+7(499)-938-42-58 Москва
8(800)-333-37-98 Горячая линия

Правила работы с недовольными клиентами

Как разговаривать с недовольным клиентом: полезные слова и фразы

Правила работы с недовольными клиентами
(2 голоса, в среднем: 2 из 5)

Вспомните ваш последний разговор с недовольным клиентом. Какой была ваша мысленная реакция на его раздражение? Думаю, вам очень хотелось отплатить той же монетой, а может и послать его по известному адресу.

Но если вы работаете в колл-центре и предоставляете услугу технической поддержки, вам приходится держать эмоции в кулаке и находить правильные слова, чтобы успокоить человека на том конце провода. Этот навык — показатель вашего профессионализма.

Как разговаривать с недовольным клиентом

Давайте проверим, как это работает.

Все, что вы скажете злящемуся человеку, в первую очередь должно помочь ему справиться с эмоциями и разрядить обстановку. Если вам удастся успокоить его, считайте, вы сделали огромный шаг к конструктивному диалогу.

Есть 4 типа недовольных клиентов, которых мы выделили в процессе работы. Предлагаем вам список приемлемых фраз для каждого из них. Конечно, каждый клиент уникален, поэтому иногда придется сочетать предлагаемые фразы. Сейчас детально во всем разберемся

Этот тип недовольных клиентов не спроста называется именно так. Ему нравится буквально “нагрузить” вас своими проблемами и недовольством. Его не устраивает любая мелочь в компании, которую вы представляете.

Хотя реальная суть проблемы может оказаться вовсе не в этом. Вполне вероятно, что это человек страдает от каких-то личных переживаний, ему плохо, вот он и пытается сделать так, чтобы плохо стало всем вокруг.

Операторам колл-центра сложно справляться с такими людьми. Потому что даже если вы предложите оптимальное решение, его все равно что-то не устроит.

Чтобы заставить грузовика притормозить (остановить его все равно не выйдет), не идите у него на поводу. Если он поймет, что спровоцировал ваше недовольство или заставил вас сменить бодрый тон на нарочито медленный, он будет знать, что сломил вас.

Не давайте ему повода так думать — гните свою линию. Старайтесь говорить с ним дружелюбно и уверено, как это было в тот момент, когда вы подняли трубку и представились.

Да, будет сложно, но это позволит сократить ваши мучения. “Грузовик” поймет, что вывести вас ему не удалось, решит свой вопрос и быстренько повесит трубку. Он просто не захочет тратить на вас свое время, если выяснится, что вы не ведетесь на провокации.

В разговоре с “грузовиком” используйте фразы, которые позволят выйти на отличный результат. Постарайтесь повторить их несколько раз на протяжении всей беседы:

  • Сожалею, что доставили вам неудобства…
  • В качестве решения, могу я предложить вам…?
  • Прямо сейчас я могу помочь вам следующим образом…
  • Для нас ценно получить от вас обратную связь…
  • Могу я перезвонить вам через 1 час, чтобы удостовериться, что проблема решена?

Неполадки случаются. От этого никуда не денешься. Иногда даже крупные компании сталкиваются с тем, что их сотрудники обеспечивают клиентам не самый лучший сервис и упускают какие-то моменты.

Вот о таких “вопиющих” случаях вам обязательно сообщит борец за справедливость. С такими клиентами тоже важно грамотно пообщаться, чтобы их недовольство не было выплеснуто в сеть, в средства массовой информации и не привлекло какие-то неприятные последствия для компании.

Если вам пришлось столкнуться с таким типом, сделайте все, чтобы дать человеку понять, насколько для вас важно услышать его мнение:

  • Большое спасибо, что сообщили нам об этом…
  • Мне жаль, что вам были доставлены неудобства…
  • Я прекрасно понимаю, что вы чувствуете…
  • Благодарю вас за терпение…
  • Адекватные меры будут приняты немедленно…

Этого человека вы узнаете с первых секунд разговора. Он говорит на повышенных тонах и не стесняется в выражениях.

Он вполне может перейти на личные оскорбления. Потому даже человек с железобетонной психикой не обязан это терпеть. Есть определенный стандарт для операторов колл-центра: трижды предупредить грубияна о том, что вы не намерены выслушивать оскорбления и поможете решить его проблему, когда он изложит ее спокойно и без нецензурных слов.

Если после 3-х предупреждений человек не унимается, оператор колл-центра  имеет полное право повесить трубку. Однако стоит попробовать сказать нахалу несколько фраз, которые помогут ему успокоиться.

Но здесь также важен навык оператора сохранять хладнокровие даже под таким напором негатива. Естественно, никакая проблема не оправдывает грубостей клиента. Но будет совершенно неправильно и непрофессионально ответить ему в том же тоне.

Помимо  применяемых вами фраз, возьмите на вооружение еще те, которые помогут вам в “укрощении” уж очень эмоциональных клиентов:

  • Я действительно понимаю ваше недовольство, но я не обязана выслушивать его в выражениях, которые вы используете сейчас…
  • Я сделаю все, что от меня зависит, чтобы помочь вам…
  • Кажется, вы слишком сильно огорчены. Как вам будет удобнее продолжить разговор: по электронной почте или в онлайн-чате?
  • Мне жаль, что вы так расстроены. Вы хотите, чтобы я перезвонила вам, когда вы немного успокоитесь?
  • Простите, но если вы продолжите говорить со мной в подобных выражениях, я буду вынуждена прекратить этот разговор.

4. Шантажист

Иногда его путают с нахалом. Хотя если нахал стремится вас именно оскорбить и заставить потерять равновесие, то у шантажиста цель другая. Он жаждет успокоения посредством вашего страха. Ему просто нужно вас напугать.

