+7(499)-938-42-58 Москва
8(800)-333-37-98 Горячая линия

Методика правильного проведения совещаний

Содержание

Шесть этапов правильного совещания

Методика правильного проведения совещаний

Хорошие совещания экономят рабочее время менеджеров и повышают эффективность фирмы, действуя как приводные ремни и смазка для различных организационных осей и колес компании.

Эти процессы снимают информационное неравенство, способствуют консолидации персонала при выработке управленческих решений и в настоящее время продолжают быть неотъемлемой составляющей корпоративной культуры, несмотря на наличие компьютеров, электронной почты, телефонов и различных телеконференций.

Плохо подготовленные, неэффективные совещания кроме бессмысленных потерь времени и нервов участников еще и снижают качество управленческих решений, что прямо ведет к падению эффективности организации в целом. Совещания – принципиально незаменимый институт управления организационными структурами, и повышение их эффективности ― постоянная задача, стоящая перед менеджментом компаний.

Предлагаемые ниже 50 рекомендаций составлены на основе авторской структуризации этапов совещаний и предназначены для руководителей компаний, их заместителей, секретарей и помощников, руководителей подразделений, проектов, рабочих групп, других сотрудников, которые по роду своих обязанностей регулярно проводят совещания или участвуют в них.

Структура этапов совещаний

1. Проведите четкое структурирование этапов по следующей (авторской) схеме:

Кликните, чтобы увеличить картинку

Этап №1. Организация: определение участников, формирование план-графика, выбор тематики и разработка регламента совещаний.

Этап №2. Подготовка: рассылка уведомлений и материалов к совещанию, уточнение повестки дня и участников, проверка помещений и т.д.

Этап №3. Проведение: обсуждение повестки дня, выработка решений, выдача поручений, подготовка проекта протокола совещания.

Этап №4. Завершение: принятие решений и оформление протокола совещания, согласование, утверждение и рассылка протокола.

Этап №5. Контроль решений: мониторинг поручений, оценка исполнительской дисциплины, подготовка следующего совещания.

Этап №6. Анализ: анализ истории вопросов, получение статистики затрат времени и трудозатрат, оценка качества и совершенствование совещаний.

2. Уточните, какие из указанных видов совещаний (или рассматриваемых на них вопросов) в большей степени характерны для вашей организации, и учитывайте их в своей работе.

  • Информационные (инструктивные): доведение информации, выдача поручений «сверху вниз» до исполнителей, контроль исполнения поручений.
  • Оперативные (диспетчерские): получение информации «снизу вверх», рассмотрение отчетов, решение текущих вопросов, выдача и контроль поручений.
  • Проблемные (ситуационные): коллективный анализ сложных ситуаций и проблем, стоящих перед компанией, выработка решений по этим проблемам.

3. Оцените исходную эффективность и устраните наиболее явные ошибки и потери, возникающие на различных этапах совещаний.

Этап №1. Организация совещаний

1. Определите цели. При отсутствии целей возникают трудности удержания совещания в нужном русле, без цели всякий ветер – попутный.

2. Уточните место совещаний и их «вес», значимость в схеме управления компанией. Например, «проводить» ли через совещания планы, крупные контракты, проекты и т.д.

3. Задайте типовую тематику и круг рассматриваемых в рамках той или иной темы вопросов.

4. На основе целей и выбранной тематики в привязке совещаний к планам компании создайте план-график их проведения на период (например, на год), ознакомьте с ним сотрудников.

5. Определите постоянных участников и круг приглашаемых в зависимости от вопросов повестки дня.

6. Установите форматы повестки дня и протокола, используя для этого единый планово-отчетный документ.

7. Разработайте регламент или более простой документ ― памятку, которую следует вывесить в переговорной комнате перед глазами участников.

Этап №2. Подготовка совещаний

1. Руководитель должен тщательно готовиться, чтобы не превращать совещание в сплошную импровизацию типа КВН.

2. Практикуйте письменные отчеты по исполнению поручений, сократите разговорный жанр, больше анализируйте документы совещаний.

3. Проверьте состав участников и целесообразность приглашения тех или иных сотрудников в зависимости от вопросов повестки дня.

4. Заблаговременно разошлите приглашение, повестку дня и необходимые материалы всем участникам.

5. Придерживайтесь разумного числа участников: если их много, то совещание вырождается в беседы руководителя с отдельными сотрудниками, остальные же выступают в роли зрителей.

6. Используйте чудодейственный способ повышения эффективности совещаний путем жесткого ограничения времени его проведения.

7. Создайте условия в переговорной комнате: она должна быть оснащена компьютером и экраном для вывода повестки дня, протоколов и т.д.

Этап №3. Проведение совещаний

1. Не упускайте из виду основную цель совещаний ― выработку решений по вопросам повестки дня и твердо ведите участников к этой цели.

2. Требуйте от участников качественного и своевременного исполнения решений, концентрируйтесь на результатах, а не на объяснениях исполнителей, почему нет результатов.

