+7(499)-938-42-58 Москва
8(800)-333-37-98 Горячая линия

Личная карточка работника. Форма № Т-2 (образец заполнения)

Образец заполнения личной карточки работника по форме № Т-2

Личная карточка работника. Форма № Т-2 (образец заполнения)

Ведение в компании личных карточек — один из эффективных способов учета персонала. С их помощью формируется своего рода картотека сотрудников компании. Ее наличие значительно облегчает поиск нужной информации по тому или иному работнику.

О том, что собой представляет личная карточка по форме Т-2 и как ее правильно заполнять мы и расскажем в этой статье.

Что это за документ

Личная карточка представляет собой унифицированный бланк по форме Т-2 и является первичным документом по учету персонала и оплате труда. Ведение данного документа обязательно для каждой компании на все категории работников (основных, временных, совместителей, сезонных и т. д.). Это прямо указано в постановлении Госкомстата России от 05.01.2004г.

Она состоит из 4-х страниц, имеющих несколько разделов. В них отражаются все основные сведения о сотруднике (его биографии и трудовой деятельности). При приеме на работу на нового сотрудника заводится личная карточка.

Изначально заполняется только основная часть этого документа. В дальнейшем, в процессе трудовой деятельности по мере необходимости этот бланк дополняется другими записями.

Закрывается личная карточка только при увольнении работника из организации.

Карточки хранятся в специальном ящике или папке. Но обязательное условие ее хранение – отдельно от личных дел сотрудников.

Для удобного и быстрого поиска нужной информации карточки располагают либо в алфавитном порядке, либо по подразделениям.

Ведением этого документа занимается, как правило, специалист отдела кадров. В случае, если фирма небольшая, и такого специалиста нет, то ответственным за их ведение назначается любой другой работник в организации. Лучше, если это лицо назначено ответственным за ведение трудовых книжек и личных дел сотрудников.

Подготовка документов

В нормах трудового законодательства строго не оговорен срок, когда именно следует заводить личную карточку. Лучше всего это делать после приема сотрудника на работу, а именно после издания приказа о его приеме. В этом случае, работая со всеми документами работника, можно сэкономить достаточно много времени.

Для заполнения этого бланка потребуется весь основной перечень документов на сотрудника, который предъявляется им при оформлении на работу, включая трудовую, договор и приказ о приеме на работу.

Также, в бухгалтерии необходимо взять коды по вашей организации согласно общероссийским классификаторам – ОКИН, ОКСО, ОКПДТР и другие.

Порядок заполнения карточки

В карточке нельзя указывать следующие символы – косая черта, двоеточие, равенство и т. д. Зона, которая выделана для кодирования, не должна содержать никакой иной информации, в противном случае карточка считается испорченной и требует переписывания.

Карточка может заполняться как вручную, так и в электронном виде. После первичного ее заполнения она распечатывается, и с ней знакомят работника под роспись.

Кодированные разделы карточки заполняются на основе общероссийских классификаторов. Сама карточка состоит из шапки и 11 разделов. Пройдемся по каждому из них с подробными пояснениями (далее указанная нумерация – это разделы в личной карточке).

В шапке указывается полное наименование компании и проставляется код вашей организации по ОКПО. Также следует указать дату, когда вы заполнили эту карточку. Чтобы не путаться, лучше указывать дату приема сотрудника на работу. Дата указывается цифрами, например, 26.05.2014.

Ниже этой шапки идет небольшая таблица, в которую нужно внести ряд сведений по самому работнику и характеру его деятельности. С их заполнением проблем возникнуть не должно.