В этом ему нет равных. Наверняка вам приходилось слышать различные угрозы в свой адрес. Но когда они звучат по телефону, понятно, что они пусты. Но тем не менее операторы колл-центра часто идут на поводу у шантажиста, воспринимая его угрозы на свой счет.

Не реагируйте, ведь ваш страх — это именно то, что нужно такому клиенту. Ни решение проблемы, ни конструктивный диалог с вами — все это ему ни к чему. В вашем арсенале найдется пару “бомб” которые помогут нейтрализовать шантажиста. Вероятно, что если вы отреагируете совсем не так, как он ожидал, звонящий быстро ретируется.

Помните о том, что как бы там ни было, вы разговариваете с клиентом вашей компании. А клиенты  это главный источник ее прибыли. Так вот попытайтесь найти золотую середину между официальным тоном и сопереживанием клиенту:

  • Я понимаю, сколько неприятностей вам доставила эта проблема…
  • Позвольте мне предложить способы, как мы сможем все исправить…
  • Я рекомендую вам (вставьте нужное действие), чтобы я могла немедленно предложить вам последовательность дальнейших действий…
  • Буду рада помочь вам…
  • Чтобы поскорее приступить к решению проблемы, прошу вас…

Напоследок

Люди злятся не просто так. На то всегда есть конкретная причина. Эта причина — не вы лично и даже не проблема, которую доставила клиенту ваша компания. Наверняка, это происшествие лишь стало последней каплей, которая запустила взрывной механизм.

Как бы там ни было, будьте сдержаны, профессиональны, искренни и всегда старайтесь сделать максимум, чтобы помочь человеку. Если вы сделаете все правильно, даже самый недовольный клиент на свете сменит гнев на милость, поблагодарит вас и повесит трубку удовлетворенным. А если не поблагодарит, значит, он просто невоспитанный грубиян.

Источник: https://creativecallproject.ru/kak-razgovarivat-s-nedovolnym-klientom/

12 практических советов, как работать с недовольными клиентами — Lemarbet

Правила работы с недовольными клиентами

Многие предприниматели и специалисты, работающие в самых разных сферах, уверены, что центром всего современного управленческого мышления и практики бизнеса должна быть ориентация на клиента. Да и просто здравый смысл подсказывает, что если ваши покупатели довольны, продажи и прибыль будут расти.

В противном случае пострадает не только репутация, но и финансовая сторона бизнеса.
Но так уж сложилось, что всем не угодишь, и в этом мире всегда найдется тот, кто недоволен вашими действиями или работой ваших сотрудников.

Так что смиритесь с этим и возьмите на заметку несколько советов, которые позволят вам успешно работать с недовольными клиентами, решая конфликты с пользой как для себя, так и для противоположной стороны.

Нужно понимать, что есть вещи, которые влияют на репутацию компании гораздо сильнее, чем просто недовольство со стороны клиентов. И одним из таких важных факторов является реакция на жалобы и возникшие конфликты.

Если вы сумеете правильно отреагировать, выслушать человека и решить его проблему – вы приобретаете лояльного сторонника, который может сделать для положительной репутации бренда гораздо больше, чем любая рекламная кампания.

Стоит заметить, что особенно полезными эти правила будут для сотрудников, которые работают в службе поддержки, консультантов и менеджеров интернет-магазинов.

Как правильно работать с недовольными клиентами?

Независимо от того, что является источником недовольства клиента – качество, уровень обслуживание или просто причины личного характера, вы должны стремиться реагировать на такие обращения максимально профессионально.

Сохраняйте спокойствие. Клиент прав далеко не всегда, но в любом случае он является вашим заказчиком, а значит, нужно относиться к нему с должным уважением. Иногда очень трудно абстрагироваться от эмоций, но это абсолютно необходимо.

Когда вы разговариваете с человеком, который ведет себя грубо и агрессивно, злиться в ответ – естественная реакция. Но вы находитесь на работе, а значит, нельзя позволять эмоциям взять верх над здравым смыслом.

Не воспринимайте это как личное. Вы сами ничего плохого этому человеку не сделали, но некоторые люди по своей природе агрессивны и могут обращать негатив лично на вас как на представителя компании. Позвольте клиенту высказаться относительно проблемы, не перебивайте и не воспринимайте плохие отзывы в сторону компании как личное оскорбление. А затем найдите способ, как ему помочь.

Никогда не спорьте. Первой защитной реакцией специалиста по работе с клиентами может быть возражение, тем не менее профессионал не должен позволять себе подобного.

Не перечьте, а сохраняйте спокойствие и ведите себя с заказчиком как с другом, который попал в неприятную ситуацию. Покажите, что вы понимаете его разочарование, но ссорой эту проблему не решить.

Он должен понять, что вы действительно хотите ему помочь, однако не сможете это сделать, пока он не успокоится.

Будьте терпеливы. Практически каждая подобная ситуация требует индивидуального подхода для решения проблемы. Поэтому будьте готовы к тому, что это может занять определенное время, в течение которого вам нужно поддерживать контакт с недовольным клиентом. Сохраняя спокойствие и контролируя свои эмоции, вы вскоре заметите, что градус напряжения со стороны заказчика тоже спадает.

Говорите мягко и спокойно. Независимо от обстоятельств, нужно принять тот факт, что привилегия быть сердитым однозначно остается за клиентом. Возможно, он чувствует себя преданным, так как продукт или услуга не оправдали его ожиданий. А может, все дело в том, что проблема возникла в очень неудобное для него время.

