+7(499)-938-42-58 Москва
8(800)-333-37-98 Горячая линия

Правила работы с электронной почтой

Содержание

Работа с электронной почтой. Правила работы с электронной почтой

Правила работы с электронной почтой

Последние несколько лет моим одним из самых эффективных инструментов является электронная почта. Замечу, что эффективным этот инструмент будет только тогда, когда им научишься управлять, а не пускать дело на самотек. О личной  эффективности я писала немного раньше.

Для начала мы должны четко понимать, для чего нам нужна электронная почта. ВикипедиЯ подсказывает: для получения, отправки и пересылке почтовых сообщений. Предназначение электронной почты — сделать жизнь и работу людей эффективной. А на деле не все так просто получается.

По статистике, в среднем, количество принимаемых сообщений человеком больше 100 писем в день. Это огромная цифра. И она продолжает расти, что приводит к тому, что человек уже не в состоянии качественно обработать полученную информацию из-за нехватки времени.

Именно этот вопрос, как правильно работать с электронной почтой, волнует многих людей. Переизбыток непроверенной почты приводит к стрессовому состоянию и понижает производительность труда.

Вы тоже оказывались в подобной ситуации? Тогда эта статья для вас.

Правила работы с электронной почтой

Наиболее эффективные и организованные люди самостоятельно выстраивают свою систему работы с почтой, основываясь на собственном опыте, методом проб и ошибок.

Если существуют более менее распространенные правила деловой переписки в электронном письме, то в отношении управления своей работой с электронной почтой все немного сложнее. Зависит это от многих факторов, таких как сфера деятельности, степень деловой активности и организованности человека, образа жизни и ведения дел и так далее.

Стараясь организовать свой рабочий день таким образом, чтобы моя производительность повышалась, а не понижалась, я также выработала свои правила эффективной работы с электронной почтой. Хочу ими поделиться с теми, кто пребывает в некотором замешательстве и рад будет перенять подходящие для себя привычки.

Работа с электронной почтой

Итак, начнем. Мои эффективные правила работы с электронной почтой нужны мне для того, чтобы:

  • Повышать свою эффективность
  • Всегда быть для своих корреспондентов обязательным и корректным человеком.
  • Всегда знать, как я переработала почтовую корреспонденцию.
  • Никогда не терять входящие письма.

Есть несколько принципов работы с почтой:

1. Использовать папку «Входящие» как контрольный лист, и оставлять в ней необработанные сообщения.

2. Завести под каждый проект, категорию отдельные папки. Это поможет быстро найти нужную информацию.

3. Активно использовать применение ярлыков, отметок цветом. Это сделает заметным для визуального восприятия сортировку писем.

4. Досконально изучить и знать систему настроек в почтовом аккаунте. Это поможет эффективно ею управлять.

5. Определить время, которое вы готовы уделить работе с почтой. Например, 30 минут с утра и 30 минут вечером. И ни минуты больше.

6. Если позволяют условия работы, отключить функцию всплывающих оповещений о новых письмах. Так вы будете меньше отвлекаться.

7. Отписаться от неактуальных рассылок.

8. Отвечать на письма в течение суток.

9. Сохранять все отправленные письма. Всегда может что-нибудь пригодиться. Сегодня я таким образом нашла скан своего паспорта.

10. Уметь определить признаки, по которым будете обрабатывать и сортировать почту.

Техника работы с электронной почтой

Если хорошо помнить правило первое, то наша цель при разборе почты — оставить во входящих как можно меньше писем.

При этом, вторая задача, не менее важная — рассортировать все письма по категориям, специфике и важности. В папке «Входящие» можно оставлять письма, которые требуют от вас немедленного или скорого ответа. Их также можно сразу отметить цветными метками или ярлыками. Добавлю, что я, в основном, пользуюсь почтовой программой G-mail, имея еще несколько аккаунтов в других почтовых программах.

Как работают с электронной почтой другие

Как-то я смотрела видео о работе с почтовым ящиком, где автор показывал, как он лихо расправляется с двумя сотнями писем за несколько минут.

Естественно, заманивающий заголовок и меня заставил посмотреть, как это можно сделать, так как эффективного ответа на этот вопрос я не знала.

Оказалось, что его принцип работы строится на удалении писем и оставлении важных и нужных во Входящих. Удивил! Так любой сможет. Вывод сделала быстро: мне такая техника не подходит.

Режем по-живому

Согласитесь, что львиная доля писем — это нужные нам рассылки и кладезь информации.

И когда нам советуют отписаться от многих из них, признайтесь честно, — у кого рука поднялась отписаться от своего выбора? Раз мы это выбирали, значит нам это нужно и важно.

Тем не менее, я тоже посоветую отписаться от тех рассылок, которые менее актуальны сегодня для вас. Это похоже на чистку своего гардероба — и выбросить жалко, и не ношу уже сколько времени…

Убедите себя тем, что в крайнем случае вы знаете, где находится эта рассылка, и в случае необходимости, вы всегда можете посмотреть там информацию или подписаться снова.

