+7(499)-938-42-58 Москва
8(800)-333-37-98 Горячая линия

Тайм-менеджмент: методы планирования времени

Содержание

Тайм-менеджмент: методики управления временем

Тайм-менеджмент: методы планирования времени

От того, насколько успешно человек владеет методиками тайм-менеджмента, зависят его успехи в карьере. О том, как тратить времени меньше, а успевать больше, расскажем в этом материале.

Тайм-менеджмент – это навыки и приемы, применяя которые, человек грамотно планирует свое личное и рабочее время, правильно расставляет приоритеты в процессе решения задач, повышая свою продуктивность.

Владение приемами тайм-менеджмента особо необходимо руководителю, чтобы успешно управлять коллективом, каким-либо бизнес-проектом и компанией в целом.

Если у вас или ваших сотрудников есть проблемы с организацией рабочего времени, опозданиями и постоянными задержками при выполнении задач, вам помогут методы тайм-менеджмента. Сначала нужно выяснить, на что обычно вы тратите время. Поможет в этом методика «15 минут».

Суть методики: в течение дня каждые 15 минут письменно фиксировать все, что вы делаете.

Проанализировав записи за весь день, вы поймете, на что уходит ваше время, сколько в минутах и часах вы посвящаете непосредственно решению рабочих вопросов. На основе этого, вы сможете сделать выводы. Например:

Внутренняя мотивация – желание действовать исходя из личных убеждений и потребностей, стремление сделать все на высоком уровне и получить удовлетворение от результата.  

  • Слишком большой объем работы. Стоит пересмотреть список задач и оставить только самые важные. Можно делегировать часть дел другим компетентным сотрудникам. Тогда профессиональная деятельность будет эффективна, что положительно скажется на успехе всей компании.
  • Недостаток знаний, умений и навыков. Если сотруднику не хватает компетенций, чтобы качественно выполнять свою работу, имеет смысл повысить его квалификацию.

Рассмотренные ниже приемы и виды тайм-менеджмента можно применять как по отдельности, так и в комплексе.

Закон Парето

Экономист и социолог Вильфредо Парето сформулировал принцип, согласно которому 20 % усилий дают 80 % результата, а оставшиеся 80 % усилий – лишь 20 % результата.

Распределение времени с упором на самые эффективные действия приведет к успеху быстрее всего. Решить, на какие именно действия нужно делать упор, каждому профессионалу в своей области предстоит самостоятельно.

Матрица Эйзенхауэра

Концепция, помогающая выстроить работу по приоритетам. Американский президент Дуайт Эйзенхауэр предложил разделять все задачи на 4 категории.

АСрочные / ВажныеВНесрочные / Важные
ССрочные / НеважныеDНесрочные / Неважные

Свой список задач необходимо соотнести с предложенной схемой и сосредоточиться в первую очередь на решении задач из квадратов «А» (важные проекты с горящим сроком) и «В» (стратегические проекты, работа на будущее).

В квадрат «С» попадает ежедневная рутина, которую можно делегировать своим подчиненным.

К категории «D» относятся личные дела. Такими задачами можно заниматься лишь после того, как все важные дела будут закончены (или вообще их исключить).

Пирамида Франклина

Методика Бенджамина Франклина предлагает систему постановки любой цели и ее успешной реализации.

В основании пирамиды – миссия человека в жизни, как он ее ощущает. Исходя из своих ценностей, человек формулирует глобальную цель, связанную с творческой реализацией. А затем составляет планы ее достижения, фиксируя промежуточные этапы.

Планы могут быть долгосрочными (3 – 5 лет) и краткосрочными (1 месяц, 1 неделя, 1 день). Постоянная ориентация на глобальную цель даже в повседневных делах не дает тратить время впустую, размениваться на незначительные дела.

«Лягушка на завтрак»

Известный мотивационный автор Брайан Трейси в книге «Оставьте брезгливость, съешьте лягушку!» рекомендует выполнять самое тяжелое и неприятное дело с утра, избавляясь от лишних стрессов, переживаний и прокрастинации. Такой переход от трудного к легкому и осознание того, что самое сложное уже позади, придаст заряд дополнительной мотивации на весь день.

Техника «Помидор»

Свое название этот прием получил от кухонного таймера в виде помидора. Суть ее сводится к тому, что человек максимально сосредотачивается и некоторый отрезок времени усердно работает, ни на что не отвлекаясь.

Важно, чтобы период времени был не слишком большим – до 30 минут.

Смысл этого приема в том, чтобы не дать мозгу переутомиться и при этом «выжать» из него по максимуму.

Примеры применения методик тайм-менеджмента на практике

Какие дела стоит включить в свое расписание? Как продуктивно подготовиться к совещанию? Почему внезапные проблемы лучше решать сразу? “Генеральный Директор” отвечает на эти и другие вопросы на примерах использования техники тайм-менеджмента.

Смотреть примеры

Приложения для мобильных устройств

Evernote – удобный сервис для создания и хранения заметок. Программа позволяет добавлять в заметки фрагменты текста или всю страницу целиком, сохраняет графику, аудио- и видео файлы. Заметки можно сортировать, присваивать им метки. Преимуществом Evernote является адаптивность и возможность синхронизировать данные с разными устройствами.

Trello – приложение, которое дает возможность управлять проектами в небольших группах.

В функционале программы есть доски, карты, имеется возможность составлять списки заданий, назначать ответственного, контролировать выполнение работы, расставлять задачам приоритеты.

Участники проекта могут добавлять комментарии, вложенные файлы и делать пометки к картам. Интерфейс программы легкий и удобный как для личного пользования, так и для решения небольших бизнес-задач.

Wunderlist – еще один онлайн-планнер, в котором можно создавать и публиковать списки дел, устанавливать сроки и напоминания, назначать исполнителя, контролировать выполнение задач.

“Генеральный Директор” рекомендует: топ-5 книг по тайм-менеджменту:

  • Стивен Кови «7 навыков высокоэффективных людей»;
  • Брайан Трейси «Мастер времени»;
  • Алан Лэйкин «Искусство успевать»;
  • Николай Мрочковский «Экстремальный тайм-менеджмент»;
  • Штаффан Нетеберг «Тайм-менеджмент по помидору. Как концентрироваться на одном деле хотя бы 25 минут».

Электронные интеллект-карты (Mind maps)

Интеллект-карты – инструмент для создания презентаций, планирования задач, при объяснении нового материала, для запоминания больших объемов информации, при проведении мозговых штурмов. Они позволяют наглядно представить идею, проработать пути ее достижения, схематично сформулировать связи между задачами.

У пользователя есть выбор сайтов, на которых можно создать интеллектуальную карту любой сложности, добавить текст, графику, видео, вставить ссылки на другие ресурсы. Созданной картой можно поделиться с пользователями соцсетей, сохранить в удобном графическом формате, встроить на свой сайт.