Если вы попытаетесь перекричать клиента или перебивать его, он сконцентрируется на словесной битве за внимание и перестанет воспринимать то, что вы говорите, и на аргументы, какими бы важными они ни были. В данном случае молчание – золото. И когда придет ваша очередь говорить, делайте это спокойным тоном, без повышения голоса.

Умейте извиняться. В таких случаях трудно быть искренним, особенно если вы сами ни в чем не виноваты. Но ради успокоения клиента нужно выразить свое извинение и сделать это таким образом, чтобы это воспринималось естественно, а не как элемент должностных инструкций. В зависимости от ситуации это могут быть такие слова, как:

  • «Я сожалею, что вы недовольны своей покупкой. Давайте я помогу вам с возвратом или заменой на другой, аналогичный продукт».
  • «Жаль, что вы не получили ваш заказ вовремя. Позвольте мне предложить вам небольшой подарок со стороны нашего интернет-магазина».
  • «Мне искренне жаль, что вы так расстроены. Но я знаю, как вам помочь, и обещаю решить проблему как можно быстрее».

Возьмите ответственность на себя. Не имеет значения, кто создал проблему или что происходило до того, как клиент начал общаться с вами. Скажите ему, что вы лично займетесь поиском выхода из сложившейся ситуации и сделаете все, что от вас зависит, чтобы ему помочь.

Способ дистанцироваться от проблемы, заявив, что вы не ответственны за это направление, да и вообще виноваты сотрудники другого отдела, может быть заманчивым.

Вот только отложите этот соблазн куда подальше, иначе вы создадите у заказчика представление собственного бессилия.

У клиента, который думает, что он общается с кем-то, кто не способен повлиять на ситуацию, появится еще одна причина для разочарования и гнева.

Клиент на первом месте, проблема – на втором.

В большинстве случаев необходимо решить сразу два вопроса – собственно, саму проблему, для чего могут понадобиться административные или другие меры, и вопрос номер два – успокоить заказчика, чтобы восстановить репутацию компании в его глазах.

Поэтому, прежде всего, нужно признать проблему клиента и достаточно его успокоить, чтобы сконцентрироваться на технических или административных вопросах, которые могут потребовать гораздо больше времени и внимания.

Решите проблему. После того как клиент немного успокоится, задайте ему вопросы, которые помогут вам в решении возникшей проблемы.

Только совместно с заказчиком вы можете найти решение, которое удовлетворит обе стороны, иначе разговор вернется в ту точку, с которой все и началось.

Предложив решение, вам важно получить поддержку этого варианта со стороны клиента, а затем, если это приемлемо, действовать быстро.

Однако имейте в виду, что вы работаете в коммерческой структуре, а значит, не можете предложить компенсацию выше определенного уровня. Решение должно быть справедливым и удовлетворительным для обеих сторон.

Продемонстрируйте внимание. Если это возможно, по истечении определенного времени (неделя или месяц) продемонстрируйте свое хорошее отношение к заказчику, с которым возникла конфликтная ситуация в прошлом.

Как вариант — телефонный звонок или письмо на электронную почту, которое показывает ваше внимание конкретно к этому клиенту.

Даже такого, казалось бы, простого хода, может быть достаточно, чтобы сохранить лояльных покупателей и получить новых по рекомендациям.

Работа с трудными клиентами является одной из негативных сторон бизнеса в сфере услуг. Тем не менее этого не избежать, поэтому всегда нужно иметь в запасе план реакции в случае подобных ситуаций, ведь от такого никто не застрахован.

Ошибки, которых не стоит допускать

Как видите, эффективная работа с жалобами клиентов сродни настоящему искусству. И если советами относительно правильных действий в таких ситуациях мы уже поделились, нелишним было бы знать и то, как делать не стоит. И вот каких ошибок однозначно нужно избегать:

  1. Воспринимать недовольство и негатив со стороны клиента как личное оскорбление.
  2. Перебивать его и давать волю эмоциям.
  3. Начинать оправдываться.
  4. Демонстрировать равнодушие и пренебрежение по отношению к проблеме клиента.
  5. Искать виноватых среди коллег, ссылаясь на их некомпетентность.
  6. Реагировать на жалобы медленно и срывать обещанные сроки.

Не забывайте, что лояльность со стороны клиента во многом зависит от его опыта общения и взаимодействия с вами. И допущенные со стороны представителя бизнеса ошибки могут дорого обойтись как компании, так и ее сотрудникам.

Репутация в Сети

Еще до появления Интернета, смартфонов и социальных медиа предпринимателям была известна простая истина: клиент, недовольный обслуживанием, с большой вероятностью поделится своим негативным мнением о компании как минимум с ближайшими друзьями.

Теперь же, в эпоху повсеместного доступа к Сети, он может распространить эту информацию среди тысяч людей, сведя к нулю все ваши вложения в рекламу и в формирование позитивного имиджа компании.

К сожалению, негативные комментарии обычно привлекают куда больше внимания, чем положительные.

Нерешенные жалобы, отсутствие реакции или ее неудовлетворительное качество часто приводят к эскалации конфликта и его вынесению в публичное поле.

Если человек инициирует подобное обсуждение где-нибудь в социальных медиа или на страницах других сообществ, все больше недовольных клиентов, да и просто сочувствующих людей будут присоединяться к разговору, принимая его сторону.

Чем острее будет его тональность, тем больше негативное настроение по отношению к вашему бренду будет распространяться на других людей. В результате это может вызвать эффект «снежного кома», который обладает достаточным потенциалом, чтобы нанести непоправимый ущерб репутации компании.

