+7(499)-938-42-58 Москва
8(800)-333-37-98 Горячая линия

Советы, как навести порядок на рабочем месте

Содержание

7 простых советов, как поддерживать порядок на рабочем столе

Советы, как навести порядок на рабочем месте

18 Декабря 2017

Глядя на заваленный бумагами рабочий стол, вы наверняка вспоминали фразу, которую (ошибочно) приписывают Эйнштейну: «если беспорядок на столе означает беспорядок в голове, то что же тогда означает пустой стол?».

И успокаивались, ведь беспорядок — признак творческого человека.

Или недостатка времени и желания, чтобы разобрать этот хлам? Объясняем, зачем нужно содержать рабочее место в порядке, и советуем, как всё правильно организовать.

Порядок на рабочем столе — не значит стерильная чистота. Это скорее продуманная система организации рабочего места, которая позволяет не тратить время на поиск бумаг и разбор канцелярских завалов.

Если беспорядок не мешает вам быстро ориентироваться в документах и файлах, то оставляйте всё как есть. При условии, что работодатель не возражает. Или попробуйте наши лайфхаки по наведению порядка и через пару недель сравните, стало ли лучше. Просто в целях эксперимента.

Плюсы порядка

Начиная рабочий день «с чистого стола», вы можете сосредоточиться на важных проектах, не отвлекаясь на ненужные мелочи и старые бумаги. Порядок вдохновляет на продуктивную работу и повышает концентрацию.

Также вам не надо будет судорожно прибираться, прежде чем пригласить коллегу на встречу. Бонусом заслужите у начальства репутацию аккуратного и организованного человека.

В конце концов, самому же приятно работать за чистым столом.

Минусы порядка

Конечно, в порядке есть и минусы. Вы не сможете победоносно вскинуть руки и закричать «нашёл!» после того, как перероете весь стол в поисках нужного документа.

Не насладитесь генеральной уборкой, когда выбрасываете несколько коробок хлама, и коллеги наглядно видят, что вы действительно прибрались. Засидевшись на рабочем месте, вы вряд ли найдёте пачку печенья, которую забыли под стопкой бумаг неделю назад.

И теперь никому не скажешь, что «это творческий беспорядок», ведь порядок творческим не назовёшь.

Как правильно организовать рабочий стол

1. Мусорное ведро в пределах вытянутой руки

В офисный баскетбол так играть не интересно, зато вы сможете выкинуть ненужную бумажку, обёртку или сломанный карандаш, просто вытянув руку. Без риска промазать мимо мусорки или копить хлам на столе до тех пор, пока он не захватит всё пространство. Но не ставьте мусорное ведро на самое видное место, лучше под стол или в уголок.

2. Держите на столе самое нужное

Представьте, что стол — это очень дорогая земля в центре Москвы, и только незаменимые вещи достойны находиться на поверхности. Самые нужные — под рукой, необходимые в течение дня — на столе. Остальное уберите в ящик стола, редко используемое — в коробку под стол.

Ранжируйте вещи по востребованности, и на столе их станет значительно меньше.

При этом не перегните палку, убирая всё подальше — нужные вещи должны быть в пределах досягаемости, иначе вы постоянно будете перерывать все полки и коробки в поисках «внезапно» понадобившегося степлера.

3. Продумайте систему хранения

Используйте ящики стола, полки (если есть), коробки, подставки и другие поверхности и ёмкости, которые помогут правильно организовать рабочее место.

4. Создайте каталог для бумаг

Если постоянно имеете дело с бумагами, отсортируйте их и храните «каталогом». Можно сортировать по названию, дате, значимости или другим важным параметрам, которые позволят быстро идентифицировать файл. Конечно, с созданием такого каталога придётся повозиться, зато потом вы как настоящий библиотекарь будете находить нужные бумаги за несколько секунд.

5. Бумажное «чистилище»

Создайте стопку «входящих файлов» для новых документов, которые пока некогда разбирать. Стопка должна быть ограничена по количеству файлов, иначе вы рискуете накопить бумаги, постоянно откладывая просмотр на потом.

6. Цифруйтесь

Перенесите все заметки в смартфон или компьютер и выкиньте записки, прилепленные на монитор, стену или стол. Цифровые заметки не такие яркие и не «мозолят глаз» весь рабочий день, зато вы можете поставить уведомление, когда нужно вернуться к данной задаче.

7. Ритуал уборки

Заведите полезную привычку приводить в порядок стол в определённое время. Например, в «чистый четверг» перед уходом домой. Или в пятницу, если уверены, что сможете задержаться на 10 минут в конце рабочей недели. Выкиньте мусор, лишние бумаги, разберите поверхность стола и ящики, проверьте пространство под столом. Если делать это на постоянной основе, справитесь даже за 5 минут.

Используйте эти простые советы, и всё будет в порядке.

Источник: https://albione.ru/blog/career/7-prostykh-sovetov-kak-podderzhivat-poryadok-na-rabochem-stole/

Как навести порядок на столе, в доме и жизни

Советы, как навести порядок на рабочем месте

Японцы считают, что с помощью порядка и стандартов можно решить 80 % проблем в бизнесе. Порядок экономически выгоден.

