+7(499)-938-42-58 Москва
8(800)-333-37-98 Горячая линия

Как выбрать офис для бизнеса (советы)

Содержание

Как правильно выбрать и снять хороший офис?

Как выбрать офис для бизнеса (советы)

Если вы решили снять офис, не торопитесь арендовать первое попавшееся помещение. В вопросе выбора офиса много подводных камней, о которых мы сейчас расскажем.

Прежде, чем снять офис…

Если вы только начали заниматься бизнесом, не спешите арендовать офис. Возможно, первое время вам будет лучше ездить к клиентам самостоятельно или принимать звонки и заявки дома.

Многие люди годами работают дома или арендуют место в коворкинг-центрах, и не снимают полноценный офис.

Последний требует постоянных затрат, и пока ваш бизнес не имеет стабильных и постоянных оборотов – арендовать офис преждевременно.

Если вы активно растете и вам нужно помещение для размещения команды или приема клиентов – определите:

  • Сколько человек будут работать в офисе. На каждого сотрудника требуется минимум 6 кв. метров площади. Если у вас 10 человек, нужно искать офис минимум 60 кв.м.
  • Нужен ли вам отдельный кабинет? Если нужен – ищите в качестве офиса блок минимум из 2-3 комнат в зависимости от числа сотрудников, желания сделать переговорную или комнату для отдыха.
  • Нужен ли вам имиджевый офис? Если вам важно производить на клиентов определенное впечатление, ищите офис в новых офисных центрах города. Варианты размещения в жилых домах, в подвалах и цокольных этажах вам не подойдут.

Итак, вы определились с базовыми параметрами офиса – площадь, количество комнат, уровень офисного центра. Пора подробно поговорить о критериях выбора офиса.

Критерии выбора офиса

Расположение
Проверьте, имеются ли рядом с офисом остановки общественного транспорта, станции метро, удобно или нет добираться до офиса из разных районов города.

Замерьте, сколько времени вам потребуется на поездку из дома до офиса. Чем меньше времени вы будете терять, тем лучше.

Чем удобнее будет добираться до офиса вашим сотрудникам – тем проще вам будет нанимать персонал.

Парковка и пробки
Проверьте, удобно или нет парковаться рядом с офисом. Есть ли парковка для арендаторов и сколько стоит там место. Насколько серьезные пробки бывают рядом с офисным центром. В нашем городе в один из офисных центров отказываются ездить курьеры, поскольку там в пробках можно потерять уйму времени.

Уровень отделки
Проверьте, что в помещении открываются все окна, работают розетки, освещение, кондиционер, замки в дверях. Это особенно важно в старых зданиях.

На крайних этажах обратите внимание на потолки – крыша может протекать.

В одном из офисов, которые мне приходилось видеть, арендодатель сразу предупредил, что окна не открываются, а если их попробовать открыть – рамы могут выпасть на улицу!

Наличие конкурентов в офисном центре
Если в офисном центре есть ваши косвенные или прямые конкуренты – откажитесь от аренды.

Вероятно, вам не хочется, чтобы ваших сотрудников переманивала другая компания, конкуренты видели ваших клиентов и т.д. Наоборот, положительным является наличие в офисном центре ваших смежников.

Например, рядом снимает офис компания по разработке сайтов, а вы занимаетесь контекстной рекламой. Коллеги могут направлять вам клиентов.

Услуги, входящие в стоимость аренды
Идеально, если вам посчитают стоимость аренды со всеми расходами – на электричество, воду, отопление, уборку, вывоз мусора, охрану. Но очень часто эти услуги приходится оплачивать отдельно.

Безопасность
Уточните, какой уровень охраны в офисном центре. Круглосуточно работает охрана или нет. Сдается офис на сигнализацию или нет. Есть пропускной режим или нет.

Возможности расширения площади
Узнайте, как часто сменяются арендаторы и будет ли вам просто в будущем арендовать офис большей площади в том же здании. Это важно, если вы планируете активно развиваться.

Режим работы офисного центра
Идеальная ситуация – возможность круглосуточного доступа в офис, в том числе по выходным. Но часто офисный центр имеет жесткий режим работы, который вам придется учитывать в своей деятельности.

Наличие кафе рядом
Посмотрите, есть ли недорогие кафешки рядом с офисом. Вам и вашим сотрудникам нужно где-то обедать. Кроме того, в кафе можно проводить встречи.

Наличие мебели
Ряд офисов могут сдаваться с мебелью. Это хороший вариант, если вы не хотите вкладываться в покупку мебели. Особенно удобны офисы с мебелью начинающим предпринимателям, когда вы не знаете, пойдет ли дальше дело. Если не пойдет – не нужно будет думать, куда девать мебель.

Подводные камни при аренде офиса

  1. Цена без НДС. В ряде случаев владельцы помещений указывают цены без НДС. По факту вам придется платить на 18% больше, чем вы планировали.
  2. Дополнительные услуги.

    После заключения договора на аренду офиса вы узнаете, что в стоимость аренды входит только физическая аренда самого помещения, а за охрану, коммунальные услуги, уборку помещения, мусора и многое другое нужно доплачивать.

    Поэтому убедитесь, что в договоре на аренду четко указано, сколько вы платите за аренду, охрану, уборку, ремонт и обслуживание помещения и прочие услуги.

  3. Парковка за доплату. В ряде офисных центров вам могут предложить закрепление парковочного места за вашим автомобилем. Заранее узнайте, сколько это стоит, иногда расценки не самые демократичные.

