+7(499)-938-42-58 Москва
8(800)-333-37-98 Горячая линия

Организация рабочего времени

Содержание

Организация рабочего времени

Организация рабочего времени

1. Провести индексацию затрат рабочего времени:

А) по их видам;

Б) по содержанию труда;

В) по характеру деятельности.

2. Провести анализ затрат времени работника в течение рабочего дня.

2.1. Экстенсивность использования рабочего времени.

2.2. Рациональность использования рабочего времени.

Решение:

Должность – начальник технического бюро

ВР = 480-10 -10= 460 мин

Определение степени экстенсивности использования рабочего времени. Рассчитываются следующие показатели:

1) Коэффициент экстенсивности использования рабочего времени

Кэ = ВР + ОТЛ(н) = ВР + ОТЛ(н) = ПЗ + О + ОРМ + ОТЛ(н)

ВР + ВП РВ Т см

Этот же показатель можно определить следующим образом:

Кэ = 1 – В потерь = ПНД + ПНР + (ОТЛф – ОТЛн)

РВ Тсм

Рациональным считается значение Кз = 1

Нормативное время перерывов составляет 6 % от ВР = 27,6 мин

Кэ =(460+27,6)) /480 = 1,02

2) Коэффициент потерь времени из-за нарушений дисциплины:

К пнд = ПНД + (ОТЛф – ОТЛн) ® 0

РВ

К пнд = 10+ (10-27,6)/460 = -1,65%

3) Коэффициент потерь времени из-за нарушений режимов работы:

К пнр = ПНР® 0

ВР

К пнр =0/465 = 0

4) Коэффициент перерывов времени на отдых и личные надобности:

К отл = ОТЛф® 6 % или 6,5 % к ВР

РВ

К отл =10/460 = 2,17%

Анализ использования рабочего времени по содержанию труда

1) Коэффициент подготовительно-заключительной работы

К пз = ПЗ Нормативы (разумные пределы)

ВР 2 – 4 % от ВР

КПЗ = 10 мин или 2,17% от ВР

2) Коэффициент времени обслуживания рабочего места

К орм = ОРМ

ВР 2 – 4 % от ВР

КОРМ = 0 мин

3) Коэффициент основного (или оперативного) времени

К о = О

ВР 92 – 96 %

КО = 450 мин или 97,83 %

Анализ использования рабочего времени по характеру деятельности работников, т.е. по состоянию затрат рабочего времени на творческую, административную и исполнительскую работу.

1) Коэффициент творческой работы

К т = Т / О

КТ = 181 мин или 40,22%

2) Коэффициент организационно-административной работы

К оа = ОА / О

К оа =97/450 = 21,55%

3) Коэффициент формально-логической работы

К фл = ФЛ / О

К фл =25/450 = 5,56%

4) Коэффициент технической или исполнительской работы

К н = И / О

К н =147/450 = 32,67 %

Организуя труд, надо стремиться обеспечить загрузку руководителей, специалистов, служащих свойственными их должностным группам видам работ. Нормативов на этот счет нет, но есть рекомендуемые соотношения.

Для руководителей доля затрат административного труда должна составлять 60-70% против 21,55% в рассматриваемом случае.

Доля затрат эвристического труда составляет 40,22 %, что соответствует нормативам (30-40%).

Доля затрат технической или исполнительской работы должна быть равна нулю, в рассматриваемом случае доля затрат составляет 32,67 %.

Можно сделать вывод о нерациональности использования рабочего времени: в рабочем дне руководителя наблюдается малая доля временных затрат на отдых, административную работу, однако также наблюдается превышение рекомендуемых временных затрат на выполнение технической или исполнительской работы.

Общий показатель рациональности использования рабочего времени:

По содержанию труда:

К = 1 – Σ√(Уф – Ун)

К = 1 – (√(0,0217 – 0,03) + √(0 – 0,03) + √(0,9783 – 0,93) = 1 – (0,091 + 0,17 + 0,219) = 0,52

По характеру деятельности:

К = 1 – (√(0,40 – 0,35) + √(0,215 – 0,65) + √(0,0556 – 0) + √(0,3267 –0)) = 1 – (0,22++0,659 + 0,236 + 0,57) = 0,68

Таким образом, видно, что рабочее время используется нерационально, как по содержанию, так и по характеру труда: рассчитанные коэффициенты рациональности значительно отличаются от единицы.

Интенсивность труда, согласно рекомендуемым значениям, не достаточная, для ее повышения, с моей точки зрения необходимо устранить нарушения трудовой дисциплины на предприятии путем введения штрафных санкций за личные беседы, опоздания и т.п.; сократить до минимума время вынужденных перерывов в работе путем улучшения согласования между начальниками отделов и другими подразделениями.