И это можно доказать. Но статья о другом. Друзья, сегодня я с удовольствием делюсь с вами уникальным инструментом для изменения жизни — 5С.

5С — это пять слов на буку «С». Применяя их последовательно, вы наведете порядок где угодно. С 5С вы быстро получите блестящий результат.

Вот этапы, которые нужно пройти:

  • Сортировка.
  • Свои места для всего.
  • в чистоте.
  • Стандартизация.
  • Самосовершенствование.

С теорией покончено. Давайте посмотрим, как вам применить технологию 5С на своем рабочем столе.

Прежде чем начинать уборку выделите себя полчаса-час времени и определите две зоны.

Первая — это «Карантин», куда сложите все предметы, которые жалко выкинуть, но на рабочем столе и в тумбочке им не место.

Вторая — «Мусор», где складываем все, что нужно выбросить (можно использовать обычную корзину для мусора).

Приступаем к первому этапу — Сортировке.

Если вы всерьез взялись за дело, посмотрите на свой рабочий стол  вы видите его таким последний раз.

Посмотрели? А теперь уберите со столешницы абсолютно все, включая монитор и лотки с документами! Снимайте их на пол, на стулья или соседние столы.

Следующий шаг — приведите в первозданное состояние клавиатуру, монитор, мышку и прочие предметы. Берите влажную тряпку и начинайте оттирать.

Свои места для всего

Дальше самое сложное: определить, что нужно оставить, а что выбросить.

Как только вы отмыли рабочие принадлежности, возвращайте их назад. В этом вам помогут три вопроса.

Возьмите вещь в руку и спросите себя:

  • Нужен ли мне этот предмет?
  • Если да, то нужен ли он в том количестве, что есть сейчас?
  • Если, да то должен ли этот предмет находиться тут (на моем столе)?

Для окончательной проверки задайте себе контрольный вопрос: как часто я пользуюсь этим предметом?

Если несколько раз в день — смело оставляйте на столе. Если реже, предмет уходит в зону «Карантина».

Самая большая ошибка — пытаться сразу определить место для «проблемной вещи». Пойдете по этому пути, порядок будете наводить очень-очень долго.

Так что не наступайте на эти грабли, смело откладывайте все, что под вопросом, в «Карантин». Когда приберетесь на столе, разберетесь с каждой вещью отдельно.

Придирчивому осмотру подвергается все, начиная с документов в лотках и заканчивая канцтоварами в настольном органайзере. Канцтовары оставлять исключительно в одном экземпляре!

Просмотрите все бумаги в рабочих лотках. Часть из них уже наверняка устарела, некоторые вообще непонятно откуда взялись. Выбрасывайте без сожаления все, что ненужно и непонятно зачем лежит.

Для начала рекомендую на столе оставить два лотка. Постепенно вы научитесь обходиться вообще без них.

На одном лотке приклейте надпись «Входящие» (вспоминаем GTD), на другом  «Сделанное».

Все текущие документы сложите в лоток «Входящие». После наведения порядка будет понятно с чего начать работу.

Все обработанные документы переходят в лоток «Сделано». Так вам будет видно, сколько всего вы сделали за день (или неделю).

В результате на столешнице должны остаться те вещи, которыми вы пользуетесь по нескольку раз на день.

Убрали со стола, приступайте к уборке в тумбочке.

Последовательность та же — вытащить все, протереть ящик от пыли, вернуть обратно лишь нужные вещи.

Если у вас в тумбочке три ящика, то в верхний кладутся вещи, которыми пользуетесь два-три раза в неделю. В средний — те, что используются раз в  десять дней, а в нижнем оставляете личные вещи (кружка, сахар, перчатки и т.д.)

После этого этапа у вас должна заметно пополниться корзина с мусором и зона карантина.

в чистоте, стандартизация и совершенствование

После первых двух этапов ваш стол выглядит непривычно чистым и пустым? Если да, вы все сделали верно.

Первое время вас будет донимать ощущение, будто чего-то не хватает. Это нормально, просто ваши глаза еще не привыкли к новому виду.

Чтобы бардак не вернулся, нужно решить, когда и как вы будете поддерживать созданный порядок.

Рекомендую наводить чистоту каждый вечер по окончании рабочего дня. Пусть весь день по столу хоть «мамай гуляет», но вечером должен быть шик и блеск.

Этим ритуалом вы закрываете рабочий день и переключаетесь на отдых. В пятницу советую сделать уборку в лотках и проверить на актуальность дела, скопившиеся во «Входящих» и очистить лоток «Сделано».

О стандартах

В моем понимании стандарт — это наилучший способ выполнения той или иной работы. Стандартом вашего порядка станет фотография прибранного рабочего места. Распечатайте фото и повесьте его над столом. Теперь вы ни за что не забудете, как должен выглядеть ваш стол после работы. Любые отклонения будут сразу же заметны. Вам останется лишь поддерживать и совершенствовать чистоту.