  4. Провайдеры. В офисном центре может быть только один провайдер Интернета или несколько, но «дорогих». Заранее узнавайте, в какую сумму вам обойдется доступ в Интернет и услуги связи.
  5. Пени. Часто владельцы помещений могут указывать в договоре большие пени за несвоевременную оплату офиса.

    Норма по рынку – порядка 0,1%, если с вас просят больше – просите снизить цифру в договоре.

  6. Если вы будете оплачивать электроэнергию и прочие услуги по счетчикам, в первый день аренды снимите показания счетчиков и документально зафиксируйте их.

  7. Если вы снимаете офис как субарендатор, убедитесь, что владелец помещения не против субаренды офиса. Это касается в том числе съема рабочего места в офисе какой-либо компании.
  8. Проверяйте документы у собственника! Если документов у арендодателя нет – откажитесь от аренды.

  9. Не снимайте в качестве офиса квартиры, которые не переведены в разряд коммерческих помещений. Размещение офисов в жилых квартирах незаконно, но практикуется.
  10. Укажите в договоре, в каких случаях и на сколько арендодатель может повышать арендую ставку, и что происходит в случае, если арендатор не согласен с повышением тарифов.

  11. Укажите в договоре, что арендатор имеет право преимущественной аренды офиса после окончания срока аренды. Иначе ваш офис могут сдать другой компании, а вы об этом даже не узнаете.
  12. Доступ в офис. Многие офисные центры работают по жесткому графику и в нерабочее время попасть в офис нельзя. Если график вашей работы не совпадает с графиком работы офисного центра – откажитесь от аренды.

Внимательно читайте договор аренды и консультируйтесь с юристом до его заключения. Это убережет вас от многих неприятных сюрпризов в будущем.

Советы, как арендовать хороший офис

Напоследок – несколько лайфхаков.

Не ищите самые дешевые офисы. Как правило, они имеют существенные изъяны. Недалеких людей, которые будут сдавать хороший офис задешево, на рынке нет. Ищите офис под свои потребности, и платите рыночную цену.

Перед тем, как арендовать офис, поговорите с будущими соседями. Узнайте у них об арендодателе. Как правило, с вами охотно побеседуют и расскажут про все особенности. Например, в одном из офисных центров мне рассказали так много интересного, что арендовать там помещение расхотелось.

Не арендуйте офисы на последних этажах, а также в подвалах или цокольных этажах. В первом случае высоки риски пострадать от протекшей крыши, во втором – получить депрессию от отсутствия света. Кроме того, мало кто из сотрудников захочет работать в «подземельях».

Приезжайте смотреть офис в часы пик – когда на улице пробки и мало мест на парковке. Так вы оцените реальное время, которое вам потребуется на дорогу до работы и поиск места для своей машины.

Полезные статьи по теме:

Рекомендуем

Как искать и выбирать помощников?

Вы чувствуете, что скоро не справитесь с потоком работы. Вам нужен помощник, но как его правильно найти и выбрать? В данной статье я поделюсь …

Пять вещей, которые стоит сделать любому фрилансеру

Когда выдается свободная минутка, можно отдохнуть, а можно заняться полезными делами и сделать задел для будущих успехов. Давайте разберемся, …

Источник: http://www.kadrof.ru/st-office-choice.shtml

Как найти идеальный офис под свой бизнес и сэкономить: правила выбора помещения, тренды и советы архитектора

Как выбрать офис для бизнеса (советы)

Несмотря на то, что офисы пустеют, бизнес-центры снижают стоимость аренды, а многие онлайн-стартапы изначально выстраивают бизнес-процессы под дистанционное взаимодействие команды, для большинства компаний ежедневная личная коммуникация сотрудников — необходимая часть работы.

Если вашему бизнесу нужен офис, сразу встает ряд вопросов, связанных с выбором помещения, которое оптимально подходит вашему типу компании. И это не только расположение бизнес-центра и стоимость аренды, но и организация внутренней жизни офиса, которая будет эффективно работать именно в вашей ситуации.

Как выбрать правильное помещение? Какая площадь нужна? Стоит ли следовать модным трендам организации офисных пространств или ориентироваться исключительно на сложившиеся в вашей компании традиции и внутреннюю культуру? И, наконец, как эффективно организовать пространство, чтобы все сотрудники чувствовали себя комфортно, а задачи решались максимально быстро?

Мировой опыт и тренды. Офис — отражение философии компании

Уже долгое время офисами мечты считаются штаб-квартиры компании Google, за которой подтянулись и другие IT-корпорации. Они одними из первых опробовали свободный формат, в котором сотрудники могут законно отвлечься от работы, например, почитать литературу в зоне отдыха или позаниматься йогой в рабочее время в оборудованном спортзале.

Конечно, не все руководители готовы позволить своим сотрудникам «шататься» по офису, тем не менее многие компании, такие как «Яндекс», «Тинькофф-банк» и даже Сбербанк уходят от утилитарного рабочего пространства. Теперь их бэк-офисы — это часть экосистемы и философии компании. Многие молодые сотрудники хотят работать не только в конкретной компании, но и в конкретном офисе.

Понятно, что это делается не просто так. Более свободный формат офиса позволяет стереть рамки между рабочим и личным временем сотрудника.

Он попадает в комфортную, но управляемую среду, в которой чувствует себя достаточно свободно, проводя намного больше времени в офисе, больше общаясь с коллегами.

Открытое общение помогает сделать каждого сотрудника — от стажера до руководителя — более доступным, поэтому рабочие задачи решаются быстрее и эффективнее.

