+7(499)-938-42-58 Москва
8(800)-333-37-98 Горячая линия

Продуктивный рабочий день – 10 секретов

Содержание

10 способов сделать день максимально продуктивным – Статьи

Продуктивный рабочий день – 10 секретов
Не важно, кто вы и кем работаете, дни менеджера и юриста, бухгалтера и бизнес-аналитика имеют одно общее свойство – в них абсолютно одинаковое количество часов. Разница начинается лишь тогда, когда вы начинаете эти часы использовать по-своему.

Джим Вайтхёрст, президент софтверной компании Red Hat, рассказал, как сделать рабочий день «резиновым», и поделился способами увеличить личную и профессиональную продуктивность.

Воскресным вечером, после того, как вы отдохнули и переключились с работы на семью, переключитесь обратно. Возьмите список своих целей на год и на месяц (он же у вас есть?). Такие списки помогают придерживаться основного направления развития и не отвлекаться на ненужное.

Долговременные цели могут быть не срочными, но — важными. Будьте осторожны — срочные дела могут вам показаться важными, но это не всегда так.

Посмотрите своё расписание на неделю — встречи, совещания, презентации и т. д. И соотнесите их со своими целями. Составьте список дел, которые работают на достижение этих целей.

Суть в том, чтобы упорядочить свои планы и привязать к ним свои действия. В противном случае, вы просто будете плыть по течению и позволите времени управлять вами. Срочные дела затмят ваш разум и вытеснят дела действительно важные.

2. Планируйте даже мелкие задачи

Чаще всего люди записывают в ежедневник только совещания или встречи с клиентами.

А вы выделите конкретное время ещё и для мелких дел — «написать коммерческое предложение», «набросать эскиз презентации», «просмотреть маркетинговые материалы».

Если не планировать эти мелочи, они легко могут ускользнуть, или будут отложены и забыты, а вы потеряете нить своих рассуждений на тему. А среди «мелочей» может оказаться действительно значимая задача.

3. Составляйте реалистичный список дел.

Мы составляем список дел, но никогда не назначаем для них время. И что же происходит? В списке всегда оказывается несколько строчек, на которые не хватает времени. Если у вас в день пять встреч по часу и список дел часов на восемь, то этот список можно считать невыполнимой миссией.

Назначение времени для каждой задачи заставит вас расставлять более чёткие приоритеты и оставаться сфокусированным. Мультизадачность — это миф, каждое дело требует фокусировки.

Если вы знаете, что у вас есть только 30 минут на задачу, вы наброситесь на неё со всей страстью и ничто не вынудит вас прерваться.

И не забудьте отключить почтовые уведомления в браузере! Иначе вы машинально кликнете на всплывшее окошко — и всё, вы сошли с дистанции.

4. Планёрки — не дольше 30 минут

Тот, кто установил по умолчанию во всех планировщиках часовые периоды для каждого дела, сгорит в аду, потому что из-за него человечество теряет триллионы часов впустую.

Большинство встреч можно завершить за полчаса, а некоторые и вовсе за 15 минут, особенно если все присутствующие помнят об ограниченном времени. Не будьте рабами планировщиков.

Задавайте час только тогда, когда вы абсолютно уверены, что вам потребуется час.

5. Многозадачность — зло

Казалось бы, во время долгих совещаний можно заняться делами, не требующими умственных усилий — почистить почтовый ящик, например, или удалить ненужные файлы с ноутбука. Но даже это делает вас рассеянным, а значит, менее продуктивным, да и вообще превращает само совещание в бессмысленную трату времени.

Многозадачность — убийца личной продуктивности. Не пытайтесь делать два дела одновременно. Да, вы можете получить два хороших результата. Но сделайте одно дело — и вы получите один превосходный результат. Что лучше — десять средненьких достижений или одно превосходное?

6. Используйте время простоев

Пробки! Сколько в них таится скрытых возможностей для растягивания рабочего времени! Запланируйте на это время все звонки, которые только можно сделать. Только не забывайте про хэндс-фри-гарнитуру. А ожидание рейсов в аэропорту? А сами полёты? Наверняка у вас накопилось, что почитать — отчёты подчинённых, учебники для самообразования, статьи об актуальных трендах в отрасли и т. п.

Посмотрите внимательно на свой график — есть ли там ещё потери времени в виде вынужденных простоев. Запланируйте на это время то, что можно сделать в подобных обстоятельствах.

7. Следите за временем

Для этого можно использовать сервис Toggl. Как только вы начнёте контролировать своё время, вы удивитесь, сколько времени вы тратите впустую, занимаясь непродуктивными вещами.

8. Обед — это не пустая трата времени

А вот здесь многозадачность не просто приветствуется — она проявляется сама собой. Социализация, укрепление деловых связей, заведение новых знакомств, построение корпоративной культуры — вы же знаете, что это не пустяки.

Главное — обновляйте свою обеденную компанию каждый день. Обед занимает еженедельно около пяти часов. Пяти! Подумайте, как ещё можно продуктивно использовать это время, но, разумеется, не в ущерб отдыху и хорошему питанию.

Вы не обязаны работать в это время, но заставьте это время работать на вас.

9. Не отнимайте себя у семьи

Дома вы должны быть с семьёй. Ужинайте, помогайте детям с домашкой. Никаких звонков, никаких е-мэйлов. На несколько часов, пока дети не лягут спать, забудьте про работу вообще. Если вы позволите себе соскользнуть, вы не преуспеете ни там, ни тут. Домашняя суета не даст сфокусироваться на продуктивном доделывании рабочих дел, а для семьи вы будете выглядеть отсутствующим.