Если вы все сделали правильно, утром вас встретит непривычно чистый стол. И тогда вы скажете себе и мне большое спасибо за шанс начать день с чистого листа.

Когда порядок появится на столе, он будет сильно контрастировать с общим бардаком. Поэтому не успокаивайтесь и начинайте прибирать в соседних шкафах, в комнате, доме.

Не нужно торопиться убрать все и сразу. Быстро только кошки под лавкой. Поэтому расчищайте свои завалы постепенно.

Часто бывает так, что после проведения дня 5С офис полностью преображается. Меняется пространство, сотрудник, клиенты и даже бизнес.

Однажды после такой уборки мы освободили большую захламленную кладовку и запустили в ней производство жалюзи! Вот такой эффект от порядка.

Все понимают, что не сложно один раз провести генеральную уборку, сложно постоянно поддерживать порядок. Поэтому начните практиковаться со своего рабочего места.

Со временем чистота будет повсюду, а усилия на ее поддержание окупятся с лихвой. Вслед за видимыми изменениями вокруг начнут меняться ваши мысли, мысли повлекут новые дела, а новые дела создадут новую жизнь. Вашу новую жизнь.

Возможно, вы тоже испытаете непередаваемое ощущение свободы выбора и уверенного покоя. Именно так начинается мой день. Удачи!

Архив номеров #Дизайн #Эффективность 

Источник: http://interesno.co/mag/9b954165e939

Как навести идеальный порядок на рабочем столе в офисе и дома?

Советы, как навести порядок на рабочем месте

Практически каждый человек, будь то школьник или взрослый, пользуется обыкновенным письменным столом. Не важно, стоит он в кабинете офиса или в доме.

Время от времени всем приходится что-то писать, чертить, заполнять документы и т.д. А уж если речь идёт о постоянной сидячей работе, то мебельное изделие используется буквально постоянно.

Именно поэтому очень важно знать, как навести порядок на рабочем столе, чтобы можно было всегда найти тот или иной документ, или канцелярскую принадлежность, тем самым сэкономив время.

Чистое рабочее место

Заниматься делами всегда комфортнее в чистой и аккуратной обстановке. Поэтому важно время от времени (лучше как можно чаще) прибираться на столе.

Прежде всего, с него нужно убрать абсолютно все вещи, начиная с компьютера и заканчивая мелочами: не должно остаться вообще ничего.

После того, как все вещи убраны, стол требуется хорошенько протереть от пыли.

Причём влажной тряпкой нужно не просто «повозить» по поверхности, а вытереть все труднодоступные участки стола, все полочки и ящички, если таковые имеются.

Вещи, которые были убраны со стола, также должны подвергнуться очистке от пыли. Ёмкости для канцелярских принадлежностей и других вещей необходимо протирать не только снаружи, но и изнутри, предварительно всё из них вынув.

Компьютер/ноутбук, обычно находящийся на рабочем месте, также не нужно оставлять без внимания. Кроме избавления сего агрегата от пыли, стоит позаботиться о чистоте экрана. Его можно очищать как специальными средствами для монитора, так и обычной влажной тряпочкой с небольшим количеством мыльного раствора.

Важно: ни в коем случае нельзя протирать монитор компьютера средствами, содержащими спирт и/или хлор, т.к. они могут запросто повредить специальное покрытие экрана. Также не рекомендуется использовать для очистки мониторов различные порошки (в том числе стиральный).

Узнайте: Как пылесосить компьютер по всем правилам?

Избавление от мусора

Следующий этап наведения порядка — избавление от накопившегося мусора. Следует помнить, что мусором считаются не только исписанные листы или пустые стержни, но и многое другое.

В первую очередь, конечно, в мусорное ведро отправляется самый очевидный хлам. Это как раз ненужные бумажки, не пишущие стержни от ручек, обрывки скотча и т.д.

Далее нужно искать мусор более мелкий и незаметный. Так, стоит очистить все точилки для карандашей. Также проверить пеналы и стойки для письменных принадлежностей: в них могут заваляться разнообразные обломки от ручек, сломанные карандаши и другой мелкий мусор.

На предмет ненужного хлама следует проверить и различные документы/тетради/файлы и т.д. Очень часто многие оставляют ненужные листы и старые документы, в надежде, что они когда-нибудь пригодятся.

В принципе, это правильно — иногда важные записи могут понадобиться в самый неожиданный момент.

Однако, слишком долго хранить устаревшие файлы тоже не стоит — они лишь занимают рабочее пространство и собирают пыль.

Совет: чтобы каждый раз не бегать из комнаты в комнату с целью выкинуть хлам, стоит поставить под рабочим столом специальную мусорную корзину: когда в ней накопится много «отходов», их все можно будет просто вытряхнуть из этой корзины в обычное ведро.

Канцелярские принадлежности

После избавления от всего лишнего следует заняться разбором канцтоваров, обычно располагающихся на столе.
Все карандаши нужно поточить, в ручки вставить пишущие стержни.

Желательно рассортировать канцтовары. Карандаши должны находиться в одном месте с карандашами, ручки с ручками и т.д. Найти необходимую письменную принадлежность будет гораздо проще, если знать, где лежит каждая из них.

