+7(499)-938-42-58 Москва
8(800)-333-37-98 Горячая линия

Как провести совещание эффективно

Содержание

Правила эффективных совещаний. Разберем по-шагам

Как провести совещание эффективно
27.04.201727.04.2017

Привыкли, что совещания – бесполезная трата времени? Это не всегда так. Коллективное обсуждение вопросов может быть продуктивным. Прочитайте статью и научитесь проводить совещания быстро, по четким правилам и всегда достигая цели.

Ларри Пейдж, CEO Google, став во главе компании, сразу направил всем сотрудникам имейл «Как эффективно проводить совещания»

Если коротко, то главная идея письма была: «Скорее всего, вам вообще не нужно совещание». Ларри считает, что ни одно важное решение не должно дожидаться совещания. Но если для принятия решения совершенно необходимо собрать вместе сотрудников, то следует сделать это немедленно.

Безусловно, если речь идет о действительно важном вопросе (запуск нового продукта, переход на другую технологию и др.), то без совещания не обойтись. Главное, помните, что совещание – это тоже рабочий проект, который требует наличия плана, регламента, проектной команды и четких целей.

Разберем по-шагам

1. Поставьте цель совещания и сформулируйте повестку встречиОдна из главных проблем любого совещания – нечеткая цель. Если вы не можете себе ясно представить, чего хотите добиться с помощью совещания, задумайтесь, нужно ли его вообще назначать.Формулировка цели должна содержать в себе конкретное действие.

Например, не «обсудить запуск нового продукта», а «выбрать поставщика комплектующих для нового продукта». Если задача объемная, разбейте ее на несколько подпунктов, руководствуясь этой же логикой.

Расставьте вопросы повестки дня по степени их приоритетности/срочности.

Так вы будете уверены, что самые важные решения приняты, даже если не все вопросы удастся обсудить.

По теме: Делегирование. Или как руководители сами создают возможность работникам уйти от ответственности

Распределите задачи в такой очередности:1. Срочные важные задачи2. Задачи, требующие креативного подхода3. Несрочные важные задачи4. Все остальные вопросы

Определите оптимальный состав участников

Посмотрите на предварительный список участников и спросите себя: нужно ли всем этим людям сидеть на встрече? Может, чтобы узнать мнение некоторых сотрудников, будет достаточно короткого письма или телефонного звонка?Пригласите на совещание только тех коллег, чьи компетенции принципиально необходимы для достижения цели совещания.
Разошлите информативное приглашение

В приглашении обозначьте не только время начала, но и длительность совещания. Также направьте всем повестку встречи и материалы для подготовки.Все необходимые для принятия решения данные, таблицы, отчеты желательно разослать хотя бы за 24 часа до совещания.

Дайте коллегам время на подготовку и избавьте себя от необходимости делать паузы на изучение документов во время самой встречи.Элон Маск, глава компании «Тесла Моторс», известен своим суровым отношением к сотрудникам, пришедшим к нему неподготовленными. Неудивительно, что его совещания проходят быстро и эффективно.

Начинайте и заканчивайте совещание строго в запланированное время

Даже если кто-то из коллег опаздывает, это не повод терять время остальных. Такая практика постепенно дисциплинирует сотрудников и приучает к пунктуальности.

Сначала дайте слово наиболее важным участникам

Если произойдет непредвиденная ситуация, и кому-то из них придется покинуть совещание, оставшиеся участники смогут учесть его мнение.

Не отвлекайтесь на посторонние вопросы

Все вопросы, пусть очень важные, но не вошедшие в повестку совещания, должны подождать до конца встречи. Упорно и последовательно возвращайте обсуждение к заданной теме.

Постарайтесь дать слово каждому участнику совещания

Кто-то готов выступать на публику часами, а кто-то может тихо отмолчаться. При этом важна точка зрения каждого участника (конечно, если их список был изначально составлен правильно). Не забывайте модерировать дискуссию, прерывать затянувшиеся монологи и давать слово тихоням.

Будьте скептиком, задавайте вопросы

Марисса Майер, глава Yahoo, активно оппонирует каждому докладчику на совещании.«Как вы можете обосновать свое предложение? На чем основаны ваши данные? Какие исследования вы провели?» Зная, что такие вопросы обязательно последуют, коллеги будут тщательнее прорабатывать свою позицию и перестанут озвучивать первые пришедшие на ум идеи.

Выслушайте аргументы и примите решение

Если обсуждение все-таки затянулось и ушло в сторону, а выделенное время заканчивается, резюмируйте все важные мысли в нескольких тезисах и примите решение. В конце концов, именно это – главная цель встречи.
Заранее озвучьте критерии для принятия решения

Принятое решение может кого-то не устраивать. Сотрудники, высказывавшие непопулярную точку зрения, могут возмутиться, что вы прислушиваетесь только к «любимчикам».