10. Начинайте день правильно

Исследования показывают, что умеренные аэробные нагрузки (бег, например, или плавание) по утрам заряжают энергией и улучшают настроение почти на 12 часов вперёд. Это не только мощный пинок для начала работы, но и основательный фундамент, который позволит вам крепко стоять на ногах весь день — и физически, и психологически, а значит — быть максимально продуктивным.

Источник: LinkedIn. Перевод: Лиза Потёмкина, RJob

Источник: http://rjob.ru/articles/10_sposobov_sdelat_den_maksimalno_produktivnym/

Как добиться большего, делая меньше. 10 секретов высокой продуктивности

Продуктивный рабочий день – 10 секретов

Ирина Балманжи

Как стать успешным, но не превратиться в загнанную лошадь? Вкалывать больше и дольше — это не решение. Вы должны научиться разумно использовать свое время. Трудиться меньше, но продуктивнее. Добиваться результатов в главном, отсекая все лишнее.

Публикуем десять советов о том, как работать умнее и эффективнее.

Выполняйте в первую очередь важные задания

Даже если прямо сейчас некое дело кажется вам слишком затратным в плане времени, вы должны понимать, что в перспективе оно сулит наибольшую выгоду, поэтому нужно просто закатать рукава и взяться за него. Вы можете разбить большую задачу на посильные фрагменты или поставить себе мини-цели и назначить мини-перерывы.

Помните: согласно правилу Парето, важные 20% задач дают 80% конечных результатов.

Не откладывайте на потом то, что кажется трудным или неприятным

Брайан Трейсии, один из мировых лидеров в сфере тайм-менеджмента, говорит: «Съешьте лягушку!» Представьте себе, что самое ужасное, что вам нужно сделать за день, — это съесть живую лягушку. Если вы расправитесь с ней с утра, то неприятная необходимость больше не будет вас тревожить.

Выполняйте сложные, объемные и неприятные задания как можно раньше — пока они не извели вас. Съев условную лягушку, вы почувствуете удовлетворение или облегчение и спокойно сможете перейти к другим делам.

Концентрируйтесь на одной задаче

Мысль обо всех предстоящих делах будет преследовать вас. Единственный способ избавиться от нее — это сосредоточиться исключительно на текущей задаче, потому что только так вы быстрее всего справитесь с ней, а затем и со всем остальным.

Если в ходе работы вам захочется проверить почту или заглянуть в , говорите себе «нет». Поймите, что каждый раз, когда вы переключаетесь с одного дела на другое, очень много времени уходит на то, чтобы вспомнить, на чем вы остановились, разогнать мозг и вернуться в потоковое состояние.

Концентрация сэкономит ваше время и придаст сил. Источник

Избавляйтесь от лишнего

Начните с малого. Избавление от некоторых вещей позволит вам высвободить немного времени на то, что вы любите и считаете важным.

1. Исключите одно разрешение. Если вы позволяете коллегам прерывать ваши встречи из-за «чрезвычайных ситуаций», они начнут делать это каждый раз, когда им заблагорассудится. Если отвечаете на все сообщения сразу, друзья будут ждать от вас безотлагательного ответа.

Короче говоря, вы сами приучаете людей мешать вашей продуктивности. Установите границы, чтобы защитить себя от навязчивых расхитителей времени, — и к этому тоже скоро привыкнут.

2. «Убейте» один отчет. Вы все равно большинство из них не читаете — как и многие другие люди.

3. «Увольте» одного клиента. У вас наверняка найдется такой клиент: внимания он требует много, толку от него мало, а прибыли и вовсе никакой. Повысьте ему цену или предлагайте меньше. А если это невозможно, просто «увольте» его.

Между прочим, то же самое можно сделать и с «друзьями». Некоторые люди все берут и ничего не дают взамен. Они отнимают время и энергию, которые вы не можете тратить столь бездарно.

4. Сократите список обязательных дел. Наверняка среди всего, что вы запланировали на сегодня, есть несущественные вещи, о которых можно просто забыть.

5. Отмените одно личное обязательство. Может, вы стали волонтером, потому что попросил приятель, но вам это занятие не по душе. Или, скажем, еженедельно обедаете со старыми друзьями, но воспринимаете эту встречу как повинность. Постарайтесь отказаться от того, что делаете из чувства долга.

6. Освободитесь от мелких решений. Купите несколько стандартных деловых костюмов (или одинаковых футболок и джинсов) — и вам не придется каждое утро по полчаса выбирать одежду. Или, например, всегда ешьте на обед одно и то же полезное для здоровья блюдо. По возможности тратьте силы только на действительно важные решения.

Будьте честны перед собой

Вы можете убедить себя в чем угодно и придумать любые оправдания. Но поймите: «завтра» на самом деле значит «никогда». Потому не верьте внутреннему голосу, этому хитрецу, который пытается убедить вас, что вы «тяжело работали», тогда как на самом деле вы всего лишь восемь-девять часов перекладывали бумажки.

Наблюдайте за подъемами и спадами энергии в течение дня

Если вы знаете, что лучше всего чувствуете себя после первой чашки кофе, запланируйте работу с основными задачами именно на утро. Если вы обычно впадаете в послеобеденную сонливость с часа до трех дня, зарезервируйте это время под неважные дела и всякую «текучку», от невыполнения которых вы не умрете.

В период максимальной продуктивности вы справитесь со сложными задачами гораздо быстрее, чем в любое другое время. Источник

Основная идея такова: занимайтесь важными вещами, когда чувствуете подъем энергии, а пустяками — когда ощущаете спад.

Занимайтесь любимым делом

Вам не придется бежать или отдыхать от работы, если вы занимаетесь тем, что любите. Так почему вы должны проводить значительную часть своей сознательной жизни, делая что-то ненавистное?

Все может быть совсем по-другому, если вы объедините свою страсть и свою профессию — или же если найдете в нынешней работе что-то, что лучше всего у вас получается и что вы больше всего любите, а все прочее оставите другим людям.