Канцелярские принадлежности стоит разделить на самые необходимые и те, которые используются нечасто. Первые положить поближе, чтобы в процессе работы их было легко найти, а остальные сложить в отдельный пенал и убрать туда, где они не будут мешать.

Документы и личные вещи

Помимо канцтоваров, у каждого на рабочем месте есть ещё много вещей, нужных и не очень. Их тоже надо периодически разбирать, чтобы они не накапливались, мешая делам.

Самые важные документы, файлы и т.д. лучше сложить в отдельную папку или несколько папок, чтобы они не валялись по столу, занимая место и теряясь в общей куче вещей и бумаг.

Практически у всех на рабочей мебели, помимо бумаг и канцтоваров, стоять личные, «милые сердцу» вещи. Рамки с фотографиями, сувениры, просто симпатичные безделушки — всё это радует глаз и часто навевает хорошие мысли и воспоминания. Однако излишняя загруженность подобными вещами тоже ни к чему: они отвлекают от работы и занимают много места.

Ещё несколько советов

Компьютер, стоящий на столе, также нужно периодически «чистить» — сортировать файлы, удалять ненужное и т.д. Тогда в документах, хранящихся в цифровом формате, будет намного легче разобраться.

Для того, чтобы не забывать о каких-либо запланированных важных делах и планах, на компьютер можно приклеивать стикеры с напоминаниями. Но делать это без фанатизма, т.к. множество стикеров только путает и отвлекает от дел.

Самые необходимые принадлежности для письма и предметы в принципе стоит держать возле себя, чтобы их всегда можно было быстро достать.

Если знать, как убраться на рабочем столе правильно, поддерживать там порядок в дальнейшем не составит труда, а нужные вещи всегда будут под рукой.

Рекомедую к прочтению:

Как экономить деньги в домашнем хозяйстве?

Как составить меню на неделю для всей семьи?

Быстрая и эффективна уборка в комнате — возможна ли?

С уважением, Ольга Трегубова.

Источник: http://female-magazine.net/kak-navesti-idealnyj-poryadok-na-rabochem-stole-v-ofise-i-doma/

Как навести порядок на любом рабочем месте/ЛАЙФХАК

Советы, как навести порядок на рабочем месте

   Читать оригинал публикации на dk.ru   

Эксперт констатирует: новый порядок для офисов аккуратная организация рабочего пространства позволяет значительно увеличить производительность труда, даже если речь идет о творческой профессии типа художника или дизайнера.

«Мы убедились в этом на собственном опыте, применив систему визуального контроля, которая помогает обнаружить многие неочевидные проблемы.

Оговорюсь, что ниже я буду рассматривать оптимизацию не каждого конкретного рабочего места, а улучшения общих производственных (цехов, складов и т. д.) или офисных пространств.

В компании мы называем этот подход принципом пяти «С», – подчеркнул Сергей Колесников в материале, опубликованном «Секретом фирмы».

Это избавление от всего ненужного и лишнего. В процесс сортировки можно вовлечь максимум сотрудников.

«На первых порах мы использовали красные ярлыки. На предметы, которые признавались ненужными, наклеивались стикеры, после чего их надо было либо выбросить, либо переместить на хранение в другое место, либо оставить в текущей зоне, при этом четко определив их место и обозначив необходимость», – поясняет эксперт.

Колесников поясняет, что в результате было определено: если предмет используется в рабочей зоне реже чем раз в шесть месяцев, он должен быть оттуда удален. Если предмет используют чаще, чем раз в полгода, он должен быть рядом с рабочей зоной, но за ее границами. В рабочей зоне остаются только те предметы, которые используются чаще раза в неделю.

2. Соблюдение порядка

Эффективная система хранения вещей позволит быстро находить то, что необходимо.

«Даже дома, когда проводится генеральная уборка, её результаты видны всего лишь в течение пары дней. Затем снова вещи кладутся не на свои места — и постепенно нарастает беспорядок. Что уж говорить о крупной компании, а тем более производственном объекте», – поясняет эксперт.

Для того, чтобы порядок и чистота поддерживались постоянно, нужно создать четкую и обязательную для всех систему хранения инвентаря.

«Приучить работников к соблюдению правил хранения поможет визуализация.

Мы, например, использовали такие приемы, как «оконтуривание» (нанесение контура предмета на поверхность, где данный предмет должен храниться), цветовая маркировка, при которой разным видам инструментов и приспособлений соответствуют разные цвета, маркировка краской для выделения места хранения на полу и/или в проходах», – рассказывает Сергей Колесников.

С тем, что рабочие места стоит содержать в чистоте и опрятности, трудно спорить. Однако очень часто это – всего лишь лозунг, на деле же все иначе.

«Так зачастую было еще на советских предприятиях. Мы, кстати, заметили, что на старых заводах с большой историей борьба за чистоту проходит особенно тяжело.

Сегодня проверки чистоты в нашей компании осуществляются на основании специальных контрольных листков, в которых указываются заранее разработанные и утверждённые критерии.