Такие онлайн-сервисы, как Bubbl.us, Сoggle.it, Popplet.com достаточно просты в использовании и подойдут даже новичкам. На сайтах есть пошаговая видеоинструкция по созданию первой интеллект-карты. Кроме того, этими программами можно пользоваться бесплатно.

Профессионалы, которым нужны более сложные функции, могут попробовать Mindmeister.com, Lucidchart.com, Spiderscribe.net или любую другую программу в соответствии с конкретными техническими требованиями.

Вывод

Современный стремительный ритм жизни требует быстрых реакций, умения переключаться с задачи на задачу, держать в голове большие объемы информации. В таких условиях повышается ценность навыков тайм-менеджмента и умения правильно выстраивать рабочие процессы.

Инструментов и знаний для успешной организации личного и рабочего времени на сегодняшний день существует достаточно много, остается выбрать подходящие лично вам или вашему коллективу.

Источник: https://www.gd.ru/articles/9994-metodiki-taym-menedjmenta

5 приемов тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент: методы планирования времени

Бывает ли, что вы задерживаетесь на рабочем месте хотя бы раз в неделю более чем на 1 час? Часто ли вы не можете выбрать, какую именно задачу стоит выполнять в данный момент? Случалось ли, что в вашем отделе (компании) 5 человек с трудом выполняют работу, с которой в аналогичном отделе (компании) справляются 3 и менее человек? Правда ли, что ваши подчиненные вечно спешат, мечутся, суетятся, но при этом все равно ничего не успевают? Вам не кажется, что количество дел, которое вам нужно выполнить, не уменьшается?

Если на вышеперечисленные вопросы вы отвечаете преимущественно «Да», значит, давно пора заняться изучением тайм-менеджмента и привести в порядок свой рабочий день, а заодно и нормализировать работу компании (отдела) в целом.

Тайм-менеджмент: дань моде или необходимость?

В наши дни тайм-менеджмент перестал быть «модным» направлением и превратился в направление полезное, в направление, без которого ни одно предприятие не может работать плодотворно.

По данным международной консультационной компании «Chipin&Partner» каждый человек тратит напрасно более трети своего времени (примерно 78 дней в году) и, естественно, впустую расходуется не только личное время, но и рабочее.

А потому, без внедрения тайм-менеджмента (ТМ) на предприятии не обойтись.

Люди, мало знакомые с управлением временем, иногда противятся его изучению и внедрению в компании. Им кажется, что с «приходом» ТМ им придется взять свою жизнь под жесткий контроль. По их мнению, ТМ — это поминутное планирование каждого шага, а задача тайм-менеджмента — приучить каждого к строжайшему порядку. Ведь чем больше порядка — тем выше будут результаты. 

На самом же деле бояться тайм-менеджмента не стоит: это не наказание за плохую работу, а скорее «гуманитарная помощь», благодаря которой жить станет легче. Планирование, которого все так боятся, является далеко не единственным приемом тайм-менеджмента и само по себе, без изучения других методов управления временем, результатов не даст.

Так что же включает ТМ? О 5 важных приемах тайм-менеджмента читайте ниже.

Первый прием ТМ

Первым приемом тайм-менеджмента все же стоит назвать упомянутое ранее планирование. цель планирования — сократить количество времени, которое человек тратит на работу и, соответственно, высвободить как можно больше свободных часов.

Планировать рекомендуется в 2 этапа. Вначале следует составить список дел, которые необходимо выполнить, а потом определить приоритетность каждого из них. Определение приоритетности — наиболее сложный и важный этап планирования. Обычно для его воплощения используют методы, основанные на принципе Парето: 20% дел приносят 80% результатов, а 80% дел приносят только 20% результатов.

  • Метод «ABC-анализа». Согласно данному методу все задачи согласно важности можно разделить на А, В и С. А-задачи — это наиболее важные дела, выполнение которых отнимает всего 10% времени. Значимость А-задач в итоговом результате составляет аж 70%, т. е. начинать реализацию планов стоит именно с них. В-задачи — это задачи средней важности, их вклад в итоговый результат составляет 20% и времени на их выполнение уходит столько же (20%). С-задачи — это наименее важные дела, отнимающие 70% времени и приносящие только 10% результата. При сильной загруженности от их выполнения стоит вообще отказаться.
  • Методика расстановки приоритетов по «матрице Эйзенхауэра». Согласно данной методике все дела делятся на 4 типа приоритетности: А — и важные, и срочные; В — важные, но несрочные; С — неважные, но срочные; D — неважные и несрочные.

Не стоит жалеть время на планирование и утверждать, что вам и так дорога каждая минута. Чем тщательнее будут продуманы планы, тем меньше времени уйдет на их реализацию.

По мнению экспертов около 60% времени должно быть четко распланировано.

Еще 20% должны оставаться «про запас», на случай возникновения непредвиденных ситуаций и, наконец, оставшиеся 20% следует отдавать свободной творческой деятельности.

Второй прием ТМ

Вторым важным приемом ТМ является умение правильно общаться с окружающими. Сюда можно включить и способность делегировать свои полномочия в нужный момент, и умение отказывать сотрудникам и подчиненным, и умение сдерживать себя и не стараться переубеждать людей в чем-либо.

Третий прием ТМ

Третьим важным приемом считается умение выполнять неприятные дела. Ведь, согласитесь, с таковыми время от времени сталкивается каждый. Эксперты по ТМ утверждают. Что начинать выполнение неприятных дел стоит с самого утра, в противном случае их можно вообще не выполнить. А если с самого утра сделать дело, которое не по душе, то:

  • можно до конца дня заниматься приятными делами;
  • можно почувствовать удовлетворение собой и тем самым «включить» энтузиазм на весь оставшийся день;
  • можно достичь хороших результатов в работе: ведь неприятное дело может быть очень даже важным и его невыполнение или несвоевременное выполнение чревато нехорошими последствиями.

Четвертый прием ТМ

Еще одним важным приемом ТМ является умение правильно работать с информацией.

В нашем обществе принято считать, что чем большим количеством информации мы владеем, тем больше задумок мы сможем реализовать. Но это не совсем верно: информация — информации рознь.

Очень важно отфильтровывать информацию по качеству и не загружать голову сведениями, которые впоследствии не пригодятся или которые не несут в себе ничего полезного.

Также стоит помнить, что наше сознание способно полноценно воспринимать только один объект одновременно. Важная задача №1 — научиться сосредотачиваться только на тех сведениях, которые нужны в конкретный момент.