Чтобы не показаться необъективным, воспользуйтесь еще одним методом Мариссы Майер и «используйте цифры, а не политику». Перед совещанием Марисса выдвигает набор метрик, которые участникам придется учесть перед принятием решения.

В итоге это придает решению больший вес и объективность.

Подведите итог и распределите задачи

По теме: Agile и Scrum — разберем по-шагам. Можно ли применить к HR-проектам?В конце совещания или сразу после него подведите итог встречи:• Суммируйте главные выводы совещания• Раздайте задания и назначьте ответственных

• Обозначьте конкретные сроки

Источник : ЦП

Источник: http://hr-media.ru/pravila-effektivnyh-soveshhanij-razberem-po-shagam/

12 способов сделать совещания эффективными и короткими

Как провести совещание эффективно

Рассмотрим необычные примеры 12 компаний. Как они проводят деловые встречи?

1. Проводят совещания так, чтобы они запоминались

  • Назначают совещания в необычное время

Сотрудники компании TINYpulse, которая занимается разработкой программного обеспечения, редко забывают о встречах, потому что руководство назначает их в необычное время. Например, ежедневная встреча работников начинается в 8:48.

Такой подход практически искоренил опоздания. Это удивительно, но со стороны это выглядит так: в 8:48 все сотрудники встают со своих мест и идут в комнату для совещаний. Необычное время встреч, как отмечают в компании, способствует выработке условного рефлекса.

  • Выдают сотрудникам раскраски

Каждый четверг производитель детского питания Plum Organics раздает своим сотрудникам книги-раскраски и проводит креативную встречу, во время которой персонал рисует, общается в расслабленной обстановке.

Директор по инновациям Джен Браш говорит, что эта часовая встреча играет важную роль для развития новых продуктов компании. «Доказано, что раскрашивание во время встреч развивает активное слушание.

Оно намного эффективнее, чем мультизадачность или электронная почта», — считает он.

  • Вытаскивают сотрудников из зоны комфорта

Руководство компании-разработчика программного обеспечения LivePerson решило, что совещания — это хорошая возможность для сотрудников узнать друг друга получше.

Используя технику «связь до контента» (connection before content), лидеры в начале встречи задают сотрудникам вопрос, который заставляет их выйти из зоны комфорта.

Вопрос может быть, например, такой: «Возникают ли у вас какие-либо сомнения по поводу текущей работы?» Этот прием оказался настолько эффективным, что компания поделилась им со своими клиентами.

  • Предлагают задавать вопросы

Джош Неблетт, сооснователь и CEO компании Etailz, оставляет последние десять минут каждого совещания на вопросы и ответы. «Все менеджеры обычно утверждают, что в офисе действует политика открытых дверей.

Конечно, это звучит приятно и поднимает вашу самооценку, но если вы не будете стимулировать сотрудников на то, чтобы они действительно обращались к вам с вопросами, большинство из них вряд ли воспользуются этим шансом, — говорит Неблетт. – Такая же логика распространяется и на собрания.

Если никто ничего не спрашивает, я просто начинаю неотрывно смотреть на сотрудников, пока не появятся первые несколько вопросов. Вопросы всегда оказываются очень полезными и актуальными. Иногда достаточно всего пары минут, чтобы плотину прорвало».

Компания Genera Games, которая создает мобильные игры, проводит совещания на баскетбольной площадке. Сотрудники даже могут играть в процессе обсуждения каких-то проблем. «Мы стараемся, чтобы наши встречи проходили продуктивно и весело, — говорит Даниэль Энтренас, менеджер в Genera Games. – Разгоняя кровь, мы начинаем нестандартно мыслить, идеи становятся более креативными».

2. Повышают эффективность совещаний

  • Выдают сотрудникам ракетки для пинг-понга

Компания Brivo, поставщик софта для управления безопасностью, делает встречи актуальными при помощи правила «Нет старым темам». Сотрудники сигнализируют друг другу о том, что какая-то тема уже поднималась, поднимая ракетку для пинг-понга, на которой написано «Нет старым темам».

«Я начал замечать, что мы часто обсуждали одно и то же, — говорит президент и CEO компании Стив Ван Тил, который и ввел это правило. – Ракетка — это визуальное напоминание, но что еще более важно — это дает всем работникам компании возможность блокировать контрпродуктивные предложения каждый раз, когда они возникают».

Сегодня сотрудники компании Cvent редко опаздывают на совещания, потому что вице-президент ввел необычное наказание.