3. Не «бросайте вожжи», уверенно ведите заседание, помните, что авторитет не обеспечивается автоматически должностью руководителя.

4. Не торопитесь с выражением своего мнения, дайте высказываться сотрудникам, задача руководителя ― услышать других, а не самому выговориться.

5. Приспосабливайте свой стиль (от авторитарного до демократического) под различные виды совещаний (информационные, оперативные, проблемные).

6. Будьте на совещании коллегой среди равных участников, не стройте из себя великана, под ногами которого путаются участники.

7. Закладывайте на текущем совещании успех следующего, не оставляйте принятые решения без исполнителей в надежде на потом.

8. Рационально используйте время и квоты по выступлениям, твердо останавливайте выступающих с превышением отведенного времени.

9. Умело, по ситуации, выбирайте персональный состав исполнителей поручений, сотрудников с авторитетом, организационными и контактными способностями.

10. Цените и учитывайте оригинальные мысли, свежие идеи, самостоятельные суждения, исходящие от участников.

11. Не переоценивайте роль руководителя на совещании, не все зависит от вас, действуйте в практических границах ваших возможностей.

12. Помните, что у вашей компании есть более важные, крупные и более далекие цели, к которым на совещании вы сделали только очередной шаг.

Этап №4. Завершение совещаний

1. Не расслабляйтесь до момента утверждения протокола, не оставляйте подготовку протокола только на секретаря, надо участвовать в этом самому.

2. Не считайте окончательными решения, которые были предложены в ходе совещания, используйте этап завершения для уточнения формулировок.

3. Не распускайте участников до тех пор, пока они не согласуют протокол (в конце длительного совещания они будут делать это легко).

4. При согласовании протокола подписи участников необязательны, достаточно, чтобы не возражали, кто не согласен ― пусть пользуется правом на особое мнение, с записью в протокол.

5. Помните, что результаты совещания становятся официальным документом только после утверждения протокола.

6. Регулярно оценивайте эффективность прошедшего совещания, учитывайте рекомендации по совершенствованию совещательного процесса.

7. По завершению подведите итоги, напомните о следующем совещании, поблагодарите участников и попрощайтесь с ними.

Этап №5. Контроль совещаний

1. Помните, что контроль – не разовая операция, а процесс ― от утверждения текущего протокола и до «приемки» результатов на следующем заседании.

2. Полностью задействуйте секретаря для контроля исполнения, с целью экономии своего времени и заблаговременного воздействия на исполнителей.

3. При формировании очередной повестки дня контролируйте исполнение и планируйте вопросы, оставшиеся от прошедшего мероприятия.

4. Жестко реагируйте на низкую исполнительскую дисциплину, не допускайте случаев повторного неисполнения, что разлагает участников и снижает авторитет мероприятия.

5. Избегайте прямой личной и особенно недокументированной критики за невыполненные поручения, используйте для этого протокол, в котором можно наглядно и убедительно показать всем степень вины сотрудника.

6. Исключите случаи «внезапного» обнаружения неисполненных поручений, особенно, если это происходит непосредственно на совещании.

7. Контроль должен быть настолько жестким, насколько это необходимо, но не более, избыточный контроль ослабит управленческую машину совещаний.

8. Широко используйте средства автоматизации для контроля исполнения поручений и оценки исполнительской дисциплины.

Этап №6. Анализ совещаний

1. Создайте и поддерживайте электронную базу совещаний (участники, повестка дня, поручения, прикрепленные материалы, протоколы).

2. Превратите БД совещаний в востребованный корпоративный информационный ресурс, составную часть корпоративной базы знаний.

3. Используйте БД для анализа истории вопросов и поиска прецедентов в решении проблем, стоящих перед компанией.

4. Включайте в БД как прецеденты (best practices) описание действий менеджмента в прошлых кризисных обстоятельствах при выборе путей выхода из сложных текущих положений.

5. Учитывайте статистику (время, число участников, количество вопросов в повестке дня).

6. Рассчитывайте статистику трудозатрат, «цену совещаний» для компании, показатели исполнительской дисциплины сотрудников и т.д.

7. Проводите мониторинг качества и своевременно устраняйте накапливающиеся недостатки в организации и проведении совещаний.

Выводы

Пользы от рекомендаций будет больше, если комплексно подходить к повышению эффективности совещаний, что включает системное решение указанных ниже задач:

  • диагностика и оценка исходной эффективности совещаний, выявление и устранение явных, поверхностных ошибок и потерь;
  • разработка схемы процессов совещаний на основе типовых этапов (организация, подготовка, проведение, завершение, контроль и анализ);
  • разработка регламента совещаний с учетом принятой схемы процессов, разработка памятки участникам, разработка шаблонов повестки дня и протокола;
  • автоматизация управления совещаниями с настройкой на регламент, форматы повестки дня и протокола;
  • тренинг участников с учетом принятой схемы, регламента, системы автоматизации совещаний и настройкой курса обучения на условия заказчика;
  • встраивание совещаний в контур управления компанией в увязке с системой планирования и управления компании;
  • постоянный мониторинг и совершенствование совещаний с использованием системы автоматизации.