Важная задача № 2 — научиться переключать сознание с одного дела на другое: не выполнять 2 дела сразу, а именно переключаться. От долгой монотонной работы мозг человека устает и начинает работать менее продуктивно, поэтому переключение помогает «подпитаться энергией».

Скакать туда-сюда тоже не стоит, эксперты по ТМ советуют делать больше крупных переключений и поменьше мелких.

Пятый прием ТМ

Пятым приемом тайм-менеджмента является умение чередовать работу с отдыхом. Думаете, чем больше вы будете работать, тем выше будут итоговые результаты? Далеко нет. Чем больше вы будете работать, тем больше вы будете уставать, а соответственно, тем меньше правильных решений сможет выдавать ваш мозг. А чем больше неправильных решений — тем хуже результат. 

Человек нуждается в отдыхе, а потому очень важно грамотно распределять время и не «забивать» день делами «от и до», а выделять разумное количество времени и на дела и на отдых от них.

Все перечисленные приемы важны, но личный комфорт гораздо важнее. А потому, если какой-то из приемов вам не подходит, нужно подстроить его под себя. К тому же, данные приемы — это далеко не все, что предлагает тайм-менеджмент. При его детальном изучении вы наверняка отыщете приемы, подходящие вам идеально.

Источник: http://TimeStep.ru/2013/11/06/5-priemov-tajjm-menedzhmenta

​Ме­тоды пла­ниро­вания вре­мени

Тайм-менеджмент: методы планирования времени

Для са­мого прос­то­го пла­ниро­вания вам дос­та­точ­но иметь лис­ток бу­маги и руч­ку.

Каж­дый ве­чер сос­тавляй­те спи­сок всех дел, ко­торые вам нуж­но сде­лать на сле­ду­ющий день, в том по­ряд­ке, в ко­тором бу­дете их вы­пол­нять. Не­кото­рые пун­кты обя­затель­но бу­дут пов­то­рять­ся много раз, изо дня в день, по­ка, на­конец, не ис­чезнут.

С ут­ра нач­ни­те с де­ла № 1 и за­нимай­тесь им до тех пор, по­ка не за­кон­чи­те. Не за­вер­шив его, не пе­рехо­дите к де­лу № 2. Ра­ботай­те так со всем спис­ком, при этом не прис­ту­пай­те к сле­ду­юще­му про­ек­ту, не ре­али­зовав пре­дыду­щего.

Прер­вать де­ятель­ность раз­ре­ша­ет­ся лишь в од­ном слу­чае: ес­ли вам по­меша­ли об­сто­ятель­ства, непод­властные ва­шему кон­тро­лю.

Пос­те­пен­но вы­чер­ки­вай­те сде­лан­ное. Спо­соб очень прос­той и эф­фектив­ный. Он поз­во­ля­ет ви­деть и пла­ниро­вать ва­шу жизнь все­го лишь на 1 день впе­ред, но и это яв­ля­ет­ся уже боль­шим плюсом, по­тому что 95% лю­дей так не пос­ту­па­ют.

Для бо­лее де­таль­но­го пла­ниро­вания вам пот­ре­бу­ют­ся:

1. Днев­ник

В днев­ни­ке сто­ит фик­си­ровать по­лез­ную ин­форма­цию и муд­рые мыс­ли. От­кро­вения мо­гут быть выс­ка­заны прак­ти­чес­ки каж­дым че­лове­ком.

Ве­ликая идея спо­соб­на осе­нить в лю­бое вре­мя, поэтому будь­те го­товы к это­му и не до­пус­кай­те, что­бы хо­рошие мыс­ли ус­коль­за­ли от вас. Та­кой под­ход мо­жет из­ме­нить ва­шу жизнь.

Всег­да имей­те днев­ник при се­бе, не­зави­симо от то­го, где вы на­ходи­тесь.

2. Ежед­невник

Ку­пите се­бе ежед­невник, ко­торый мо­жет ока­зать­ся от­личным инс­тру­мен­том для упо­рядо­чен­но­го наз­на­чения встреч и за­писи ва­ших пла­нов.

Ис­поль­зуй­те его и как средс­тво для фик­са­ции ос­новных мо­мен­тов дня или не­дели. В нем дос­та­точ­но мес­та, что­бы за­писы­вать важ­ные мыс­ли и де­лать дру­гие за­мет­ки.

Счи­тай­те его цен­траль­ным хра­нили­щем, ку­да ежед­невно за­носит­ся вся информация.

Не за­бывай­те пла­ниро­вать каж­дый день. Это бес­ценный эле­мент стра­тегии ва­шей жиз­ни на пу­ти об­ре­тения счастья и бо­гатс­тва.

Ес­ли вы не про­дума­ете день с ве­чера, то счи­тай­те, что, в луч­шем слу­чае 2 ча­са вре­мени за­ведо­мо по­теря­ете. В худ­шем же весь день про­падет пол­ностью. Не оп­ре­делив при­ори­теты, че­ловек занима­ет­ся не­важ­ным. В кон­це дня ока­зыва­ет­ся, что вре­мя бы­ло пот­ра­чено по­пус­ту.

3. Ка­лен­дарь пла­ниро­вания

Та­кой ка­лен­дарь слу­жит для пос­та­нов­ки це­лей на бо­лее дли­тель­ный срок. Ког­да вы на­учи­тесь стро­ить пла­ны на день, вы го­товы рас­простра­нить этот прин­цип и на не­делю. Пра­вило та­ково: не начинай­те дел сле­ду­ющей не­дели до тех пор, по­ка не за­кон­чи­те их пла­ниро­вание.

Да­лее бе­ритесь за сос­тавле­ние прог­раммы дел на ме­сяц. Спра­шивай­те се­бя: «Что я дол­жен сде­лать за этот пе­ри­од?» Пра­вило то же са­мое: не на­чинай­те про­ект сле­ду­юще­го ме­сяца до тех пор, по­ка не за­кон­чи­те его пла­ниро­вание.

За­тем вы на­учи­тесь ко­ор­ди­ниро­вать крат­косроч­ные за­дачи с ва­шими це­лями на три ме­сяца, шесть ме­сяцев и год.

Ко­неч­но, про­цесс пла­ниро­вания вы­зыва­ет нап­ря­жение и за­бира­ет нем­но­го вре­мени. Но уве­ряю вас, что, пос­ту­пая так, вы дос­тигне­те боль­ше­го.

Все ва­ши дей­ствия бу­дут нам­но­го бо­лее эффектив­ны­ми и ос­мыслен­ны­ми. Они при­об­ре­тут не­обы­чай­ную яс­ность. От вас пот­ре­бу­ет­ся про­явить вы­сокую дис­ципли­ниро­ван­ность.

Но ес­ли вы вы­пол­ни­те это, то вы ста­нете хо­зя­ином сво­его вре­мени.