«В определенный момент у большинства сотрудников сложилась привычка опаздывать на встречи как минимум на 10 минут, что подрывало весь процесс, — рассказывает он. – Тогда я ввел правило, согласно которому опаздывающий должен петь перед коллективом.

Мы уже успели послушать и гимн, и поздравления с днем рождения, и детские песни. Такая практика оказалась очень эффективной: сегодня сотрудники крайне редко поют».

  • Вводят правила о финансировании благотворительной организации

Во время встреч в Keller-Williams Realty любой, у кого во время совещания звонит телефон, должен сделать пожертвование в благотворительную организацию. Такая политика, как считает руководство, сводит к минимуму случаи, когда по какой-то причине совещание прерывается.

3. Делают совещания короткими

  • Внедряют технологии, ограничивающие время

Агентство O3 World установило в конференц-зале технологию под названием Roombot.

Она предупреждает участников о запланированном совещании, а также выполняет много других полезных функций. В частности, под конец совещания в конферен-зале начинает гаснуть свет.

По сути, Roombot структурирует рабочий календарь команд и позволяет избежать накладок.

  • Используют секундомер и вводят систему символических штрафов

Команда сервиса Tripping.com устанавливает секундомер на 30 минут в начале каждой встречи, что позволяет по максимуму использовать выделенное время. Если встреча затягивается, человек, который собрал сотрудников, должен бросить $5 в корпоративную копилку.

Основатель и генеральный директор Tripping.com Джен О'Нил говорит, что принцип экономии времени стал ключевым в корпоративной культуре компании: «Это делает наши встречи более продуктивными», — уточняет она.

Консалтинговая фирма Just Fearless тоже устанавливает время для встреч — обычно 30 минут. При этом если совещание затягивается, у сотрудников забирают стулья. Все оставшееся время им приходится общаться стоя.

Такой метод стимулирует не затягивать совещания без цели и конкретной повестки. Правило действует везде — и в офисе, и в общественном месте.

В последнем случае сотрудники особенно пунктуальны, потому что не хотят притягивать к себе взгляды посторонних.

Команда мобильного приложения Buddytruk встречается по утрам  каждую пятницу, чтобы обсудить еженедельные итоги работы. Чтобы встречи не затягивались, руководство ввело забавное правило: последний выступающий должен 50 раз отжаться. Как отмечает руководство, сначала это было просто развлечение, но со временем традиция стала неотъемлемой частью корпоративной культуры.

По материалам Fast Company

Стефани Возза 

Источник: https://kontur.ru/articles/2796

8 принципов эффективного совещания

Как провести совещание эффективно

Как часто вам приходилось сидеть на многочасовых совещаниях, целью которых было решение всех проблем на свете одновременно? Усталые лица, духота, ощущение бессмысленности встречи, нервное напряжение, перекрикивания друг друга и, в конечном итоге, впустую потраченное время и отсутствие какого-либо решения. Совещания не только должны, но и могут быть другими — продуктивными, быстрыми и максимально эффективными.

На самом деле, совещания — это чудесный, незаменимый формат работы, и каждому руководителю необходимо уметь проводить такие встречи эффективно, а не просто собирать вместе множество занятых людей, отвлекая их от работы.

Чем хороши совещания

Совещания служат идеальной площадкой для разъяснения сотрудникам целей, планов и стратегии компании, для повышения понятности общего курса направления и для принятия его сотрудниками. В результате грамотно проведенного совещания у сотрудников снижается сопротивление неизвестно, что благотворно влияет на их мотивацию и производительность.

Совещания также выступают помощниками в процессе внедрения изменений в организации. Благодаря качественным совещаниям все изменения пройдут максимально экологично и безболезненно для всех сотрудников.

Опытный руководитель знает, что совещания создают организацию. С их помощью легче поддерживать связи внутри компании, проводить в жизнь принятые руководством решения, рушить барьеры между отделами и т.д.

Совещания активизируют эффект синергии, что при грамотном подходе позволяет сгенерировать больше идей и найти множество путей решения возникших проблем.

Совещания и планерки также являются мощным инструментом сплочения команды, формирования уважения к коллегам и руководству, а также обучения. Если вы стремитесь к тому, чтобы ваш коллектив был единым целым и работал слажено и дружно, то не стоит пренебрегать качественными совещаниями.

Принципы эффективных совещаний

Существует несколько форматов коллективных рабочих собраний и каждый из них преследует свои цели. Перед началом проведения собрания руководителю необходимо понять, какую именно цель он преследует: найти решение, поставить новые задачи, свериться о текущем состоянии процесса или обсудить важные нововведения? В соответствии с целью необходимо выбрать один из нижепредложенных форматов:

Совещание. Цель — предложить идеи, рассмотреть варианты, найти решения.

Планерка. Цель — проанализировать текущее состояние процесса, наметить новые задачи.