К выбору названий для папок подойдите серьезно. Здесь нельзя дать совет для всех сразу — очень многое зависит от индивидуальности человека. Знаю, что очень многие люди предпочитают любые рассылки, письма, относящиеся к тем продаж помещать в папку с названием Продажи.

Этот вариант тоже работает. Мои папки могут иметь имя и фамилию человека, от которого приходят письма, в том числе и по теме продаж, и по названию рассылок. То есть, теме Продаж в моей почте соответствует не одна папка, а несколько. В них я хорошо ориентируюсь.

Личный бренд автора для меня имеет значение.

Структурируйте исходящие письма

Структурировать исходящие письма тоже несложно. Присвойте им ярлыки или метки, так они быстрее найдутся в нужный момент. Создайте папки для самых важных из них и используйте перемещение.

Например, во время моей работы над несколькими проектами одновременно, мне приходилось отправлять клиентам похожие письма и вести переписку.

Создав папку с названием проекта, после отправки письма я перемещала в нее нужные письма.

При первичном разборе почты стараюсь бегло просматривать письма и определять, в какую категорию их надо переместить.

Разделяю их также по степени важности и срочности: срочные — неважные; срочные — важные; несрочные — неважные: несрочные — важные.

Важные письма, которые требуют от меня ответа или определенной работы сегодня, оставляю в папке Входящие, после выполнения работы перемещаю в соответствующую папку.

Если я понимаю, что тема письма будет актуальна для меня в ближайшем будущем, то тогда я позволяю себе сообщение переместить в папку непрочитанным. В нужное время до него дойдут руки обязательно.

Обращаю внимание, все перечисленные способы родились не за один день, и даже не за два. Уже сегодня многие компании задумываются о разработке и внедрении правил работы с электронной почтой. Эффективное управление и организация времени станут необходимыми качествами в работе для всех компаний.

Если вы не будете управлять своей почтой, то в скором времени она будет управлять вами, что приведет к ненужному стрессу. Разработайте свои правила работы с электронной почтой. 

С использованием и применением этих правил вы станете эффективными в своей деловой жизни. Друзья, успехов вам в ваших делах! Будьте эффективными, и не забудьте правильно настроить подпись в электронном письме. И как всегда, буду признательна вам за ваши комментарии и ретвиты, и ваши личные советы.

Успевайте больше за меньшее время вместе с «Копилкой эффективных советов».

На десерт — немного таинственного видео  «Танцы будущего» Приятного просмотра.

Копилка эффективных советов

В этой же рубрике:

Я согласен на обработку моих персональных данных в соответствии с Пользовательским соглашением

Источник: https://kopilkasovetov.com/lichnaya-effektivnost/pravila-rabotyi-s-elektronnoy-pochtoy

Эффективная работа с электронной почтой – Александр Краевой

Правила работы с электронной почтой

Всем нам постоянно приходится работать с электронной почтой — хотим мы этого или не хотим.

А если наша работа офисная, то нас просто заваливает входящими письмами.

Ежедневно каждый из нас принимает огромное количество писем, и как бы мы не старались, количество входящих продолжает расти с каждым днем.

Очень часто бывает, что входящая почта выходит из под контроля и мы «начинаем бояться в нее заглядывать».

Наступает момент, когда из-за нехватки времени страдает качество обработки входящей информации.

Как же сделать работу с электронной почтой эффективной?

Как сделать электронную почту эффективным инструментом нашей жизни?

Как сделать, чтобы работа с электронной почтой не понижала производительность труда и не приводила к стрессовому состоянию?

Принципы работы с входящей электронной почтой

Существует множество теорий и мнений как работать с входящей электронной почтой.

Одни советуют создавать папки @Действие и @Ожидание, и разносить письма в них.
Другие предлагают прикреплять письмам ярлыки и им подобные.

Я перепробовал все способы, про которые только читал. Вернее брал из них то, что считал эффективным.

Не скажу, что остальные системы не рабочие, но в данной статье хочу показать ту модель работы с входящей электронной почтой, которую применяю я, и которая работает у меня на протяжении нескольких лет.

И самое главное — работает без сбоев.

Все примеры я привожу на примере своей почты Gmail.

Если вы пользуетесь другими почтовыми сервисами, то наверняка там тоже есть подобные функции.

Фильтры

Приходят ли вам рассылки, которые вы не читаете, а удаляете вручную?

Проскальзывают ли вам письма, которые и не отмечены как спам, но вам совершенно не нужны?

Думаю, что да.

Тогда смело применяйте фильтры вашей почты, чтобы письма с определенными условиями либо сразу удалялись, ли отмечались прочитанными и помещались в определенную папку, либо письмо сразу попадало в нужную папку пропуская входящие.

Будет время их прочитать — откроете нужную папку и почитаете.

Папки нужны (как для меня) только для хранения истории переписки. Вы с помощью папок можете поднять историю общения с определенным человеком хоть много лет назад.

Кстати, это является явным преимуществом почты перед «общалками» (skype, viber, whatsapp и др.)

Письма, требующее какого-либо действия

После прочтения (либо быстрого просмотра) письма задаю себе вопрос — «Нужно ли мне будет совершать какое-то действие после прочтения данного письма?»