Сам акт пла­ниро­вания спо­собс­тву­ет об­ду­мыва­нию ва­ми сво­их дей­ствий. Чем боль­ше вы о них раз­мышля­ете, тем быс­трее дос­ти­га­ете сво­ей це­ли.

Ре­гуляр­ное сос­тавле­ние пла­нов поз­во­лит уде­лять боль­ше вре­мени де­ятель­нос­ти, пред­став­ля­ющей на­иболь­шую цен­ность. Это по­высит эф­фектив­ность ва­шей ра­боты, чем бы вы ни за­нима­лись. Пре­иму­щес­твом ка­лен­да­ря яв­ля­ет­ся то, что вы мо­жете за­фик­си­ровать це­лос­тное ви­дение сво­ей жиз­ни, за­писы­вая свои це­ли на 5, 10, 20 лет впе­ред.

  • Итак, упо­рядочь­те свою жизнь, сос­та­вив под­робный спи­сок все­го то­го, что вам пред­сто­ит сде­лать зав­тра, че­рез не­делю, ме­сяц, год, нес­коль­ко лет.
  • Тща­тель­но про­ана­лизи­руй­те спи­сок и ус­та­нови­те чет­кие при­ори­теты для каж­до­го пун­кта, преж­де чем нач­не­те дей­ство­вать.
  • При­учи­те се­бя за­нимать­ся толь­ко са­мыми важ­ны­ми де­лами. Вы­пол­няй­те их быс­тро и хо­рошо. Ес­ли вы вы­рабо­та­ете в се­бе при­выч­ку пла­ниро­вать и рас­став­лять при­ори­теты, про­из­во­дитель­ность тру­да су­щес­твен­но по­высит­ся, что бла­гоп­ри­ят­но от­ра­зит­ся на ва­шей карь­ере и лич­ной жиз­ни.

Тайм-ме­нед­жмент — это не прос­то учет вре­мени, а за­бота о пра­виль­ном об­ра­зе жиз­ни и ра­бота для дос­ти­жения це­лей.

Ваш ус­пех за­висит от ка­чес­тва ис­поль­зо­вания ва­ми вре­мени. Уп­равле­ние им — это уп­равле­ние всем, по­это­му от­но­ситесь к сво­ему вре­мени с боль­шой за­ботой.

4 часа, которые изменят твою жизнь! Живоймастер-класс от Ицхака Пинтосевича “Достигай”!Регистрируйся и получай сверх-достижения!

Источник: https://5sfer.com/21429-metody-planirovaniya-vremeni.html

Тайм-менеджмент: принципы и рекомендации

Тайм-менеджмент: методы планирования времени

Посей мысль и пожнешь поступок; посей поступок и пожнешь привычку. Посей привычку и пожнешь характер, посей характер и пожнешь судьбу.

У.Теккерей

Тайм менеджмент или управление временем — очень важный навык, которым должен владеть каждый руководитель, каждый родитель и вообще – каждый взрослый человек, который хочет достигать определенных результатов в своей жизни.

Катастрофическая нехватка времени на личную жизнь и семью – с этим сталкивается практически тот, кто не умеет грамотно им распорядиться. В погоне за достижениями, человек сталкивается с быстрой утомляемостью, стрессом и апатией. Как управлять временем? Как грамотно структурировать день, чтобы успевать не только все, что необходимо, но и все, что хочется?

Понятие тайм менеджмента

Тайм менеджмент – это методика правильного управления временем, позволяющая повысить продуктивность и производительность человека. Она включает в себя 3 ключевых момента:

  1. Грамотная расстановка приоритетов.
  2. Распределение ресурсов, которые потребуются на достижение поставленных целей.
  3. Оптимизация рабочего процесса.

Даже благодаря основам тайм менеджмента, можно научиться управлять не только рабочим временем, а также уделить внимание семье, заняться хобби и саморазвитием, да и просто – остановиться на мгновение и получить удовольствие.

Техника позволяет не только грамотно осуществлять поставленные задачи, но и заниматься любимыми делами.

Принципы тайм менеджмента

Амбиции некоторых людей – безграничны, а собственные ресурсы – всегда ограничены. Тайм менеджмент помогает правильно организовать и спланировать время, грамотно расставляя приоритеты, вычленяя важное и первостепенное, отбрасывая несрочное или факультативное.

Следует подчеркнуть, что для того, чтобы применять основные принципы тайм менеджмента на практике, необходимо отказаться от иллюзий насчет своей организованности.

Если только человек считает, что способен успеть все на свете, он обречен на неудачу.

Но если он умеет адекватно оценивать свои возможности и знает, что в сутках всего 24 часа (плюс нужно время на сон и отдых!) – он вполне сможет повысить свою продуктивность.

Тайм менеджмент и простые способы управления временем можно использовать как индивидуальный или коллективный навык. Для организации командной работы сначала нужно разобраться со своими мотивами и планами, а затем – помочь сделать это другим людям. Но не наоборот!

Правильная постановка целей

Большинство людей не знает, как правильно поставить перед собой цель. В результате чего, снижается активность и исчезает мотивация. Прежде всего, цель должна быть четкой, иметь конкретные сроки и осуществимой. Без этих критериев, она становится просто желанием человека и со временем перестает мотивировать.

Принцип Вильфредо Парето

Принцип Вильфредо Парето в тайм менеджменте заключается в определении жизненных приоритетов. Если другими словами, этот принцип еще называется закон 20 на 80. Смысл его в том, что если человеку необходимо достичь поставленных целей, то на 80% результат будет зависеть от 20% действий. Какие это будут действия, каждый решает для себя сам.

Рациональный подход к привычкам

Принцип подразумевает развитие правильных и полезных привычек. Они способствуют выполнению всех запланированных за день дел. Специалисты доказали, что для прививания хорошей привычки достаточно 3-х недель.

Правильными привычками можно считать ежедневные утренние пробежки, ранний подъем или посещение спортзала. Вариантов, как поддержать свое тело в хорошей форме, на самом деле множество, каждый сам выбирает, что именно ему ближе.

Здоровое, подтянутое и сильное тело – это не прихоть богатых людей, а насущная необходимость, инструмент, благодаря которому они могут справляться с высоким уровнем стресса, жить в быстром ритме и решать действительно сложные задачи.

Скажи мне, в чем твой план, и я скажу – кто ты

Грамотно управлять своим как рабочим, так и личным временем без ежедневного планирования просто невозможно. Под ним следует понимать перечень задач, которые нужно сделать за день.

Для этого человеку необходимо каждый вечер составлять план на следующий день, а вечером уже подводить итоги. Для работы удобно также использовать еженедельное, ежемесячное, ежеквартальное или ежегодное планирование.

