистическому человеку нужен 1 год, а чтобы выучить его на 98%, нужно примерно 30 лет. Конечно, делать хорошо нужно все дела, но не доводите до крайностей, не старайтесь все и всегда делать идеально, вы только выбьетесь из сил, а несделанных дел станет в разы больше, чем сделанных.

Используйте правило 2 минут

Прежде чем вы запишете какую-то задачу в ежедневник, подумайте сможете ли вы ее разобраться с ней в течение 2 минут? Если да, то сделайте это немедленно, не откладывая.

Незаметно обзаводитесь хорошими привычками

Воспользуйтесь правилом 21 дня: если делать что-то три недели подряд, у вас сформируется привычка. Правда, чтобы закрепить ее, нужен год, но после 21 дня дело уже не вызывает у вас ни напряжения, ни раздражения.

Подумайте, какие привычки вы хотели приобрести, но бросали все, едва начав, или даже не пробовали подступиться к ним, что бы вы хотели делать ежедневно? Бегать, пить больше воды, обедать вовремя? Выделяйте для этого отдельное время в плане в течение 3 недель и вы сами не заметите, как приобретете полезные привычки, по которым раньше только вздыхали.

Оставьте в покое ваш телефон!

Без конца проверяете почту, мессенджеры и социальные сети, боитесь пропустить что-то важное? Ваша доступность в режиме 24 на 7 – это не преимущество, это ошейник. Поверьте, если случится что-то по-настоящему важное, вам просто позвонят.

Все остальное вполне может подождать несколько часов. Отводите определенное время для работы с почтой, соц. сетей и несрочных звонков. Ящик достаточно проверять 2-3 раза в день, соц.

сети – 1-2 раза, например, утром и вечером, а на звонки выкраивать 3-4 раза в день по 15 минут. И не больше!

Планируйте не только работу, но и отдых

Смело вносите в рабочий план на день и домашние дела, и семейные мероприятия, и выходы в свет. Если вы будете видеть эти дела в плане, то, независимо от нагрузки, найдете для них время. В конце концов, вы работаете для того, чтобы жить, а не живете для того, чтобы работать, и ваша семья требует не меньше внимания, чем работа.

Наталья Макаренко

Источник: http://likbezz.ru/blog/kak-rabotat-menshe-a-uspevat-bolshe.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.