Пятиминутка. Цель — обозначить приоритеты, сформировать рабочий настрой.

Перед началом совещания очень важно четко обозначить его повестку и подготовить все необходимые материалы.

Если разослать повестку всем планируемым участникам совещания заранее, то у них также будет возможность подготовиться.

Такой подход, основанный на конкретике, позволит не сотрясать воздух впустую, придерживаться четкой линии совещания и к тому же точно уложиться в отведенное для совещания время.

Запомните, на любое совещание нужно отводить минимально возможное для него время. Не стоит брать про запас еще пару часов, потому как в любом случае вы затяните процесс до самого конца, чем невыносимо утомите всех собравшихся.

Идеальная длительность совещания — 30 минут, максимальная — час. Внимания любого человека хватает всего на 40 минут, после этого оно начинает рассеиваться. Если же процесс монотонный, то концентрации хватает всего на 20-30 минут, а при снижении внимания память начинает работать на порядок хуже.

Отсюда вывод — эффективность любого затянувшегося совещания сводится к нулю.

Обязательным условием, обеспечивающим эффективность совещания, является жесткий тайминг. Начать стоит с установки времени начала и окончания совещания.

Не ждите опаздывающих — так вы не нарушите установленные вами же правила жесткого тайминга с самого начала и приучите коллег не опаздывать. Важно установить дедлайн по времени и честно его соблюдать.

За 10 минут до дедлайна необходимо заканчивать встречу, вне зависимости от результатов. Устанавливайте таймер для каждого выступающего, пресекайте любые разговоры не по делу.

На совещании должны присутствовать только те сотрудники, кого непосредственно касается тема собрания. Не отступайте от принципа оптимальности: участников должно быть меньше, а уровень их влияния на вопрос выше.

Приходилось ли вам бывать на таких совещаниях, где сотрудником дозволено говорить только тогда, когда к ним обратится руководитель? В большинстве случаев их речь сводится к односложным ответам или сухим формулировкам. Такой способ общения в рамках совещания очень сильно снижает его эффективность.

Каждый присутствующий на совещании сотрудник должен понимать, что у него есть право голоса и право на мнение, идеи, сомнения и вопросы. Более того, начальнику необходимо не только предоставить право голоса своим коллегам, но и научиться отвечать на все их вопросы в процессе совещания, не откладывая это «на потом».

Каждое совещание, а в особенности то, в процессе которого ставились задачи, должно иметь письменный итог.

В процессе совещания можно вести протокол, который должен быть разослан всем его участникам по завершению встречи. Также важно узнать о том, как обстоят дела с задачами, поставленными на прошлом совещании.

Именно схема «анализ-задачи-контроль-анализ» позволяет перевести совещания из режима пустословия в формат работы.

Любой эффективный руководитель знает, что все, что можно перевести в плановый режим — надо перевести. Сотрудникам гораздо комфортнее работать в режиме осознанности.

Они должны четко понимать, когда с них спросят о выполнении ранее поставленных им задач и когда дадут новые указания. Внеплановые совещания возможны лишь в случае необходимости решения экстренных вопросов.

Доля таких совещаний должна быть крайне невысока.

Следуя этим восьми важным принципам, вы сможете сделать совещаний более эффективными, а также кардинально измените стереотипно-негативное отношение ваших коллег к подобным встречам.

Источник: https://piter-trening.ru/8-printsipov-effektivnogo-soveshhaniya/

Используй совещания эффективно

Как провести совещание эффективно

Встреча группы людей, для решения возникающих проблемных вопросов, является высокопроизводительным инструментом, при условии, что организация и проведение данного мероприятия, находится в умелых руках.

Обращаясь к истории, вызывает большую сложность, определение временного периода, ассоциирующегося с зарождением такого формата человеческого взаимодействия, как совещание.

Можно с уверенностью предположить, что реализация мега-проекта по строительству египетских пирамид не обошлась без применения данного управленческого инструмента. Менее масштабным примером служит, внутриплеменная организация деятельности наших предков.

Следовательно, совещания, сохранившись до наших дней, доказали временем свою необходимость и ценность. В противоположном случае человечество давно бы придумало более эффективные инструменты.

Цицерон обличает Катилину. Картина Чезаре Маччари

В современном мире менеджмента и офисной работы совещания приобрели особую актуальность. Ты проводишь бесчисленное количество времени готовясь к совещаниям, участвуя в них, зачастую обсуждая вопросы, отсутствующие в повестке (в самом печальном варианте, ее может вообще не существовать).

В результате получаешь критику от руководства за не качественную подготовленность, ощущаешь полную бесполезность, так как после обсуждения, все расходятся без принятия конкретных решений. Видишь случайных людей, которые просто пришли проверить социальные сети, не принимая участия в дискуссии.