Если ответ «ДА», то пересылаю письмо на свой адрес MyLifeOrganized, где это письмо преобразовывается в задачу.

Тема письма — сама задача, а содержание письма полностью сохраняется в заметках.

Если на вопрос «Нужно ли мне будет совершать какое-то действие после прочтения данного письма?» ответ НЕТ, то задаю следующий вопрос — «А нужна (интересна, полезна) ли мне будет данная информация в будущем?»

Если ответ ДА — пересылаю электронное письмо на свой адрес в Evernote, где это письмо преобразовывается в заметку.

Тема письма преобразовывается в заголовок заметки, а текст письма — в содержание.

Письма, которые достаточно прочитать один раз

Если на вопрос «А нужна (интересна, полезна) ли мне будет данная информация в будущем?» ответ НЕТ, то задаю следующий вопрос — «А хотел бы я получать такие письма (по этой теме, от этого автора) в будущем?»

Если ответ ДА — то просто удаляю это письмо.

Если ответ НЕТ — отписываюсь от рассылки либо создаю фильтр, где подобные письма сразу же удаляются. После этого данное письмо тоже, соответственно, удаляю.

Как отправить по электронной почте задачу в MyLifeOrganized

Для этого вам нужно зайти в MLO-Cloud и присвоить своей базе данных электронный адрес.

Письма, приходящие на этот адрес, будут преобразовываться в задачи.

Если хотите, вы можете указать в настройках адреса, письма с которых могут попадать в ваш МЛО-электронный ящик.

После этого добавляете свой МЛО-адрес в свои контакты почты.

Как отправить по электронной почте заметку в Evernote

Процедура аналогична.

Создаете свой электронный ящки на Evernote.

Для этого заходите на сайт www.evernote.com под своим логином и паролем, и в настройках находите входящий адрес для отправки заметок.

Показатель эффективной работы с электронной почтой

Показателем вашей эффективности и продуктивной работы с электронной почтой будет только пустая папка «Входящих».

Это добавит ощущение полного контроля над электронной почтой, осознание, что все, что вам нужно сделать в МЛО, а вся нужная информация в Evernote.

Ну и, конечно же, кайф от очистки всего лишнего в вашей почте!

Попробуйте, и вам понравится!

Источник: https://kraevoy.com/effektivnaya-rabota-s-elektronnoj-pochtoj.html

Как эффективно работать с электронной почтой

Правила работы с электронной почтой

Когда Вы принимаете нового сотрудника в компанию, важно ознакомить его не только с рабочими обязанностями, но и с теми подходами,  которые помогут ему выполнять cвои обязанности максимально эффективно. В этой статье мы обсудим, как помочь сотрудникам наладить эффективную работу с электронной почтой. Почему это важно?

Электронная почта — это один из наиболее распространённых пожирателей рабочего времени. В результате аудита рабочего времени, часто оказывается, что сотрудники тратят на разбор почты почти 2 часа в день. Завалы непрочитанных писем приводят к нарушениям сроков выполнения задач.

Улучшение работы с почтой можно разделить на два блока:

1. Знание и использование функций своего почтового ящика

 Это означает, что в первую очередь, персонал должен изучить возможности электронной почты и начать ими пользоваться. Вот главное, что надо знать, работая с email:

Как распределить информацию по папкам

В электронном ящике есть ряд стандартных папок, например, таких как: “работа”, “счета”, “важные”, “личные” и др. Важно настроить свои папки. Рекомендации:

  • создать папки, куда будут попадать письма руководителя (проверять их в первую очередь);
  • от подрядчика (легко найти историю переписки);
  • с предложениями, прайс-листами (эти письма не требуют срочного ответа, при необходимости в будущем можно вернуться к предложению);
  • и другие папки.

Как использовать маркировку писем

Все почтовые сервисы используют разные способы дифференциации почты. Одни предоставляют возможность отмечать важные письма флажками, звездочками или другими значками. В некоторых, сообщениям присваиваются цветовые категории в зависимости от того, к какому ярлыку они будут прикреплены.

Визуальная сортировка входящей электронной почты также значительно упрощают работу с email и поиск нужной информации.

Как быстро искать нужные сообщения

Почтовые службы предлагают большие возможности расширенного поиска сообщений с помощью операторов расширенного поиска.

Операторы – это слова и символы запроса, которые помогают искать сообщения по разным критериям: отправителю, теме, ярлыку, письма с прикреплёнными файлами.

2.Правильное распределение времени на работу с электронной почтой

Лео Бабаута, автор нескольких книг по тайм-менеджменту и ведущий популярного блога об управлении временем, поделился своими 10-ю привычками для эффективной работы с электронной почтой.

Реже заглядывать в почту

Не держать окно почты открытым целый день. Лео Бабаута говорит: «Я пришёл к мысли, что если в моем ящике накопится 20-30 писем, то мир не рухнет, в то же время, именно такое количество мне несложно будет быстро обработать. Внимание! Я говорю «обработать», а не «прочитать».

Я открываю папку «Входящие», чтобы раскидать сообщения по другим папкам, а не для того, чтобы прочитать их и оставить тут же.