С целью недопущения подобной ситуации нужно мониторить отзывы о компании в группах основных социальных сетей, на страницах сообществ и тематических веток на форумах. Например, для интернет-магазинов такими целевыми площадками могут быть прайс-агрегаторы и региональные форумы.

Одним из эффективных инструментов, которые используют для такого мониторинга, является сервис Google Оповещения, подробную информацию о применении которого вы можете прочитать на страницах официального справочного центра.

А как вы справляетесь с недовольными клиентами?

Источник: https://lemarbet.com/razvitie-internet-magazina/12-prakticheskih-sovetov-kak-rabotat-s-nedovolnymi-klientami/

Правила работы с клиентами

Правила работы с недовольными клиентами

У каждого продавца, который уже не первый год, работает в продажах, есть свои правила работы и общения с клиентами. Наступая на собственные грабли, и изучая поведение клиентов, каждый опытный менеджер по продажам, выработал для себя свой собственный список «нельзя», который по возможности необходимо избегать в работе с покупателем.

Основные правила работы с клиентами

  1. Планируйте день и встречи с клиентами, это поможет избежать накладок и недовольства клиентов. Контролируйте время, которое вы тратите на обед, разговоры, интернет и прочее.

    Чтобы сделать анализ своему рабочему дню и понять, где у вас утечка времени, используйте инструмент тайм-менеджмента — фото рабочего дня;

  2. Персонализируйте встречу и переговоры с клиентами. Пусть они думают, что они для вас очень важные гости, однако не переходите на унижения и неприкрытые заискивания.

    Общение должно проходить в естественной манере, но с уважением. Уделяйте внимание каждому клиенту, но помните, что ваше время — это деньги;

  3. Улыбайтесь и излучайте позитив. Как настроить себя на продажи и правильный настрой, читайте здесь;
  4. Внешний вид.

    Менеджер по продажам должен выглядеть всегда «как с иголочки», так как по одежке встречают, помните? Первое впечатление очень сложно изменить, поэтому следите за собой. О правилах дресс кода и его важности в продажах, читайте здесь;

  5. Удивляйте своих клиентов с помощью ВАУ-эффекта, все любят бесплатные сюрпризы и подарки.

  6. Учитесь у других и занимайтесь самоообразованием, это поможет вам быть эффективным в нестандартных ситуациях и работе со сложными клиентами. Если организация не выделяет средств на тренинги по продажам, вы можете наблюдать за работой других успешных продавцов и обратиться к ним за советом. Основные принципы общения с клиентами описаны здесь.

Не важна цена товара или услуги, которую вы предлагаете – эти правила работы с клиентом, должны быть записаны на подсознательном уровне и контролироваться вами. Вы скажите: «Нет никаких прописанных правил, у каждого свой стиль общения с покупателем», но уверяю вас, если вы будите помнить про данный список, у вас будет меньше проблем и больше клиентов.

Правило 14 «Нельзя» в работе с клиентом

Правила, содержат в себе определенный список, чего нельзя делать менеджеру по продажам, когда он общается с клиентом:

  1. Нельзя хамить клиенту, быть грубым или излишне категоричным, за исключением случаев, которые выходят за рамки законности. Из-за проблемы с клентоориентированным персоналом, хамство в сфере продаж и обслуживания клиентов, стало нормой. Поэтому, остается руководителям следить за соблюдение правил продаж и добиваться этого методом кнута или пряника;
  2. Навязчивость. Нельзя показывать клиенту, что вам очень нужно продать что-либо, во что бы то ни стало. Излишняя навязчивость всегда вредит любому общению;
  3. Нельзя перебивать клиента, когда он пытается рассказать полезную информацию. Умение слушать — это искусство, а активное слушание — это превосходный инструмент продаж, который помогает наладить контакт и доверительные отношения с клиентом;
  4. Инициатива. Нельзя допускать, чтобы клиент заговорил вас, уводя от сути захватил инициативу. Вы, как продавец, должны вести сделку, возвращая разговор в нужное русло;
  5. Нельзя прятать взгляд, будьте естественны. Смотреть в глаза клиенту, когда общаетесь — это знак доверия и открытых намерений. Недаром, когда человек что-то скрывает или обманывает, он прячет взгляд;
  6. Нельзя дотрагиваться до клиента (обнимать, брать под локоть, удерживать долго руку при рукопожатии и т.д.) Как бы вы не подружились с клиентом, такой жест вызовет только неприятные ощущения. Клиент может подумать, что вы преднамеренно втираетесь к нему в доверие, заискиваете, подлизываетесь;
  7. Нельзя не перезванивать клиенту. Если вы пропустили входящий контакт по какой-то причине, или не ответили на его письма, клиент может подумать, что его просто игнорируют, что в данной компании такое отношение ко всем клиентам;
  8. Этика общения. Нельзя использовать такие обращения: «Эта ваша супруга?», «Ваша дочь сказала….?», «Ваш отец не сказал….». Вы не знаете, кто кому кем приходится и можете  ошибочно обозначить принадлежность людей друг к другу, ориентируясь лишь по возрастному признаку, чем рискуете поставить клиентов и себя в очень неловкое положение;
  9. Конфиденциальность. Не разбрасывайте информацию про клиентов направо и налево вне работы. Несмотря на доступность информации в интернете, все же есть данные, которые должны оставаться конфиденциальными, например: номера телефонов, адреса, платежные данные клиентов;
  10. Не пытайтесь избегать общения с недовольными и неадекватными клиентами, наоборот, в подробностях выслушайте их и просто попробуйте понять. Возможно вы имеете дело с временным импульсом негодования клиента, которое пройдет и перед вами предстанет приятный и милый человек. Правило №10: Первое впечатление — обманчиво!
  11. Не говорите в чем не уверены. Не используйте в работе с покупателем не проверенную информацию, это может не только испортить вам репутацию, но и вылиться в материальный ущерб. Все что вы говорите, должно иметь доказательство или документальное подтверждение.;
  12. Рассчитывайте на себя. Не рассчитывайте на то, что руководитель прикроет вас в любой ситуации, рассчитывайте в большинстве случаев только на себя, поэтому не обещайте и не говорите того, в чем вы не уверены. Менеджер по продажам должен вести продажу и отвечать за результат;
  13. Не говорите клиенту категоричное «Нет», «Невозможно». Объясните клиенту, почему его предложение вы не можете удовлетворить, и научитесь отпускать клиента. Вы не должны доплачивать свои деньги за клиента и никто не должен работать бесплатно!
  14. Не делайте скидки клиенту, если он готов купить и не просит ее! Многие делают скидки там, где это не нужно. Используйте скидки и подарки как дожимающий продажу инструмент.