В результате выполнения указанных задач в компании повысится качество управленческих решений, принимаемых на совещаниях, будет поддерживаться высокий уровень исполнительской дисциплины сотрудников, обеспечено оперативное доведение решений до исполнителей и контроль результатов, более рационально использоваться человеческие ресурсы и получена значительная экономия затрат времени участников до 15-30%.

В итоге ваши совещания станут действительно эффективными и приведут к соответствующему повышению эффективности компании в целом.

Впервые статья была опубликована на Executive.ru 5 марта 2013 года в рубрике «Творчество без купюр». Реанонсирована в контентном блоке в рамках специального проекта редакции

Источник: https://www.e-xecutive.ru/management/practices/1798999-shest-etapov-pravilnogo-soveschaniya

Совещания: повышаем эффективность

Методика правильного проведения совещаний

Как часто ты сидел на совещаниях, которые, перевалив по длительности за 2 часа, пытались решить одновременно все проблемы на свете? Когда люди, красные от духоты, теряя самообладание от усталости, начинают пытаться перекричать друг друга в попытке найти правильное решение? Когда каждое совещание кончается ничем, а все участники клянутся себе, что больше никогда снова не соберутся на эти бессмысленные встречи?

Проведение совещаний — это один из ключевых методов управления персоналом, однако делать это эффективно не так просто.

Примечание. В этой статье мы говорим о совещаниях, которые назначены для решения конкретных вопросов. О том, как использовать совещания в качестве инструмента регулярного контроля, можно узнать в статье о формах системной коммуникации.

Из чего складывается эффективность совещания?

Если применять к оценке эффективности совещаний популярную логику расчета окупаемости инвестиций (ROI, return on investment), то получится примерно следующее:

Эффективность совещания = ценность принятых решений / (время совещания * количество участников * средняя зарплата участников)

Очевидно, что увеличивая ценность принятых решений (числитель) и уменьшая время совещания и количество участников, а также исключая из него высокооплачиваемых участников (знаменатель), можно максимизировать отдачу от него.

Эта статья посвящена тому, чтобы научить тебя извлекать максимум из совещаний при минимальных временных и эмоциональных потерях участников.

А нужно ли именно совещание?

«Совещания — это симптом плохой организации. Чем меньше совещаний, тем лучше.»

— Петер Друкер, «Эффективный руководитель».

Из-за высокой стоимости совещания его ROI зачастую меньше ROI звонка, переписки или обмена мгновенными сообщениями. Совещание нужно только в тех редких случаях, когда другие способы общения будут менее эффективны. Как правило, должны совпасть несколько из следующих условий:

  • Сложность. Обсуждаемая тема настолько сложна, что участникам необходимо вместе смотреть на визуальные материалы, чтобы не выпадать из потока обсуждения. Например, обсуждается архитектура сущностей базы данных или сложный бизнес-процесс проверки кредитной заявки.
  • Срочность. Обсуждаемая тема настолько срочна, что выработка плана действий на эту тему по электронной почте затратит непозволительно большое количество времени.
  • Важность. Обсуждаемая тема настолько важна, что ее важность перекрывает любые возможные временные затраты участников группы на проведение совещания.

В остальных случаях можно смело отказываться от сбора совещания в пользу обсуждения по электронной почте или телефону.

Четко обозначь цель и повестку совещания

Как и любое другое начинание, без четко выраженной цели совещание обречено на провал.

Цель любого совещания — разработать конкретный план действий. Не «обсудить возможности», не «решить вопрос», а «поручить такому-то сделать то-то к такому-то числу». Любая другая постановка цели может привести к тому, что совещание не будет иметь никаких последствий.

Поэтому при назначении встречи четко перечисли участникам, план действий по решению какой проблемы или проблем ты хочешь получить и разошли им получившуюся повестку.

Письменная повестка позволит людям удостовериться, что они не потратят время в бесцельном обсуждении, а обсуждаемые вопросы будут относиться к их сфере интересов.

Они придут на встречу, заранее проработав обсуждаемые вопросы, подготовив данные и предложения.

На случай, если для совещания не хватит отведенного времени, вопросы в повестке должны быть отсортированы по убыванию важности (тогда вы успеете обсудить самое важное) или по возрастанию сложности (тогда вы успеете закрыть максимум вопросов).

Не приглашай лишних участников

Каждый человек на совещании неизбежно будет тратить общее время своими выступлениями и вопросами, будь-то из искреннего интереса к проблеме или чтобы просто оправдать свое присутствие.

При этом вероятность того, что дополнительный человек будет знать что-то, чего не знают другие, уменьшается с ростом числа участников.

То есть, вдобавок к очевидному росту временных затрат группы, увеличение числа участников уменьшает эффективность обсуждения.