Раскидать по папкам

Я открываю почту и начинаю быстро принимать решения: удалить или архивировать, прочесть и ответить сразу (если это займет не более 2 минут) или архивировать, отправить быстрый ответ и затем архивировать, добавить в мой список дел, чтобы заняться этим позже (пометить звездочкой и затем архивировать).

В любом случае, во входящих НИЧЕГО не должно остаться.

Немедленно добавить всё в календарь

Если в письме мне приходит какая-то дата, о которой я должен помнить, я сразу заношу её в календарь. Личная встреча или разговор по Скайпу, тренировка или что-то, о чём я должен вспомнить только через неделю — всё немедленно отправляется в календарь. Сейчас это моя самая лучшая привычка, она доведена до автоматизма, и благодаря ей, я крайне редко про что-то забываю.

Писать короткие письма

Мой ответ на письмо составляет обычно 1-3 предложения. Редко когда я пишу письма длиннее 5 предложений. И для того должна быть веская причина.

Если мне действительно нужно написать много, я лучше сделаю это в Google Docs и предоставлю доступ нужному человеку. Короткое письмо означает быстрый ответ от получателя, ведь человеку не придётся пробираться сквозь дебри вашего красноречия, чтобы уловить и усвоить ключевую информацию.

Быстро добавлять задачи в todo-лист

Некоторые используют инбокс в качестве списка дел, но он мало приспособлен для этого, и вот почему:

  1.  Дела, которые нужно выполнить, смешиваются с другими письмами, и потом их сложно выловить из общей массы.
  2.  Повествование в письме не всегда содержит конкретное руководство к действию, но на основании письма вы можете поставить себе задачу. Когда вы соберетесь её выполнить, вам снова придётся перечитывать письмо, чтобы вспомнить, какую конкретную задачу поставили вы себе после его прочтения.
  3.  Каждый раз, когда вы заглядываете в почту, чтобы выловить очередное дело, вы натыкаетесь на новые сообщения, которые привлекают ваше внимание и отвлекают от основных дел, сбивая рабочий ритм.

Простой и удобный todo-лист — это обычный текстовый документ, куда вы можете добавлять задачи из писем буквально в пару кликов. Да и во время работы такой лист будет более эффективным инструментом, ведь вам не придётся всё время заглядывать в инбокс.

Хранить во входящих только непрочитанные сообщения

Это фишка для продвинутых пользователей. Я хакнул мой Gmail-ящик таким образом, что в нём теперь не могут храниться прочитанные сообщения.

Это означает, что если я открыл письмо и не кинул его в любую другую папку, то оно просто исчезнет.

Это мотивирует меня принять решение о том, как поступить с этим письмом, немедленно, или я просто его потеряю. Благодаря этой специфической настройке, в моем инбоксе не копятся открытые сообщения, которые постепенно становятся мусором.

Отложить для прочтения

Частенько мне присылают ссылки на статьи. Их я тут же отправляют в закладки, чтобы почитать позже. Вот почему я стараюсь тратить меньше времени на почту, ведь у меня так много интересного для чтения, кроме неё.

Беспощадно фильтровать

Когда в моём ящике появляется письмо, которое я не хотел бы видеть, я расправляюсь с ним немедленно. Не ленюсь отписаться от рассылки или установить фильтр на данного отправителя. И это значительно сокращает поток входящих писем.

Я безжалостен в отношении писем, которые засоряют мой инбокс, и правило это применяю даже в отношение людей, которые слишком меня беспокоят.

Закрыть почту по окончании обработки писем

Разобрали сообщения — закройте почту и не открывайте несколько часов до того момента, пока там снова не накопится достаточное количество писем.

Завести для себя некоторые привычки для эффективной работы с почтой — это очень правильно. Вы сразу заметите, насколько спокойней вы стали выполнять более важные дела, избавившись от навязчивой проверки почты каждые 10 минут. Ваша голова освободится для свежих мыслей, как только ваш инбокс освободится от лишних писем.

Просмотреть статью Лео Бабауты в источнике можно по ссылке.

Чтобы эти советы не забылись, составьте кототкий чек-лист по работе с электронной почтой. Как составить эффективный чек лист мы писали в нашей прошлой статье.

Знание возможностей инструмента и тренировка навыков эффективной работы с почтой сделает работу значительно более эффективной.

Источник: https://timetracker.yaware.com.ua/blog/kak-povyisit-effektivnost-rabotyi-s-elektronnoy-pochtoy-v-2-raza/

Электронная почта — что это такое, что нужно знать и как пользоваться?

Правила работы с электронной почтой

Здравствуй, мой читатель!

С появлением Интернета в каждом доме мы постепенно стали забывать о письмах, открытках и приглашениях, которые раньше рассылали по почте и получали с рук курьеров или почтальонов.

Теперь сделать рассылку можно в пару кликов благодаря электронной почте.

По сути, электронная почта – это аналог обыкновенной почтовой службы. Но нам не стоит ждать по несколько дней, а то и недель, пока письмо дойдет. Все происходит мгновенно.

Если вы не знаете, как пользоваться электронной почтой и вообще, как создать собственный почтовик, тогда я вам расскажу.