Далее идут основные разделы:

  • 1 – Общие сведения.Строки:
    • 1 – ФИО работника заполняется разборчивым почерком без сокращений.
    • 2, 3 – место и дата рождения. Эти данные берутся из паспорта работника.
    • 4 – гражданство – заполняется также без сокращений, например, гражданин Российской Федерации или другого государства.
    • 5 – языки и степень их владения – это относится только к русскому языку и только в том случае, если эти сведения требуются для данной должности или вида работ. Эти данные заполняются сотрудником отдела кадров со слов работника. Впрочем, если работник знает несколько языков, то эти данные также можно вписать в карточку.
    • 6 – здесь нужно указать все имеющиеся сведения по образованию работника – специальность, квалификацию и прочее.
    • 7 – в этой строке на основании трудовой книжки заполняется профессия работника.
    • 8 – стаж работы сотрудника, следует рассчитать на основании данных трудовой книжки (дней, месяцев, лет).
    • 9 – состояние работника в браке (например, состоит в браке, никогда не состоял в браке и т. д.).
    • 10 – состав семьи. В этой строке сведения заполняются только на ближайших родственников работника (мать, отец, сын, дочь и т. д.).
    • 11 – паспортные данные без сокращений переносятся соответственно из паспорта.
    • 12 – информацию о месте жительства следует брать из паспорта и со слов работника. В случае совпадения места регистрации и места жительства, данную информацию дважды записывать не нужно.
  • 2 – Воинский учет. Этот раздел заполняется только для военнообязанных лиц. Для качественного его заполнения нужен или военный билет или удостоверение лица, подлежащего призыву на службу в нашей стране.
  • 3 – Оформление приема сотрудника в компанию и дальнейшие его внутренние переводы. В этот раздел вносится информация на основании изданных приказов на приемы и переводы работника. От его правильного и качественного оформления зависит то, насколько верно в последующем будет рассчитан стаж работы в данной фирме. По сути, все записи из этого пункта в полном объеме дублируются в трудовой книжке.
  • 4 – Раздел с аттестацией заполняется только после ее прохождения в компании. Информация записывается на основании приказа.
  • 5 – Повышение квалификации. В этот раздел вносится информация из официальных документов, представленных работником.
  • 6 – Информация о переподготовках сотрудника вносится аналогичным способом.
  • 7 – Различного рода поощрения и награды. Здесь указываются полученные работником звания и награды в соответствии с нормами ТК РФ.
  • 8 – Отпуск. Здесь указываются все виды отпуска, которые когда-либо были оформлены в данной компании сотруднику.
  • 9 – Льготы социального характера – здесь указываются льготы, положенные сотруднику на основании соответствующих законов.
  • 10 – Дополнительные сведения. Здесь вносятся те данные, которые не соответствуют другим подразделением карточки.
  • 11 – Причины прекращения трудового договора с сотрудником. Здесь причины увольнения дублируются из приказа на увольнение, то есть дается ссылка на ТК РФ. Указанная информация в обязательном порядке заверяется как специалистом по персоналу, так и самим сотрудником.

Скачать бланк и образец заполнения карточки сотрудника

Таким образом, перед тем как начать заполнять данный бланк, требуется тщательное изучение всех документов сотрудника. Также потребуется изучение основных правил заполнения личной карточки.

Для удобства специалиста по персоналу существуют различные автоматизированные программы, позволяющие намного быстрее заполнять такого рода документы. Однако дальнейшее ведение карточки в любом случае предполагает письменное оформление, поскольку требует подтверждения внесенных в нее данных подписью работника.

Подробнее о заполнении карточки в специализированной кадровой программе:

Источник: http://ZnayDelo.ru/document/lichnaya-kartochka-rabotnika.html

Форма Т2 – личная карточка работника: образец заполнения

Личная карточка работника. Форма № Т-2 (образец заполнения)

Прежде всего необходимо отметить, что личная карточка имеет унифицированную форму,именуемую, №Т-2. Такая унификация необходима, для того чтобы о каждом сотруднике компании имелась информация по одним и тем же вопросам и разделам.

Карточка работника по форме Т-2 – это полная личная информация о каждом сотруднике официально числящегося в штате компании. Прежде всего, это форма призвана учитывать личные данные, касающиеся дополнительных навыков и умений сотрудников компании.