В них могут быть не только тексты или нормативные требования, но и фотографии — для большей наглядности», – констатирует эксперт.

4. Стандартизация

Одна из самых сложных задач – это детальное следование установленным перечисленным правилам.

«Намного проще провести месячник чистоты или, как это опять же часто делается во многих домах, весеннюю или предновогоднюю генеральную уборку.

Но как мотивировать сотрудников все время придерживаться чистоты и опрятности на рабочих местах? У себя мы внедрили такую систему: следование установленным правилам является обязательным для всех сотрудников (от рабочих до директоров предприятий) и напрямую влияет на размер премиальной части зарплаты», – раскрывает секрет Сергей Колесников.

5. Самодисциплина

Постоянное самосовершенствование должно стать привычкой. Улучшениям всегда есть место, и поэтому руководство компаний должно быть открыто для рационализаторских предложений сотрудников, использовать в компании соответствующую систему мотивации.

«Подводя итог, хочу подчеркнуть, что следование всем этим принципам — это не просто абстрактная борьба за чистоту и дисциплину. На примере своей компании мы увидели конкретные позитивные результаты.

Сократились временные затраты на многие операционные процедуры (все оборудование всегда на своем месте, нет необходимости тратить время на его поиск). Снизилось число несчастных случаев. Улучшилось качество продукции, уменьшился процент брака. Сократилось число разнообразных потерь.

Увеличилась производительность труда, а значит, и прибыльность предприятий, – рассказывает Колесников. – Кто-то скажет, что мои советы очевидны и не открывают ничего нового. Возможно. Но в большинстве компаний если и следуют этим принципам, то не системно. В результате все равно нарастает общий бардак.

Руководство вынуждено регулярно инициировать различные изменения, направленные на борьбу с беспорядком. Сотрудников это только демотивирует, и о психологическом комфорте в коллективе остается лишь мечтать».

Эксперт уверен, что работа на основе чистоты и порядка должна стать частью философии компании, и пояснение невозможности этого по причине особенностей российского менталитета – неверный шаг. 

Источник: https://lenta.co/kak-navesti-poryadok-na-lyubom-rabochem-mestelajfhak-84876

Как расставить вещи на рабочем столе, чтобы стать продуктивнее

Советы, как навести порядок на рабочем месте

На Западе есть специальность «профессиональный организатор». Он помогает клиентам навести порядок в комнатах и офисах, в бумажных и электронных файлах, а также разработать персонализированную систему планирования.

Лиза Заслав (Lisa Zaslow) — один из таких специалистов.

Исследования показывают, что в среднем человек теряет час в день из-за дезорганизации. При этом люди ужасно раздражаются, когда что-то не могут найти. А ведь для того, чтобы навести порядок, требуется гораздо меньше времени.

Лиза Заслав

Вот как Лиза и другие эксперты рекомендуют организовывать рабочее пространство, чтобы добиваться максимальной производительности.

Правило 1. Расставьте всё правильно

Монитор должен находиться на уровне глаз и на расстоянии 43–45 см от вас.

Располагайте часто используемые предметы, например телефон или канцелярские принадлежности, со стороны преобладающей руки. Это удобно: не нужно тянуться, сваливая всё вокруг.

Правило 2. Используйте канцтовары рационально

Вам действительно нужны 10 ручек, нож для бумаг и степлер каждый день? Держите на столе только те канцелярские принадлежности, которыми пользуетесь ежедневно. Остальное сложите в пенал и уберите в стол, а лучше куда-нибудь подальше.

Встав из-за стола за карандашом или скрепкой, вы на время выключите мозг от проекта, над которым работаете. Это позволит взглянуть на него под новым углом, когда вы вернётесь.

Эмми Трейгер (Amy Trager), профессиональный организатор из Чикаго

Другой эксперт, Эндрю Меллен (Andrew Mellen), подчёркивает, что лучше, когда сотрудники хранят запасы офисных канцтоваров в одном месте (общий комод или стеллаж), а не каждый по своим ящикам.

Правило 3. Пользуйтесь стикерами для заметок без фанатизма

Обклеивать монитор разноцветными бумажками, как доску объявлений, не полезно и не продуктивно.

Когда напоминалок слишком много, они бесполезны.

Эмми Трейгер

Будьте умеренны — делайте стикеры только с важными краткосрочными напоминаниями.

Правило 4. Не переборщите с личными вещами

Важно соблюдать баланс между профессиональной и личной жизнью на рабочем месте. Это трудно.

Семейные фотографии, сувениры с отдыха и другие приятные мелочи греют душу и поднимают настроение в течение рабочего дня. Однако чересчур памятные вещи, вызывающие бурю воспоминаний, слишком отвлекают.

Взгляд скользит по предметам, а мозг обрабатывает информацию, даже если мы не осознаём этого.

Лиза Заслав

Держите на рабочем столе не больше трёх личных вещей.

Правило 5. Регламентируйте «общение» с электронной почтой

Email — это по-прежнему самый удобный способ коммуникации в интернете. Но он может нанести удар по продуктивности, если постоянно отвлекаться на письма.