Разберитесь, над чем нужно продолжать работать, а что лучше бросить

В мире личностного роста и успеха принято считать, что если вы бросаете дело, то, значит, проявляете слабость. Иногда это действительно так. Например, когда вы, столкнувшись с первыми проблемами, отказываетесь от чего-то очень ценного.

Безусловно, порой стоит проявить упорство. Но в некоторых ситуациях желание остановиться указывает на то, что это занятие для вас не так уж много значит.

Мы часто продолжаем делать что-то, потому что боимся выглядеть неудачниками или потому что уже вложили много сил и почти дошли до конца. А по сути, тратим впустую дни, месяцы, годы и упускаем лучшие возможности.

Необходимо уметь останавливаться! Откажитесь прямо сейчас от всего, что неважно. Откажитесь от того, в чем вы никогда не преуспеете. Откажитесь от вещей, которые вы ненавидите. Просто прекратите делать это и поставьте себе новые цели.

Не стремитесь к недостижимому идеалу

Перфекционизм может сыграть с вами злую шутку. Пытаясь довести до совершенства одну задачу или какой-то конкретный аспект дела, вы упустите все остальное и ничего толком не успеете. Необходимо уметь останавливаться, когда работа выполнена достаточно хорошо, пусть и не идеально.

Перфекционисты часто ничего не успевают, хотя работают дольше и усерднее других. Источник

Достигайте в любом начинании уровня чуть выше 90 процентов, и вы станете чрезвычайно успешны и довольны собой!

Организуйте свои информационные ресурсы

Информационные ресурсы включают:

— Список дел (задания).

— Календарь (дела, привязанные к конкретным срокам и датам).

— Контакты.

— Заметки.

Если у вас нет системы для управления этими вещами, вы, вероятно, полагаетесь на привычные разлетающиеся бумажки или стикеры, призванные напоминать о важных поручениях. У вас может быть несколько разных календарей с пересекающимися планами. Вы, скорее всего, не знаете, как быстро найти нужную информацию.

Организованность облегчает рабочий процесс. Создайте удобную систему и держите все ресурсы в порядке. Вам будет проще находить какие-то вещи, запоминать и управлять ими. А главное, вы избавитесь от лишней суеты, сохраните время и нервы.

По материалам книг «Миф о мотивации», «Принцип рычага», «От срочного к важному»

Обложка поста отсюда

Источник: https://biz.mann-ivanov-ferber.ru/2018/11/02/kak-dobitsya-bolshego-delaya-menshe-10-sekretov-vysokoj-produktivnosti/

10 способов сделать свой день максимально продуктивным

Продуктивный рабочий день – 10 секретов

Советы президента и CEO Red Hat, которые помогут вам извлечь максимум из своего рабочего времени и повысить персональную продуктивность:

Независимо от того, чем вы занимаетесь, есть одно отличительное свойство дня, одинаковое для всех людей: в нашем распоряжении 24 часа.

1. Каждое воскресенье вечером намечайте план на неделю

Воскресными вечерами я сажусь за составление списка ключевых задач на каждый месяц и на текущий год. Эти цели и задачи заполняют каждую неделю, помогают мне придерживаться правильного пути и поддерживать все на должном уровне.

Возможно, долгосрочные цели и не требуют неотложных шагов для их достижения, но они, безусловно, важны. Если не проявлять осторожность в данном вопросе, «важные» цели легко могут быть оттеснены «срочными». Затем я проверяю свой график и список дел на неделю. Я знаю, какое время занято под встречи и т.д.

После этого я планирую те задачи, которые должен выполнить, и заношу их в мой список дел.

Главное — создать структуру вашей недели и дисциплинированно ее выполнять. В противном случае вы пустите все на самотек… и срочные дела будут вытеснять то, что действительно важно.

Главное — создать структуру вашей недели и дисциплинированно ее выполнять. В противном случае срочные дела будут вытеснять то, что действительно важно

2. Заранее выделяйте время для выполнения конкретных задач

Каждый из нас вносит в свой график расписание встреч и совещаний. Пойдите еще дальше и выделите время для выполнения конкретных задач. Например, занесите в список дел «составить новое предложение», или «создать презентацию», или «рассмотреть и утвердить рекламные материалы».

Выделите время для выполнения конкретных задач. Если вы не будете заранее выделять время под выполнение этих задач, они будут откладываться на потом и отставать по срокам. Или вам придется постоянно прерываться на другие дела. Или вы потеряете концентрацию и упустите их из виду. И по-настоящему важные дела останутся несделанными.

3. Следите за тем, чтобы список задач был выполнимым

Я часто создавал список дел, но не выделял нужное количество времени на выполнение каждой задачи.

Чем это обернулось? В моем списке всегда было больше дел, чем я физически мог сделать, что превращало его в список пожеланий.

Если у вас запланировано на сегодня шесть часов совещаний и множество задач, на выполнение которых уйдет в сумме восемь часов, то эти задачи так и останутся стоять в листе ожидания.

Реалистичное распределение задач заставляет вас расставлять приоритеты. (Лично мне нравится органайзер Toodledo, но существует множество других инструментов, которые можно использовать для планирования своей работы.

) Реалистичное распределение задач и времени на их выполнение помогает вам не тратить время зря. Когда вы знаете, что решение данной задачи занимает не более 30 минут, вы будете работать более интенсивно и не обращать внимания на отвлекающие факторы.

Реалистичное распределение задач и времени на их выполнение помогает вам не тратить время зря.

4. Назначайте 30-минутные встречи по умолчанию

Тот, кто изобрел в программных средствах календарного планирования один час по умолчанию, тратит впустую миллионы часов других людей. На решение большинства вопросов уйдет не более 30 минут. Многие из них можно обсудить в течение 15 минут — особенно если каждый, кто приглашен на совещание, осведомлен о том, что встреча будет продолжаться лишь 15 минут.