Удельный вес регламентируемых перерывов не достаточен, согласно нормативным значениям, следует ввести практику технических перерывов на 10-15 минут через каждые 2 часа работы на восстановление физических и умственных возможностей.

2 Ситуационная задача №2

1. На основе фактических балансов затрат рабочего времени работников структурного подразделения, составленных по данным самофотографий рабочего времени, и запланированного снижения трудоемкости за счет мероприятий по совершенствованию организации труда работников разных должностей рассчитать:

А) комплексный фактический и проектный затрат рабочего времени подразделения по отдельным по отдельным должностным группам

Б) значение ограничения, при котором установленный объем необходимых работ должен быть выполнен.

В) несколько допустимых проектных вариантов квалификационно-должностного состава работников подразделения.

Г) экономическую эффективность от рационального разделения труда и изменения должностного состава работников в подразделении

Д) Степень использования работников по квалификации

2. Выбрать и обосновать оптимальный вариант квалификационно-должностного состава работников

3. Перераспределить объемы работ между сотрудниками в оптимальном варианте

Решение

Численность работников:

Инженеры: 10

Техники: 3

Служащие: 2

Среднемесячная заработная плата, тыс. руб.:

Инженеры: 13,9

Техники: 10,7

Служащие: 8,6

Планируемое сокращение трудозатрат, час.

Техники – 20

Служащие – 6

Месячный фонд рабочего времени:

Инженеры: 168*10 = 1680 ч

Техники: 168 * 3 = 504 ч

Служащие: 168 * 2 = 336 ч

Распределение затрат рабочего времени по инженерам:

1. Работы, свойственные инженеру:

1680 * 0,58 = 974,4 ч

2. Работы, свойственные технику:

1680* 0,20 = 336 ч

3. Работы, свойственные служащему:

1680*0, 12 = 201,6 ч

Потери рабочего времени:

1680 * 0, 04 = 67, 2 ч

Время на отдых:

1680 * 0, 06 = = 100, 8 ч

Распределение затрат рабочего времени по техникам:

1. Работы, свойственные инженеру:

504* 0,08 = 40,32 ч

2. Работы, свойственные технику:

504* 0,70 = 352, 8 ч

3. Работы, свойственные служащему:

504*0, 12 = 60, 48ч

Потери рабочего времени:

504* 0, 035 = 17,68 ч

Время на отдых:

504* 0, 065= = 32, 76 ч

Распределение затрат рабочего времени по служащим:

1. Работы, свойственные инженеру не выполняются

2. Работы, свойственные технику:

336 * 0,39 = 131,04 ч

3. Работы, свойственные служащему:

336 * 0, 51 = 171. 36 ч

Потери рабочего времени:

336 * 0, 038 = 12, 77 ч

Время на отдых:

336 * 0, 062 = 20, 832 ч

Полученные данные заносятся в фактический баланс рабочего времени.

Построение проектного баланса основывается на анализе фактического.

Потери при построении проектного баланса исключаются, время на отдых и личные надобности планируются с действующим нормативом (6 % от время работы), т.е. (974, 4 + 40, 32)* 0, 06 = 60,88 ч. Тогда проектируемые затраты рабочего времени инженеров на выполнение свойственных им работ, составляют: 1014,72+ 60,88= 1075,6ч

Проектируемые затраты рабочего времени техников на выполнение свойственных им работ, учитывая планируемое сокращение трудозатрат рассчитываются следующим образом:

(336+352,8+131,04) – 20 = 799,84 ч

Время на отдых: 799,84 ч * 0,06 = 47,99 ч

799,84+47,99 = 847,83 ч

Проектируемые затраты рабочего времени служащих на выполнение свойственных им работ, учитывая планируемое сокращение трудозатрат рассчитываются следующим образом:

201,6+60,48+171,36 – 6 = 427,44 ч

Время на отдых равно:

427,44*0,06 = 25,64 ч

427,44+25,64 = 453,08 ч

Исходя из проектируемых затрат рабочего времени определяется необходимая численность работников отдела:

Источник: http://MirZnanii.com/a/161725/organizatsiya-rabochego-vremeni

Особенности организации рабочего времени для женщин

Организация рабочего времени

Чтобы, в буквальном смысле не «сгореть на работе», стоит задуматься о том, как правильно организовать свое рабочее время. И в этом по большей части помогает удачное планирование дня.

При котором вы все успеваете в определенный промежуток рабочего времени и достигаете нужных результатов. Ведь задерживаясь на работе сверхурочно, вы подвергаете себя стрессу.

Он возникает от желания «объять не объятое» и боязни что-то не успеть.