На позиции руководителя борешься с пассивностью и безразличием собравшихся.

Перечень деструктивных процессов можно бесконечно продолжать, причем они имеют свойство пересекаться между участниками мероприятия и руководителем, в данный момент председательствующим. Это говорит о том, что всем задействованным лицам необходимо ответственно подходить к подготовке и проведению совещаний, пользоваться доказавшими эффективность инструментами и правилами.

В первую очередь, следует задать себе несколько вопросов: «Зачем проводить встречу? Каких результатов ждешь от нее? Можно ли обойтись без совещания? Есть ли необходимость прерывать рабочий процесс?». Все те же вопросы актуальны и для участников совещания.

Только адресатом является организатор, либо руководитель, давший поручение участвовать в мероприятии. Не бойся показаться назойливым, задай все интересующие вопросы. В зависимости от специфики, перечень может расшириться, либо претерпеть изменения.

Полученная информация существенно поможет тебе при подготовке, так как возможно, решению об организации совещания, предшествовал ряд важных событий.

Встреча может иметь простой информационный характер, посвящена анализу текущей ситуации, обсуждению или корректировке дальнейших действий и так далее.

В общем понимании, виды совещаний можно классифицировать по различным признакам, например, периодичность проведения или направленность.

Если тебе необходимо получить информацию, либо ее донести, то совещание будет иметь информационный характер.

Периодические «планерки», чаще всего проводимые по понедельникам, нацеленные на обсуждение текущих вопросов, являются оперативными.

Необходимо отметить и самый сложный вид совещаний – проблемный, проводимый с целью незамедлительного решения возникших трудностей.

Справочная информация

Помимо сложностей, связанных с подготовкой и проведением, совещания обладают рядом положительных преимуществ.

Гарантировано, хорошо организованная встреча, позволит тебе найти большое количество вариантов для решения проблемных ситуаций.

Даст получить обратную связь от сотрудников, в случае, если ты руководитель, участнику, прислушаться к мнению коллег. Поможет принять сложное решение, взглянуть на проблемный вопрос под разными ракурсами.

Совещание, обладает еще одной очень важной деталью, только ее довольно затруднительно охарактеризовать с положительной или отрицательной стороны. Это элемент размытия ответственности при принятии решений.

Соответственно, если ты руководитель, перед тобой стоит сложное, непопулярное или любое другое решение, заведомо негативного характера, организация межведомственного совещания позволит существенно снизить персональные риски за счет включения коллективного фактора.

Пользуйся данной стратегией только в самых крайних случаях, стремись не доводить ситуации до негативных сценариев.

Что касается участников совещаний, не сложно провести логическую цепочку и догадаться, что кто-то с легкостью может использовать тебя в своих целях, путем простого приглашения на обсуждение. Следовательно, всегда тщательно готовься, тогда риски будут существенно минимизированы.

Важно

Подбери эффективный метод проведения совещания.

Опираясь на преследуемые цели, тебе необходимо определиться с наиболее подходящим методом проведения совещания. При этом стоит руководствоваться степенью эффективности и желанием получить качественный конечный результат.

Для начала стоит выделить самую распространенную методику, которую ты можешь использовать при проведении совещания – обсуждение. Один или несколько участников встречи высказываются на заданную тему, либо обозначают проблемный вопрос, в результате чего разворачивается дискуссия, по итогам которой, принимаются те или иные решения.

Далее идет наиболее классический и фундаментальный метод, в своей основе опирающийся на доклад одного или нескольких участников совещания. Выступающие, согласно утвержденной повестке, вещают на заданную тему. После чего, в формате вопрос-ответ, все желающие уточняют необходимую информацию, высказывают мнения по поводу услышанного.

Кардинально отличающийся от предыдущего, метод генерации идей и нестандартных решений. Является самым живым и интенсивным.

Если необходимо решить не тривиальную задачу, выйти за рамки обыденного трудового процесса, найти творческий подход, то этот метод подойдет лучше всего.

В частности, возможно дополнительно использовать один из инструментов генерации идей, например, мозговой штурм. При этом следует создать максимально раскрепощённую обстановку и уйти от любого рода критики.

Следует отметить, что существуют и другие методы проведения совещаний, но зачастую они базируются на указанных выше, либо носят комбинированный характер.

В ситуации, когда ты являешься участником совещания, а не инициатором, стоит после получения детальной информации о готовящемся мероприятии, проанализировать ее и постараться стратегически продумать в каком ключе будет развиваться встреча, какой формат и метод проведения вероятнее всего использоваться. Это позволит произвести наиболее качественную подготовку (например, на заданную тему сгенерить какое-то количество идей или написать заранее перечень актуальных вопросов), соответственно извлечь максимальную продуктивность, заработать дополнительные баллы в глазах коллег и руководства.