Тот, кто изобрел в программных средствах календарного планирования один час по умолчанию, тратит впустую миллионы часов других людей.

Не становитесь рабом инструментов планирования с заданными по умолчанию параметрами. Назначайте часовое совещание, только если вы абсолютно уверены в том, что вам это нужно.

5. Скажите нет многозадачности

Во время совещания — особенно если на него отведен целый час — очень трудно удержаться от выполнения сразу нескольких бессмысленных задач.

(Кто не чистил свой электронный ящик от накопившихся писем во время встречи?) Проблема в том, что такое рассеивание внимания делает эти встречи менее продуктивными.

Даже если вы делаете вещи, не требующие умственной активности, вы отвлекаетесь — и становитесь менее продуктивным.

Многозадачность — убийца личной производительности
Многозадачность — убийца личной производительности. Не пытайтесь сделать более-менее хорошо два дела одновременно. Лучше сосредоточьтесь на одном — и сделайте его безупречно.

6. Постарайтесь максимально эффективно использовать «пограничное» время»

Самая большая потеря времени у меня происходит, когда я еду на работу, когда я возвращаюсь домой и когда я нахожусь в аэропорту, поэтому я всегда обращаю особое внимание на то, как продуктивно использовать это время. Я почти всегда планирую сделать несколько звонков по дороге на работу.

Это просто: я беру детей в школу и высаживаю их в определенное время; поэтому я могу создать временной слот с 8:00 до 8:30 для звонка. Как правило, я не вношу в расписание телефонные звонки по дороге домой.

В это время я могу кому-то перезвонить, например тем людям, которые находятся на Западном побережье.

В аэропорту я использую Pocket, подключаемый модуль браузера, который загружает статьи для отложенного чтения. Я могу загрузить до 10 статей и заранее обеспечить себя полезным контентом, который я захочу прочитать, пока буду ждать прохождения таможенного досмотра.

Изучите внимательно свой день. Определите время простоя. Затем запланируйте то, что вы могли бы сделать в течение этого времени
Изучите внимательно свой день. Определите время простоя. Затем запланируйте то, что вы могли бы сделать в течение этого времени. Назовите его «пограничным» временем, за счет которого вы действительно можете повысить свою производительность.

8. Задумайтесь об обеде. Ваш обед может занять час. Или 30 минут. Или 10 минут

Сколько бы времени ни уходило на обед, задумайтесь о том, что вы делаете. Если вы привыкли перехватывать что-то прямо на рабочем месте, чтобы заглушить урчание в животе, хорошо.

Но если вы извлекаете дополнительные возможности из небольшого перерыва, обед — это как раз то время, когда многозадачность может быть прекрасным решением: вы можете создавать новые полезные связи и знакомства, неформально общаться и создавать культуру компании — если только вы не ходите на обед каждый день одним и тем же составом.

Если вы извлекаете дополнительные возможности из небольшого перерыва, обед — это как раз то время, когда многозадачность может быть прекрасным решением.

Выберите два дня в неделю, чтобы пойти пообедать с людьми, которых вы не очень хорошо знаете. Или просто прогуляться. Или сделать что-то продуктивное лично для себя. Скажем, вы тратите на обед один час каждый день; это пять часов в неделю. Задумайтесь о том, как вы проводите это время. Вы не должны работать, но вы должны заставить это время работать на вас.

9. Не занимайте работой время, которое вы должны проводить с семьей

Я, как и вы, немного трудоголик. Так что я очень тщательно подхожу к тому, как провести вечер. Когда я прихожу домой с работы, это время я посвящаю семье: Мы вместе ужинаем, помогаем детям с домашним заданием. Я полностью прекращаю работу.

Никаких телефонных звонков, никаких сообщений по электронной почте.
По большому счету у нас есть два часа до того, как дети должны готовиться ко сну. Все это время я посвящаю своей семье. После чего могу переключиться обратно на работу.

Мне удобно уходить с работы в 5:00 или 5:30 вечера, потому что в 8 или 9 часов я смогу возобновить решение рабочих дел.

В каждой семье есть часы наибольшей активности, когда все ее члены собираются вместе, что-то обсуждают, взаимодействуют друг с другом. Если вы заранее не высвободите это время, велик шанс плавно переключиться на работу.

Поэтому важно определить эти границы: когда вы работаете, а когда проводите время со своими домашними. Это означает никаких телефонных звонков за столом, никаких деловых сообщений и других офисных активностей. Отвлекитесь от работы, побудьте со своей семьей.

Важно определить границы: когда вы работаете, а когда проводите время со своими домашними

10. Начинайте каждый день правильно

Первым делом, встав с постели, я делаю утреннюю гимнастику, потому что физические упражнения заряжают меня энергией. (Исследования также показывают, что умеренная аэробная нагрузка может улучшить ваше настроение до 12 часов.)

Начните свое утро продуктивно, и весь ваш день будет таким
Я встаю рано и делаю пробежку. Потом я читаю газету, чтобы дать себе немного расслабиться после тренировки. Затем я спускаюсь вниз, чтобы позавтракать с детьми. Вы не только получаете заряд бодрости и энергии, но и подготавливаете почву для остальной части дня. Начните свое утро продуктивно, и весь ваш день будет таким.

Источник: https://Professionali.ru/Soobschestva/uchebnyj_centr_professionalovru/10-sposobov-sdelat-svoj-den-maksimalno/

Как сделать рабочий день приятным

Продуктивный рабочий день – 10 секретов

9 рабочих приемов, которые позволят оптимизировать ваш рабочий день, выполнять работу более качественно, и не так страдать от рутинных задач.