Лайфхакер и профессиональные организаторы рекомендуют: проверяйте почту два раза в день в определённые часы. Всё остальное время должно быть занято работой.

Да! И отключите уведомления, чтобы не разрушать состояние потока.

Правило 6. Оставляйте свободное место для бумажной работы

Порой рабочий стол настолько загружен, что негде расписаться или составить документ от руки.

Имейте справа или слева (в зависимости от того, правша вы или левша) ничем не занятый островок. Не обязательно большой — для бумажной работы вполне достаточно прямоугольника 30 × 40 см.

Правило 7. Упорядочьте рабочие процессы

Не держите под рукой документы, не относящиеся к текущей работе. Когда стол завален бумагами по позапрошлому, прошлому, настоящему и будущему проектам, наступает хаос. Чтобы избежать этого, эксперты рекомендуют группировать документы по папкам:

  • важные и срочные;
  • срочные и неважные;
  • важные и несрочные;
  • несрочные и неважные.

Храните эти папки в специальном органайзере, а не в стопке друг на друге, чтобы упростить документооборот.

Правило 8. Наводите порядок как можно чаще

Беспорядок помогал творить Алану Тьюрингу и Александру Флемингу. Но такие примеры единичны.

На большинство людей беспорядок действует негативно, снижая концентрацию и продуктивность. Регулярно задавайтесь вопросом, все ли предметы на своих местах на вашем столе?

Даже если человек не замечает беспорядка, он всё равно влияет на него.

Эндрю Меллен

Для наглядности мы выразили описанные хаки в графике. Распечатайте и повесьте НАД рабочим столом.

Напоследок ещё несколько советов по организации рабочего пространства:

Источник: https://lifehacker.ru/poryadok-na-rabochem-stole/

Порядок на рабочем месте – ключ к хорошему настроению и эффективной работе

Советы, как навести порядок на рабочем месте

«Нет, работать совершенно невозможно!» – слышу возмущенный возглас коллеги, – «Меня в этом офисе отвлекает абсолютно все!» И оказывается, что на подоконнике слишком много пыли, на стеллажах с папками нет системы, а на рабочем столе жуткий беспорядок. Кто же в этом виноват? И главное – как навести порядок на рабочем месте, чтобы факторы из отвлекающих волшебным образом превратились в помогающие? Это совершенно несложно, и вы, прочитав эту статью, в этом сможете убедиться!

Чистый стол не только у того, кто ничего не делает

Зачем нужен порядок на рабочем столе ↑

То, что на работе мы проводим большую часть своей жизни, – неоспоримый факт.

Так почему же многие относятся к своему пребыванию на рабочем месте как к временному явлению, не заслуживающему того, чтобы серьезно, с научным подходом позаботиться о комфорте и удобстве? Пусть эти некомпетентные сотрудники и дальше так поступают, ведь с таким отношением к своей карьере они в вашем офисе точно долго не задержатся. А мы с вами займемся тем, что свою работу сделаем более эффективной, плодотворной и главное – приносящей удовольствие.

Задумайтесь, не настало ли время покончить с пережитком старой бюрократической системы, когда «работать в конторе» означало всего лишь «числиться в штате»? Сегодня офисный работник должен быть активным, приносить максимальную пользу своей организации и ежеминутно доказывать своему руководству, что не зря получает зарплату. И для начала — внимательно изучим поверхность своего рабочего стола.

1. Находитесь в плену у древнего стереотипа «Чистый стол может быть только у того, кто ничего не делает» и ваше рабочее место завалено папками с документами, кипами ненужных бумаг и справочников? Попробуйте посмотреть на свой письменный (компьютерный, рабочий и т.д.) стол со стороны — нравится ли вам этот вид?

Когда все на местах, работа идет быстрее

Подумайте о том, что так на ваше рабочее место смотрят не только простые коллеги, но и руководство. Если уж вам так необходимо добавить своей работе «солидности», то порядок среди бумаг — как раз то, что нужно! Разложите бумаги по стопкам, брошюры и книги уберите на стеллаж, и постарайтесь запомнить, что на столе письма — справа, а инструкции — слева.

2.

Не бойтесь чаще наводить на столе порядок.

Поверьте, сотрудник, раскладывающий документы по аккуратным стопкам, со стороны выглядит гораздо привлекательнее, чем тот, кто лихорадочно перебирает бумажные «залежи» в поисках нужного листка.

К тому же руководство, заметив систему среди бумаг на вашем рабочем месте, возможно, сделает вывод о том, что не только улучшилась организация вашего пространства, но и повысилась ваша ответственность как работника.

3. Используйте канцелярский органайзер, следя за тем, чтобы все офисные принадлежности в нем были в достаточном количестве. Периодически проверяйте наличие скобок в степлере (хотя, казалось бы, это мелочь).

Только представьте, что вы распечатываете для директора несколько страниц отчета, и спешите их отдать, а скрепить их нечем — скобы закончились в самый неподходящий момент.

А уж если директор стоит в это время около вас, вряд ли его мнение о вас как о собранном и ответственном сотруднике повысится, подумайте, нужно ли это вам?