Есть те, кому нравится создавать планы на более длительный срок.

Традиционным инструментом для эффективного планирования считается ежедневник, но помимо него можно пользоваться мобильными приложениями, многочисленными компьютерными программами или даже засечками на стене тюремной камеры.

По опыту бизнесменов и руководителей можно сказать, что никакой принципиальной разницы между бумажными или электронными планировщиками задач нет. А вот разница между теми, кто может, и кто не может создавать реалистичный план – есть.

С неудачей, торможением рабочего процесса и потерей мотивации непременно столкнется тот, кто нечестен с собой. Прежде, чем включать какой-либо пункт в свой график задач, следует внимательно прислушаться к себе и осознать свои мотивы. Быть в согласии с собой – это не менее важно, чем быть продуктивным.

Правила тайм менеджмента

Ни одна из методик не считается универсальной, которая подойдет абсолютно всем, даже тайм менеджмент. Однако, соблюдение правил тайм менеджмента помогает создавать свою индивидуальную систему управления временем, которая будет учитывать особенности и потребности человека.

https://www.youtube.com/watch?v=2H-XdqbYPgw

Основные правила:

  1. Личное время следует планировать, учитывая не только объективные факторы, но и субъективные, такие как настроение. Иметь вдохновение на какую-либо работу важно не только для представителей творческих профессий, но и для всех, кто хочет чувствовать себя счастливым, а не подавленным и опустошенным.
  2. Если в списке дел на день много задач, нужно обязательно расставлять приоритеты, чтобы как можно раньше устранить муки совести. После того, как неотложные дела сделаны, можно либо продолжить действовать по плану, либо перенести остальное на другой день. Ни один человек не в состоянии круглосуточно быть безупречным и не отдыхать.
  3. Очень поможет в правильном управлении временем использование в жизни принципа Парето. Необходимо найти те самые 20%, которые наиболее важны.
  4. Человеку, который хочет изменить свою жизнь в лучшую сторону, следует носить список дел постоянно с собой и регулярно с ним сверяться, чтобы не упустить важные моменты.
  5. При составлении списка дел необходимо учитывать индивидуальные биоритмы, ведь у каждого человека пики активности приходятся на разное время. В целом эндокринная система работает таким образом, что сложные дела проще всего делать до 12 часов дня. Но длительные привычки, например, многолетний опыт работы по ночам, тоже нужно учитывать.
  6. Никогда не стоит работать отрывками, если браться за одно дело, лучше его довести до конца и только потом уже приступать к другому. Фокусироваться сразу на нескольких задачах гораздо сложнее, чем на одной.
  7. Необходимо постоянно мотивировать себя, только не в коем случае не принуждать. Мотивация должна быть положительной. Обещание удовольствия, награды или облегчения работает лучше, чем давление, принуждение или шантаж.
  8. Если для выполнения задания потребуется не более 10-ти минут, следует его выполнить сразу, не откладывая на потом.
  9. Все запланированные дела должны быть выполнимыми и достаточно простыми. Большую задачу нужно дробить на множество более простых и понятных этапов.

Все правила необходимо корректировать по ситуации, рассматривать, как полезный совет, а не как аксиому. Спустя некоторое время планирование времени станет приятной привычкой.

Совет!

Список дел, как считают психологи, лучше составлять в настоящем времени и от первого лица. Такая уловка будет мотивировать к действию.

Как управление временем влияет на жизнь?

Тайм менеджмент в жизни позволяет за короткие сроки реализовывать больше творческих проектов, зарабатывать больше денег и получать больше удовлетворения.

Современные приемы тайм менеджмента отличаются гибкостью и разрешением на отдых, ведь специалисты давно отказались от жесткой мотивации себя или других людей. Разрешение на отдых, как это ни парадоксально, повышает работоспособность человека, помогает обрести свежий взгляд на задачи и достичь своей цели более быстрым и изобретательным способом.

Применение в жизни правил тайм менеджмента дает больше осознанности в повседневных делах, позволяет увидеть, на что тратятся минуты, дни и годы, подвести некоторые итоги своих действий.

Воспользовавшись даже основными методами тайм менеджмента, человек вскоре станет замечать, как меняется жизнь. Кроме того, состояние здоровья заметно улучшится, так как в распоряжении будет больше времени для отдыха.

Противоречивые мотивы

С точки зрения психологии есть разные взгляды на проблему мотивации и организации времени. Но все профессионалы так или иначе рекомендуют сначала разбираться с мотивацией, и только после этого приступать к составлению плана.

Приступая к проекту или задаче, полезно ответить себе на следующие вопросы:

  1. Зачем мне это нужно? Что конкретно я хочу получить от этого дела? Обычно люди хотят простых и понятных вещей: денег, удовольствия, повышения самооценки. Помимо этого, они хотят заботиться о других людях, о своих подчиненных, коллегах, детях и родственниках. Осознание мотива поможет расставить приоритеты.
  2. Есть ли в этой задаче что-то, что мне сложно сделать? Есть ли что-то, что меня раздражает, смущает, отталкивает, что вызывает гнев или любое другое неприятное чувство? Отвечая на этот вопрос, человек поймет, какое состояние будет саботировать его деятельность, вставлять палки в колеса и устраивать неприятные сюрпризы. С чувством, которое удалось обнаружить, не обязательно что-то делать, но его обязательно назвать и заметить в себе самом.
  3. После такого упрощенного анализа своей мотивации, можно в любой форме составить план, прописать реалистичные сроки, и в назначенный час приступить к действиям.

Глядя на успешных людей, сложно представить, что они тоже имеют дело с конфликтом между страхом и желанием, между неуверенностью и стремлением. Кажется, что эти люди – цельные и целеустремленные, и не знаю никаких сомнений и тревог.

Это не так. Любой, кто начнет делать что-то сложное, новое или ответственное, обязательно почувствует кризис мотивации в какой-то момент. Справиться с этим, и вернуться к проекту, поможет самоанализ или консультация психолога.

Оксана Булыгина

Источник: https://opsihike.ru/kariera/tajm-menedzhment.html

Тайм-менеджмент: план и распорядок дел – психология

Тайм-менеджмент: методы планирования времени

Ключ к вашему успеху — грамотно составленные расписание и правила внутреннего распорядка. Причем это касается не только рабочего пространства, но и вашей частной жизни. Брать статью за истину в первой инстанции не стоит, однако прислушаться к нашим рекомендациям все-таки лишним не будет: всё проверено на себе.