Начинайте утро с приятного

С чего начинается ваш рабочий день? С чашки кофе, просмотра почты и планирования дел? Окей. И что находится в самом верху этого списка? Рекомендую начинать работу с приятных для вас дел. Так вы зададите настроение на весь день.

К примеру, 3 раза в неделю я начинаю работу с написания статьи в блог. Потому что мне нравится писать.

И потому что, при написании статьи извилины в моем мозгу будто-бы начинают быстрее шевелиться, и все последующее рабочее время я полна сил и энергии для покорения вершин.

Просыпайтесь минимум за 3 часа до работы

Исследование, в котором сравнивались отличая в привычках богатых и бедных людей (проводилось Томасом Корли), показало, что богатые просыпаются минимум за 3 часа до начала работы (44% богатых против 3% бедных).
Это вовсе не значит, что надо вставать ни свет ни заря.

На работу во многих компаниях можно приходить и к 11 часам, так что время выспаться есть. Суть в том, что имея в запасе 3 свободных часа, вы можете, во-первых, успеть проснуться, во-вторых, позавтракать, и в-третьих, сделать какие-то мелкие утренние бытовые задачи.

Безусловно, это большой плюс к дальнейшей продуктивности на работе.

«Много не спите. Если вы будете спать на 3 часа меньше каждую ночь года, то у вас будет дополнительно полтора месяца для того, чтобы преуспеть» Аристотель Онассис

Правило 9-ти дел

Составляя список дел на день, ограничьтесь 9 пунктами в нем (можно меньше). Состоять список должен из 1 очень важного, на которое вы потратите, к примеру, 3-4 часа. Также в списке должны быть 3 дела важностью поменьше, которые займут у вас 2-3 часа. Ну и 5 совсем мелких, с которыми вы справитесь в течение 1-2 часов.

«Большинство людей способно продуктивно работать лишь четыре-пять часов в день. Все остальное — бег на месте» Томас Лимончелли

Долой многозадачность

Не стоит метаться от задачи к задаче, хаотично пытаясь успеть все и сразу. Этого не будет. Примите как нерушимый закон, и делайте свою работу последовательно, не отвлекаясь на внезапные просьбы и задачи.

Многие говорят о важности последовательности, но не у всех получается ее придерживаться. Тяжело не отвлекаться, тяжело отказывать, когда коллега стоит над душой и просит решить его проблему.

Но если вы научиесь концентрироваться на определенной задаче и умению отказывать, то ваша продуктивность несомненно повыситься.

Это вовсе не значит, что не нужно помогать окружающим — просто назначьте в своем 8-часовом рабочем дне 1 час, в течение которого вы решаете такие вот «внезапные» моменты.

Правило 5 вопросов

Когда проект заходит к вам в работу, задайте 5 вопросов: зачем, что, кто, когда, где и как.

Важно понять: зачем делается это проект (его цели) что продает, предлагает этот проект (товары, услуги, идеи, инновации) • кто целевая аудитория проекта (люди) • когда он должен быть сдан (дедлайны) • география проекта, заказчика, клиентов, в каких местах ЦА черпает информацию, и другие «где?»

• как будет работать проект, как будет монетизироваться , и прочие «как»

Не бойтесь задавать вопросы — как говорится «правильно поставленная зада — половина успеха». С помощью этих 5 вопросов вы поможете тому, кто поручает вам проект, сформулировать максимально четкие условия задачи.

Не понимаешь — нарисуй

Бывают такие задачи, которые с первого раза и не поймешь, как решить. Попробуйте нарисовать во всех деталях эти самые задачи и методы их решения выплывут сами собой. Это могут быть майнд-мэпы, скетчи, или просто иллюстрации.

Подробности о том, как визуализировать информацию читайте в статьях «Скетчноутинг: что, зачем и как?» и «Про Страну Бла-бландию, Лису, Колибри и Живой Лес».

Упрощайте

Бывают такие дни, когда возникает чувство, что на вас свалилось все. Что только могло свалиться. И вы не понимаете, как же разгрести весь этот завал. Тут на помощь приходит простота. Перестаньте паниковать и посмотрите, как эту сложную ситуацию сделать проще.

Например, глобальные проекты разбейте на маленькие подзадачи, и вы удивитесь, насколько проще вам будет казаться решение этих задач. Больше о том, как все упрощать читайте в статье «Простота как ключ к совершенству».
«Из двух возможных слов всегда выбирайте самое простое» Поль Валери

Ешьте!

Это странный совет, на первый взгляд. Но! Часто ли вы, погрузившись в работу, забываете поесть? Вы даже гордитесь собой — «я сегодня так поработал, что даже не ел, на одном кофе сижу». И вот гордиться тут совсем нечем.

И не потому, что это плохо для здоровья — конечно плохо, я не буду об этом напоминать. Это плохо для вашей продуктивности. Энергия тратится, а при интеллектуальной работе тратится еще сильнее, и вам нужно ее пополнять.

Поэтому будьте добры, обедайте, перекусывайте, восполняйте потраченные запасы. Уделите на это хотя бы 20 минут. Пусть организм отдохнет.

Правило 2-ух минут

Очень простое правило, которое позволит в 2-3 раза сократить частоту отговорки «некогда». Если вы можете сделать какую-то задачу за 2 минуты — делайте ее сразу же. Ответить на письмо, оценить часы работы над проектом, внести мелкую правку. Но это должны быть именно 2 минуты. Если дело занимает больше времени — смотрите пункт номер 4 этой статьи.

No votes yet.

Please wait…

Источник: http://10faktov.ru/kak-sdelat-rabochij-den-priyatnym.html

10 секретов высокой личной продуктивности и эффективности. Часть 1

Продуктивный рабочий день – 10 секретов

Вопросы повышения личной эффективности и продуктивности особенно актуальны для меня последние пять лет, после того как я полностью ушел «на вольные хлеба».