Генеральную уборку в шкафу можно сделать в перерыв

Как быстро навести порядок на работе и поддерживать его без усилий ↑

1. Пожертвуйте несколькими минутами свободного времени во время обеденного перерыва или после работы и отсортируйте нужные бумаги от тех, что давно пора выбросить.

Внимание: документы, к которым можно применить эпитет «могут еще пригодиться», лучше всего сложить в отдельную стопку, ведь как показывает практика, такие бумаги нужны начальству позарез как раз на другой день после того, как их выбросили. Сортировать такие документы удобно по разным папкам, не забывая их подписывать.

А вот хранить такие файлы лучше не на рабочем столе, а где-нибудь в шкафу или на полках, и постарайтесь запомнить, какую систему для хранения вы придумали — по датам или именам клиентов (это можно записать в блокнот).

Наша подсказка: существует специальная программа «Мастер стикеров для папок» для распечатывания бумажных этикеток, которые вы потом можете либо наклеить на торец папки, либо разместить в особом пластиковом кармане. С помощью этой программы ваши папки будут выглядеть идеально, и вы всегда сможете найти требуемую информацию, не говоря уже о том, как поражен будет ваш директор, увидев такую красоту!

Клавиатуру можно держать на специальной выдвижной полочке

2.

Приходится часто снимать со стеллажа или полки папки с документами и использовать их для повседневной работы? Не оставляйте их на рабочем столе навечно, придерживайтесь простого правила — минут за десять до окончания рабочего дня возвращайте их на место.

В эти же десять минут вполне можно уложиться и привести в аккуратный вид канцелярские принадлежности. С помощью этого нехитрого приема вы сможете убить двух зайцев — наведете порядок на столе и настроитесь на логическое завершение трудового дня.

3. Для тех, кому сложно запоминать придуманную систему хранения документов (а также для тех, кто эту систему склонен все время менять), наш совет — принцип распределения папок и инструкций храните в специальном блокноте или в мобильном телефоне. Также стоит знать, что существует множество программ-напоминаний для компьютера, которые несложны в использовании, но очень удобны.

4. Обязательно ведите список срочных дел, вычеркивая из него те, которые уже выполнены. Этот нехитрый прием организации своего рабочего времени помогает значительно сократить сроки исполнения любых заданий и отчетов. Не забудьте в этот список ежедневно включать пункт «Разобрать бумаги на рабочем столе»!

5. Неотложные, «горящие» и «катастрофические» дела записывайте на стикерах — ярких клеящихся листочках, которые можно прикрепить, к примеру, на монитор, где они всегда будут перед глазами. Обязательно указывайте срок исполнения дела — так вам будет легче организовать свое рабочее время, возможно, вы успеете решить еще несколько проблем, пока придет время сдавать сложный отчет.

Все должно быть под рукой, но ничего не должно мешать

Ничего лишнего — только необходимое ↑

Говоря о том, что порядок на рабочем месте — это «ничего лишнего», мы имели в виду буквально все, вплоть до лишних инструментов и предметов на рабочем столе.

Подумайте, не будет ли удобнее убрать клавиатуру и компьютерную мышь на специальную выдвижную полочку внизу столешницы? Так вы освободите значительное место на поверхности стола, и писать, и изучать документы будет гораздо удобнее.

Еще одна тонкость организации рабочего места: не забывайте периодически, хотя бы один раз в неделю, протирать поверхность клавиатуры, «мышки» и всего рабочего стола, очищая от пыли, грязи и вредных микробов.

Использовать для этого можно обычную тканевую салфетку, смоченную водой, а можно использовать специальные влажные салфетки с антибактериальным эффектом.

Не забывайте очищать также телефонную трубку и сам телефонный аппарат, а также поверхность всех офисных приборов — факса, ксерокса, принтера.

Огромная часть нашей жизни проходит на работе. Здесь мы проводим практически весь день, причем подряд пять, а то и шесть дней за неделю.

Безусловно, такой порядок вещей должен приносить удовлетворение от работы, и, конечно, это будет зависеть также от того, насколько правильно организовано ваше рабочее место.

Экономьте свое время, организуйте свою работу правильно, тогда работа будет приносить удовольствие, и вы с радостью будете просыпаться по утрам, предчувствуя новый трудовой день, полный событий и побед! Удачи!

: 7 идей для организации рабочего места ↑

Источник: http://lady-zaza.ru/poryadok-na-rabochem-meste/

10 шагов для вдохновляющего порядка на столе

Советы, как навести порядок на рабочем месте

Если на вашем столе столько мелочей и бумаг, что некуда поставить кружку, то пора принимать экстренные меры. Не все так плохо? Можно сделать еще пару шагов для достижения идеала.

Пусть Эйнштейн и говорил, что «только дурак нуждается в порядке — гений господствует над хаосом», позволю себе с ним не согласиться. Если вы не Эйнштейн и бардак на столе объективно отвлекает, снижает вашу эффективность и способствует стрессу, лучше стимулировать свою креативность другим способом.

Всего несколько полезных шагов и ритуалов из этой статьи приблизят вас к победе — чистому, организованному и вдохновляющему на свершения столу.