Составляем распорядок дня: незыблемые правила

Итак, с чего начинается порядок в вашем дне? Конечно, со структуры и понимания всех грядущих дел. Потратьте несколько минут на планирование — неотъемлемую часть создания списка дел. Опирайтесь в этом непростом предприятии на несколько следующих правил:

  1. При составлении списка дел учитывайте правило “Лягушки”. Лягушка — это дело, которое вам не хочется выполнять, но очень надо. Так вот эту задачу ставьте в самое начало вашего дня — начинайте именно с нее. Тогда в течение следующих рабочих часов вы сможете больше времени уделять на креативные задания, и ничего не будет висеть над душой.
  2. Составлению списка дел следует уделять по 5 минут утром и вечером. Проснулись, выпили кофе и открыли ежедневник — так выглядит утро продуктивного человека. Запишите по часам все свои дела на день грядущий, а затем спокойно начинайте следовать плану. То же самое перед сном — распланируйте весь завтрашний вечер, а с утра внесите правки в зависимости от положения вещей.
  3. Не более 4 важных дел в день! И это далеко не последнее ограничение для ваших результатов.
  4. На каждое важное дело выделяйте не более часа. Если длительность задачи прогнозируется свыше 1 часа, то следует ее разбить на подзадачи — более мелкие дела, приводящие к достижению главной цели. И опять же: не более 1 часа на каждую задачу!
  5. Оставляйте дополнительные 15 минут на каждую задачу на случай, если выбьетесь из графика. Где-то эти 15 минут будут использованы, а где-то — не пригодятся. В итоге получится временной баланс, к чему каждый из нас так стремится.

С этих правил и начинается наш мануал о том, как правильно составить распорядок дня. Но что еще помимо планирования нам пригодится?

Основы тайм менеджмента для вашего дня

Испугались этого слова? Спокойно! Тайм менеджмент — это не волк, однако схожесть со зверем все-таки имеется: он беспощаден, ведь это контроль за главным нашим ресурсом по жизни — временем.

В крупных компаниях недавно начали создавать позиции тайм-менеджеров, которые занимаются оптимизацией рабочего времени сотрудников. Теперь понимаете, зачем нам это нужно? При помощи управления временем вы не только научитесь грамотно планировать, но и использовать свое свободное время.

Правило 1. Концентрируйтесь на одной конкретной задаче. Не позволяйте никому и ничему вас отвлекать от того дела, над которым трудитесь в данный момент.

Правило 2. Вы уже знаете, как правильно составить распорядок дня. Теперь дело за работой! Строго следуйте вашему плану.

Правило 3. Время составить некие правила внутреннего распорядка вашей жизни. Это может касаться и работы и личной жизни — это неважно, главное следовать им безукоризненно.

Правило 4. Подберите технику тайм менеджмента под себя. Эксперты сформулировали несколько очень интересных и рабочих гипотез, которые помогут вам в решении задач. Сейчас коротко расскажу о некоторых из них, и как только вы отыщите подходящую для себя (ориентируйтесь на продуктивность) — вносите ее в свои правила.

Методы тайм менеджмента: ищем подходящий

Перечислить и рассказать даже кратко о каждой из существующих методик — занятие пустое. Я обозначу самые популярные и, на мой взгляд, эффективные из них, но решать только вам. Итак, какой же метод выбрать для того, чтобы составить правила вашего внутреннего распорядка?

  1. Pomodoro: техника, которая поможет вам сконцентрироваться на конкретном деле. Чередуйте периоды в 25 и 5 минут, где 25 — это рабочее время, а 5 минут — короткий отдых. Затем вас ждет большая пауза длиной в 15 минут.
  2. GTD: в переводе на русский язык метод направлен на приведение ваших дел в порядок. Подробнее о методике смотрите в видео ниже:
  3. Интеллект-карты: составьте интеллект-карту вашего дня, а затем идите по ветвям, пытаясь равномерно достичь “ядра” вашего дерева.

Для правильного составления распорядка дня я рекомендую использовать список дел ЛидерТаск — там вы найдете и многие всемирно известные техники тайм менеджмента, реализованные как дополнительные программы.

Я хочу составить свой внутренний распорядок

Источник:

Тайм менеджмент в Excel: система планирования рабочего времени

Планирование рабочего времени тайм-менеджмент (англ. time management), эффективное организация и управление своим рабочим временем

Существует много разных подходов в теме планирования рабочего времени и тайм-менеджмента в excel, на бумаге или в специальных программах,

ниже приведен один из таких подходов, успешно опробованный на практике и внедренный в повседневную жизнь. Для того, чтобы понять подходит он именно вам, протестируйте его на своих делах и задачах.

Тайм менеджмент в Excel и на обычном листе бумаги, а так же бесплатный таймер на ваш ноутбук или для вашего смартфорна это всё, что вам потребуется для эффективной организации своего времени, и всё это вы сможете найти, посмотреть и скачать на нашем сайте, все нужные ссылки есть на этой странице, начнем подробнее как организовать тайм менеджмент в excel.

Ссылки скачать шаблоны для планирования на день, неделю, месяц и год: в файл Excel по дням разносим что в какой день делать, скачать примеры планировщика недели (с диаграммой Ганта) здесь планирование работы на неделю и месяц, а дела на день выписываем на бумагу бланк дня файл Excel скачать можно тут планирование дел на день.

Тайм-менеджмент в Excel файл заносим дела на неделю,
а дела на день смотрим в экселе и их удобнее выписывать в блокнот

За основу планирования рабочего времени и всех дел взята неделя, т.е. гибкое планирование на основе недели. Неделя является ключевым показателем в планировании рабочего времени: год-месяц-неделя-день.

Начнем с месяца:
В последний выходной месяца составляется список результатов (назовем каждый результат Проектом). Это желаемые результаты по итогам месяца, которых вы намерены достичь в течении нового месяца. (Определите для себя 3-5 главных результатов месяца).

Необходимо учесть достигнутые результаты по целям и допущенные ошибки за прошедший месяц при планировании дел в новом месяце, скорректируйте, улучшите цели и задачи при планировании нового месяца с учетом требуемых улучшений, назовем эти действия по улучшению КД (Корректировки к Действию) . Например: нужно было прочитать книгу, книгу прочитать не получилось, забывали, читали не каждый день. КД по этой задаче задаем: читаю каждый день по 10 страниц.

Список результатов на ближайший месяц — это ваши цели на месяц, когда вы их задали для себя и сформулировали, можно приступать к планированию их достижения.

Итак, раз в неделю, например в каждое воскресенье, составляется список задач в рамках каждого Проекта — это планирование недели. Эти задачи это элементарные шаги-действия на следующую неделю. Эти шаги-действия раскидывается по дням недели в файле эксель.

При планировании дел предстоящей недели так же нужно определить 3-5 главных результатов недели, это самые важные дела недели, по ним в конце недели вы поймете насколько эффективно прошла ваша неделя.