Действительно, когда много дел и задач, начинаешь все чаще задумываться, как все успевать, где брать силы и энергию, где найти дополнительное время, как оптимизировать задачи и т.д.

Так получилось и у меня: 11 своих проектов; семья и дети; свой клуб, где я веду тренировки; постоянные обучения; увлечения и хобби и т.д.

Только по проектам в среднем я выполняю около 20 “разнокалиберных” задач в день (в задачи я вношу обычно только дела достаточно продолжительные по времени – от 10 минут).

Поэтому я достаточно продолжительное время учусь каждый день делать больше задач, сохраняя при этом комфортное состояние.

Я постоянно ищу и ввожу в свою жизнь все новые и новые «фишки», помогающие высвободить больше времени и увеличить личную продуктивность.

Сегодня я расскажу вам о 10 секретах, точнее рекомендациях, с помощью которых можно очень значительно поднять свою продуктивность и результативность.

При этом мы практически не будем касаться непосредственно теории тайм-менеджмента, речь пойдет о более глубинных и первопричинных вещах.

Мое мнение такое:

Любая система тайм-менеджмента – это только лишь инструмент. А насколько эффективно инструмент вам помогает – зависит от тренированности вас и «ваших рук».

Рекомендации из этой статье помогут вам “натренировать руки”. А потом вы сможете использовать любую популярную систему тайм-менеджмента (GTD, Архангельский и т.д.) и она будет уже максимально эффективна и действительно позволит сделать больший прорыв в личной эффективности.

Напротив, если у вас не решены основные первопричинные задачи и проблемы, никакая система тайм-менеджмента вам не поможет!

Итак, давайте познакомимся с рекомендациями. Материал получился очень объемным, поэтому для удобства я разбил его на 2 части. В этой статье первые 5 рекомендаций.

1. Станьте предпринимателем!

И это один из самых главных секретов! Я был наемным руководителем много лет, но только после того как я начал заниматься исключительно своими проектами, – моя производительность действительно возросла многократно.

Что отличает предпринимателя:

1. Предприниматель добивается своих, а не чужих целей. Соответственно, мотивация предпринимателя значительно выше, чем у наемного работника даже из когорты «топ-менеджеров».

2. У предпринимателя больше свободы распоряжения собственным временем. Это не означает что у него его больше. Просто есть возможность распределять время максимально эффективно. И не тратить его, например, на участие в различного рода собраниях и планерках, где ваше присутствие сомнительно или просто не нужно. Кроме того, предприниматель может сам планировать встречи и другие мероприятия.

3. Больше ответственности. За себя, за проекты, за команду, за финансы, за взаимоотношения с партнерами и т.д. Все это достаточно сильно дисциплинирует и мотивирует двигаться вперед.

4. Нет никаких финансовых гарантий, но нет и никаких ограничений по доходам. Все зависит только от вас и ваших усилий.

5. Во многом из-за вышеперечисленных особенностей, – у предпринимателя значительно большая личная продуктивность!

Чтобы начать заниматься своими проектами не всегда нужно резко закрывать имеющуюся дверь – т.е. бросать основную работу. Какое-то время можно попробовать все совмещать.

Нужно войти во вкус. Почувствовать азарт, дух предпринимательства, получить первые доходы. Тогда вы уже сможете достаточно безболезненно сменить свою деятельность и стать действительно намного более свободным и счастливым человеком!

2. Занимайтесь тем, что вам действительно интересно!

Вам нужно найти свое любимое дело, одно или несколько. И вы должны испытывать настоящий кайф, страсть и драйв от того чем занимаетесь!

Если вам интересно делать то, что вы делаете, если есть постоянное желание этим заниматься – ваша эффективность и продуктивность будет очень высока.

Счастье и радость будут постоянно присутствовать уже от самого движения к своим целям. И вам не нужно будет заставлять себя решать задачи и проблемы на своем пути.

Поэтому формула продуктивности достаточно простая:

Интерес + Кайф + Драйв + Радость + Желание + Страсть = Продуктивность (lvl. 90+)

И вот еще что интересно. Я всегда считал, что предприниматели это люди, которые занимаются тем, что им нравится. Иначе, размышлял я, зачем вообще заниматься предпринимательством?

Но, к своему удивлению, познакомившись с большим количеством предпринимателей и бизнесменов, я выяснил, что только около 30% из них занимаются действительно любимым делом, которое их вдохновляет. Остальные занимаются бизнесом чтобы «делать деньги», «кормить семью», «для престижа» и т.д. т.п.

Не стоит и говорить, что производительность тех, кто занимается любимым делом – значительно выше. Пожалуйста, не делайте такой ошибки! Кто знает, может жизнь на земле дается только один раз, и очень глупо провести ее, занимаясь тем, что не интересно и тем, что не вдохновляет по-настоящему.

Очень важно чтобы в вашем занятии присутствовала настоящая страсть. Вот этот счастливый персонаж из моего любимого мультфильма “Кун-фу Панда” очень любил “пожрать”. Это была его самая главная страсть! И только когда он совместил свою страсть с занятиями боевым искусством – кун-фу у него по-настоящему “поперло” 🙂

Но даже если мы занимаемся только тем, что нравится, бывают отдельные задачи, которые нам не нравятся или даже раздражают нас. Такие задачи я бы посоветовал делегировать другим людям, обладающим достаточными компетенциями. Иными словами, – начните формировать свою команду!

Как любит говорить мой друг предприниматель Володя Беляев: “Я зарабатываю много денег для того чтобы заниматься только тем, что мне нравится. А то, что не нравится – делают другие люди!”

3. Старайтесь объединять разные глобальные задачи

В своей жизни я постарался совместить основные глобальные дела и задачи. Вот что у меня получилось.