Шаг 1. Порядок на столе начинается с размусоривания

Есть люди, которые обожают выкидывать лишние бумажки, а есть те, для кого этот шаг будет самым непростым, но начать с него необходимо. Пусть в мусор полетят просроченные документы, неактуальные заметки, сломанная канцелярия и прочая ненужная мелочь.

Шаг 2. Правильная сортировка

Посмотрите скептическим взглядом на все, что осталось после уборки. То, чем вы пользуетесь каждый день, можно оставить на поверхности стола или в ближайшем ящике.

То, что вы берете раз в неделю и реже, отправьте на хранение в шкаф или на полки.

Так вам будет проще поддерживать пространство организованным и чистым, а изредка встать из-за компьютера, чтобы сходить за вещью — только полезная разминка.

Шаг 3. Система хранения

Инвестировать в продуманные органайзеры — хорошая идея. Важно, чтобы они были удобными персонально для вас и, что важно, радовали глаз, тогда порядок поддерживать будет приятнее. Здорово, если в органайзере будет место для зарядки телефона, а еще лучше беспроводной ее вариант — это избавит вас от лишних проводов под рукой.

Шаг 4. Мусор в мусорку

Поскольку обещание себе «я выкину эту бумажку, когда в следующий раз буду вставать» практически никогда не работает, просто поставьте рядом со столом небольшую и симпатичную мусорную корзину. 

Шаг 5. Хранение мелочей

Как бы вы ни старались, различные мелочи все равно будут скапливаться на вашем рабочем столе. Вместо того, чтобы фанатично следить за ними, заведите небольшой поднос, миску или любую другую ёмкость, куда вы будете их сбрасывать. Главное — все же перебирать ее время от времени.

Шаг 6. Усмирение проводов

Мы уже подсказали вам про беспроводную зарядку для телефона, но это явно не единственный кабель, который будет вас беспокоить. Добавьте к оснащению вашего рабочего стола специальные органайзеры для проводов.

Если провода слишком длинные, скрутите лишнюю длину колечками и скрепите зажимом для бумаг — как на фото ниже.

Можно даже приклеить цветные стикеры к проводам и подписать их: отличный лайфхак не только, чтобы не запутаться в однотипных шнурах, но и существенно повышающий шанс вернуть свое имущество после того, как вы одолжили его коллегам.

Шаг 7. Справочные документы рядом

Если у вас в работе есть документы, с которыми вы все время сверяетесь (инструкции, таблицы — что угодно), важно, чтобы они были легко доступны и не терялись в других бумагах.

Организуйте место для этих «справочников» на стене около рабочего стола или в настольном органайзере.

Для пущего эффекта можно пометить этот документ ярким стикером, положить в уникальную папку или заключить в рамочку.

Шаг 8. Вдохновляющий декор

Декору на рабочем столе — быть! Даже если вы ярый минималист, 1-2 вещи сделают все только лучше. Здесь важно выдержать баланс: декор должен вдохновлять, но при этом не отвлекать.

А еще его должно быть ровно столько, чтобы оставалось место не только для полезных вещей, но и для пустого пространства.

Самым полезным декором признаны горшечные растения или цветы в вазе — они снижают нервное напряжение аж на 37%!

Также хороши мотивирующие открытки и постеры, любимые кружки, а канцелярия, которую не стыдно выложить в инстаграм, будет не только вдохновляющей, но и полезной. Если ваш стол стоит у стены, используйте это пространство не только для навесных органайзеров, но и для мудбордов или красивых досок для записи планов и идей.

Шаг 9. Вечерний ритуал

Порядок недостаточно один раз создать, его нужно поддерживать. Для этого поможет ритуал, который важно совершать перед уходом домой:

  • рассортируйте вещи по органайзерам;
  • очистите стол от всего лишнего;
  • протрите его тряпочкой с чистящим составом (храните его в столе);
  • опустошите мусорную корзину;
  • помойте чашку.

Подумайте, с чего вы начинаете свой день, поскольку то, как вы проводите рабочее утро — хороший показатель качества остального дня.

Если вы сперва записываете дела в блокнот, пусть он лежит перед клавиатурой с закладкой на нужной странице и красивой ручкой рядом.

Если проверяете почту, пусть ничто не встает на пути между вами и компьютерной мышью. Привыкли начинать утро с кофе? Поставьте кружку на самом видном месте.

Шаг 10. Повторять раз в квартал

Создайте еще один ритуал, который проводится 4 раза в год: вашему столу все равно понадобится генеральная уборка. Чтобы не забывать о ней, можно ставить напоминания и пометки в календаре, но как нам кажется, гораздо приятнее приурочить уборку к началу нового времени года. В первый рабочий день весны или осени радуйте себя свободным, как чистый лист, столом.

Другие материалы на эту тему:

Фотографии: themuse.com, levo.com, goodhousekeeping.com, etsystatic.com, homeyohmy.com, marthastewart.com, snupps.com

Источник: https://kvartblog.ru/blog/10-shagov-dlya-vdohnovlyayuschego-poryadka-na-stole/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.