Вы обратили внимание, что основная масса правил работы с клиентами, относится к этикету? Воспитать человека за несколько месяцев очень тяжело, он все-ровно будет разговаривать и вести себя так как он привык.

Именно поэтому, нужно уделить особое внимание на подбор клиентоконтактирующего персонала (продавцов, менеджеров по продажам, администраторов, хостес и др.

) Сотрудник должен уже быть воспитанным и контактным человеком, не устраивайте эксперименты как в повести Булгакова, «Собачье сердце» они занимают много сил и энергии, а результат будет неудовлетворительным.

Я не буду расписывать все пункты подробно, почему именно этого не нужно делать, поверьте на слово, некоторые из них могут доставить вам немало проблем. Данные правила работы с клиентом, помогут любому продавцу обойти коммуникативные барьеры, которые могут внезапно вырасти на пути к продаже.

Источник: https://arsales.in.ua/pravila-raboty-s-klientami/

Как работать с недовольными клиентами?

Правила работы с недовольными клиентами

И только от ваших действий зависит, перейдет он к конкурентам или останется; расскажет друзьям о неудачном опыте или восхитится отличным обслуживанием.

Вам в помощь распространенные типы клиентов, пошаговая инструкция по улаживанию конфликтов и рекомендации, как превратить отрицательный опыт в новые возможности.

Типы недовольных клиентов

Одни клиенты ожидают основательных извинений, другие реагируют спокойно, но мотают на ус, а третьи настаивают на незамедлительном решении проблем. К каждому требуется особый подход, и хорошо, если вы сразу определите какой. Понимая, чего от вас ждёт клиент, вы правильно построите беседу и сведёте недовольство к минимуму.

Свирепый клиент направляет на вас поток непрерывных обвинений — общих и, возможно, личных. Требуется некоторое время на то, чтобы он перешёл непосредственно к проблеме.

Иногда подобное поведение специально «приукрашено», чтобы вызвать чувство вины, из-за которого сотрудники всячески пытаются хоть как-то угодить.

Проявите твердость, терпение и вежливость. Оправдания не помогут. Лучше сразу переходите к делу: объясните как, кто и за какое время решит возникшую проблему.

Уравновешенный клиент заменяет обвинения фразами «ну, не знаю», «как же так», «я бы поступил иначе». Он негодует культурно, высказывая озабоченность и несогласие.

Отвечайте спокойно, но уверенно. Решайте проблему и обязательно поддерживайте беседу на другие темы, так как этот тип клиентов особенно ценит внимание.

Тихий клиент редко жалуется, но ничего не забывает и делает выводы. В один прекрасный момент вы просто обнаруживаете, что он ушёл к конкурентам и попутно рассказал коллегам, как плох ваш сервис.

Организуйте легкий путь для претензий и жалоб: помогут периодические письма с короткой анкетой, звонок личного менеджера или другой способ в зависимости от принятых в компании норм. Вы не перестараетесь: по статистике, из 25 тихих клиентов жалуется только один.

Ключевой клиент осознаёт свою важность, уверен, что достоен лучшего, и готов за это платить. Как и свирепый типаж, он не терпит оправданий и требует быстрого устранения неполадок.

Решите проблему, после обязательно свяжитесь с клиентом, уточните, всё ли в порядке, и спросите, как компенсировать причинённые неудобства.

Всезнающий клиент огорчается из-за того, что вы не соглашаетесь со всеми его предложениями. Он искренне полагает, что разбирается во многих вещах, хотя это не всегда соответствует действительности.

Подробно разъясняйте вашу позицию и приводите примеры из личного опыта. Этот тип клиентов отлично подходит для совершенствования навыков общения..

Просящий клиент нацелен на компенсацию. Ему не нужны ответы и разъяснения. Если он считает, что вы провинились, его ничего не устроит, кроме бонуса за доставленные неудобства.

Самообладание, уверенность в продукте, точные цифры и проверенные факты помогут отразить необоснованный натиск.

Хныкающий клиент задаёт множество вопросов, не утруждает себя попытками разобраться в непонятных моментах, пишет в поддержку и жалуется даже в ситуациях, когда проблема не относится к вашему продукту.

Наберитесь терпения и сохраняйте хладнокровие. Удовлетворить такого клиента трудно: он ждёт самых подробных ответов и пространных извинений, после чего сразу находит повод для новой жалобы. Плюс в том, что он по достоинству оценит ваши усилия. Если ему всё понравится, он споёт о вас дифирамбы каждому знакомому.