Планирование рабочего времени ведется в файле эксель планирование работы на неделю.
Каждый вечер перед уходом с работы открывается этот файл эксель и корректируется-дополняется план на следующий день (это планирование дня).

После этого, задачи на предстоящий день из файла эксель выписывается на бумагу (лист планирование дел на день), это ваш утвержденный список дел на завтра.

Планирование рабочего времени — Тайм-менеджмент в excel и на бумаге — важные моменты:

1. Планирование рабочего времени тайм-менеджмент на основе недели — это гибкое планирование, можно и нужно корректировать-переносить задачи в рамках одной недели, это не наносит ущерба плана и ожидаемым результатам, это удобно делать в в excel файле.

2. Составлять план следующего дня накануне вечером — ключевой момент в организации времени. Утром не надо думать что делать все расписано, отключи голову, просто делай. Если нет четкого плана утром — обычно из-за думания что делать утром весь день скомкан и ничего не сделано. План следующего дня удобно выписывать из excel плана недели на обычный лист бумаги.

3. Выписывать задачи на предстоящий день на лист бумаги очень желательно, это ваш подписанный контракт с самим собой, ваше материальное обещание самому себе, да и потом — вычеркивать сделанные дела на листе бумаги это очень приятно.

4. При планировании дня, недели, месяца, года расставляйте приоритеты, выделите из всех планируемых задач три самых важных из них: запланируйте три самых важных результата дня, три самых важных результата недели, три самых важных результата месяца, три самых важных результата года. Это ваши самые важные цели, к которым вы движетесь.

При планировании самых важных результатов (дня, недели, месяца, года) используйте следующие вопросы:

  • ДЛЯ ЧЕГО надо достичь результата?
  • ЧТО ЗНАЧИТ УСПЕШНЫЙ РЕЗУЛЬТАТ (какие критерии успешного результата)
  • КАК ДОСТИЧЬ (пошаговый план: делай раз, делай два, делай три)

Ожидаемый результат: критерии успешности вашего тайм-менеджмента

Сами задачи мы выполняем, чтобы достичь какого-то конкретного результата, иначе задачи это бессмыслица.

Результат лучше начинать планировать с «критериев успешного достижения результата».

Например, ожидаемый результат без критериев успешности достижения результата: прочитать книгу «Книга», тогда задача: читать по 30 страниц в день

И при такой постановке задач ожидаемый результат может быть достигнут (книга будет прочитана), но качество результата возможно не утроит.

Поэтому на стадии планирования закладываем критерии успешности желаемого результата: 1. книга прочитана до конца месяца 2. после прочтения составлена рецензия со списком идей для внедрения

3. полезные идеи внедрены в жизнь

задача к п.1. чтение под проект, найти минимум 3 новые идеи по вопросу «поиска новых клиентов» задача к п.1 во время прочтения маркером выделять полезные идеи задача к п.1. читать по 30 страниц в день задача к п.2 проанализировать маркерные выжимки, составить рецензию на 1 лист

задача к п.3 старт внедрения идей в течении 48 часов после прочтения

А для более глобального планирования на 10 лет и более используются другие инструменты, например тут можно скачать календарик-пинарик 2018 год, или воспользоваться наиболее эффективным колесом жизни.

Как управлять проектами и задачами: ШАГ ПРОЕКТА — как широко шагать
Эффективность рабочего времени и приоритет задач

Применяйте одновременно привычка за 21 день и 4 правила освоения нового навыка

Источник:

Тайм-менеджмент идеального дня

Анастасия Борисова, эксперт журнала «Понедельник» в области тайм-менеджмента, раскрывает основные этапы управления временем и отвечает на вопросы: как проснуться утром, ничего не упустить в течение дня и зачем вечером нужно еще немного задержаться на работе?
Анастасия Борисова

Проснуться вовремя, без проблем — задача для утреннего тайм-менеджмента.

Первое, что вы должны помнить: чем позже вы легли, тем труднее встанете. Чтобы раньше ложиться, стоит заняться тайм-менеджментом, разобраться, почему вы не успеваете закончить дела часам к десяти вечера и спокойно лечь в 23:00, чтобы встретить утро в 07:00. Это путь непростой, но эффективный.

Если общение в социальных сетях или просмотр захватывающих сериалов ночью вас очень обогащает и помогает обрести смысл жизни, то не стоит и переживать из-за утренних мучений.

Вы же знаете, за что страдаете? Но если вы человек разумный, а я знаю немало таких ответственных людей, то каждый вечер вы будете задавать себе вопрос: «Что для меня важнее сейчас: просмотреть новости из жизни моих бесчисленных виртуальных друзей или заняться своей жизнью и выспаться?» Так что проблему со временем отхода ко сну решайте сами в соответствии с вашими приоритетами.

Во сколько бы вы ни легли, в рабочий день проснуться рано все равно придется.

Но сколько времени вы потратите на «валяние в постели»? Чтобы его минимизировать (особенно осенью и зимой) и потратить свободные 20 минут, например, на завтрак и контрастный душ, купите себе световой будильник.

Он поможет вам просыпаться более комфортно с помощью мощной лампы. Ученые уже доказали, что пробуждение от солнечного света (или его имитации) гораздо более легкое и приятное, чем от различных трелей будильника в темноте.

Когда вы проснулись и добрались до работы, встает важный вопрос дневного тайм-менеджмента: как начать рабочий день? Вот мой вариант начала рабочего дня.

Итак, вы приходите в офис, наливаете себе кофе и устраиваетесь за рабочим столом. Теперь, до того как вы включите компьютер и погрузитесь в изучение социальных сетей, подумайте о планах на день.

Чтобы как-то вас мотивировать, скажу, что в 2012 году служба исследований одной крупной компании провела опрос 2147 руководителей и выяснила, что почти половина из них ежедневно планируют свое рабочее время.

А раз уж они стали руководителями, имея такую привычку, не грех и нам попробовать внедрить ее в свою повседневную практику.

Мне нравится система «I-образный распорядок дня», которая очень проста и не занимает много времени.

Она так называется, потому что состоит из трех частей, как и английская буква I: 15-минутного утреннего планирования (горизонтальная планка буквы I) , длинного контрольного этапа, длящегося весь ваш рабочий день (вертикальная палочка) и завершающего обзора (вторая горизонтальная планка).

Верхушка I-образного распорядка дня — это время создания плана предстоящего рабочего дня. В эти 10–15 минут вы должны определиться с теми делами, которые уже назначены, и очень точно оценить необходимое для них время. Важно не забыть учесть время на дорогу, если вам придется куда-то поехать.

Источник: https://obu4ayka.ru/otnosheniya/tajm-menedzhment-plan-i-rasporyadok-del-psihologiya.html

Тайм менеджмент: планирование времени

Тайм-менеджмент: методы планирования времени

Говорят, что тем, кто владеет способностью эффективно распоряжаться временем, удается сэкономить полжизни. Принципы и правила планирования рабочего дня, не носят обязательного характера.