Безусловно, такой подход годится не для всех бизнесов, поэтому важно понимать свои задачи, прежде чем следовать трендам.

Как выбрать подходящее помещение под ваш тип компании

Прежде чем рассматривать конкретное помещение, важно определить общий принцип рассадки сотрудников, который будет соответствовать вашей системе работы и корпоративной культуре.

Это может быть кабинетный тип, открытая рассадка в общем зале или смешанная, где у руководителей и некоторых сотрудников есть кабинеты, а часть коллектива сидит вместе, объединенная в рабочие группы или отделы.

Большинство бизнес-центров заранее диктует определенный формат рассадки. Например, в старых зданиях коридорного типа сложнее, а иногда и невозможно сделать единое современное офисное пространство. В отличие от помещений в новых бизнес-центрах, которые изначально рассчитаны на открытую рассадку и позволяют объединить в одном зале и 30, и 300 человек.

Если вы уверены, что ваши сотрудники должны находиться в общем пространстве для постоянной коммуникации, помещение должно иметь хорошую естественную освещенность, несколько запасных выходов, возможность создания вентиляционной и шумопоглощающей систем.

При выборе бизнес-центра учитывайте также доступ и подход к офису для сотрудников и клиентов. Никто не откажется от удобной пропускной системы, пешей доступности от метро и бесплатной парковки.

Совет.

Нужно составить список всех отделов и сотрудников, продумать логику их перемещения и взаимодействия друг с другом. Рабочие группы, которые чаще всего контактируют друг с другом, должны находиться рядом.

Кому из сотрудников или какому отделу нужно отдельное помещение, а кто будет находиться в общем пространстве? Кто всегда должен быть в центре событий, а кого можно расположить в дальней части? Здесь в первую очередь нужно смотреть на частоту взаимодействия. Например, отдел продаж находится ближе к центру офиса, а IT-специалисты — в дальней части (или наоборот).

Даже если предполагается открытая планировка, части работников иногда выделяется изолированное место, например, специалисту по HR, юристу или отделу бухгалтерии, так как их работа предполагает хранение документов, которые не должны быть доступны посторонним. Если все сотрудники находятся в общем пространстве, для документов необходимо организовать отдельное хранилище.

Офис «на вырост»

Грамотное планирование офиса должно учитывать возможность сокращения или расширения штата без переезда в новое помещение. Если вы планируете расширять компанию, учтите, что в нужный момент свободного офиса рядом может не оказаться и придется переезжать и делать ремонт с нуля.

Совет.

Многие компании арендуют или выкупают чуть большие помещения, чем им нужно, и временно выделяют резервную площадь под один-два компактных офиса, которые можно сдать в аренду, а при необходимости расширить собственное пространство.

Этот же подход работает при сокращении штата. Вы сможете выделить из своего большого помещения лишнюю площадь и сдать ее в аренду под изолированный офис или коворкинг.

В этом случае важно сразу определить подходящий сектор, как правило, дальний, предусмотреть возможность возведения перегородки и организации отдельного входа.

Не стоит располагать на этой площади принципиально важные зоны.

Как рассчитать площадь

По существующим нормам площадь, положенная на одного сотрудника, работающего за компьютером, составляет в среднем от 4,5 до 6 м². Естественно, это очень условная цифра, которая не дает представления о необходимой площади всего офиса.

Во-первых, нужно учитывать показатели эргономики, расстояния между рабочими местами и проходами.

Во-вторых, площадь офиса включает не только рабочее пространство, но и зоны хранения, ожидания для клиентов, отдыха, входную группу, переговорные, гардеробные, серверную, кухню и т. д. Потому нужно определить все необходимые зоны или помещения офиса, логику их расположения друг относительно друга, пути перемещения сотрудников, необходимую освещенность и ориентировочные площади.

После этого продумываются расположение и количество элементов, предназначенных для обслуживания работы офиса: ящики для внутренней почты, кулеры, островки с оргтехникой, зоны тишины с акустическими креслами и т. д. Также следует определить число сотрудников для каждого отдела или рабочей группы, которые находятся в офисе весь день, и число сотрудников, которые большую часть времени работают за его пределами.

Совет.

Всегда ли нужно оборудовать количество рабочих мест, равное составу коллектива? Если в вашей компании 20–30% сотрудников постоянно работают вне офиса, правильнее создать общие резервные рабочие места (с небольшим запасом), которые сотрудники смогут бронировать за собой на необходимое время или по расписанию. Это позволит отказаться от лишних площадей и сократить стоимость аренды.

Что увидит клиент

Если вы принимаете большое количество клиентов на вашей территории, лучше сразу отказаться от вариантов расположения со сложной пропускной системой и запутанным адресом в удаленной промзоне. Клиент должен найти вас максимально просто и быстро. Чем меньше на его пути будет преград, тем больше шансов, что он к вам дойдет.

Нужно продумать схему передвижения клиентов и все ее так называемые точки касания с вашим бизнесом хотя бы внутри бизнес-центра. От парковки до регистрации на посту охраны, от общения с секретарем на входе до переговорной или нужного кабинета.

Легко ли вас найти? Что вы хотите показать клиенту внутри вашего офиса, а что скрыть? Где он сможет подождать, если пришел раньше? Куда можно повесить одежду, как будет обеспечен досуг во время ожидания?

Совет.

Если навигация в бизнес-центре запутанна, стоит договориться об установке своих рекламных материалов и указателей.