Улаживание конфликта

С честью выйти из трудной ситуации и повысить репутацию компании в глазах клиента помогут семь проверенных шагов. Заранее запасайтесь выдержкой, терпением и дипломатичностью.

1) Выслушайте

Позвольте клиенту полностью высказаться. Возможно, он злится и общается на повышенных тонах. Не принимайте это близко к сердцу — агрессия направлена не на вас, а на ситуацию. Сохранять хладнокровие крайне трудно, но не поддавайтесь эмоциям.

Ваша задача — уяснить, в чём проблема, и помочь собеседнику выпустить пар. Не прерывайте клиента, но дайте понять, что от его спокойствия зависит быстрое решение проблемы.

Ваши враги: эмоциональность, повышенный тон, зеркальное отражение поведения клиента, невнимательность.

2) Проявите сочувствие

Нам всем приятно сострадание собеседника, особенно в стрессовых ситуациях. После того, как агрессия клиента схлынет, соберитесь с силами и выразите сочувствие. Покажите, что понимаете, насколько он расстроен.

Ваши друзья: «Я понимаю ваше разочарование», «Как вам, должно быть, неприятно», «Я сам бывал в такой ситуации и знаю, как это ужасно».

3) Извинитесь

Даже если лично вашей вины в сложившейся ситуации нет, обязательно принесите извинения. Попытки указать на виновных, списать проблему на сторонний сервис, магнитные бури или полнолуние неуместны, они лишь добавят масла в огонь.

Представьте себя на месте клиента, подумаете о неудобствах, которые были ему доставлены, и попросите прощения.

Ваши враги: увиливание, фальшь, формальная вежливость.

4) Определитесь с действиями

Если вы до конца не уверены, чего ожидает клиент, просто спросите его. Повторите ключевые моменты проблемы и при необходимости задайте дополнительные вопросы. Так клиент поймёт, что вы слушали его внимательно, а вы подтвердите свои предположения относительно того, в каком направлении двигаться. Вы должны чётко понимать, какой результат оставит клиента довольным.

Ваши друзья: желание докопаться до сути, спокойствие, дружелюбие.

5) Решите проблему

Если решение проблемы в вашей компетенции — сделайте это. Если нет, сразу подключите специалиста, который лучше других справится с задачей. Объясните клиенту свои действия и предупредите, сколько времени займёт устранение недочётов.

Предложите компенсацию: скидку, бонус или бесплатное использование вашего продукта в течение определенного времени. Если затрудняетесь, спросите у клиента: «Что мы можем сделать для вас в виде компенсации?»

Ваши враги: хаотичность действий, медленное реагирование, отказ от компенсации.

6) Восстановите силы

После достижения нужного результата отдохните, а также уделите несколько минут осмыслению произошедшего. Даже если клиент в итоге остался доволен, подобные ситуации не проходят бесследно. Поэтому короткое «очищение» разума пойдёт вам на пользу. Документирование событий (время, дата, проблема и решение) упрощает этот процесс.

Ваши друзья: небольшой перерыв, анализ ситуации, выводы на будущее.

7) Проведите диагностику

Цените недовольного клиента — он показал слабое место продукта или обслуживания. После того, как уладите конфликт, разберитесь в причинах. Не ищите виновных, не разжигайте войну между сотрудниками — просто убедитесь, что в будущем подобное не повторится.

Ваши враги: пренебрежение к поступившим сигналам и отсутствие «работы над ошибками».

——

Не превращайте стремление предоставить отличный сервис в банальное подхалимство. Клиенты не всегда правы, и некоторые из них останутся недовольными. Уважайте себя и своих сотрудников. Действуйте так, как гласит знаменитый принцип, принятый в отелях Ritz-Carlton: «Дамы и господа обслуживают дам и господ».

Источник: https://spark.ru/startup/530b23b48f560/blog/12612/kak-rabotat-s-nedovolnimi-klientami

Работа с недовольными клиентами – Все о кадрах

Правила работы с недовольными клиентами

Руководители учреждений довольно часто с гордостью заявляют: «Жалоб от получателей услуг у нас нет».

Их энтузиазм понятен: строго ограниченное количество жалоб является одним из показателей выполнения государственного или муниципального задания.

Однако на недовольство клиентов можно посмотреть и с другой стороны — как на дешевый и эффективный маркетинговый инструмент. Что дает учреждению грамотная работа с негативными отзывами потребителей? Как выстроить такую работу?

Под жалобой клиента обычно понимается его письменная претензия в адрес поставщика услуг, в которой недовольный потребитель описывает суть проблемы и требует ее устранения либо компенсации за доставленные ущерб и неудобства. Однако маркетологи понимают жалобу шире — как заявление клиента о неоправдавшихся ожиданиях.

Причем он может сделать такое заявление в любой форме: в виде негативного отзыва о работе учреждения (письменного или устного, на сайте организации или сторонних интернет-ресурсах) без выставления каких-либо требований и даже в виде простого недовольства, высказанного при взаимодействии с сотрудником учреждения.

А это уже более распространенные ситуации, имеющие отношение к практической деятельности учреждений.

Неоправдавшиеся ожидания могут возникнуть по разным поводам: из-за качества услуги или процесса обслуживания, действий сотрудников учреждения, сроков выполнения работы и т. д. В каждом случае руководителю и персоналу учреждения нужно понимать, как обращаться с такими жалобами.

О пользе жалоб

Чтобы негативные отзывы клиентов превратились в эффективный маркетинговый инструмент, представителям учреждения прежде всего следует изменить свое отношение к подобным заявлениям. Жалобы — это не досадные помехи в работе организации, а подарок, который делают ей потребители.