В зависимости от норм установленных в фирме, такая карточка может быть заполнена в печатном варианте и храниться в архивах компании либо же в электронной базе данных.

Как правило, больше всего такая информация необходима руководству компании или кадровому отделу, для поиска сотрудника на новую должность внутри организации или же для расширения обязанностей внутри подразделений. Однако, с недавних пор, такая форма может пригодиться и соискателям работы на бирже труда.

Заполняется такая карточка по частям. 1 и 2 раздел заполняется сотрудником, при приеме на работу. Остальные, 8 разделов заполняются кадровиком, уже после того, как сотрудник проработал в компании определенное количества времени. Из-за определенной специфики карточки, информация постоянно обновляется.

Структура формы Т-2, разделы

Личная карточка Т-2, содержит всего 10 разделов:

Раздел №1

Заполняется лично сотрудником. Это своего рода стандартная личная информация о сотруднике вне компании. Личные данные в этом разделе включают:

  • Ф. И. О., гражданство, дату и место рождения.
  • Образование, причем как основное, так и дополнительное.
  • Знание иностранных языков + уровень.
  • Профессия, занимаемая должность, стаж работы, степень (если таковая предусмотрена).
  • Семейное положение, наличие детей.
  • Паспортные данные.
  • Адрес проживания.

Всего раздел состоит из 12 вопросов.

Раздел № 2

Данный раздел посвящен сведениям о воинском учете, соответственно необходим к заполнению только мужчинам. Состоит из 8 вопросов. Заполняется сотрудником лично.

Раздел № 3

Включает информацию о приеме на работу и о переходах на другую должность. Здесь указывается дата, тарифная ставка, структурное подразделение и основание для приема на должность (как правила номер приказа).

Раздел № 4

Аттестация. Как известно не у каждой профессии существует подобная процедура. Однако результаты аттестации являются весьма важными сведениями для любого руководителя.

Раздел № 5

Повышение квалификации. Эти данные также не упустит из виду ни один руководитель и тем более кадровик. В некоторых компаниях такая процедура является обязательной, а некоторые, наоборот, предоставляют своему сотруднику выбор.

Раздел № 6

Профессиональная переподготовка. Включает в себя информацию о сроке обучения, наименование специальности и сведений о полученном документе.

Раздел № 7

Награды, почетные звания. Сведения о наградах включает в себя информацию о наименование и подтверждающем документе.

Раздел № 8

Отпуск. Здесь указывается точные даты всех отпусков сотрудника, номера приказов и пр. Обязательно указание отпусков без содержания.

Раздел № 9

Социальные льготы. Если таковые имеются.

Раздел № 10

Может содержать совершенно различную информацию о сотруднике. К примеру, имеет водительское удостоверение «С» категории или сведения о медицинских показаниях.

Заполнение формы личной карточки

Как уже было отмечено ранее, лишь только первых два раздела заполняются сотрудником лично, остальные же заполняются по мере его профессиональной деятельности в компании. Причем в зависимости от структуры компании, заполнять последние 8 пунктов, может как секретарь, так и сотрудник кадрового отдела. Форма может заполняться от руки, а может быть, напечатана на компьютере.

Документы необходимые для заполнения личной карточки

Конечно, все зависит от стандартов и нормах компании о приёме на работу, однако, стандартный набор документов для заполнения карточки выглядит следующим образом:

  1. Трудовой договор.
  2. Паспорт сотрудника.
  3. Приказ руководства о приеме на работу сотрудника.
  4. Трудовая книжка.
  5. Страховое свидетельство.
  6. Свидетельство о браке.
  7. Дипломы о высшем образовании.
  8. Дипломы, грамоты, сертификаты о получение дополнительного образования.
  9. Сертификаты, свидетельства, книжки и прочие документы о прохождении профессиональной переподготовке, повышения квалификации.
  10. Заявление на отпуск.
  11. Военный билет.