Сначала я попытался разобраться, на что я вообще глобально трачу время. Получилась вот такая картина:

  1. Работа. Бизнес.
  2. Семья (у кого нет семьи, здесь скорее будут “отношения”).
  3. Хобби и увлечения.
  4. Отдых.
  5. Дуракаваляние (или как это называют по-модному: самосаботаж, прокрастинация).

Я стал думать, как это оптимизировать. Самосаботаж у меня сильно сократился сам, когда я стал предпринимателем, и потом я еще сильнее сократил его при помощи работы над привычками (об этом еще расскажу далее).

Со всем остальным у меня получилась вот такая картина:

  1. Работа. Бизнес = Учеба, хобби, увлечения, отдых.
  2. Семья = Отдых и увлечения.

Что это значит. Я поставил для своей жизни два высших приоритета. Дело и семья. И постарался все остальные занятия включить уже внутрь.

Все чем увлекаюсь – я сделал отдельными бизнес-проектами. Поэтому получилось совместить дело, увлечения и обучение. Плюс любые поездки и командировки, связанные с моими проектами, – для меня достаточно полноценный отдых.

Отдыхать, когда дома, я предпочитаю с семьей, поскольку и так много времени отнимают дела. И свои увлечения я начал понемножку прививать детям: фотография, музыка, упражнения и т.д.

От детей идет и обратная связь. Например, я всегда любил рисовать, но времени на это не хватало. Сейчас с дочкой мы часто рисуем, от чего я получаю огромное удовольствие!

4. Работайте с вашими привычками

Здесь я советую постепенно избавляться от деструктивных привычек (я их называю “убийцы времени”) и так же постепенно прививать полезные.

Список таких «убийц» у каждого человека свой. Вот наиболее частые:

На мой взгляд, не от каждой деструктивной привычки надо избавляться полностью. В “малых дозах” некоторые из них могут помогать отдохнуть, расслабиться и отвлечься. Но понижать их значимость и уменьшать время, которое вы на них тратите, безусловно, – нужно!

Лично у меня очень большие проблемы были с новостями. Я постоянно читал новости, буквально каждые 15-30 минут. И это, понятно, отнимало много времени. Типичная прокрастинация в действии 🙂

Тем не менее, за 3 месяца мне удалось решить проблему. Теперь я читаю новости утром и вечером. И, в общем-то, всегда в курсе всех событий 🙂

Первичная привычка формируется 30-40 дней. Становится устойчивой через 3 месяца. А через 3 года вы вообще не сможете что-то делать (негативное) или не делать (позитивное).

Подробнее о привычках можно прочитать в моих статьях:

Убийцы времени, или что мешает нам жить так, как хочется

20 полезных привычек, которые изменят вашу жизнь!

Как быстро формировать привычки или избавляться от них? Здесь вам помогут техники «Обеты» и «Самокодирование (аффирмации)»

Техника Обеты, или как заставить себя делать то, что не нравится

Что такое аффирмации?

5. Станьте по-настоящему мобильными

Мобильность дает нам возможности для очень значительного прироста личной продуктивности. Причем, такие возможности появились относительно недавно, и глупо будет их не использовать всем активным и целеустремленным людям.

Сейчас работа движется всегда со мной. Я могу, например, ждать дочку с занятия и проводить это время максимально эффективно, поскольку со мной всегда ультрабук и интернет. Я могу ехать за рулем и решать множество текущих задач, или обучаться, слушая аудиокниги.

Итак, что я рекомендую делать:

1. Использовать современные и удобные мобильные устройства (ультрабуки, планшеты, смартфоны). В целом для эффективной работы достаточно ультрабука и хорошего смартфона.

В качестве смартфона я предпочитаю использовать устройства от Samsung серии Note. Перо, которое есть в этом смартфоне, позволяет использовать его более эффективно, например, при работе с текстами.

2. Использовать специальные мобильные приложения для повышения личной эффективности.

Например, я постоянно использую следующие приложения:

  • ToDoist – отличное приложение для планирования и постановки задач.
  • Evernote – замечательный облачный блокнот.
  • Pocket – удобное приложение для того чтобы собирать интересные материалы и читать их в удобном виде в удобное время даже без доступа в интернет.
  • SimpleMind – очень удобное приложение для создания карт памяти (карт мышления).

Также, вы можете оптимизировать расположение приложений на главном экране вашего смартфона. Советую сделать так, чтобы вы не уходили с главного экрана для решения большинства важных задач. Я для этого использую тематические папки.

В этом случае у меня есть доступ к любому приложению в два касания без всяких свайпов и переходов на другие экраны.

Подробнее о полезных мобильных приложениях читайте в моей статье: Мобильные приложения для увеличения личной продуктивности и эффективности

3. Использовать облачные сервисы. Ваши данные и документы должны быть доступны вам с любого устройства и с любого места.

Большинство приложений уже являются облачными. Кроме этого я рекомендую использовать облачные диски для хранения файлов (например, Google Drive или Yandex Disk), а также сервисы для работы с документами (например, Google Docs).

4. Задействовать сервисы распознавания речи. Если вы настроите свой смартфон на распознавание своей речи, вы сможете значительно расширить степень своей мобильности, особенно при вождении автомобиля.

Например, настроив все один раз и запомнив команды, я могут теперь при вождении автомобиля: создавать заметки, ставить задачи и напоминания, отправлять короткие сообщения и достаточно длинные e-mail, прокладывать маршруты, запускать необходимые приложения и т.д.

И все это голосом, не прикасаясь к телефону!

Это чрезвычайно удобно и очень сильно помогает мне в течение каждого дня.

Для ого управления используется приложения Google Now (для Android) и Suri (iOs).