Дело в том, что клиенты нечасто выражают свое отношение к проблемным моментам обслуживания. Как ни удивительно, большинство из них, столкнувшись с недостатками в работе учреждения, предпочитают ничего не предпринимать.

Эти люди либо убеждены в бесполезности жалоб, либо не хотят тратить на них силы и время.

Потребители либо остаются клиентами учреждения, но при этом уровень их удовлетворенности снижается (такое, например, возможно при предоставлении социально значимых услуг, от которых граждане не могут отказаться), либо обращаются в другую организацию (например, если речь идет о дополнительных платных услугах). Но в обоих случаях клиенты наверняка станут распространять посредством сарафанного радио негативные отзывы об учреждении, вызвавшем недовольство. Тем самым они нанесут удар по репутации поставщика услуг, а последнему очень трудно будет повлиять на мнение этих клиентов.

Поэтому потребители, которые напрямую высказывают жалобу поставщику услуг, по сути, вносят свой вклад в его развитие.

Негативный отзыв становится не только возможностью вернуть расположение недовольного клиента, его лояльность, но и улучшить качество предоставляемых услуг и рабочие процессы.

Иными словами, подобная обратная связь, указывая на недоработки учреждения, дает ему шанс сохранить клиентскую базу, укрепить свой имидж как клиентоориентированной организации, а также по-новому увидеть перспективы роста.

Этапы взаимодействия

Чтобы своевременно и грамотно устранять недоработки в обслуживании, учреждению потребуется выстроить четкую технологию реагирования на жалобы клиентов. Приведем основные шаги в данном направлении.

1. При поступлении негативных отзывов их нужно обязательно фиксировать.

В частности, приемом телефонных звонков и писем от потребителей может заниматься секретарь (впоследствии переадресовывая их конкретному специалисту), маркетолог, менеджер по работе с клиентами, а негативные высказывания, поступающие в процессе обслуживания, могут записывать сотрудники, занятые в предоставлении той или иной услуги, либо старший администратор. Фразы, мимоходом брошенные посетителем и «по горячим следам» зафиксированные сотрудником («Как долго ждать», «Здесь душно и негде посидеть», «В зале холодно»), зачастую скажут руководству учреждения больше, чем стандартное анкетирование.

Фиксация жалоб необходима для того, чтобы управленческое звено имело ясное представление о проблемных точках в работе и обслуживании и в дальнейшем могло выработать способы устранения недостатков.

2. Следующий шаг — выяснение ситуации и ответ на вопрос, обоснованна ли жалоба. На этом этапе руководитель и сотрудники учреждения, имеющие отношение к инциденту, должны тщательно изучить отзыв клиента и сформулировать свою позицию по данному вопросу. Но, независимо от того, является ли недовольство клиента обоснованным, следует проанализировать причины его появления.

3. Далее нужно сформировать план корректирующих действий. В него входят как меры по снятию недовольства клиента (даже в случае возникновения необоснованной жалобы нужно предложить какое-либо решение), так и действия в части совершенствования внутренних рабочих процессов.

И если первый вид мер целесообразно реализовать как можно быстрее (чтобы клиент убедился, что его жалоба не затерялась и поставщик услуг проявляет к нему должное внимание), то внедрять второй вид мер лучше после всестороннего анализа рабочих процедур (ведь изменение одной может повлечь за собой нежелательное искажение другой).

Корректирующие действия позволят вернуть лояльность разочарованного потребителя, а также предотвратить возникновение аналогичных проблем в будущем.

4. Наконец, необходимо определить степень удовлетворенности клиента (была ли устранена проблема?). Внимание к его потребностям, проявленное поставщиком услуг уже после исчерпания инцидента, еще больше укрепит лояльность потребителя.

Перечисленные действия, определяющие порядок работы с жалобами (а также благодарностями), целесообразно прописать во внутреннем документе учреждения. Например, это может быть регламент работы с обратной связью от потребителей, стандарт предоставления услуг. Благодаря такому документу работа с отзывами будет четко формализована и станет вестись на регулярной основе.

Устные и письменные обращения

Свое недовольство потребитель может высказать в устной или письменной форме. При реагировании на такие отзывы сотрудникам учреждения нужно учитывать некоторые нюансы.

При устном общении эмоциональный градус жалобы намного выше, чем при написании письма. Поэтому персонал должен быть готов к раздражению и даже агрессии клиента.

Специалистам, работающим непосредственно с получателями услуг и принимающим нарекания, следует разговаривать вежливо и корректно, сохраняя при этом профессиональное достоинство.

Кроме того, большую роль в таких ситуациях играет проявление искренней заинтересованности в диалоге с клиентом. Зачастую бывает достаточно спросить его о причине неудобства — и недовольство заметно гасится, а то и сходит на нет.

При устном обращении недовольного клиента важно разговаривать с ним понятным языком и избегать углубления в профессиональную терминологию (особенно в момент объяснения причин произошедшего и озвучивания действий по решению проблемы потребителя). Следует избегать фраз типа «вы должны», иначе негативный настрой собеседника еще усилится.

В конце разговора необходимо поблагодарить клиента за то, что он привлек внимание учреждения к данному вопросу, а в случае обоснованной жалобы — еще и извиниться за причиненные неудобства.

Если ситуацию, вызвавшую недовольство собеседника, нельзя разрешить сразу, в момент обращения, то сотруднику учреждения следует установить срок для ответа, объяснив, сколько времени потребуется для изучения вопроса.

Отметим, что основная задача при устном общении — не затягивать разговор, но в то же время выслушать клиента и уделить ему достаточное внимание.