Рекомендуется не превышать границу в 5 участников. Каждый участник должен быть просеян через следующее «сито» вопросов:

  • Обладает ли он исключительными знаниями предмета, которыми не обладают другие участники совещания?
  • Затрагивает ли обсуждаемая тема его интересы? Не совпадают ли его интересы с интересами любого другого участника?
  • Готов ли этот человек к конструктивному обсуждению?
  • Достаточно ли будет просто известить ли этого человека о результатах совещания?

Проведение совещания

7 правил проведения эффективных собраний:

  1. Один говорит… Не давай участникам перебивать друг друга. Мало того, что это проявление неуважения, так скорее всего, в момент одновременного говорения участники не пытаются друг друга понять, что не идет на пользу совещанию в целом.
  2. …а все остальные слушают. Залог эффективного обсуждения в том, чтобы все в группе следили за тем, что говорится в группе. У всех должна быть одинаковая «картинка» обсуждаемой проблематики. Как только группа разбивается на несколько дискуссий или кто-то начал отвлекаться (например, проверять почту на телефоне или просто «уходить в себя»), дальнейшее время будет потеряно, пока группа снова не станет единым целым. Все, что происходило, пока кто-то «отсутствовал», придется для него повторять, тратя на это время всех остальных.
  3. Ближе к делу! Несмотря на то, что, уставая, люди хотят расслабиться и поговорить на отвлеченные темы, любой подобный уход в сторону тратит время всех участвующих и отдаляет вас от достижения решения. Мягко возвращай всех к теме обсуждения.
  4. Боритесь с проблемой, а не с людьми. В пылу обсуждения участники могут позволить себе замечания, которые другие могут воспринять на личный счет. Подобные ситуации, если их не гасить в зародыше, неминуемо испортят рабочую атмосферу, создадут ненужную напряженность, «выведут из строя» затронутых участников, потратят время и, скорее всего, помешают группе достичь своих целей. Немедленно прекращай обсуждения, зашедшие «не в то русло».
  5. Фиксируйте все сказанное. Это можешь делать ты или другой участник, которому ты поручишь роль секретаря собрания. Без фиксации группа начнет забывать те факты или выводы, которые были произведены, и эффективность процесса неминуемо упадет. Кроме того, записи помогают группе экономить время, позволяя говорящему просто указывать на ту или иную часть записей вместо того, чтобы подробно объяснять, что конкретно из уже сказанного он имеет сейчас в виду. Фиксация должна происходить на листе бумаги, который виден всей группе, или на доске, висящей на стене.
  6. Делайте перерывы. Используй метод помидора (работать циклами, подразумевающими 5-минутный отдых через каждые 25 минут работы). По моему опыту, совещания, длящиеся более полутора часов, вовсе теряют свою эффективность в силу усталости участников. Подобные совещания лучше прервать, перенеся продолжение на другой день.
  7. Если группа больше не нужна, расходитесь. По мере обсуждения проблемы остается все меньше и меньше сложных вопросов, требующих всеобщего обсуждения. Если ты понимаешь, что проблема распалась на несколько задач, требующих индивидуального исполнения, нет смысла тратить общее время на групповое обсуждение — совещание нужно завершать. Если же собрание заканчивать еще рано, но уже есть люди, знания которых в дальнейшем обсуждении не потребуются или интересы которых более не будут затрагиваться, отпусти их.

Роль организатора собрания

Организатор совещания, то есть ты, отвечает за то, чтобы оно не прошло зря. Ты должен:

  • следить за соблюдением всех правил обсуждения, описанных выше
  • прерывать тех, кто их нарушает
  • резюмировать решение группы
  • следить за повесткой и определять момент, когда группа переходит к следующему вопросу

Завершение совещания и подведение итогов

В конце совещания вернись к его цели — разработка плана действий. Этот план фиксируется в протоколе совещания. В протоколе важна не форма, а содержание. Этот протокол должен:

  • существовать не в устном, а в письменном виде
  • не допускать разных трактовок
  • быть написан языком, который будет понятен и через три месяца
  • по каждому пункту содержать ответственного за исполнение и срок

Разошлите протокол всем участникам и другим сотрудникам, которые были назначены ответственными за исполнение пунктов протокола.

См. также: Список задач сотрудника — 10 заповедей правильного ведения.

А как проходят ваши совещания?

Каким было самое неэффективное совещание, на котором вы были? Как сделать совещание наиболее эффективным?

by HyperComments

Источник: http://tvoyplan.com/2013/04/28/effective-meeting-rules/

Как эффективно проводить совещания: практические советы

Методика правильного проведения совещаний

Юрий Алексеевич Шибалкин, старший преподаватель Московского государственного индустриального университета.

Совещание — это форма умножения интеллектуальных возможностей руководителей и выработки правильных путей управления персоналом.

Почему же руководители называют совещания одной из главных причин вечного дефицита времени, срыва сроков работ и просто усталости, наваливающейся к концу рабочего дня? Обычно в таких случаях дело заключается в неумении проводить совещания. Вот и растягиваются они на долгие часы, а редкие ценные мысли тонут в болоте долгих словоизлияний.