И прочие.

Форма личной карточки работника Т-2 – скачать (в формате word)

Правила заполнения

  1. Прежде всего, следует обратить внимание на наименование организации. То есть при заполнении личной карточки, указывается полное наименование компании. К примеру, «Общество с ограниченной ответственностью «Ретранс».

    Сокращенные наименования можно использовать только в том случае, если это прописано в учредительных документах.

  2. Каждому сотруднику присваивается табельный номер. Он не должен превышать 6 цифр. При этом номер не меняется при любых перемещениях сотрудника внутри компании.

  3. В пункте «Алфавит» проставляется первая буква фамилии сотрудника.
  4. Пункты ф. и. о., информация о месте жительства и рождения, а также дата рождения и семейное положение прописываются только на основе документов, чаще всего паспорта.
  5. Код даты рождения указывается цифирным обозначением.

    К примеру, если дата рождения сотрудника будет 3 сентября 1980 года, то его код 03.09.1980.

  6. Следует отдельно указать рекомендации по заполнению графы о месте рождения:
    • Общий размер записи должен быть не более 100 символов.
    • Области и районы сокращаются в соответствии с паспортными данными, то есть:
      • Город – гор.
      • Район – рн.
      • Станция – ст.
      • и так далее.
    • По данным общероссийского классификатора объектов административно-территориального деления устанавливается, и присваиваются код.

      К примеру, если сотрудник был рожден в городе Омске, то его код 52.

  7. Гражданство записывается без сокращения. Кодирование данной графы также происходит согласно общероссийскому классификатору. Российское гражданство – 1.

Изменение сведений о работнике

Во время работы сотрудников личные данные могут измениться, но это не повод заводить новую карту, тем более что очень сложно обновить все подписи.

Для того чтобы обновить измененные данные в карточке следует придерживаться инструкции:

  1. Аккуратно зачеркнем устаревшие данные.
  2. Вписываем новые данные.
  3. Ставим визу начальника отдела кадровой службы и самого работника.
  4. В 10 разделе «Дополнительные сведения» сделаем запись о новом изменении и укажем данные о документе на основании которого были внесены корректировки.

Хотя некоторые компании идут другим путем. Меняют страницу. Причем в карточку прикладывается обе страничке- ничего не выкидывается. Просто на одной ставиться пометка о замене листа.

Как делать исправления в личной карточке

Человеческий фактор никому не чужд, и сделать ошибку в записи, может, любой. Для исправления необходимо аккуратно зачеркнуть описку, рядом прописывается верный вариант и ставится ремарка «исправлено». Также необходимо заверить подписью начальника кадрового отдела.

Особенности и ошибки заполнения

Наверно самой распространенной ошибкой заполнения личной карточки, является путаница между разделами «Повышение квалификации», «Профессиональная переподготовка».

Повышение квалификации, это своего рода специализированное образование, курсы, семинары, которые могут быть, как долгосрочными (т. е. более 100 академических часов), так и краткосрочными (от 72 до 100 академических часов).

Обучение может проходить как в самой компании, так и в образовательном учреждении специализированного типа.

Профессиональная переподготовка длится, как правило, не менее 500 академических часов. Проводиться, так же как и повышение квалификации на базе высшего образования.

Однако по окончании сотрудник получает диплом или свидетельство.

После того как сотрудник увольняется из компании заводиться новый раздел № 11 «Основания увольнения». Здесь указывается причина увольнения, точная расшифровка в соответствии с ТК РФ, дата и номер приказа.

После чего личная карточка работника закрывается. Для этого кадровый работник ставит соответствующую запись и свою подпись, если работник компании согласен с каждым пунктом документа, то он также расписывается.