При входе в офис чаще всего оборудуется приемная зона с посадочными местами, клиент видит reception, логотип компании, дальше, в зависимости от формата, секретарь принимает у него одежду и предлагает чай/кофе либо предполагается самообслуживание. В таком случае нужно предусмотреть автоматы с напитками и общий гардероб для посетителей, гостевой санузел.

Переговорные для общения с клиентами лучше расположить максимально близко ко входу, чтобы гости не проходили через все отделы (если не стоит иная задача).

Переговорные комнаты — центры коммуникации

Важно предусмотреть переговорные комнаты разного размера и формата. Для этого нужно точно понимать, кем и когда они будут использоваться, для каких необходимо естественное освещение, как они должны быть оборудованы.

Совет.

Современные мобильные офисные перегородки позволяют трансформировать пространство, например, разделять одну большую переговорную на две маленькие или присоединять ее площадь к общему пространству.

Если переговорные комнаты используются с неравномерной загрузкой, можно разделить их на основные с полной загрузкой внутри офиса и резервные, которые будут сдаваться в почасовую аренду фрилансерам или соседним офисам.

Планирование офиса схоже с планированием города. В нем также есть общественные и промышленные зоны, жилые кварталы в виде рабочих мест, свои маршруты передвижения: второстепенные дороги и основные магистрали.

Если правильное зонирование, расчет посадочных мест, подбор удобной мебели — дело техники для профессиональных проектировщиков, то для руководителя новый офис — это не только возможность разместить новых сотрудников или изменить условия аренды. Это всегда возможность пересмотреть работу внутри компании и взглянуть на нее с высоты птичьего полета.

Источник: https://delovoymir.biz/kak-nayti-idealnyy-ofis-pod-svoy-biznes-i-sekonomit-pravila-vybora-pomescheniya-trendy-i-sovety-arhitektora.html

Место сбора: как выбрать идеальный офис для стартапа

Как выбрать офис для бизнеса (советы)

Советы для тех, кто решил снять полноценный офис. Как выбирать помещение и какие подробности стоит узнать у собственника

© György Kőrössy

Определитесь с приоритетами

В зависимости от роли помещения в бизнесе можно условно выделить так называемые front-office и back-office. Вольный перевод на русский — «продающий» и «обслуживающий» соответственно.

Вы собираетесь обслуживать клиентов в офисе? Какой поток клиентов в день ожидается? Если клиентов предполагается много (розничный бизнес), то совершенно естественно, что фронт-офис должен располагаться в проходном месте рядом с метро.

Если же, к примеру, вы организуете дизайн-студию и основное общение с клиентом идет онлайн, то вам подойдет практически любое пространство. Поэтому важно сначала определиться, как вы будете работать с клиентами, и лишь потом искать офис.

Выбирайте офис для людей

Типичная ошибка собственника бизнеса — арендовать офис рядом со своим домом или «в престижном месте». В таком случае возникают проблемы с поиском персонала и привлечением клиентов.

Далеко не все готовы ездить в удаленную промзону или платить за бизнес-ланч 500 рублей. Подумайте о простых работниках: как они будут добираться, где будут обедать и т.п.

Немаловажной проблемой является парковка — сразу решите, сколько парковочных мест необходимо вашим работникам и клиентам.

Классы и цены

Офисы условно делятся на разные классы — А+, А, А-, В, С и D. Чем выше класс, тем лучше расположение, качество помещений и развитость инфраструктуры. Но будьте бдительны и выбирайте по сумме характеристик, а не только по классу.

Средняя цена аренды сейчас 22,5 тыс. руб./м² в год, но разброс цен начинается от 9 тыс. руб./м² и до бесконечности. Безусловно, аренда офиса в бизнес-центре — наиболее удобный вариант.

Например, в случае необходимости расширения можно будет переехать или снять дополнительное помещение по соседству.

Кризис — самый удачный период для аренды

Начиная с лета из–за геополитических факторов цены на аренду офисной недвижимости упали на 8–15%. Даже многие крупные компании отказываются от части площадей или переводят бэк-офисы в более дешевые бизнес-центры. Поэтому именно сейчас можно столкнуться с очень выгодными предложениями. Можно смело торговаться с собственниками и просить уступок.

Комбинируйте форматы

Но, несмотря на ценовую коррекцию, цены в престижных бизнес-центрах остаются заоблачными.

При этом современные коммуникационные технологии позволяют работать со всем миром в режиме онлайн — воспользуйтесь этой возможностью.

К примеру, можно разместить небольшой фронт-офис в центре Москвы, а обслуживающие подразделения — в ближнем Подмосковье. Часть сотрудников можно нанять на удаленную работу с еженедельными встречами в офисе.

Подводные камни

Не стесняйтесь задавать вопросы собственнику, у которого собираетесь арендовать рабочее пространство. Ключевой вопрос — «юридическая прописка»: сможете ли вы получить юридический адрес и будете ли официально вписаны в список арендаторов.

Без этого, например, ни один серьезный банк не откроет вам расчет. Сразу обговорите все сопутствующие расходы: кто берет на себя техническое обслуживание помещения, какой интернет-провайдер разрешен в здании и т.д.

 Если вам необходима вывеска и другая наружная навигация — обговорите это «на берегу»: по закону без согласия собственника любая наружная реклама недопустима.

Подумайте о субаренде

Субаренда — обычная хозяйственная практика. Если понравившееся помещение для вас слишком велико, «лишние» площади можно сдать в субаренду, зарабатывая фиксированный доход каждый месяц.

В идеале субаренда может покрывать большую часть ваших расходов на офис. Также и вы можете воспользоваться субарендой при снятии офиса.

В этом случае обязательно требуйте от арендодателя письменного подтверждения согласия собственника.