Планирование

Итак, для того, чтобы создать свой идеальный рабочий график, следует сначала его законспектировать на бумаге. Таким образом, мы увидим все предстоящие дела и примерно рассчитаем время на выполнение каждой из задач. С чего начать? Приведем примерную инструкцию.

  1. Прежде всего, стоит обзавестись удобным ежедневником, в котором каждый день будет разделен по часам. Для людей, которые не любят долго расписывать что-то от руки, существует отличный современный вариант – электронный планировщик. Достаточно скачать программу в интернете и установить ее себе на компьютер или в телефон.
  2. Определитесь с временным промежутком, на который вы будете составлять план. Для начала возьмите ближайшую неделю и составьте список основных задач, которые требуется выполнить за этот промежуток времени. После того, как вы научитесь хорошо составлять свой рабочий график и с успехом применять его на практике, берите еще более длительный период для планирования. К примеру, месяц или даже год.
  3. Внесите в свой план рутинные задачи. То есть те, которые вам так или иначе приходится выполнять регулярно, каждый день. К примеру, деловые люди всегда проверяют свою электронную почту и разбирают письма.
  4. После внесения важных задач и списка обязательных дел на каждый день, обозначьте в своем ежедневнике время на перекуры и на обед. У каждого человека должен быть перерыв, даже если он не является офисным работником, а осуществляет свою деятельность на дому. Не предусмотрев его в своем графике, вы рискуете, не уложится в срок при выполнении задач.
  5. Не забывайте про назначенные встречи, их тоже смело вносите в график. Так, как обычно к некоторым из них стоит очень серьезно подготовиться и нужно оставить для этого немного времени. Так же дорога до встречи, отнимает немало часов. Поэтому лучше заранее все обозначить в своем ежедневном плане.

Главные секреты успешного тайм-менеджмента

После составления графика вы увидите, что буквально ваше свободное время расписано по минутам.

Поэтому, если у вас есть огромное желание все успевать и потом не затрачивать дополнительное время на подработку в выходные, старайтесь максимально соответствовать графику и не отклоняться от него.

Только так вы достигните успеха и узнаете, как действуют настоящие ассы тайм-менеджмента. Чтобы эффективно внедрять грамотное планирование в свою жизнь, старайтесь придерживаться следующих нюансов.

  • Съешь лягушку на завтрак. Это знаменитое выражение придумал выдающийся бизнес- тренер Брайан Трейси. Он считал, что все самые противныеи сложные задачи(лягушки) нужно выполнять с утра. Потому что обычно, все любят откладывать их на потом. А в утренние часы, они гораздо лучше поддаются выполнению. Зато весь оставшийся день вас ничего не будет тяготить. Кстати, в день достаточно съедать всего по одной «лягушке», но делать это нужно регулярно. К примеру, разобрать завал на рабочем столе или позвонить не очень вежливому клиенту. Выполняя каждый день такие задачи с утра, у вас есть возможность всего за неделю переделать очень много дел.
  • Выполняя какое-нибудь задание в первый раз, оставляйте для него время с запасом в своем ежедневнике или электронном планировщике. Пусть лучше останутся лишние полчаса, зато вы все сделаете не спеша и поймете, сколько времени следует отводить на эту работу в следующий раз.
  • Научитесь правильно расставлять приоритеты и делить свои задачи насверх важные и не очень. Ведь если весь день заниматься второстепенными задачами и забывать о главном, то в итоге получится, что время потрачено впустую и завтра опять придётся трудиться в поте лица, чтобы все успеть. Старайтесь вносить в график все задачи, но выполнять сначала только самые важные из них, а затем уже, если останется время, заниматься остальными.
  • Делегируйте. Мы не волшебники и не джины, чтобы успевать делать тысячу дел за один день. Поэтому учитесь доверять свои срочные, но не очень важные задачи другим людям. Одним словом, если вы понимаете что нужно сегодня выполнить какое-то задание, но вам уже точно не успеть, перепоручите это дело специалисту или знакомому. Например, если у вас сломался принтер, а он срочно нужен вам к вечеру и нет времени разбираться в причине неполадки, вызовите мастера или попросите кого-то из друзей заняться его починкой.

Организация рабочего места

Половина успеха на пути к победе любого преуспевающего работника заключается в правильно организованном пространстве, где он трудится каждый день. Прежде всего, важно что бы, во время рабочего процесса человека ничего не отвлекало. Поэтому свое рабочее место или пространство следует организовывать, там где вас никто не потревожит.

Даже если оно располагается, среди большого числа людей, следует сделать небольшое ограждение. Так психологически будет, легче сосредоточится на важных задачах и работе. Например, для работников офиса делаются специальные «перегородки» между столами.