Источник: https://arenateam.ru/personal/priem/forma-t2-lichnaya-kartochka.html

Заполнение личной карты работника

Личная карточка работника. Форма № Т-2 (образец заполнения)

Оформление нового сотрудника – довольно кропотливый процесс, который требует специальной подготовки. Со стороны работодателя этим занимается отдел кадров. Менеджер по персоналу обязан проверять все документы, представленные потенциальным сотрудником организации.

Примером таких документов могут служить:

  • паспорт;
  • свидетельство об образовании;
  • СНИЛС и т.д.

Сотрудникам, которые пришли устраиваться на работу в компанию, нужно учитывать, что представление ложных документов или информации может повлечь уголовную ответственность.

После того, как все представленные документы будут проверены, а также будет вынесено решение о найме сотрудника, начальником отдела кадров готовится приказ об оформлении сотрудника, и на него должно быть заведена личная карта работника, которые используются с целью учета персонала.

Также на основании этих карт составляется картотека персонала. Расположение карточек зависит от количества работников в организации. Они группируются либо по структурным подразделениям, либо по алфавиту.

Основания для заполнения формы Т-2

Основанием, для того, чтобы начать заполнение личной карты работника являются такие документы:

  • приказ о зачислении;
  • паспорт;
  • трудовая книжка;
  • СНИЛС;
  • свидетельство об образовании;
  • ИНН;
  • военный билет;

Документы, необходимые для оформления сотрудника, могут меняться в зависимости от организации, в которую устраивается человек. Отдел кадров вправе потребовать любую информацию, касающуюся работника.

Вся предоставленная информация используется для составления личного дела и личной карты. Если существует необходимость, то менеджер по персоналу может задавать дополнительные вопросы.

Перед подписанием личной карты сотрудник вправе с ней ознакомиться. Вести личные карты сотрудников можно как на электронном, так и на бумажном носителе. Этот вопрос решается руководителем организации.

Какая информация указывается?

Многие специалисты считают, что любой сотрудник должен уметь составлять личную карту.

Главным отличием такой карты от личного дела является то, что она – упрощенный вариант организации всех сведений о вновь поступившем сотруднике.

Также они должны быть заведены на всех работников, вне зависимости от его должности, в то время как личные дела не обязательно заводить для вспомогательного персонала.

В личной карте работника должна быть указана такая информация:

  • Вся информация о сотруднике, примером является: Ф.И.О., информация о месте и дате рождения, указывается гражданство, уровень образования, полученная специальность, место проживания, сведения о составе семьи. При устройстве на некоторые должности, отделу кадров могут еще потребоваться сведения о близких родственниках и наличие судимости у них.
  • Информацию о воинском учете.
  • Информация по процессу работы. Например, о приеме на работу, перемещении, повышении квалификации, об отпусках и увольнении.

Пример оформления личной карточки сотрудника п. 7-12

Порядок заполнения личной карты работника

Личная карта сотрудника заполняется в течение всего времени работы. Некоторые сведения вносятся при поступлении на работу, часть добавляется в рабочем процессе, а завершается ведение личной карты введением реквизитов постановления об увольнении.

Особенности личной карты сотрудников состоят в следующем:

  • вносимые в нее сведения должны быть документально подтверждены;
  • некоторые данные сотрудников подлежат кодированию, а необходимые шифры берутся их классификаторов;
  • личные карты содержат данные, разглашение которых сотрудниками кадровой службы запрещено;
  • личная карта обязательно подтверждается подписями владельца.

Если личная карточка оформляется с использованием программ, к примеру, как 1С, то необходимые коды будут подобраны автоматически. Табельный номер личной карты будет ей присвоен в день принятия на работу сотрудника и не может быть изменен.

Графа, называющаяся «Алфавит» предназначается для систематизации документации в общей папке. В графе «Характер» указывается постоянная ли работа или же временная.

Пример оформления раздела №2 личной карточки работника

Образец

Новичкам, при оформлении личной карты лучшим помощником будет служить уже составленный образец, который довольно просто найти на просторах интернета.