На блоге есть еще статья, посвященная почте gmail и как защитить свой аккаунт посредством двухэтапной аутентификации. Читайте здесь.

Что такое почтовик?

Почтовый ящик, или, как принято говорить в народе, почтовик, mail или «мыло» – это хранилище всех исходящих и входящих сообщений. Чтобы им пользоваться, для начала нужно зарегистрировать свою учетную запись.

Делается это очень просто. Введите в поисковик «электронная почта» и перед вами появится список всех самых популярных почтовых сервисов.

Структура же регистрации подобна друг другу:

  1. вводим желаемый логин
  2. придумываем пароль.
  3. заполняем все указанные поля регистрационными данными (ФИО, дата рождения, номер телефона, адрес и т.д.)
  4. ввод кода с картинки (так система проверяет, не робот ли вы).

Что касается паролей, то это отдельная тема. Необходимо уметь создавать сложные пароли и хранить их в надежном месте. Чтобы с этим разобраться, рекомендую прочитать две статьи:

Самый популярный почтовик в рунете – это почта от Яндекс. Данный почтовый сервис отличается своей простотой и легкой навигацией. Для новичков – это то, что нужно!

Всемирная корпорация Google, так же не обошла стороной почтовые сервисы. Их почтовик Gmail имеет огромную популярность по всему миру. Это позволяет пользователям отправлять сообщения в любую точку планеты, будь то Америка, Африка или Азия. Но, не смотря на свою универсальность, многие пользователи жалуются на замысловатость управления почтовиком от Google.

Помимо этих двух огромных сервисов имеются тысячи других серверов электронной почты, которые также находят своих почитателей в сети Интернет.

Если вы хотите спросить: «какой лучше?», — то на этот вопрос вам вряд ли кто-то сможет дать ответ. Яндекс.Почта, Gmail, Rambler, Freemail, E-mail и т.д., все они имеют как свои плюсы, так и минусы, достаточно лишь привыкнуть к интерфейсу.

Корпорация MicroSoft так же имеет свой почтовый сервер – OutLook. Он популярен тем, что в операционной системе Windows установлен клиент, который облегчит вам работу с электронными письмами.

Регистрируйтесь на сайте, а после вводите данные в программу и все готово, теперь на компьютере можно просматривать сообщения, не используя браузер.

Да и навигация у клиента намного удобней, чем в браузерной версии почтовиков.

Что еще нужно знать об электронной почте?

Во-первых, это не просто сервис для отправки писем. Вы можете отправлять фотографии, видеоматериалы и самые разные архивы с документами, программами и т.д.

Во-вторых, почти на каждом сервере электронной почты имеются облачные хранилища, которые позволяют хранить большие объемы информации и иметь к ним доступ в любой нужный момент через Интернет.

В «облаке» ваши файлы не пострадают, если ваш компьютер выйдет из строя или сломается жесткий диск.

Это очень полезная опция для большинства офисных работников, которые работают с ценными бумагами, и для бухгалтеров.

В-третьих, нужно знать, что существуют, как прозвали их в народе, «конфликтные» почтовики. Этот термин означает невозможность отправки сообщения с ящика одного сервиса на другой. Чаще всего – это сервера конкурирующих сервисов.

Как же отправить письмо?

Чтобы иметь возможность кому-то написать, вы должны знать его адрес электронной почты (это тот, есть собачка @ например, ruslan@gmail.com). А далее следуем инструкции:

  1. Входим в главное меню ящика, где находятся разделы «Входящие», «Исходящие», «Спам» и т.д.
  2. Ищем вкладку с надписью «Написать письмо», «Отправить письмо» или что-то в этом роде. Кликаем по ней.
  3. В строку «Кому», «Получатель», или «Адресат» (в каждом почтовике свое название навигационных кнопок) вводим адрес получателя.
  4. В основном окне пишем свое письмо и/или находим функцию, с помощью которой сможем прикрепить файл для отправки.
  5. Кликаем по кнопке «Отправить» и все готово!
  6. В конце операции мы должны увидеть уведомление о том, что письмо отправлено.

После отправки сообщения, оно будет находиться в вашем почтовике в разделе «Отправленные». Все же письма, которые придут вам, будут во «Входящих», соответственно.

Если вы хотите ответить на входящее письмо, то вам не нужно создавать сообщение с нуля, достаточно нажать на кнопку «Ответить». Поступая таким образом, вы сможете видеть всю цепочку переписки с собеседником.

Спам и реклама

Важно сказать о разделе «Спам», чаще всего туда попадают какие-то рекламные сообщения. Очень редко в данном разделе можно найти что-то полезное. Если в сообщении спама имеются какие-то непонятные цифры или символы, побыстрее удалите это сообщение, так, как правило, подкидывают вирусы.

Вообще не рекомендую переходить по ссылкам из писем, если вы не доверяете отправителю.

Я надеюсь, представленная информация помогла вам немного разобраться в том, что же такое электронная почта. Вы, несомненно, оцените все невероятные достоинства данного вида общения.