К сожалению, пока редко обучают будущих руководителей даже азам искусства проведения совещаний. Это действительно искусство, потому что лишь очень искусный руководитель способен обеспечивать во время совещания конструктивное критическое рассмотрение выдвигаемых предложений, избежав при этом перехода критики на личности, личных обид и конфликтных ситуаций.

Как же эффективнее и быстрее проводить совещания? Рассмотрим некоторые особенности этого вида делового общения.

1. Тип совещания

Многие совещания обречены на неудачу еще до того, как они начнутся. Почему? Потому что тот, кто будет руководить этим совещанием, забыл прежде всего подготовиться к нему. Он уподобился капитану, который желает управлять кораблем, не имея ясного представления о его курсе.

Поэтому прежде всего необходимо четко определить характер того совещания, которое вы намерены провести.

Специалисты выделяют следующие типы совещаний:

  1. Учебное (конференция), цель которого дать участникам необходимые знания и повысить их квалификацию.
  2. Информационное, необходимое для обобщения сведений и изучения различных точек зрения на возникающие проблемы.
  3. Разъяснительное, в ходе которого руководство стремится убедить сотрудников в правильности проводимой хозяйственной политики и неизбежности предпринятых шагов.
  4. Проблемное, которое собирается для того, чтобы выработать метод решения существующих проблем.

2. Подготовка совещания

Для обеспечения высокой эффективности совещаний руководящие работники должны придерживаться следующих пяти правил.

  1. Необходимо четко и однозначно определить тему и желаемый результат совещания. Нередко тема определена так расплывчато, подразумевает столько аспектов, что после обсуждения у участников остается чувство неудовлетворенности. Кроме того, следует определить для себя, какой результат вам необходим: принять решение по тому или иному вопросу; выработать рекомендации для принятия такого решения; убедить присутствующих, что уже предпринятые вами шаги правильны.
  2. Тщательно разработайте повестку дня. Выбрать наиболее целесообразную последовательность рассмотрения вопросов. При этом исходите не из деловых критериев, а из психологических. Начинать лучше всего с той подтемы, которую решить легче всего. Достигнутый таким образом «успех» подбодрит участников совещания. Выделите вопросы, которые могут вызвать оживленную дискуссию, и продумайте, как придать этой дискуссии нужное направление. Особо сложные проблемы постарайтесь проиллюстрировать наглядными материалами, потому что лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать. Заранее обдумайте, какие черты характера тех или иных участников совещания могут проявиться в его ходе и как надо на них реагировать. Продумайте заранее, как втянуть в обсуждение проблем даже самых инертных и немногоречивых из присутствующих. Мнение этой категории специалистов может оказаться весьма ценным, и нельзя им давать отмалчиваться.
  3. Ознакомьте участников совещания с фактами, которые будут обсуждаться в ходе дискуссии. Такое ознакомление можно организовать до начала совещания, предоставив его будущим участникам соответствующую документацию.
  4. Пришлите как можно раньше приглашение лицам, которые должны принять участие в совещании. Из такого приглашения должно быть ясно видно, каковы тема и цель совещания. Тот, кто не может эффективно помочь в достижении желаемых результатов, но должен быть проинформирован о ходе совещания, может затем получить протокол и ознакомиться с результатами.
  5. Выберите место проведения совещания исходя из его целей. Условия размещения участников имеют очень большое значение для создания соответствующей деловой обстановки. Помещение должно иметь нормальную температуру воздуха, хорошую вентиляцию и не слишком роскошную обстановку. Каждый из присутствующих должен иметь возможность без труда видеть и слышать выступающего.

ЕЩЕ СМОТРИТЕ:  Комплекс упражнений для тренировки мозга

3. Начало совещания

Начинать совещание нужно точно вовремя. Во вступительном слове необходимо ясно и предельно конкретно обрисовать обсуждаемую проблему и еще раз обратить внимание всех присутствующих на конечную цель совещания.

Чтобы создать стимул для дискуссии, подчеркните практическую значимость обсуждаемых вопросов, а еще лучше — сразу поставьте перед слушателями ряд конкретных вопросов.

Особенно постарайтесь, чтобы отчетливо была видна связь между темой совещания и интересами тех его участников, кому оно может показаться бесполезным.

Согласуйте с участниками совещания правила совместной работы. Поручите одному из участников ведение протокола. Все вступительное слово должно уложиться в 10 минут. Рекомендуется записать главную тему и очередность подтем на доске таким образом, чтобы они все время были перед глазами слушателей и выступающих.

4. Организация дискуссии

Организовать дискуссию можно по-разному. Открытая и плодотворная дискуссия возможна лишь в атмосфере непринужденности. Советуем все время сохранять спокойный и дружеский тон, чрезмерная официальность способна задушить дискуссию. Попробуйте расположить выступления в таком порядке, чтобы дискуссия развивалась постепенно.