А дома есть возможность поставить высокую тумбу с полками, которая визуально будет отделять общую комнату от рабочего места.

Помимо грамотно и удобно спланированного пространства для работы, важно сохранять еще одно условие. Это поддержание порядка и чистоты на нем. Сделайте удобные емкости для хранения необходимых принадлежностей, продумайте каждую мелочь. Чтобы в процессе работы вас ничего не отвлекало и не приходилось терять время на разбор документов или уборку рабочего стола.

Таким образом, зная все особенности и секреты организации своего рабочего времени, вам легко удастся укладываться в срок, при выполнении важных задач. И не придётся внезапно прерывать весь трудовой процесс и отвлекаться на непредвиденные встречи или дела. Ведь они все у вас заранее спланированы и записаны в ежедневном плане.

Источник: http://mamamozhetvse.ru/osobennosti-organizacii-rabochego-vremeni-dlya-zhenshhin.html

Организация рабочего времени руководителя

Организация рабочего времени

Каждый руководитель должен рационально планировать свое рабочее время, благодаря чему он сможет принести максимальную пользу своему предприятию. Из-за того, что в сутках насчитывается ограниченное количество часов, директору следует правильно расставлять приоритеты.

Грамотное планирование рабочего дня предусматривает определение основных задач и целей на несколько суток вперед, благодаря чему руководителю удастся освободить время для решения творческих задач.

Общая информация

Динамично развивающиеся коммерческие компании отличаются от неперспективных предприятий грамотным руководством.

Благодаря неоспоримому авторитету среди рабочих, директора эффективно управляют большими коллективами, ставя перед ними конкретные задачи, и требуя из безоговорочного исполнения.

Выбор командного стиля руководства требует от директора не только правовых, но и психологических установок, благодаря чему он сможет пользоваться своей властью, отдавать высокорезультативные приказы.

Понятие и структура времени

Чтобы разобраться в терминологии и понять, что обозначает «рабочее время» необходимо применить нормативно-правовой подход.

Время работы руководителя представляет собой определенный временной промежуток, которого достаточно для выполнения трудовых обязанностей, направленных на увеличение рентабельности компании, следствием которой является увеличение его благосостояния.

Рабочее время руководителя измеряется:

  • часами;
  • неделями;
  • месяцами;
  • днями;
  • годами.

С 1917 года на территории Российской Федерации установлен 8-ми часовой рабочий день. В соответствии с Трудовым Кодексом его продолжительность не может превышать 40 часов в неделю.

Если руководителю удастся создать необходимые экономические условия, он сможет сократить продолжительность рабочего дня. Также стоит отметить, что рабочее время может быть скользящим, гибким или неполным, если организацией будут осуществляться специфические производственные процессы.

Удачливых руководителей выделяет одна характерная черта: они системно и очень сознательно используют свое рабочее время, благодаря чему освобождают время не только для досуга, но и для выполнения истинных управленческих функций.

Сегодня уже давно утратила свою актуальность поговорка «время-деньги», так как рабочее время уже давно стало его дороже.

Из-за большой конкуренции и постоянно изменяющейся конъюнктуры отечественного рынка руководители должны уметь эффективно организовывать свое рабочее время, причем абсолютно на всех уровнях:

  • на корпоративном;
  • на командном;
  • на индивидуальном.

Каковы основные причины его дефицита?

Многие руководители не могут понять, почему им всегда не хватает рабочего времени, чтобы успевать выполнять все намеченные задачи.

Чтобы разобраться, из-за чего возникает его дефицит, следует изучить таблицу:

Причины дефицита рабочего времениЧто приводит к дефициту времени
СпешкаИз-за постоянной спешки руководители не в состоянии сосредоточить внимание на насущных проблемах компаний
ПереутомлениеОтсутствие отдыха, длительная работа в сложных условиях приводят к потере работоспособности
Нагромождение работыРуководитель, который не умеет планировать рабочее время, начинает сразу хвататься на выполнение разных задач, из-за чего не может сконцентрировать внимание на главном
СуетливостьКак правило, это качество свойственно импульсивным руководителям, которые плохо организовывают свой рабочий день
Отсутствие мотивацииЕсли руководитель выполняет лишь функции директора, и за свою работу получает необоснованно низкую заработную плату, у него отсутствует стремление повышать продуктивность компании, так как он не видит в этом для себя никакой финансовой выгоды
Отсутствие планаЕсли руководитель является неорганизованным по жизни человеком, у него и в рабочих вопросах отсутствуют планы, цели и задачи
Доработки домаЕсли директор не может правильно организовать свой рабочий день, он будет регулярно брать работу на дом

Планирование и организация рабочего времени руководителя

Планирование рабочего времени руководителя представляет собой очень кропотливый и сложный процесс, конечным результатом которого является экономия времени в целом.