Личные карты формы Т-2 состоят из нескольких разделов, подразделяющихся на пункты:

Первый разделСюда вносятся общие данные о сотруднике:

  • в п.1 вносятся ФИО будущего сотрудника;
  • в п.2,3 указывается дата и место рождения соответственно;
  • в п.4 вносится гражданство сотрудника;
  • п.5 содержит информацию о знании иностранных языков;
  • в п.6 вносится информация об образовании;

В следующих пунктах указывается информация о стаже работы. В завершении первого раздела указывается реквизиты паспорта, адрес регистрации, а также номер телефона для связи. Этот раздел содержит данные о договоре предприятия с сотрудником. Как говорилось выше, шифры, необходимые при оформлении карты можно узнать в соответствующих источниках. Все данные берутся из представленных документов.

ВторойПредназначается для мужчин и включает в себя информация о воинском учете.
ТретийТаблица о поступлении на работу и перемещении. Здесь должна быть указана должность вновь поступившего работника, его зарплата, основание для принятия. В этом разделе также ставится подпись работника.
Четвертый и пятыйИмеет название «Аттестация». Он заполняется, так же как и 5 раздел, имеющий название «Повышение квалификации», уже во время работы. Сюда вносятся все данные об обучении работников, полученной специальности, повышении их квалификации.
ШестойВносятся данные о переподготовке сотрудников, а также основания, на которых переподготовка была произведена.
СедьмойВключает все награды и поощрения, которые были присуждены сотруднику. Обязательно должен быть указан номер и дата приказа о награждении.
ВосьмойСюда включается вся информация об отпусках. Также там указывается период отпуска и приказ, на основании которого сотрудник пошел в отпуск.
ДевятыйЗдесь должны быть указаны социальные льготы, и порядок их предоставления работнику.
ДесятыйЗавершающим разделом личной карты является информация об увольнении. Начальником отдела кадров вносятся данные об уходе работника в день увольнения. В конце документа ставится его подпись и подпись владельца личной карты.

Образец заполнения раздела №3 личной карточки сотрудника

Бланк для скачивания

Несмотря на условное название «Личная карта», этот документ состоит из нескольких страниц, которые содержат тематические блоки и скрепляются между собой.

Ниже, для примера, приведен фрагмент 1 раздела личной карты формы Т-2, а полный бланк этой формы можно найти в интернете:

Унифицированная форма № Т-2

Утверждена Постановлением Госкомстата России

от 05.01.2004 № 1

Код
Форма по ОКУД0301002
по ОКПО

(наименование организации)

Когда составленаТабельный номерИденти­фика­цион­ный номер налого­платель­щикаНомер страховкиАлфа­витХарактер работыРазновидность работыПол

Личная карточка работника:

Трудовое соглашениеномер
дата
Код
2. Дата рождения
3. Место рожденияпо ОКАТО
4. Гражданствопо ОКИН
5. Знание иностранного языкапо ОКИН
по ОКИН
6. Образованиепо ОКИН

Хранение

Процесс хранения личных документов персонала регламентируется законодательством. Они должны храниться в специальных папках для хранения бумаг. Личные дела и приказы о найме на работу хранятся порознь с личными карточками, так же как и документы действующих и уволенных сотрудников.

Поскольку в таких документах содержатся персональные данные каждого сотрудника, хранить их нужно в помещении, недоступном для посторонних людей и желательно в шкафу, который бы закрывался на ключ.

Храниться подобные документы должны в течение всего времени работы сотрудника, после того, как он ушел с работы, они 1 год хранятся в отделе кадров, а потом будут переданы в архив на хранение в течение 75 лет. Любую документацию желательно хранить в темном и сухом помещении, чтобы минимизировать вероятность их порчи.

Источник: http://buhuchetpro.ru/lichnaja-karta-rabotnika/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.