Исключи ошибки при подготовке и проведении совещаний.

Постановка некорректной, нечеткой цели проведения. Все участники процесса должны четко понимать, зачем проводится совещание, и каких результатов необходимо достичь по итогам его проведения.

Слабая подготовка, либо ее отсутствие. Казалось бы, нет ничего проще, чем заранее подготовить и разослать материалы к предстоящему совещанию. Но увы, в существующей действительности — это скорее исключение, чем правило. Важным моментом является качество, слабая проработка вопросов, влечет за собой зря потраченное время на совещании.

Не соблюдение «тайминга». Каждый присутствующий, включая тебя, обязан рационально планировать свои рабочие часы, рассчитывать отрезки на выполнение тех или иных работ. Когда неправильно подобрано время совещания, его продолжительность, происходят затяжки и задержки, страдают и теряют в эффективности абсолютно все.

Подготовка совещания

1.     Оцени действительную необходимость собираться. Трезво понимай, что мероприятие прерывает рабочий процесс. Не пренебрегай дистанционными инструментами решения проблемных вопросов.

2.     Определи четкие цели проведения совещания и сформулируй окончательный результат, которого хочешь добиться. От этого напрямую будет зависеть эффективность затраченного времени и усилий, всех задействованных лиц.

Это правило относится не только к руководителям, но и к приглашенным участникам. Задача быть максимально результативным.

Если рассматриваемые вопросы, только косвенно к тебе относятся, но руководитель все равно требует обязательного присутствия, задумайся, как использовать совещание в своих целях.

Эта встреча может послужить хорошим поводом для налаживания взаимодействия с коллегами из смежных структурных подразделений, либо с сотрудниками внешних организаций. Задействуй мозг – не будь пассивным, используй свое время с пользой.

3.     Отработай состав участников. Проанализируй кто действительно нужен для обсуждения. Стремись минимизировать общее количество человек.

Эффективность совещания обратно пропорциональна числу участников и затраченному времени.

Закон Оулда и Кана

4.     Спланируй ход проведения совещания. Допустим, если по первому и второму вопросу, требуется участие разных действующих лиц, то не надо собирать всех вместе.

Иначе получится ситуация, когда группа людей будет безучастно ждать наступления времени обсуждения своего вопроса, нервно наблюдая за разворачивающейся дискуссией. Иногда лучше провести два отдельных совещания.

Отталкивайся при планировании от целеполагания. Вариаций хода проведения может быть множество. Продумывай все до мелочей.

5.     Качественно проработай и подготовь пакет документов. В него должна входить повестка, предварительно отработанная со всеми участниками совещания. Исчерпывающие материалы, по каждому рассматриваемому вопросу. Это правило относится и к приглашенным участникам, соответственно исключая повестку.

6.     Организуй рассылку материалов и уведомление о дате, времени, месте проведения совещания. Обязательно собери обратную связь и удостоверься, что все участники получили материалы и смогут присутствовать.

7.     Подготовь место проведения совещания. Создай комфортную обстановку. Лучше всего использовать переговорные комнаты с овальным или круглым столом. Необходимо продумать рассадку участников, предусмотреть наличие воды на столах, позаботиться о температуре воздуха в помещении, обеспечить доступность канцелярских принадлежностей, работу мультимедийного и звукового оборудования.

8.     Назначь ответственного за протоколирование совещания.

Проведение совещания

1.     Сделай вводную часть. Дополнительно напомни цель совещания, желаемые результаты, вопросы, планируемые к рассмотрению, время проведения.

2.     Контролируй ход совещания, вноси конструктивизм. При необходимости, ограничивай монологи отдельных участников. Помни о «тайминге». Стремись получить желаемый результат.

3.     Если ты участник совещания, активно принимай участие в дискуссии. Будь инициативным и эффективным.

Итоги совещания

1.     Резюмируй проведенную дискуссию. Обозначь финальные решения. Поблагодари участников совещания за проделанную работу.

2.     Проконтролируй подготовку протокола мероприятия. Включение финальных решений, сроков исполнения, намеченных мероприятий, ответственных лиц.

3.     Организуй рассылку протокола совещания всем участникам, с обязательным сбором обратной связи о получении.

Качественно организованное совещание служит эффективным управленческим инструментом. Позволяет решать группы сложнейших задач, которые в одиночку осилить не представляется возможным.

Кем бы ты не являлся, руководителем, менеджером среднего звена, простым специалистом, студентом-практикантом, учителем младших классов, проводящим родительское собрание, используй правила подготовки, проведения совещаний и переговоров.