Чтобы руководитель смог с максимальной эффективностью выполнять свои прямые функции, ему необходимо четко представить совокупность задач и определить бюджет времени.

В этом случае ему удастся достигать поставленных целей, уменьшать количество не очень важных дел или перепоручать их сотрудникам.

Руководитель, который планирует самостоятельно заняться планированием рабочего времени, должен распределять его следующим образом:

  • спонтанное время – 20%;
  • непредвиденное время – 20%;
  • рабочее время – 40%.

Все потраченное рабочее время следует документировать, благодаря чему руководитель сможет провести работу над своими ошибками и в дальнейшем использовать его с большей эффективностью.

Цели

Для того чтобы руководитель мог создать максимально эффективную систему управления рабочим временем, ему необходимо правильно определять первостепенные цели своей профессиональной деятельности. В

результате намеченные цели будут определять дальнейшие действия директора, стимулировать его на их исполнение.

Определяемые цели должны отвечать следующим критериям:

  • конкретность;
  • реалистичность;
  • ориентированность на достижения конкретного результата;
  • ограниченность и измеримость конкретными сроками.

Если руководителю удастся определить основные цели, то он находится еще в самом начальном этапе. Для достижения желаемого результата ему необходимо их преобразовать в продуктивный план действий.

Принципы организации

При разработке плана на рабочий день (месяц или неделю) руководителю рекомендуется применить единые принципы.

В обязательном порядке следует учитывать такие важные моменты:

  • в конце одной рабочей недели или дня составлять планы на аналогичный рабочий период;
  • если невыполненные дела не утратили своей актуальности, их нужно переносить на следующий рабочий день;
  • устанавливать конкретные сроки для выполнения того или иного объема работы;
  • выполнять дела по степени их важности, определять ключевые направления деятельности, практиковать эффективное использование рабочего времени и т. д.

Этапы и методы

Для планирования рабочего времени директору понадобится ежедневник, карта рабочего времени и стандартный распорядок дня.

Далее ему необходимо действовать в определенной последовательности:

  1. Определить стандартный распорядок дня.
  2. Включить в распорядок все мероприятия, которые присутствуют в планах на ближайший квартал, год и полугодие.
  3. Сгруппировать все мероприятия, которые назначены на конкретное время, и внести в ежедневник в порядке очередности исполнения.
  4. Сделать отметки о степени важности всех дел.
  5. Проследить за тем, чтобы одни дела не накладывались на другие.
  6. Поручить секретарю или помощнику заблаговременно напоминать о предстоящих мероприятиях.
  7. Оставить в рабочем графике немного свободного времени, благодаря чему руководитель сможет избежать спешки.
  8. Выделить время на отдых и приемы пищи.

Составляем график работы на неделю

На примере можно рассмотреть, какой насыщенной может быть рабочая неделя руководителя компании:

День рабочей неделиСписок дел
ПонедельникКомандировка, региональная инспекция
ВторникПроект В. Изучить промежуточный отчет
СредаДоклад. Обзоры
ЧетвергПроект А, определить конечный срок его сдачи
ПятницаИзучить месячный отчет

Ежедневно руководитель живет по такому графику:

  • 9.00-9.30 – планерка с сотрудниками;

Источник: http://kadriruem.ru/planirovanie-i-organizacija-rabochego-vremeni-rukovoditelja/

Принципы организации рабочего дня

Организация рабочего времени

Вы старательно работаете, искренне стараетесь выполнить «как можно больше», проводите на работе по 10-12 часов в сутки, но все равно не получаете желаемый результат. Дел становится все больше, а свободного времени — все меньше. Что вы делаете не так? Почему у кого-то работа спорится, а у вас все идет наперекосяк?

Правильная организация рабочего времени

Результаты работы напрямую зависят от того, насколько правильно она организована. А так как организацией занимается менеджер, то именно от его качеств и умений и будет зависеть успех рабочего процесса. Определить уровень организации довольно легко. 

Признаки плохой организации или в чем заключаются основные промахи менеджера:

  • Плохой менеджер не соблюдает установленных сроков и не ценит чужое время. Он может опоздать на работу, забыть о срочных документах, по нескольку раз переносить время совещания и т. д.
  • Он не обладает нужными знаниями и иногда даже не пытается понять суть вопроса.
  • Плохой менеджер не планирует свой распорядок дня и в результате хватается то за одно, то за другое.
  • Плохой менеджер не умеет расставлять приоритет.
  • Он не умеет грамотно и лаконично излагать свое мнение и не умеет решать вопросы в телефонном режиме.
  • Рабочее место плохого менеджера завалено бумагами, среди которых он очень редко находит ту, которая нужна.