Арендовать или покупать?

Часто клиенты задают вопрос: что выгоднее — арендовать или покупать? Каждая ситуация индивидуальна: необходимо сопоставить рост арендных ставок и рост цен на коммерческую недвижимость. Выбор большинства, даже крупных компаний — аренда. При этом нельзя исключать и альтернативные инструменты, такие как коммерческая ипотека и лизинг недвижимости.

Как искать

Можно искать офис самостоятельно или доверить эту работу риелтору. Но даже если вы обратитесь к риелтору, сначала проведите подготовительную работу сами — посмотрите предложения в интернете, пообщайтесь с собственниками и их агентами.

Это позволит уточнить ваши требования, а также чувствовать себя увереннее при работе с риелтором. При выборе исполнителя из числа агентов обращайте внимания на личный опыт риелтора, а не только на общий стаж работы агентства.

И не стесняйтесь требовать замены риелтора, если его работа вас не устраивает.

Источник: https://econet.ru/articles/61260-mesto-sbora-kak-vybrat-idealnyy-ofis-dlya-startapa

Как выбрать офис

Как выбрать офис для бизнеса (советы)

Если вы решили организовать свой бизнес, вам наверняка понадобится офис. Аренда офиса, особенно впервые — непростая задача, требующая своевременной постановки и решения ряда вопросов. Эта статья поможет вам понять, что действительно важно при выборе офиса.

Фото с Flickr.com – как выбрать офис

В первую очередь, нужно определиться, для чего вы хотите арендовать помещение. Кому-то, возможно офис не так нужен, как кажется: профессионалы сферы косметических услуг, а также консультанты или юристы могут выезжать к клиенту.

Для многих такой вариант на определенном уровне развития вполне удобен, он позволяет не тратить лишнее время и силы.

Однако, если вы работаете не в одиночку, если у вас есть или планируется значительный штат сотрудников, офисом обзавестись все-таки придется.

Возможно также, что вам не требуется постоянный офис, а достаточно арендуемого на несколько часов.

Такой вариант стоит рассмотреть, если единственное, что вам нужно от офиса — это пространство для ведения переговоров с клиентом.

Обычно в офисах, предназначенных для такого рода аренды можно воспользоваться услугами секретаря, Интернетом и телефоном. Такой офис также существенно сэкономит ваш бюджет.

Если же первые два варианта не для вас, к выбору помещения необходимо отнестись крайне серьезно. Ведь офис — это лицо фирмы, по нему об уровне предприятия будут судить не только клиенты, но и свои же работники. Здесь нужно обратить внимание на расположение офиса и на тип здания, в котором он будет находиться.

Где выбирать офис

Идеальный вариант расположения офиса — центр города, рядом с остановками общественного транспорта и станцией (а лучше не одной!) метро; так, чтобы на находящихся рядом дорогах не было пробок, а возле здания была парковка. Само собой, такой идеал вы вряд ли найдете.

Однако, офис вполне может располагаться в отдаленном районе, если услуги вашей фирмы рассчитаны на жителей именно этого района. Если большинство сотрудников и клиентов — обеспеченные люди, то можно пожертвовать близостью метро или остановок общественного транспорта и обратить внимание на транспортную загруженность дорог и наличие парковки возле здания.

В противном случае, постарайтесь, чтобы офис располагался в пешей доступности (5–10 минут) от остановок транспорта или станции метрополитена.

В каком здании расположить офис

Здесь во многом важны ваши личные предпочтения. Бизнес-центры имеют как плюсы, так и минусы.

  • Если вы работаете не с частными лицами, а с корпоративными клиентами, важную роль играет престиж помещения — тут офис в хорошем деловом центре будет незаменим. С другой стороны, при работе с частными лицами лучше будет поискать помещение с отдельным выходом на улицу — так вы сможете разместить хорошо заметную вывеску, а ваши клиенты не будут испытывать проблем с прохождением охраны.
  • Если вы арендуете офис в бизнес-центре, вам не придется думать об обслуживании рабочего процесса: это уже сделано за вас. Также, скорее всего, вам смогут предоставить конференц-зал и переговорную комнату. Возможны и другие услуги для сотрудников, являющиеся приятным бонусом: спортзал, например, или корпоративная развозка.
  • С другой стороны, вы не сможете сами выбрать поставщика услуг, которыми вы пользуетесь. Организуя рабочую деятельность, вы будете связаны стандартами выбранного вами бизнес-центра — а это значит, строго определенный рабочий день, пропускная система и многое другое. Кроме того, в деловом центре вы сможете только арендовать помещение, но не купить его. Кому-то эти недостатки покажутся несущественными, а для кого-то станут веским поводом поискать помещение под офис в жилом здании или в здании, перепрофилированном под офис.
  • В деловых центрах располагаются офисы классов «А» (наиболее современные) и «В» (с меньшим спектром услуг и хуже оснащенные, однако с возможностью продажи помещения). Офисы этих классов изначально предназначены для деловых нужд.
  • К офисам класса «С» относятся перепрофилированные под офисные помещение здания старой постройки. В таких зданиях возможно наличие неисправных коммуникаций, отсутствие парковки, недостаточное техническое оснащение. Поэтому перед арендой лучше убедиться, что технически здание вас устраивает.
  • Класс «D» представляют здания с устаревшими коммуникациями. Однако, при удачном расположении помещения, бывает целесообразным вложиться в его ремонт.
  • К классу «Е» относят подвальные помещения и квартиры, переведенные в нежилой фонд. Они подойдут небольшому офису без претензий. Удачное расположение такого офиса оправдает затраты на ремонт.