Стремись участвовать, организовывать и проводить встречи с максимальной эффективностью. Цени свои временные ресурсы, они не безграничны.

Источник: https://misc-project.com/ispolzuj-soveshhanija-jeffektivno/

Как проводить совещание

Как провести совещание эффективно

Статистика показывает, что большую часть времени любой руководитель проводит непосредственно на планерках, летучках и совещаниях. Такая уж специфика профессии управленца, чтобы направлять работу других людей, вдохновляя, наставляя и инструктируя ежедневно. Как проводить совещание правильно и эффективно, к величайшему сожалению, знают немногие.

Неэффективная работа

Причины, по которым и сам начальник, и все подчиненные тратят бесполезно уйму рабочего времени – это:

  1. Неумелая подготовка самого выступления: не записаны и не выделены заранее главные пункты и требования;
  2. Некомпетентное проведение совещания, когда суть выкладывается неэффективно, недоходчиво и неинтересно;
  3. Отсутствие четких выводов и итогов;
  4. Не зная основ того, как правильно проводить совещание, директора тратят много лишнего времени, вставляя ненужную информацию и ведя беседу не о том.

Эффективность вашей работы, если вы занимаете руководящую должность, напрямую зависит от вашего умения обрисовки конкретных целей работы. Вашим подчиненным вне зависимости от восприимчивости и возможностей понимания должно сразу становиться все ясно. Нужно иметь четкую цель, конкретную информацию и вливать её в уши своим слушателям.

Причины проведения совещания

Вся информация о том, как проводить совещание, изложена ниже и довольно проста для понимания. Для начала нужно определиться с причинами проведения того или иного собрания подчиненных. Существует список необходимых первоочередных причин, которые оправдывают проведение планерок и летучек:

  1. У вас существует конкретная проблема, которая требует только общего обсуждения. Такой проблемой может быть нововведение, которое коснется каждого и вам нужно принять общее решение.
  2. Вы хотите получить мнение большинства, чтобы подтвердить или опровергнуть свое решение? Группа обсуждает вопросы и дает порой гениальные идеи. У группы есть свои взгляды на любые проблемы.
  3. Если вы имеете четкие указание по определенным должностям и хотите полностью проинструктировать, как должен на данный момент строиться рабочий процесс;
  4. Может существовать много причин, по которым вы сможете ощутить, что группа требует совещания;
  5. Совсем легко догадаться, как эффективно построить и проводить свое совещание, если вы имеете информацию и хотите поделиться ею с остальными. 

Естественно, противопоказаны любые совещания, которые не имели времени на подготовку того, что будет говориться.

Лучше отложить проблему и продумать все необходимое, чем проводить бесполезное совещание. Не вплетайте в общее обсуждение свои личные вопросы и конфликты, которые должны решаться наедине.

Это не принесет никакой пользы группе, а тем более может выставить вас некорректным  и неэтичным.

Разобраться, как правильно проводить совещание, и в каких случаях избежать его, довольно просто. Слушайте свою деловую логику и интуицию.

Совершенно бестолковыми станут планерки и летучки по вопросу, который либо не имеет никаких путей решения и не требует обсуждения, либо который уже практически решен.

Не тратьте время своих подчиненных на решение тех проблем, которые этого времени, по сути, не стоят. Всегда думайте об актуальности проблематики.

Будьте всегда конкретны во времени. Вы должны давать понять своим подчиненным, что каждая минута имеет значение. Делайте специальные штрафы за опоздания: денежные, физические или моральные. Придумайте метод, при котором все ваше подчинение будет работать как часы.

Разбираясь в тонкостях того, как проводить совещание, нужно разделить это комплексное занятие на части и рассмотреть каждый пункт отдельно.

Определяемся с целью и необходимостью совещания

Очень важно определиться с тем, для чего оно вам нужно.

Возможно, вы имеете конкретную  информацию, а может перед всем коллективом встала серьезная проблема? Очертите уже изначально цель всеобщего собрания, чтобы от этой цели двигаться дальше.

Направление действий коллектива, новые идеи, конфликтные ситуации или необходимое обсуждение – все  может стать целью будущей планерки или летучки.

Список присутствующих

Определитесь четко с тем, кто именно вам нужен на совещании. Не нужно без разбору приводить на собрание всех, нужно знать, кто в обсуждаемой проблеме компетентен и ссылаться на них.

Как вы сможете проводить совещание, если половине людей это может быть совершенно не интересно. Определившись с целью совещания, пригласите ключевых работников, которые более всего компетентны в теме.

Не забывайте про смежные вопросы, которые могут возникнуть во время обсуждения, и без лишних сомнений зовите людей, которые в этих вопросах могут пригодиться.