Если же вы только начали осваивать Интернет пространство и вам все равно сложно совладать с инструкцией, которую я вам предложил, тогда пройдите по ссылке.

Здесь вы найдете обучающий курс «Секреты продуктивной работы за компьютером», который поможет научиться правильно пользоваться сервисами в Сети. Все темы растолкованы просто и доступно, проблем не будет.

Вот и все, что я хотел вам рассказать. Поделитесь ссылкой на эту статью в соц. сетях, возможно, среди ваших друзей также найдутся неопытные пользователи, незнающие об электронке.

моего блога и вы сможете получать рассылку уведомлений о выходе новой статьи. До встречи!

С уважением! Абдуллин Руслан

Понравился блог? , чтобы получать новые статьи на почту и быть в курсе всех событий!

Источник: https://abdullinru.ru/pk/kak-polzovatsya-elektronnoj-pochtoj.html

Работа с электронной почтой

Правила работы с электронной почтой

Так много интересного предлагает сегодня интернет, и мы стараемся не потерять информацию – подписываемся на различные рассылки, переписываемся с друзьями и заводим новые знакомства, используем почту в деловой переписке.

Как правильно организовать работу своей электронной почты? Этот вопрос волнует многих.

Существуют правила в деловой переписке с помощью электронной почты. За время её использования появились некоторые наработки по правилам работы и с электронной почтой. Это стало необходимо для того чтобы быть в курсе событий, не терять входящую информацию и оперативно на неё реагировать. Думаю, что знания о том, как работать со своей электронной почтой будут полезны многим.

Как правильно организовать работу электронной почты?

♦ Проверяйте почту в четко отведенное для этого время

Электронная почта обычно не является передачей неотложной информации, её используют для не срочных дел.

Для срочной информации есть телефоны, а в офисе её могут  передать и лично.  Поэтому если не оговорено заранее, что вам сейчас придет по почте важное письмо, то не проверяйте почту постоянно. Просто закройте программу на компьютере,  на время основной работы, чтобы во вкладке браузера или во всплывающем окошке не видеть постоянно приходящие письма. Это не будет отвлекать от важных дел. 

И, как ни странно, почта при этом будет разобрана за меньший промежуток времени, потому что мы будем ею заниматься целенаправленно, отведя специально время утром и вечером, а возможно и всего один раз в день. Это зависит от обстоятельств и рода вашей деятельности.

Все это, конечно, не касается тех, чья работа заключается в ответе на электронные письма, например в службе поддержки.

♦ Каждый вечер очищайте папку «Входящие»

Папка «Входящие» – это место сбора всей поступающей информации, которую нужно научиться быстро рассортировать. 

Для того чтобы рассортировать письма по темам нам нужно дополнительно создать  несколько важных папок. Например «Ответить», «Личное», «Работа», «Интересное», «Важное» и «Персоналии».

В каждой папке создайте подпапки. Папка «Персоналии» может содержать переписку с важными для вас людьми. К примеру,  в этой папке создаем подпапку «Иванов И.И.

» и оговариваем правило (фильтр) в почтовом ящике, что все письма от Иванова И.И. будут сразу же отправляться в эту папку.

Можно не волноваться, что вы пропустите это письмо, ведь в меню рядом с названием папки будет высвечиваться значок, что в этой папке находится не прочитанное письмо.

Так мы поступаем со всеми важными для нас письмами.

♦ Очищаем почту от спама

Сортируя письма, нужно обязательно не желательные послания и те, на которые вы не подписывались отмечать как спам.

У почтовой программы есть функция фильтра спама. Она способна запоминать подобные письма и при повторном отправлении от этого автора, письмо попадет сразу в папку спам.

Если вы не очистили эту папку сами, то через 30 дней все письма автоматически из папки спам удаляются и вам не нужно об этом беспокоиться.

Никогда не отвечайте на нежелательные письма, потому что вашу электронную почту могут использовать мошенники.

Выполняя правила работы с электронной почтой, ваш рабочий день будет более эффективным – вы сможете занимать меньше времени на сортировку, ответы и написание писем. Вот некоторые конкретные советы:

6 советов по эффективной работе с почтой

Правила работы с электронной почтой

Электронная почта является одним из самых лучших средств коммуникации и, пожалуй, единственным, которым пользуются все пользователи без исключения. Вы можете любить или не любить мессенджеры, использовать Skype или чат , но адрес электронной почты у вас имеется наверняка.

Каждый день мы получаем в свой почтовый ящик не только сообщения от друзей и коллег, но и десятки рекламных писем, уведомлений, просто спам.

А если вы последовали рецепту описанному в этой статье, то к этому добавилось и множество обновлений ваших RSS-каналов.

Чтобы не утонуть в огромном количестве входящих сообщений, очень важно выработать и применять навыки эффективной работы с электронной почтой.

Copyright Shutterstock

Запланируйте время проверки почты

Если вы чувствуете, что тратите слишком много времени на обработку почты, а количество писем во входящих все равно не уменьшается, то попробуйте более жестко распланировать время проверки своего почтового ящика.

Обычно мы начинаем проверять почту, находим в письме интересную ссылку, переходим на сайт, оттуда на другой… а через полчаса вспоминаем и возращаемся к разбору писем. В результате время прошло, а дело с места не сдвинулось.