Кроме «гугл нау» я еще использую приложение «Яндекс диктовка» для создания достаточно длинных текстов. Кроме того, Яндекс диктовка, делает текст «чище», чем другие сервисы – достаточно грамотно расставляя знаки пунктуации.

За рулем автомобиля можно делать и другие полезные действия. Прочитайте мою статью:

Как с большей пользой проводить время за рулем автомобиля

Осталось еще 5 рекомендаций! Продолжение здесь.


Подробнее эта и другие темы раскрываются в моих книгах серии “Код Феникса. Технологии изменения жизни”. ПОСМОТРЕТЬ…

Источник: http://samsebegu.ru/10-sekretov-vysokoi-lichnoi-produktivnosti-i-effektivnosti-chast-1/

Мы бодры и веселы! 10 секретов продуктивности event-менеджера

Продуктивный рабочий день – 10 секретов
-0-

Поделитесь первыми!

поделились

Продуктивность и event-планирование идут рука об руку. Успешный event-менеджер готов свернуть гору, потому что его продуктивность всегда на высшем уровне. Перед вами 10 полезных советов, как сохранить бодрость духа и быть продуктивным в течение всей рабочей недели.

Само по себе понятие «продуктивность» используется во всех сферах деятельности человека. В контексте event-индустрии под продуктивностью понимается количество полезных дел, совершаемых вами за короткий отрезок времени.

Как оставаться в творческом тонусе всю неделю? Как профессионалы event-дела успевают все до мелочей, сохраняя при этом бодрость и энергию? Ответ на вопрос кроется в полезных привычках, которые, непременно, пригодятся и вам.

1. Планирование дня

В своей книге «Extreme Productivity: Boost Your Results, Reduce Your Hours» автор Robert Pozen подробно рассказывает о том, почему день обязательно планировать накануне вечером.

Планирование дня с утра может прерваться неожиданными звонками или электронными письмами, в то время как спокойные вечерние часы помогут трезво оценить картину предстоящего.

Как результат, ничего не будет упущено из виду.

2. Электронная почта

Вредная привычка постоянно проверять электронную является своего рода зависимостью. Пользователи, совершенно не задумываясь о действиях, постоянно обновляют список входящих писем, испытывая удовлетворение или расстройство, в зависимости от характера писем.

В своей книге «Never Check E-Mail In the Morning: And Other Unexpected Strategies for Making Your Work Life Work» («Никогда не проверяй электронную почту по утрам и другие неожиданные стратегии для повышения продуктивности») автор Julie Morgenstern подчеркивает, насколько пагубной является привычка постоянно проверять почту. Просматривая почту утром, вы можете нарушить распорядок дня, составленный накануне вечером, ведь некоторые письма потребуют ответа или каких-либо конкретных действий. Отведите проверке почты определенное время и не забудьте настроить автоматические ответы, чтобы коллеги, клиенты и партнёры знали, что вы на связи.

3. Физические упражнения

Существует масса статей на тему пользы физических упражнений. Движение помогает поддерживать организм, особенно мозг, увеличивая вашу продуктивность во много-много раз. В книге Brainrules автора John Medina подробно описано, как занятия спортом укрепляют наш мозг.

Больше советов по поводу влияния активного образа жизни на деятельность event-менеджера вы можете узнать в одном из наших прошлых материалов.

4. Дозированные подход

Профессионалы event-индустрии знают, что работать с глобальными целями непродуктивно. Любая цель обязательно должна быть разбита на ряд небольших задач, из которых, как из деталек пазла, складывается ваш успех.

Трудоемкие задачи могут негативно сказаться на вашей продуктивности. Ворочая огромную глыбу, вы измотаетесь, но так и не успеете ничего сделать.

5. Мотивация

Ключом к продуктивности и успеху является сильная мотивация. Глубокая заинтересованность в деле, желание быть полезным и работать именно в данной сфере — залог продуктивности и неиссякаемой жизненной энергии.

6. Здоровый сон

И снова о здоровом сне. График event-организатора подразумевает поздние возвращения домой и ранние подъемы. Времени на сон остается сосем мало. Частые недосыпы в итоге могут привести к полной потере продуктивности.

Мнение ученых на этот счет однозначно — чтобы оставаться бодрым как можно дольше, спать тоже нужно достаточно.

Задача event-менеджера тяжела, поскольку только он может распланировать график таким образом, чтобы успеть с делами и найти при этом время для сна.

7. Дедлайны

Event-деятельность не мыслима без дедлайнов, а продуктивность — тем более. Обозначая конкретные сроки на выполнение той или иной задачи, вы тем самым избегаете неуместных откладываний на потом, что подтвердили недавние исследования.

8. Вред многозадачности

Способность справляться с несколькими делами одновременно, безусловно, поразит окружающую публику, но никак не поможет в успешной работе.

Научные исследования на эту тему доказали, что многозадачность только вредит продуктивности. Черта профессионалов — выполнять дела последовательно, не хватаясь разом за все подряд.

9. Креативный подход к рутине

Повседневная рутина может убить любые творчески ростки, но последовательные действия и распорядок основная составляющая любой деятельности. К тому же, на рутину можно посмотреть совсем под другим углом, раскрашивая будни яркими красками. В книге Jocelyn Glei собраны советы по поводу того, как не превратить жизнь в «день сурка», придерживаясь при этом четкого распорядка и размеренности.

10. Умение говорить «нет»

Продуктивные event-менеджеры не боятся говорить «нет». Для достижения наилучших результатов организатору необходимо ценить собственное время и уметь давать отказ тем, чьи мероприятия заведомо лишены цели.

По материалам eventmanagerblog.com

Присоединяйтесь к Event.ru

Источник: https://event.ru/details/myi-bodryi-i-veselyi-10-sekretov-produktivnosti-event-menedzhera/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.