Многие из них даже могут показаться несерьезными. Однако они психологически оправданы и зарекомендовали себя в различных жизненных ситуациях. Как построить планирование времени менеджера или руководителя? Необязательно использовать все принципы. Попробуйте применить каждый из них, найдите свой стиль — он для вас будет наилучшим.

Планирование времени рабочего дня

Итак, планирование времени менеджера должна соответствовать основному принципу: «Работа должна подчиняться мне, а не наоборот». Правила планирования рабочего дня можно разделить на три группы:

  • правила начала дня;
  • правила середины дня;
  • правила окончания дня.

Начало рабочего дня

Всегда нужно начинать день с позитивным настроением. Старайтесь для каждого дня находить какое-нибудь позитивное начало, поскольку тот настрой, с которым вы приступите к решению предстоящих задач, имеет важное значение для достижения успеха. Каждое утро задавайте себе три вопроса:

  1. Как этот день может приблизить меня к достижению целей?
  2. Что я должен сделать, чтобы получить от него как можно больше радости?
  3. Что я могу сегодня сделать для сохранения своего образа жизни (для поддержки своего здоровья)?

Создание положительного настроя не занимает обычно более двух минут. Дайте себе эти две минуты перед началом «стандартной утренней программы».

Хорошо позавтракать и без спешки — на работу. Не выспавшись, без завтрака, как можно скорей на работу — такой старт может просто испортить день. Не говорите, что у вас нет времени для неспешного завтрака, ведь это — вопрос установления приоритетов (для того чтобы выспаться и успеть плотно позавтракать, нужно просто раньше ложиться).

Начинать работу в одно и то же время. Это элемент самодисциплины, способствующий мобилизации сил.

Перепроверять планы дня. Воспользуйтесь методом АБВ-анализа или принципом Эйзенхауэра. Установлено, что десятиминутная подготовка к рабочему дню позволяет экономить до двух часов рабочего времени.

Так что выиграйте эти два часа! Кроме того, составляя план рабочего дня, учитывайте следующее правило: планировать нужно не более 60% вашего времени, а 40% — это резервный фонд для неожиданных и неотложных дел.

Приступать к делу без раскачки. Следует категорически отказаться от такого «утреннего ритуала», как многоразовые приветствия, пространные обсуждения последних новостей и т. д. Социальные контакты, конечно, нужны, да и вы — не робот. Однако их можно перенести на менее напряженное время, например, обеденное и послеобеденное.

Вначале — ключевые задачи. Начинать рабочий день следует с задач группы А, все остальные дела могут подождать. Не стоит в первую очередь просматривать корреспонденцию — во входящей деловой почте речь редко идет о делах, которые имеют высший приоритет и должны быть выполнены немедленно.

Середина рабочего дня

Подготовьте к работе письменный стол. Уберите со стола все ненужные для решения задач группы А бумаги. На рабочем столе должно находиться одновременно не более шести документов. Это психологически оправданно: во-первых, лишние бумаги поглощают время, а во-вторых, порядок на столе стимулирует порядок в мыслях.

Устанавливайте сроки. Иногда задания поручаются и вам, ведь вы тоже чей-то подчиненный. Так вот, сроки, установленные для решения задачи, очень часто принимаются безоговорочно, даже если они плохо укладываются в ваши планы. А надо стараться приспосабливать их к своим интересам и «выторговывать время».

Короче говоря, просите вдвое больше времени, чем необходимо для решения данной задачи; это часто получается легче, чем вы думаете. Что же касается поручения дел подчиненным, то советую вам давать им примерно на треть меньше времени, чем, по вашему мнению, необходимо для решения задачи.

Если этого хватит, вы сэкономите время, если нет, вы все равно не проиграете.

Отклоняйте дополнительно возникающие неотложные проблемы. На каждом предприятии, в каждом подразделении возникают разного рода неотложные обстоятельства или непредвиденные ситуации.

Следует помнить, что отвлечение на так называемые срочные обстоятельства приводит на время к забвению запланированных важных дел. Стоит ли делать это — решайте в каждом конкретном случае в зависимости от обстоятельств.

Планирование времени руководителя исключает отклонение на не срочные обстоятельства, если того не требуют неотложные обстоятельства.

Своевременно делайте паузы. Краткие перерывы в работе, безусловно, необходимы, их периодичность и продолжительность индивидуальны. Главное — делайте их регулярно.

Рационально завершайте начатое. Избегайте скачков в работе и всегда старайтесь доводить начатое дело до конца. Отвлечение от основной работы поглощает время, поскольку при возвращении к ней вам приходится вновь повторять уже сделанное однажды. Планирование времени руководителя должно исключать такие моменты.

Выкраивайте спокойный час (время для себя). Хорошо зарекомендовало себя ежедневное резервирование одного спокойного, или закрытого, часа, в течение которого вам никто не сможет помешать. Это время ненарушаемой сконцентрированности.

Занесите его в план, оно существенно повысит производительность вашего труда. Отгородите себя на это время от внешнего мира либо с помощью секретаря, либо просто закройте дверь, предварительно предупредив, что вас нет на месте.

Используйте закрытый час для важных, но несрочных дел, носящих долговременный характер, или для тех задач, которые теряются в суете дня.

Используйте временные промежутки. Не оставляйте незаполненными незапланированные промежутки времени (например, ожидание в приемной босса, бесполезное совещание, на котором приходится присутствовать). Когда они появляются, задавайте себе вопрос: «Как я могу использовать эти минуты с максимальной пользой?»

Контролируйте сроки и планы. Во время совещаний и при других видах деятельности, в соответствии с принципом Парето, зачастую 80% решений принимаются за 20% времени. Отслеживайте свое время и не жалейте его на перепроверку планов с точки зрения изменения приоритетов.

Завершение рабочего дня

Завершить недоделанное. Все начатые небольшие дела (просмотр корреспонденции, диктовка писем и записок) старайтесь завершить в течение одного дня. Отсрочка в их выполнении может привести к дополнительным затратам труда, когда вам придется устранять «завал».

Контроль за результатами и самоконтроль. Без контроля и самоконтроля немыслима организация труда. О контроле мы более подробно поговорим в одной из следующих статей. А пока ограничусь тем, что скажу: сравнение намеченного с выполненным и анализ отклонений от планов — непременное условие нормальной работы.

План на следующий день. Лучше всего план на следующий день составлять накануне вечером. Само собой разумеется, что это не отменяет его обязательной перепроверки утром.

первоисточник

, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источник: https://notagram.ru/tajm-menedzhment-planirovanie-vremeni/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.