Поэтому постарайтесь выделить для себя определенное ограниченное время для работы с почтой. Частоту и продолжительность этих интервалов каждый может установить для себя самостоятельно, в зависимости от объемов своей корреспонденции.

Возможно это будет час утром и час в конце рабочего дня, а может быть вам удобнее заходить в свой почтовый аккаунт каждый час на пять минут. Самое главное — старайтесь строго придерживаться установленного для себя графика и не отвлекаться ни на что постороннее.

Сознание того, что ваше время ограниченно, неминуемо приведет к увеличению эффективности обработки почтовых поступлений.

Каждое письмо означает действие

Главное правило, которое вы должны применять при разборе почты, — каждое открытое письмо требует от вас какого-либо действия. Если вы открыли письмо, то ни в коем случае нельзя снова оставлять его во Входящих.

Вы должны либо сразу же ответить на письмо, либо переслать его тому, кто лучше справится с этим вопросом, либо наметить для себя задачу в Google Task или календаре — в любом случае в результате вашего действия письмо должно быть удалено или перемещено в архив, то есть покинуть папку Входящие. При соблюдении этого простого правила ваша папка входящих рано или поздно очистится.

Copyright Shutterstock

Фильтры и ярлыки

Если вы ежедневно получаете большое число писем, то их разбор требует от вас большого количества времени и усилий. Почему бы вам не использовать для этого ресурсы почтовой службы, тем более, что в большинстве сервисов эта возможность присутствует и отлично реализована?

Речь идет о настройке фильтров для автоматической обработки почты. Вместо того, чтобы вручную кликать по каждому сообщению, а каждый ваш клик — это тоже время и усилия, просто один раз настройте нужные фильтры.

Например, все сообщения с адресов ваших родственников автоматически попадают в папку Семья и отмечаются маркером как важные.

Все пресс-релизы уходят в отдельную папку минуя папку Входящие, а уведомления от социальных сетей сразу летят в Корзину.

Таким образом, вы можете распределить сообщения по основным темам и подготовиться соответствующим образом к их обработке. У вас не будет больше ситуации, когда ваш мозг при разборе почты переключается с домашних дел на служебные вопросы, а потом сразу же на развлекательные рассылки, и потом обратно.

Вариантов создания различных фильтров существует огромное количество и я уверен, что один раз построив систему автоматической фильтрации, вы сэкономите дни и месяцы своего времени. Кроме этого, с помощью присвоенных ярлыков или распределения по папкам, вы легко сможете найти нужные письма в архиве (вы ведь помните, что папка Входящие у нас совершенно пуста?).

Пользуйтесь поиском

Многие пользователи, особенно начинающие, хранят все свои письма во Входящих, потому что им кажется, что при архивировании они больше никогда их больше не найдут.

Если вы настроили систему фильтров и ярлыков, как это описано в предыдущем абзаце, то ваш архив уже упорядочен и в нем гораздо легче ориентироваться. Но не забывайте еще про строку поиска.

Например, в Gmail система поиска писем настолько совершенна (кто бы сомневался!), что найти любое письмо не составит никакого труда.

Используйте отметки

Во многих почтовых службах имеется функция пометки сообщений специальными маркерами (в Gmail  это звезды).

С их помощью легко выделить необходимые сообщения, требующие вашего внимания и поместить их в отдельную папку. В Gmail вы можете сами выбрать набор отметок и довольно гибко ими пользоваться.

Таким образом, одного взгляда на содержимое вашего почтового ящика будет достаточно, чтобы выделить письма по степени их важности.

Используйте клавиатурные сокращения

Использование горячих клавиш может настолько ускорить обработку корреспонденции, что стоит потратить несколько часов для их изучения. Но перед этим загляните в настройки (в Gmail это Настройки — Общие — Быстрые клавиши) и убедитесь, что они включены. После этого достаточно просто нажать на клавиатуре знак вопроса и перед вами появится подсказка со всеми горячими клавишами Gmail.

Электронная почта является отличным средством коммуникации, но это не значит, что вы должны уделять этому процессу половину своей жизни.

Максимальная автоматизация всех процессов, быстрые ответы или переадресация сообщений, планирование своего времени вместе с другими советами из этой статьи позволят вам довольно быстро справляться с любым количеством писем и сохранить больше времени для более приятной деятельности.

Источник: https://lifehacker.ru/6-sovetov-po-ehffektivnojj-rabote-s-pochtojj/

Правила эффективной работы с электронной почтой

Правила работы с электронной почтой

Способ, о котором я расскажу, бесценен. Он сберегает вам сотни часов, множество сил и дает высокую производительность на ровном месте.

И все это благодаря

Электронной почте. Точнее, тому, как с ней умело обращаться.

Все, кого я знаю, открывают электронную почту, как только садятся за компьютер. Дома ли, в офисе — не важно. Перед чашкой кофе, перед первой утренней сигаретой, перед первым разговором с коллегами стоит электронная почта.