Если вы действительно хотите извлечь пользу из совещания, вам необходимо ознакомиться со всеми точками зрения на обсуждаемые проблемы, в том числе и с теми, которые противоположны вашей.

А это означает, что вам нужно очень осторожно выбирать слова.

Острая реплика типа «это абсолютно неверно» или «вы в корне заблуждаетесь» убивает мысль и задевает чувство собственного достоинства у выступающего, а значит, преграждает дорогу истинной дискуссии.

Иногда бывает полезно давать немедленную оценку каждому вносимому предложению. Однако если есть опасение, что критические оценки могут остудить творческий пыл участников, то лучше использовать метод так называемой «мозговой атаки». Здесь разрешается высказывать любые, самые невероятные на первый взгляд предложения, а критика их запрещена до окончания «атаки».

ЕЩЕ СМОТРИТЕ:  Золотые правила планирования времени

Развития дискуссии в нужном направлении вы сможете добиться только в том случае, если все время будете следить, чтобы выступающие оставались в рамках обсуждаемой проблемы и их «не заносило» в сторону. Но действовать при этом необходимо весьма дипломатично.

Как же следует полемизировать, чтобы не обидеть и не унизить оппонента? Советуем вам придерживаться следующих правил.

  1. Несмотря на раздражение, говорите медленно и негромко.
  2. Обращайтесь не непосредственно к своему противнику, а ко всей аудитории. Благодаря этому возникает деловая и спокойная обстановка.
  3. В самом начале своей реплики подчеркните, что по некоторым вопросам взгляды ваши и вашего оппонента полностью совпадают. Можно даже подкрепить это каким-нибудь новым аргументом. И только затем можно переходить к контраргументам, формулируя их в виде конкретных вопросов.

Умелая постановка вопросов — самое верное средство управления дискуссией. Благодаря этому методу можно переключать внимание присутствующих с одной темы на другую; нацеливать внимание на те аспекты проблемы, которые еще остались в тени. Это дает возможность выяснить новые важные данные или заставить участников совещания занять более четкую позицию по тому или другому вопросу.

Одно из важнейших требований к руководителю совещания: не навязывайте с самого начала свою позицию остальным участникам. Помните, что должность руководителя придает вашим словам особый вес и те из присутствующих, которые придерживаются противоположных взглядов на рассматриваемую проблему, могут просто не решиться их высказать, чтобы не противоречить начальству.

Кроме того, нейтральная позиция вовсе не исключает возможности высказать свое мнение. Только надо излагать его от третьего лица: «Недавно читал, что…» или сформулировать в виде вопроса: «А может быть, стоит задуматься над вопросом…»

5. Завершение совещания

Заканчивая совещание, кратко суммируйте проведенное обсуждение и определите будущие мероприятия, которые планируется осуществить согласно принятому решению.

Совещание завершайте на позитивной ноте. Это позволяет добиться уверенности в том, что все присутствующие отчетливо понимают, о чем шла речь на совещании, у них складывается убеждение, что в ходе дискуссии достигнут определенный прогресс.

Результаты совещания необходимо зафиксировать в протоколе и разослать всем лицам, которые должны быть о них информированы.

Эффективность совещания целиком зависит от общего стиля руководства. Принцип «в этом доме хозяин я» неминуемо скажется на атмосфере совещания. Открытой и непринужденной дискуссии в этом случае не получится. Такая дискуссия возможна лишь при действительно коллегиальном стиле руководства.

6. Типы участников совещания

При проведении совещания следует исходить из того, что зачастую приходится иметь дело с одними и теми же характерными типами участников обсуждения. Ниже следуют советы относительно того, как с ними обходиться или как их нейтрализовать.

  1. Спорщик. Сохранять невозмутимость и деловитость. Предоставить группе участников опровергать его утверждения.
  2. Позитивист. Предложить ему подведение итогов, сознательно втянуть в дискуссию.
  3. Всезнайка. Призвать группу участников занять определенную позицию по отношению к его утверждениям.
  4. Словоохотливый. Тактично прерывать. Напоминать о регламенте.
  5. Застенчивый. Ставить несложные вопросы, укреплять уверенность в его силах.
  6. Негативист. Признать и оценить его знания и опыт.
  7. Не проявляющий интереса. Спросить его о работе. Привести примеры его сферы интересов.
  8. «Крупная шишка». Избегать прямой критики, применять технику «да, но…»
  9. Расспрашивающий. Адресовать его вопросы группе участников.

ЕЩЕ СМОТРИТЕ:  Умение задавать вопросы (и получать ответы на них)

7. Общие советы

Чем выше ваш пост, тем более широкими проблемами вам придется заниматься, тем с большим числом людей придется эту работу согласовывать и координировать. Поэтому постарайтесь преодолеть неприязнь к совещаниям и научитесь извлекать из них максимальную пользу.

Этого вам удастся добиться, если вы будете следовать следующим советам.