Как же наладить эффективную работу в компании? Есть 3 группы принципов, способных вам помочь:

  1. Принципы начала дня.
  2. Принципы основной части дня.
  3. Принципы конца дня.

Ниже представлены детальные описания каждой группы.

Принципы начала дня

Вставайте «с правой ноги», то есть начинайте день с хорошим настроением. Поверьте, это очень важно для дальнейшей работы. Положительный настрой поможет легче воспринять возможные неудачи и быстрее достичь долгожданного успеха. 

Вот три вопроса, на которые следует отвечать каждое утро: 

  1. Как сегодняшний день приблизит меня к достижению желаемого?
  2. Что предпринять, чтобы сделать сегодняшний день еще более радостным и счастливым?
  3. Чем я смогу сегодня компенсировать «сидячий» образ жизни (ведь офисная работа предполагает мало телодвижений)? — Провести сеанс релаксации, сходить в спортзал, посетить бассейн?

Также постарайтесь продумать ответы на такие вопросы:

  1. Кого я смогу сегодня обрадовать или кому смогу поднять настроение?
  2. С кем сегодня мне предстоит встретиться?
  3. С какими препятствиями я могу сегодня столкнуться? Как разобраться с ними без негатива?

Ну и конечно же, начинать день стоит с хорошего завтрака и неспешных сборов на работу.

Очень важно не носиться по квартире сломя голову, не «забрасывать» в себя еду на ходу и не бежать, спотыкаясь, на остановку. Подобные действия могут испортить даже самое хорошее настроение.

И не вздумайте возражать, что на размеренные сборы у вас нет времени. Время всегда есть, конечно, если правильно расставить приоритеты.

Принципы основной части дня

  • Не опаздывайте на работу и старайтесь всегда приходить в одно и то же время. Всем нам важна стабильность. И если вы привыкли приступать к работе в 9.00, старайтесь не нарушать эту традицию.
  • Придя в офис, не старайтесь всех поприветствовать и успеть со всеми переговорить до начала рабочего дня. Это лишь собьет рабочий настрой. Перенесите общение с коллегами на более поздний период. Лучше всего это делать после решения самых важных задач.
  • Первым делом просмотрите план, составленный на сегодняшний день. Внесите в него нужные коррективы, вычеркните все лишнее и добавьте новые пункты, если в этом есть необходимость. Старайтесь составлять план так, чтобы выполнить его было реально. Не стоит включать задачи, выполнение которых было бы желательно, но по каким-то причинам абсолютно невозможно на данном этапе.
  • Начинайте рабочий день с решения наиболее трудоемких и наиболее приоритетных задач. Работайте по принципу «от сложного к простому». Таким образом, на конец дня (то есть на момент, когда вы устанете) у вас останутся самые легкие и приятные задачи.
  • Приступать к прочтению входящей корреспонденции (писем, рассылок, рекламных листовок) стоит лишь после решения самых важных задач. Как правило, утренняя почта не содержит ничего срочного или серьезного.

Как правильно распланировать рабочий день? Вот несколько правил, которые помогут вам работать эффективней.

  1. Экономьте рабочее время. Составляйте планы на каждый день и не забывайте своевременно вносить в них коррективы.
  2. Старайтесь действовать в рамках установленного плана. Не занимайтесь делами, которые не были запланированы на конкретный день. Избегайте импульсивных решений — они лишь мешают в работе.
  3. Устанавливайте реальные сроки для выполнения каждой задачи. Соблюдайте эти сроки, и ни в коем случае не откладывайте дело на более поздний период без уважительной причины.
  4. Используйте каждую рабочую минуту. Например, во время поездки в транспорте составьте план на завтрашний день, а в последние минуты рабочего дня подпишите документы или просмотрите почту.
  5. Отдыхайте после каждого рабочего часа примерно 10 минут. Считается, что ровно столько нужно для восстановления внимания. Не спешите, быстрый темп приведет только к ошибкам, а никак не к более скорому выполнению задачи. Учитесь работать размеренно.
  6. Старайтесь завершать все начатое и не прерываться на середине. В крайнем случае, делайте паузу в наиболее подходящих местах. Перед тем как переключиться с незавершенного дела на новое, вкратце (например, тезисно) запишите все, что вы думаете по этому проекту. Запишите так, чтобы в дальнейшем вы продолжили выполнение задачи с наименьшими временными потерями.
  7. Планируйте самые важные дела на первую половину дня. Примерно с обеда активность в офисе достигает «критической точки» и не исключено, что заняться своими делами вам уже будет некогда.
  8. Отказывайтесь от выполнения срочных дел всегда, когда это возможно. Например, когда ваше участие в решении вопроса необязательно или когда задачу нельзя передать иному исполнителю;
    Тщательно проанализируйте, что вы потеряете, если возьметесь за форс-мажорное задание. Подумайте, выполнение каких проектов придется отложить, дабы успеть завершить дополнительную работу в указанный срок.
  9. Выделяйте 1 час в день для решения наиболее важных вопросов. Отключите на это время телефон, либо запретите соединять вас с кем бы то ни было. Предупредите сотрудников о вашей «недоступности» в течение этого часа.
  10. Объединяйте однородные задания в «серии», так они будут отнимать гораздо меньше времени. Например, вместо того, чтобы каждый час вызывать секретаря и диктовать ему по одному письму, вызовите его один раз и надиктуйте сразу 5 или 10 писем. Вместо того чтобы разбрасывать пятиминутные совещания на весь день, проведите несколько совещаний подряд. Выделите часы для подписания документов и запретите сотрудникам бегать «на подпись» в любое другое время.
  11. Не стремитесь проводить на работе как можно больше времени: как показывает практика, это отнюдь не приводит к повышению продуктивности.
  12. Перепроверяйте свои планы и контролируйте выполнение каждого пункта. Ищите причину, по которой вам не удалось выполнить ту или иную задачу.