Дома в выходной или на работе, мы проверяем электронную почту, как только включим компьютер. А не пришло ли чего-то сверхважного? Вдруг долгожданная премия или сверхсрочное письмо начальника?

К сожалению, обычно там рассылки, уведомления из социальных сетей (вашего котика вчера два раза лайкнули) и текущие письма коллег, может быть, заказчиков. Как всегда, ничего особенного.

Ничего такого, что бы требовало мгновенной реакции.

Если вы не сидите на приеме заказов, ровно ничего ТАКОГО, чтобы требовало моментального ответа в электронной почте не будет 360 дней в году. Почему же вы с такое настойчивостью бездарно транжирите время протирая email клиент глазами до дыр?

Элементарно!

Тщательная работа (да, такое идиотское времяпрепровождение тоже иногда называют работой) с электронной почтой отлично помогает не заниматься важными вещами. Когда вы пялитесь во «Входящие» и быстро-быстро отвечаете на письма, кажется, что вы заняты по уши.

Это не так.

Точнее, это так, но правильнее сказать, вы на холостом ходу.

Вместо того, важных задач, воплощения стратегических планов, захвата доли рынка, выполненного плана и увеличенного сбыт (или чего вы там задумали), вы спускаетесь на должность собственного секретаря. Не много ли чести?

Бесконечное тасование писем затягивает. Мозг очень любит занять себя жвачкой, только бы не напрягаться. Конечно, такое занятие лучше, чем серфинг по интернету или просиживание в одноклассниках, но ненамного.

Вы так ждете очередного неважного письма, что с удовольствием бросаете важное дело. Только чтобы посмотреть, что же нового свалилось в мой почтовый ящик. Спокойно, товарищи! Это, как обычно, какой-то мусор.

Мне больно смотреть, как открытое окно электронной почты постоянно отвлекает от нормальной работы. Вся суть личной эффективности в последовательной и поступенной работе. Пришло письмо — и ей кранты.

Бедные производители почтовых программ и сервисов не ведают, что творят. Информеры, информеры, информеры. Визуальные, звуковые — на любой вкус. Только, чтобы вы не пропустили, что в ящик свалился очередной кусок ерунды.

Ради этого волнующего открытия вы бросаете читать договор, прекращаете составлять документ, размышлять над решением проблемы. Потом придется все начать сначала и потратить в два раза больше времени и сил.

Ой, прокомментировали ваш пост в ЖЖ! Какая прелесть.

Эта прелесть отняла у вас минимум 10 дней жизни в этом году. Из-за нее вы опоздали с важными делами. Медленно движетесь, занимаясь художественной перепиской вместо настоящей работы с настоящими результатами.

Вы очень любите прочесть письма, оставить их во «Входящих» и ничего не предпринять. Потом прочесть и снова оставить, и ничего не предпринять. И еще раз, и еще парочку.

Ради интереса, посчитайте, сколько потерянно времени на ДВОЙНУЮ работу. Масса, множество, огромное количество. Вот сколько. Бессмысленно растрачен ценнейший и невосполняемый ресурс.

Господи, ведь это так просто: если нет времени или сил отвечать на письмо — не читайте его. Просто оставьте непрочитанным. Когда время появится — обработаете и все будет в порядке.

Нет никакой разницы (кроме лишних трат времени), будет ли письмо прочтено сейчас или завтра — все равно вы ничего не будете делать сейчас, если на это нет времени и сил . Пусть подождет до завтра. Так вы хотя бы не будете дома думать о том, что недоделано.

До конца работы осталось полчаса? Не лезьте в почту. Там нет ровно ничего, что важнее пересмотра планов. Откройте список дел и пораскиньте мозгами, чтобы такое предпринять, чтобы Родина стала богаче?

Наметьте задачи и идите с богом. И со спокойной душой. Или головой, кому как нравится. Дома думайте о доме, о теплой живой и настоящей жене, которой вовсе не хочется видеть вашу кислую рожу на которой написано «я думаю о работе».

Чтобы не заниматься гадостями по утрам, установите твердое правило:

не открывать электронную почту, пока не выполнено хотя бы 5 ранее запланированных дел

Вы же строили лестницу в небо, когда планировали и создавали списки дел. По ней нужно подниматься, а то до звезд достанут конкуренты. Занимайтесь этим хотя бы по утрам, перед глупой рутиной.

Установите твердое правило:

проверять почту по часам, не чаще 4-5 раз в день

Чтобы не упустить действительно важные письма, настройте автоответчик. Который бы сообщал корреспондентам что-то похожее:

«Привет!

Если вы получили это письмо, я 100% получил ваше. Я проверяю почту в 11-00, 14-00 и 16-00. Если вы прислали мне счет или хотите сказать что-то очень срочное, пожалуйста, позвоните мне на мобильный +7 123 456 67 89.

С ув. и прочия и прочия».

Так вы будете гарантированы, что действительно важные вещи не останутся без внимания. Заставьте себя работать так, как я написал, и огромное количество свободного времени обнаружится сразу.

Правда, есть один минус — его придется занять настоящей работой. Но это вам по плечу, иначе эту статью вы бы не читали.

Успехов!

Источник: http://time4life.ru/673

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.