  1. Не пожалейте 10 минут на то, чтобы составить для себя хотя бы схематичный план предстоящего совещания. Наметьте, кому в какой очередности дать слово, на что обратить особое внимание присутствующих и чего от них надо добиваться.
  2. Приучитесь выделять в каждом выступлении основную мысль. Абстрагируйтесь от «словесного шума», который присущ многим специалистам, искренне полагающим, что кратко высказать свое мнение или предложение просто не солидно, и поэтому старающимся полностью занять отведенное им по регламенту время.
  3. Подавляйте любые вспышки эмоциональности в ходе совещания. Помните о том, что эмоции резко снижают результативность обмена мнениями, но зато сильно увеличивают продолжительность совещаний.
  4. Незамедлительно пресекайте попытки отдельных специалистов заморочить голову остальным присутствующим, используя для этой цели крайне специфическую терминологию, понятную лишь им самим.
  5. Постарайтесь до самого последнего времени скрыть от участников совещания (если они ваши подчиненные) то личное мнение, с которым вы пришли на это совещание.

Только практические современные знания и навыки. Учитесь только тому, что вам интересно и нужно по абонементу, со скидкой

Источник: http://www.elitarium.ru/soveshchanie-diskussiya-obsuzhdenie-podgotovka-uchastnik-mnenie-poziciya-znanie-kritika-problema-vopros-reshenie/

Как правильно проводить совещания

Методика правильного проведения совещаний

Лучше всего такое совещание проводить по понедельникам, когда нужно поставить мини-задачи на неделю и подвести итоги прошедшего отчетного периода. Каждый сотрудник должен знать время, место и дату проведения регулярных деловых совещаний и быть к ним готовым.

Этот пункт лучше всего отразить в должностных обязанностях каждого сотрудника, указав степень его ответственности и участия. Такова этика служебных отношений, нарушение которой влечет за собой серьезные болезни коллектива.

В рамках проведения совещаний довольно часто наступает сопротивление со стороны сотрудников, которое необходимо вовремя диагностировать и умело снять, не доводя до саботажа и внутреннего конфликта интересов.

Если в компаниях с авторитарным стилем управления подобного сопротивления на совещаниях не встречается из-за боязни или неуверенности, его нужно искусственно спровоцировать.

Очень важно, чтобы рабочая встреча имела конкретную цель: разработать план мероприятия, одобрить решение, выдвинуть идею и т.д. К примеру, не стоит обсуждать мировой экономический кризис, если в вашем рекламном агентстве сократилось число заказчиков.

Совещание в этом случае нужно посвятить расширению спектра услуг и изменению системы скидок.
3 Подготовьте подробную повестку собрания.

В ней укажите основную тему, вопросы, которые планируется обсудить, фамилии и имена докладчиков, состав приглашенных, дату, время и место проведения мероприятия. Каждый пункт повестки должен детализировать основную тему совещания, отражать какой-либо ее аспект.

Группировать вопросы можно либо по принципу «от простого к сложному», либо в аналитическом порядке – «имеющаяся ситуация – ее истоки – возможные варианты решения».
4 Приложите к повестке регламент совещания.

Как провести эффективное совещание в 2018 году

Этот документ может включать в себя основные пункты, связанные с оперативным, тактическим и/или стратегическим управлением в компании. В структуру повестки дня обычно включают конкретный перечень задач, продиктованных планами предприятия, и способы их решения. Кроме этого, на повестке дня могут стоять дополнительные задания, которые желательно выполнить в ближайшее время.

Замеры эффективности.

  • Журнал
  • Работа и образование

В ходе совещания руководитель должен донести до подчиненных полезную информацию и поставить перед ними ясные задачи. Если все сделано правильно, эффективность труда повысится, в обратном случае следует пересмотреть порядок проведения совещаний.

Как провести продуктивное совещание Часто ли вы проводите совещания? А часто ваши сотрудники получают от них что-то полезное? Понимают ли они цели и задачи, которые вы им поставили? Повышается ли эффективность их труда после планерок? Получаете ли вы адекватную обратную связь? Если хотя бы на один вопрос вы ответили «нет», то вам нужно научиться проводить эффективные совещания и планерки, чтобы терять на них минимум времени и получать максимум пользы.

Важно

Служебное совещание: секреты эффективного проведения Многочасовые истощающие психику служебные совещания – не миф, не гротеск и не герои анекдотов.

Реалии сегодняшней жизни таковы, что до 50% рабочего времени уходит на пустопорожнюю болтовню, не приносящую никаких результатов.

Ускоряющаяся жизнь диктует новые правила офисной культуры, проведение быстрых и результативных совещаний – часть корпоративной этики.

Что такое служебное совещание? Можно ли отнести пятиминутку, планерку, собрание к разряду служебных совещаний? Какие цели преследует такой формат коллегиальной работы? Каковы общепринятые методики его проведения и как добиться наивысшей результативности после окончания совещания? Деловое совещание – формат работы в компании, преследующий цель регулярного планирования и контроля исполнения намеченных дел всех служб организации.