Принципы завершения рабочего дня

  • Постарайтесь все «небольшие» дела завершать в течение одного дня, а не переносить на следующий. Их невыполнение может привести к напрасным временным потерям. К «небольшим» делам можно отнести: чтение писем и составление ответов, телефонные звонки и распоряжения.
  • Оцените объемы работы, выполненной за день. Все ли из запланированного вы успели? Если в течение дня вам пришлось отклониться от ранее составленного плана, проанализируйте, почему так произошло, и что сделать, чтобы подобные отклонения встречались как можно реже. Перенесите невыполненные задачи на следующий день.
  • В конце рабочего дня займитесь составлением планов на завтра. Подумайте, решение какого из пунктов плана вы могли бы делегировать коллегам или подчиненным? Расставьте приоритеты, и определите дела, с которыми стоит разобраться в начале рабочего дня.
  • Радуйтесь заслуженному отдыху. Отвлекитесь от работы и старайтесь не думать о ней до следующего рабочего дня. Ваш мозг нуждается в таком же отдыхе, как и тело. Сходите в спортзал, погуляйте на свежем воздухе, пообщайтесь с друзьями, проведите вечер в кругу семьи — наслаждайтесь свободным временем «по полной». Делайте все, чтобы окончание дня было не менее позитивным, нежели начало.

Соблюдение данных принципов сделает вашу жизнь менее напряженной, поможет легче воспринимать кризисные ситуации и радоваться каждому прожитому дню. А главное, оно сделает вашу работу более организованной, а значит и более эффективной.

Источник: http://TimeStep.ru/2011/02/10/principy-organizacii-rabochego-dnya

Организация рабочего времени, его планирование и учет

Организация рабочего времени

Для любой организации использование рабочего времени является важнейшей составляющей производства. Это обусловлено тем, что время является одним из основных ресурсов, требуемых для производства. Его четкая структуризация, балансировка и распределение на решение актуальных задач повышает эффективность производства и успешность организации.

Поэтому так важно, чтобы имелась фотография рабочего времени, для анализа. Детали данного вопроса в статье по ссылке.

Чем определяется продолжительность рабочего дня в организации?

Продолжительность рабочего времени в организации определяется главой 15 Трудового кодекса РФ.

Она указывает, что для каждого сотрудника нормой является 40 часов в неделю (хотя важно учитывать еще и сокращенные рабочие дни).

Предписывается при этом, что распределение выработки и установление графика осуществляется каждым предприятием отдельно. Соответственно возникает вопрос, каким локальным нормативным актом устанавливается режим рабочего времени в организации.

Законодательство указывает, что основным актом в данном случае будет внутренний распорядок предприятия, те локальные правила, на основе которых регламентируется труд сотрудников.

Отдельным актом для этих целей может быть трудовой договор. Однако в нем график работы закрепляется в том случае, если он отличен от общих предписаний.

К примеру была заключена индивидуальная договоренность о других временных рамках.

Сущность организации рабочего времени

Планирование на предприятии рабочего времени многие рассматривают как установление графика. Однако данное определение включает в себя более широкое значение. Часто используется такое понятие как тайм-менеджмент, но оно не совсем верное. На практике время не такой ресурс, которым управляют. Возможно лишь регулировать и влиять на его использование.

То есть основная цель планирования — это распределение работы каждого сотрудника в установленный срок таким образом, чтобы эффективность его труда была максимальной.