Таким образом, офис в деловом центре можно порекомендовать предпринимателям, для которых важен престиж и презентабельность помещения-то есть работающим с корпоративными клиентами. Если же вы работаете с частными лицами, для вас важнее будет доступность вашего офиса, и вам стоит обратить внимание на офисы, расположенные в жилых домах.

Кроме того, вам необходимо понять, какую планировку офиса вы хотите. В противовес классическим кабинетам, в последнее время набирает популярность американская планировка open space, при которой все работники находятся в одном помещении. Для удобства оно разделяется легкими мобильными перегородками.

Это способствует сближению сотрудников внутри коллектива, а также более полному использованию площади помещения. Впрочем, в России такая планировка еще не прижилась, и для многих ваших сотрудников более комфортным будет привычный «иерархический» стиль планировки.

При его использовании не так велико вторжение сотрудников в личное пространство друг друга.

«Могу ли я самостоятельно арендовать помещение?»

Причин отказаться от услуг агентов и попытаться найти помещение самому может быть много.

  •   Во-первых, многие небольшие агентства пользуются общедоступными базами недвижимости и предлагают одни и те же варианты. Высока вероятность, что вы могли бы найти этот вариант, не прибегая к услугам посредников. 
  • Во-вторых, при таком раскладе совершенно не хочется переплачивать за услуги агента — а их стоимость составляет 50–100% стоимости аренды за месяц. При этом далеко не все агенты добросовестны и вы рискуете столкнуться с человеком, который хочет просто максимально быстро заселить вас в наиболее дорогой офис. В крупных агентствах, дорожащих своей репутацией, этот шанс существенно ниже. Кроме того, они тщательно проверяют помещения, которые предлагают в аренду.

Однако, если вы решили сами поработать, например, риелтором, не ждите, что это окажется просто. Вам необходимо будет помнить и сразу же уточнять десятки деталей: 

  • цену аренды;
  • наличие дополнительных платежей;
  • класс помещения;
  • его состояние;
  • наличие парковки, охраны, пропускного режима. 
  • если вы планируете арендовать помещение на длительный срок, стоит поинтересоваться, за чей счет будет проводиться его ремонт. 

И даже выучив назубок все параметры помещения, вы можете столкнуться с тем, что сами арендодатели не допускают на свою территорию представителей какой-либо из отраслей бизнеса. Кроме того, уже арендовав помещение, вы можете обнаружить у себя под боком офис конкурирующей фирмы.
Насколько вы цените свое время, силы и нервы — решать вам. Возможно, материальные затраты, связанные с обращением в агентство, окажутся меньшими, чем моральные при самостоятельном поиске площади.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ 
Как сделать из квартиры офис
Как разделить офис

Вывод

Итак, вы знаете достаточно, чтобы понять, с прояснения каких вопросов стоит начать поиск офиса. Как и в любом другом деле, для начала надо сформулировать цель.

Она позволит выделить основные характеристики вашего будущего офиса и параметры, которыми вы сможете поступиться.

Главное — чтобы вы искали помещение, соответствующие именно вашим потребностям, а не навязанным кем-то представлениям об «идеальном» или «престижном» офисе.

Источник: https://journal.regionalrealty.ru/kak-vybrat-ofis/

Как выбрать офис правильно. Советы по выбору офисного помещения

Как выбрать офис для бизнеса (советы)

04.04.2017

Выбор офисного помещения – важный вопрос в развитии бизнеса, поэтому не стоит хвататься за первое попавшееся предложение. В этой статье мы расскажем, как правильно выбрать офис для молодого предприятия, чтобы извлечь из этого наибольшую выгоду.

Подготовительные работы

Прежде, чем искать подходящего арендодателя, подумайте – действительно ли вам нужен офис? Такое решение не всегда имеет смысл.

Иногда молодым предпринимателям выгоднее лично приезжать к клиентам, а звонки и письма принимать дома или сидя в коворкинг-центре.

Аренда полноценного офиса требует постоянных финансовых вливаний, поэтому если у вас нет постоянного стабильного дохода, лучше искать альтернативные варианты.

Если же вы твердо решили, что без офисного помещения никак не обойтись, вам обязательно нужно заранее просчитать следующие параметры:

  • Количество сотрудников, которые будут работать в вашем офисе. Этот параметр позволит вам определить примерную площадь будущего помещения – на одного человека должно приходиться примерно 6 м².
  • Потребуется ли вам собственный кабинет или комната для переговоров. Так вы определите, сколько комнат должно быть в вашем офисном помещении.
  • Статус офиса. Для некоторых компаний очень важно производить на своих клиентов благоприятное впечатление и поддерживать свой имидж. В этом случае вам придется искать более дорогие варианты помещений в офисных зданиях и отмести недорогие варианты в жилых домах или подвалах.

Как только вы продумаете все эти нюансы, можно приступать к поискам необходимой недвижимости. Далее мы расскажем, по каким критериям стоит выбирать офисное помещение для начинающей компании.

На что обратить внимание при выборе офиса?