При письменном ответе на жалобу, поданную в бумажном или электронном виде, действуют те же правила: корректный тон, искренность, выражение благодарности, обозначение мер реагирования. Однако в этом случае ответ нужно продумывать особенно тщательно, поскольку каждая отдельная фраза в нем может либо укрепить репутацию учреждения, либо «уронить» ее больше, нежели негативный отзыв.

Первым правилом при получении письменной жалобы, несомненно, является обязательность ответа (чаще всего ответ дает либо представитель управленческого звена, либо сам руководитель). Несмотря на то что это действие очевидно, многие организации пренебрегают им. В результате клиент (нередко уже бывший) еще сильнее разочаровывается в поставщике услуг.

Извинения или выражение благодарности должны стоять в самом начале письма. При этом, если руководство учреждения считает жалобу обоснованной, ответ начинается с извинения.

Если же уверенности в том, что вина лежит на поставщике услуг, нет, можно начать с благодарности («Спасибо, что поставили нас в известность о произошедшем случае.

Очень жаль, что у вас сложилось такое мнение о сотрудниках нашего учреждения»).

Далее идет ответ по существу. Из текста должно быть понятно, что руководитель взял под контроль произошедший случай и изучил его («Прочитав ваше письмо, я прежде всего выяснил ситуацию, поговорил со специалистами, которые вас принимали»). В конце необходимо указать меры, которые были приняты для недопущения возникновения аналогичных инцидентов.

Несколько рекомендаций

Выстраивая работу с негативными отзывами клиентов и формируя на основе таких обращений статистику, руководители должны помнить о некоторых существенных моментах.

1. Согласно американским исследованиям 26 из 27 потребителей, которых обслужили неудовлетворительно, не станут жаловаться. То есть один озвученный негативный отзыв подразумевает наличие еще 26 потенциальных жалобщиков. Этот факт нужно учитывать при подготовке и анализе сведений о недовольных клиентах.

2. Не забудьте определить сотрудника или группу сотрудников, ответственных за работу с негативными отзывами, а также установить соответствующие полномочия специалистов, непосредственно взаимодействующих с клиентами.

Кто принимает и обрабатывает обращения потребителей? Имеет ли право специалист, занимающийся обслуживанием, самостоятельно предлагать решения проблемных вопросов и воплощать их в жизнь — или может только принять жалобу и сообщить срок ответа? Если полномочия сотрудников не определены, клиенты могут оказаться в положении футбольного мяча, который перебрасывают от одного члена команды к другому: им придется неоднократно объяснять свою ситуацию разным людям, а в ответ постоянно будет звучать фраза «обратитесь туда-то». Даже при самом благожелательном настрое сотрудников учреждения подобная «переброска» клиента лишь усилит его негатив.

Кроме того, если полномочия сотрудников не определены, они могут оставить без внимания слова и даже письменные заявления недовольных клиентов.

Причины такого поведения могут быть разными: желание уклониться от трудного разговора, попытка избежать ответственности (если жалоба касается работы данного специалиста), необходимость реагировать на жалобы, отвлекаясь от текущих дел (ответы на жалобы зачастую имеют низкий уровень приоритетности у рядового персонала).

3. Жалобы потребителей могут стать для руководителя предупреждением о существующих проблемах в работе сотрудников, занятых в предоставлении услуг. Обратная связь в данном случае становится фактически единственным способом определить истинное положение дел, ведь при применении форм контроля за работниками последние показывают заведомо лучшие результаты.

4. Несмотря на то что перед учреждениями ставится задача уменьшить количество обоснованных жалоб, имеет смысл побуждать сотрудников выявлять недовольство клиентов (в данном случае речь идет об их отзывах, не перешедших в форму официальных жалоб).

Узнавая таким способом о небольших недоработках, не являющихся критичными для процесса предоставления услуги, учреждение получает возможность своевременно реагировать на них и предвосхищать пожелания клиентов.

А это и считается высшим пилотажем в сфере услуг.

5. Негативные отзывы раскрывают потребности клиентов, а значит, помогают учреждению развиваться. Главное при работе с подобными отзывами — увидеть источник, который породил жалобу, и устранять не только следствие (недостатки в обслуживании), но и причину (несовершенство рабочих процессов).

Заключение

В современных условиях организациям просто необходима качественная обратная связь от клиентов, и таким каналом вполне могут стать негативные отзывы, поступающие сотрудникам.

Если руководитель и персонал учреждения смогут преодолеть психологический барьер и начать воспринимать жалобы как часть рабочего процесса (а не как свидетельство чьей-то некомпетентности и катастрофу местного масштаба), они лучше узнают свою целевую аудиторию.

Многие передовые организации (прежде всего работающие в коммерческом секторе) относятся к жалобам как к подарку и выстраивают на этой основе свои действия по улучшению качества предоставляемых услуг и расширению их спектра.

Некоторые даже предоставляют клиентам скидки и бонусы только за то, что они высказали поставщику услуг негативный отзыв (вне зависимости от обоснованности жалобы, а также от того, нужно ли компенсировать реальные потери потребителя).

Конечно, в отношении государственных и муниципальных учреждений такая практика поощрений вряд ли применима. Однако руководителям все же стоит взять на заметку эту идею, а также перенять конструктивное отношение к жалобам. Ведь любое недовольство потребителя — сигнал о том, каким образом внутренние рабочие процессы в учреждении могут быть улучшены.

Источник: http://info-personal.ru/raznoe/statya-kak-rabotat-s-nedovolnymi-klientami_-sokolova-g_a/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.