Основные правила планирования рабочего времени

Программа для планирования рабочего времени — это перечень пошаговых задач, каждая из которых служит достижению основной цели. Сюда могут входить следующие действия:

  • стремление к росту эффективности труда — может рассматриваться как в общем порядке по предприятию, так и индивидуально для каждого работника;
  • осуществление контроля над работой и временных затрат на ее выполнение;
  • оптимизация процессов, исключение лишних действий и неэффективных аспектов, негативно влияющих на производительность;
  • анализ существующей ситуации и деятельность по улучшению планирования и используемых методов;
  • установление порядка действий с назначением приоритетов, которые определят степень важности тех или иных задач;
  • разграничение между рабочим и личным временем.

Последний пункт направлен на то, чтобы минимизировать потери рабочего времени на производстве.

Планирование рабочего времени руководителем

Система планирования труда — это поэтапный процесс. Основывается он на анализе выработки и установлении тех норм, которые нужны для реализации поставленных задач. Чаще всего в этих случаях используется фотография рабочего времени или хронометраж.

На основе полученных данных можно составить наглядную картину, сколько труда и времени требуется для выполнения определенной работы. Согласно этим данным руководитель принимает решение о формировании штата, а также назначении сроков исполнения.

Роль руководителя в планировании является крайне важной. Его личные качества и действия могут влиять на организацию труда как положительно, так и отрицательно.

К негативным влияниям относят следующие аспекты:

  • спешка, беспорядочные и суетливые действия;
  • отсутствует возможность полноценно отдохнуть, назначение работы на дом;
  • отсутствует должный уровень мотивации;
  • не имеется четко организованной коммуникативной линии, которая обеспечит своевременную связь в решении актуальных вопросов;
  • не назначаются приоритеты и порядок решения поставленных задач;
  • нет распределения ответственности.

Данный перечень указывает на те действия, которые следует избегать. Это позволяет в конечном итоге получить такое планирование труда, которое покажет наибольшую эффективность.

Учет рабочего времени на предприятии осуществляется по разным показателям. Обычно это восьмичасовая смена с перерывом на обед. Однако возникают ситуации, когда смены могут носить нерегулярный характер, а также отличаться друг от друга по количеству часов.

В этом случае используют такое понятие как суммированный учет. Исходит оно из того, что норма для человека — 40 часов в неделю. Однако если в силу специфики производства данная норма систематически перевыполняется или не выполняется, в расчет берут более длительный отрезок времени — месяц, квартал, год.

В законодательстве нет определенных правил, по которым такой учет ведется. То есть выработка работника должна исходить из его нормы. Если суммированный расчет показывает, что средний показатель превышает 40 часов в неделю, а работодатель не доплачивает за перевыполнение — может последовать штраф.

Вводится суммированный учет в локальных правилах при назначении графика. Если такой вариант предусмотрен в индивидуальном порядке — следует прописать установленные нормы в трудовом договоре.

Как в организации ведется табель учета рабочего времени?

Табель учета рабочего времени — это унифицированная форма документа, которая отображает информацию о явках и пропусках работы для каждого из сотрудников. Данный образец является обязательным для заполнения и становится в дальнейшем основой для начисления заработной платы.

Ведется такой документ как в ручном режиме, заполнением формы Т-12, так и в электронном варианте по образцу Т-13. Составляется он обычно на тот календарный период, за который начисляется заработная плата.

Скачать заполненный образец табеля учета

Кто должен вести табель учета рабочего времени по закону

Табель учета ведет назначенное лицо, обычно сотрудник отдела кадров. Если организация небольшая, то форма заполняется одним специалистом. Однако если имеются подразделения, то на каждое из них составляется отдельный документ.

Составляется табель учета по следующей схеме:

  • назначенный сотрудник отмечает посещаемость каждого из работников в установленный период, проставляет реквизиты документа и свою подпись;
  • документ направляется руководителю отделения и подписывается им;
  • после этого акт направляется в бухгалтерию, которая заполняет свою часть и рассчитывает итоговую зарплату.

Для заполнения используется буквенные или кодовые обозначения, в начале документа обычно приводится их стандартный перечень.

Срок хранения табеля учета рабочего времени в организации

Данные о сроках хранения табеля учета разнятся. Это происходит по той причине, что специфика предприятия предполагает разные условия труда для сотрудников. К примеру для офисных сотрудников срок хранения такого документа составляет от четырех лет.

Однако если речь идет о работе с вредными условиями труда или в экстремальных условиях, срок хранения увеличивается до 75 лет. Это обусловлено необходимостью учитывать стаж работы при начислении пенсионных и страховых выплат.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста

Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

Источник: https://www.samso.ru/rabochee-vremya/organizaciya-rabochego-vremeni-ego-planirovanie-i-uchet.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.