Техника проведения совещания

В отличие от ситуации, когда то же самое решение просто спущено «сверху», и у людей нет возможности высказать свое отношение к нему, кроме как в кулуарах. Кроме того, совещание позволяет привлечь ресурсы группы для поиска оптимального решения. Как известно, одна голова хорошо, а десять лучше.

Опять-таки, даже в ситуации авторитарного стиля управления (когда решение принимает формальный лидер единолично), совещание позволяет расширить «проблемное поле» сложившейся ситуации и, что еще важнее, увеличить количество вариантов решений задачи.

Еще один позитивный аспект совещания – возможность быстро получить обратную связь «снизу», узнать о том, что происходит в компании, о настроениях людей, их потребностях, уровне понимания проблем компании, отношении к политике высшего руководства и т. п. Конечно, у совещания есть и минусы.

И один из наиболее существенных – необходимость выделить время.

Как проводить эффективные совещания

Протокол, в котором записаны все основные моменты, выступавшие сотрудники в порядке очередности, их мнение по тому или иному вопросу, а главное результаты собрания, – очень полезная бумага. Обязательно сделайте рассылку по участникам встречи, чтобы они всегда имели ее под рукой для уточнения каких-либо моментов.

Так будет удобнее контролировать выполнение поставленных задач и анализировать полученные результаты. Именно схема «задача – результаты – контроль – задача» позволяет сделать совещания наиболее дельными и краткими. 7. Плановость собрания. Каждый сотрудник должен знать, когда его в очередной раз пригласят в переговорную комнату.

Внезапность – плохой помощник в организации собраний, участники не успевают подготовиться или вовсе не приходят по причине отсутствия в офисе.

Как организовать и провести эффективное совещание: советы руководителю

Эффективное совещание С помощью совещаний поддерживается связь между разными отделами и внутри самих отделов, воплощаются принятые решения и повышается мотивация к выполнению работы у отдельных сотрудников.

Но только эффективное совещание способно решить эти проблемы, поэтому проверьте себя, отвечают ли ваши собрания следующим критериям: 1. Соответствие формату.

Есть несколько типов собраний: совещание, планерка и оперативка.

Каждое из этих собраний имеет свои цели и соответственно длится разное время. Оперативка призвана решить проблему, возникшую только что. Длится обычно 5-10 минут, на нее собираются люди, непосредственно связанные с проблемой.

Планерка обычно проводится каждый день с утра и длится 25-30 минут. За это время руководителю необходимо поставить задачи на день, получить обратную связь по результатам предыдущего дня и скорректировать планы в случае необходимости.

При этом необходима ситуация безоценочности по отношению к идеям, так как основная задача – генерировать как можно больше идей, даже самых абсурдных. Нужно предупредить сотрудников, чтобы они не критиковали предложения коллег и вообще не произносили слово «нет».

Тогда обстановка будет непринужденной и никто не будет замыкаться в себе.

Внимание

Впоследствии из всего многообразия можно выбрать те решения, которые больше всего подходят. Метод хорош тем, что позволяет выйти за рамки шаблонов. Он позволяет использовать ресурс группы и найти творческие решения сложных задач.

Например – где взять деньги на новый проект? как минимальными затратами устроить корпоративную вечеринку? сюжет рекламного ролика и т. д. Обсуждение — любой из участников может взять слово по имеющемуся вопросу, но не все должны высказываться в обязательном порядке.

Вам понадобится

  • — повестка дня;
  • — регламент проведения совещания;
  • — протокол совещания.

Инструкция 1 Запомните основные признаки эффективного совещания. Их немного:1. Совещание имеет конкретную цель;2. Организатор провел всю необходимую подготовительную работу;3. На совещании присутствуют только заинтересованные сотрудники, имеющие непосредственное отношение к обсуждаемым вопросам;4.

Дискуссия не отклоняется от основной темы;5. По итогам совещания определены ближайшие планы и сотрудникам даны конкретные поручения.Все эти вопросы руководитель должен контролировать лично, особенно если в организации еще не сформирован механизм проведения эффективных собраний. 2 Сформулируйте главную тему совещания.

Она должна быть актуальной и понятной для сотрудников.

Как правильно провести оперативное совещание

Это эффективный инструмент управления персоналом и получения от сотрудников быстрой обратной связи. Правда, этот инструмент работает успешно лишь в умелых руках грамотного руководителя.

Прежде чем ввести в рабочий режим подобную форму общения с сотрудниками, обычно издается соответствующий приказ, который каждый участник совещания получает под роспись для ознакомления и выполнения. В теле приказа указываются цели, задачи, время и даты служебных совещаний, а так же перечень участников, регламент и структура повестки дня.

Генеральная цель проведения служебных совещаний – привлечение к управлению и процессу принятия решений сотрудников, служб и подразделений, как руководителей, так и линейный персонал.

Источник: http://vip-real-estate.ru/2018/05/03/kak-pravilno-provodit-soveshhaniya/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.