Итак, в этой части статьи мы расскажем о том, какой выбрать офис. Существует ряд требований, на которые нужно обратить внимание во время поисков. Это:

  • Удобство расположения – от этого зависит не только ваш статус, но и то, как быстро вы подберете хороший персонал для своего бизнеса. Вряд ли вашим сотрудникам захочется каждый день терять много времени на дорогу до работы и домой.
  • Пробки и парковки – важный момент, на который также нужно обратить внимание. Чтобы оценить ситуацию в полной мере, езжайте осматривать объект в “час пик” – так вы оцените реальную ситуацию на дорогах и на парковке рядом с офисом.
  • Состояние офиса – убедитесь, что в помещении работают розетки, нет проблем с освещением, можно открыть окна. Если вы снимаете офис на самом верхнем этаже, убедитесь, что крыша не будет протекать на ваш потолок.
  • Конкуренция – не стоит снимать офисы в зданиях, где могут работать компании, конкурирующие с вами на рынке. Вряд ли вам захочется, чтобы они переманивали ваших клиентов или сотрудников. А вот компании со смежной с вами областью придутся кстати – вы можете обзавестись надежным партнером по бизнесу, который будет направлять к вам клиентов.
  • Уровень охраны – позаботьтесь о том, чтобы ваше офисное помещение было круглосуточно в безопасности.
  • Режим работы офисного здания – важный вопрос, особенно если вам нужен круглосуточный доступ в ваш офис.
  • Недорогое кафе или столовая поблизости – немаловажный фактор, на который также требуется обратить внимание. Вашему персоналу будет нужно где-то кушать, плюс ко всему в кафе можно проводить важные встречи.
  • Дополнительные расходы – некоторые офисные центры включают уборку и оплату коммунальных услуг в стоимость аренды. Но обычно их оплата происходит отдельно.
  • Офисная мебель – в некоторых случаях помещения сдаются с мебелью. Это удачный вариант, если вы не уверены, что ваше дело пойдет хорошо – в случае чего вам не придется куда-то девать купленную мебель.
  • Возможности для расширения – позаботьтесь заранее о том, чтобы вы могли в случае успеха переехать в офис больших размеров в том же здании.

Как видите, аренда офиса требует учитывать множество важных факторов. Далее мы поговорим о возможных рисках, с которыми иногда сталкиваются арендаторы.

10 простых советов о том, как выбрать офис и не пожалеть:

    1. Проверяйте наличие НДС в ценнике. Некоторые арендодатели указывают стоимость без НДС, чтобы цена выглядела более привлекательно.
    2. Узнайте, сколько стоит парковка рядом с офисом и требуется ли доплата за резерв постоянного места. Иногда это может “вылетать” в круглую сумму.

    3. Уточните, какие интернет-провайдеры есть в выбранном вами здании и во сколько вам обойдутся их услуги.
    4. В первый же день аренды снимите все показания счетчиков и зафиксируйте их в документах.
    5. Убедитесь, что у арендодателя есть право сдавать помещение и тщательно проверьте все его документы.

    6. Пропишите в договоре все возможные расходы – пеню за несвоевременную оплату, процент и частоту повышения арендной ставки и т.д.
    7. Убедитесь, что владелец офиса не против субаренды, если вы снимаете офис как субарендатор.
    8. Снимая квартиру, убедитесь, что она переведена в статус коммерческой недвижимости.

      Помните, что аренда в качестве офиса жилой недвижимости запрещена законом.

    9. Оговорите право первоочередной аренды по истечении срока договора.
    10. Внимательно изучите договор аренды, а еще лучше – проконсультируйтесь с юристом до того, как станете его подписывать.

Итак, теперь вы знаете, как выбрать офис и не стать при этом жертвой недобросовестного арендодателя. Напоследок, рекомендуем пообщаться с другими владельцами офисов в этом здании и расспросить у них о возможных “подводных камнях” аренды. Так вы получите более подробную картину о грядущей сделке.

Источник: https://dominfo.by/article/stati/kak-vybrat-ofis

Как правильно выбрать офис для своей фирмы, чтобы потом не пожалеть

Как выбрать офис для бизнеса (советы)

Правильный офис в удачном месте — надежный фундамент успешного бизнеса. По офису клиенты составляют первое впечатление о компании, поэтому пренебрегать этим вопросом нельзя. В каких случаях можно обойтись без офиса. Основные критерии при подборе помещения под офис.

Как правильно выбрать помещение для офиса

Итак, все формальности по регистрации собственной фирмы улажены. Разрешения получены, лицензии оформлены. Теперь нужно заняться поиском подходящего офиса. Правильно выбрать его – означает заложить надежный фундамент в успешное развитие своего дела, ведь офис – то место, по которому клиенты будут судить о компании.

1. А нужен ли он?

Это зависит от того, в каком режиме будет работать предприятие. Если в удаленном, то отдельное помещение для сотрудников не понадобится. У каждого из них будет свой персональный офис, обустроенный на дому.

В подобной организации работы много положительного. Вы экономите значительные средства на аренде или покупке соответствующего помещения, а сотрудники – на оплате проезда и времени.

Однако если вы планируете нанимать так называемый офисный персонал, то без специального помещения не обойтись.

2. Покупка или аренда?

Даже если у вас достаточно средств, чтобы купить отдельный офис, не торопитесь. Потратить деньги всегда успеете. Для начала арендуйте помещение в приглянувшемся месте. Вскоре вы точно будете знать, какой именно офис и в каком районе нужен конкретно вам.

3. Отсутствие пробок, близость стоянок и остановок

Чтобы вам и вашим сотрудникам, а также клиентам было удобно добираться в офис, важно выбрать такой район, куда можно доехать на разных видах транспорта.

Если вы пользуетесь автомобилем, значит, желательно, чтобы на ближайших к офису улицах не было пробок, в противном случае поездка на работу и с работы станет сущим мучением. Следующий важный момент – наличие поблизости парковки.

Лучший вариант, конечно, – собственная, у здания офиса, если же таковая не предусмотрена, главное – чтобы до нее не приходилось идти несколько кварталов.

Поскольку многие сотрудники и клиенты пользуются не только личным транспортом, но и общественным, не забывайте, что офис должен располагаться недалеко от остановок троллейбуса, автобуса, маршрутного такси или от станции метро.

И опять же важно, чтобы путь от остановки до офиса занимал не более пяти минут (от станции метро – не более десяти).

В противном случае многие будут вынуждены доезжать на дополнительном наземном транспорте, что, конечно, скажется на расходах и сотрудников, и клиентов.

4. Центр или окраина?

Конечно, работать в центре лучше во многих смыслах. Во-первых, сюда проще добраться из любого района города на разных видах транспорта. Во-вторых, в центре деловая жизнь всегда кипит, поэтому и поток клиентов растет. В-третьих, в центральной части множество различных заведений, где в обеденный перерыв можно полноценно подкрепиться.

Однако офисы в центре города всегда дороже. Выход есть, если удастся найти помещение в цокольном этаже или даже подвальном. Кстати, сейчас подвалы многих домов переоборудуются в удобные помещения для бизнеса – благодаря современному ремонту, который включает качественную изоляцию стен, систему кондиционирования воздуха, неказистые комнаты превращаются в уютные и престижные офисы.

5. Просторный лучше тесного

Насколько просторным должен быть офис, зависит от численности будущих сотрудников, планируемого наплыва клиентов и специфики работы компании. Но в любом случае люди чувствуют себя намного комфортнее в просторных светлых помещениях, чем в тесных каморках.

Да и посетителям становится ясно, что фирма, располагающая прекрасным офисом, скорее процветает, чем перебивается нерегулярными заказами. Помните, что по санитарным нормам на одного человека должно приходиться 4,5 кв. м площади плюс место для прохода и для оборудования.

Если же вы открываете производство, то нормы расчета площади будут совершенно другими.

6. Вход и вывеска

Выбирая помещение для офиса, учитывайте расположение главного входа и наличие яркой вывески. Желательно, чтобы вход был хорошо виден издалека, так же как и вывеска. Кто знает, может быть, , именно она, а нее только ваша добросовестная работа привлечет новых клиентов.

7. Внешний вид

При выборе офиса обращайте внимание на внешний и внутренний вид. Облупленное, давно не штукатуренное здание, равно как и давно не знавший ремонта интерьер – не самый лучший вариант.

Такой офис не только не придаст респектабельности вашей компании, но и отпугнет потенциальных клиентов.

Впрочем, если вас не пугает перспектива капитального ремонта, можете поторговаться и значительно сбить цену: неухоженные здания стоят дешевле.

8. Инженерные коммуникации

Ободранные обои и облупленный потолок – это еще не самое страшное. Подобный недостаток интерьера легко исправляется бригадой мастеров. Главное – чтобы с инженерными коммуникациями все было в порядке. Проверьте состояние вентиляции, отопления, кабелей, возможность подключения к Интернету…

И еще важный момент: если вы самостоятельно отремонтируете коммуникации, то покупка или аренда офиса будет стоить вам дешевле, чем покупка или аренда офиса с шикарным евроремонтом.

Впрочем, все зависит от ваших финансовых возможностей.

Так что если ремонт инженерных коммуникаций и стен не предусмотрен вашей сметой, убедитесь, что зимой батареи будут греть, летом кондиционер – охлаждать воздух, а Интернет работать бесперебойно.

9. А может, бизнес-центр?

Конечно, индивидуальный офис – оптимальный вариант. Но это всегда в определенной степени дорого. Придется оплачивать довольно большие счета за коммунальные услуги, да еще и нанимать охрану.

Между тем, аренда нескольких комнат в бизнес-центре плюс оплата газа, света и воды там же обойдется намного дешевле.

Однако для тех, кому важно иметь круглосуточный доступ в офис, этот вариант не подойдет.

10. Вы сами или риэлтор?

Если вы точно знаете, какое помещение вам нужно, умеете оценить его с инженерно-технической стороны и вообще ориентируетесь на рынке коммерческой недвижимости, конечно, можете рассчитывать только на себя при выборе будущего офиса.

Однако большинству разумнее все же обратиться в столь важном деле к профессионалам. Риэлтор существенно облегчит вашу задачу. Во-первых, он может сразу предложить несколько вариантов помещений, во-вторых, знает, какие вопросы нужно задать собственнику или арендодателю, на какие детали обратить внимание.

И гарантирует, что вы не получите помещение с ненадежной электропроводкой, которая не выдержит не то что десять компьютеров, а даже двух, с неработающей системой отопления или с недооформленными документами на право сдачи комнат под офис.

А представьте, что вы не арендовали, а купили сомнительное во всех отношениях помещение! Так что лучше заплатить профессионалу и сохранить нервную систему.

11. Договор аренды

Перед заключением договора аренды внимательно изучите его. В нем должны быть прописаны обязанности и права сторон, в том числе на улучшение офиса, сроки внесения арендной платы, ответственность за просрочку в оплате, стоимость аренды.

Уточните предполагаемый набор услуг, включенный в арендную плату. Возможно, предполагается сдача офиса с мебелью и оборудованием и т.д. Но при заключении договора не полагайтесь только на себя. Обязательно проконсультируйтесь с юристами.

И тогда, совершив первую удачную сделку, вы будете запрограммированы на дальнейшую успешную деятельность.

© Ильина Наталия, BBF.ru

Источник: https://BBF.ru/magazine/5/6836/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.