Конечно, даже вопросов не вызывает тот факт, что на собрании должны присутствовать работники, которые должны будут выполнять те или иные функции, обговариваемые на планерке. Всем, кому информация пригодится во время работы, разошлите приглашения.

Определитесь с повесткой дня

Для этого нужно руководиться специальным списком, который вы должны иметь не только в уме, но желательно и на бумаге:

  • Дата и время планерки, летучки или совещания, место проведения мероприятия;
  • Укажите, кто проводит это совещание (кроме вас могут присутствовать эксперты или компетентные комментаторы);
  • Напишите список участников (по именам желательно, но если команда очень большая, то по группам, цехам, офисам, секциям и т п);
  • Расставьте ключевые роли;
  • Очертите формат встречи;
  • Временные ограничения в самом проведении или отдельных выступлениях;
  • Определитесь, нужна ли участникам совещания какая-либо специальная подготовка.
  • Временные рамки

Вы должны понимать, что не разберетесь с вопросом как эффективно проводить совещание, если не будете понимать  значения временных рамок встречи. Не забывайте, что человек только первые полчаса активно может воспринимать и слушать информацию. Постарайтесь не затягивать с этим мероприятиям. Естественно, ваше совещание может длиться до двух часов, но чем сжатее оно будет во времени, тем лучше.

Обдумайте место проведения

Вы должны знать конкретно, где именно хотите провести свое совещание и какие средства для этого вам понадобятся (проекторы, телефоны, мультимедийные доски, чертежи или прочее). Обдумайте все вплоть до мебели и размеров помещения. Такие детали, как цвет стен и количество окон, могут качественно влиять на эффективность мероприятия.

Роли участников

Нужно ориентироваться,  как проводить совещание с умом и эффективностью при помощи отведенных для этого специалистов. Вы должны расставлять акценты в любом собрании и задействовать как можно больше ключевых людей. Если вы выступаете на этой планерке лидером, то вам необходимо самому полностью или же частично вести переговоры.

Вы должны доносить до слушателей главные цели и что самое главное – донести результаты и подвести итоги. Если собрание в форме дискуссии, то вам понадобится посредник, а если дискуссия начинает медленно сползать с намеченной траектории, то для поддержания её обсуждения понадобятся ассистенты.

Секретарь необходим для фиксации всего сказанного, а эксперт – для подтверждения или опровержения гипотез и высказывания компетентного мнения.

Ваша подготовка

Источник: https://zdravyshka.ru/psihologiya/psihologiya-uspeha/kak-provodit-soveshhanie.html

Как провести эффективное совещание?

Как провести совещание эффективно

01.01.1970

Совещание – это важный инструмент управления, мотивации и командообразования. Поэтому от того: насколько совещание будет эффективным или провальным, будет зависеть успех вашего бизнеса.

Типы совещаний

Совещания принято классифицировать по следующим типам:

  • Информационное – когда информация идет сверху вниз. Условно, «верхи» говорят, что делать «низам».
  • Оперативное – когда информация идет снизу вверх: исполнители отчитываются о проделанной работе, дают обратную связь.
  • Проблемное – когда компания сталкивается с проблемами и важно всем придумать наиболее целесообразное решение по преодолению трудностей.

«Конечно, коллективный разум эффективнее, но и расходы должны быть оправданы. Поэтому прежде чем назначать совещание, спросите себя: «Кому и зачем оно нужно? Что оно нам даст?», – Владимир Коровин, основатель «Центра Деловых Инициатив».

Ошибки

Плохо спланированное совещание – это трата рабочего времени. Посчитав сколько участников вы собираетесь пригласить на совещание, вы легко можете определить: сколько времени они на нем потратят и, следовательно, в какую сумму оно вам обойдется.

Обычно ошибки на совещаниях бывают следующими:

1. Отсутствие подготовки
Если у совещания нет плана, нет точного понимания количества участников, то это уже изначально провальное совещание, на котором навряд ли что-нибудь решится.

2.

Приблизительность
Поскольку амбивалентность – бич наших современников, то вполне понятно, откуда берутся совещания, на которых все очень приблизительно и вся информация представлена в некой дымке. Временные границы, как правило, нарушаются, и совещание может проходить 2-3 часа, фокус проблемы тоже размазан – спикеры постоянно уходят в сторону и обсуждают самые разные дела.

«Хуже всего – это размазанная речь, когда у спикера все «примерно» и «приблизительно», а диапозон цифр разбегается «от 20% до 40%».  Говорите четко. Если вы приводите цифры, то называйте конкретные числа». Иванка Трамп, дочь Дональда Трампа и вице-президент Trump Organization

3. Устная форма
Разумеется, совещание проходит в устной форме, но важные его моменты обязательно должны быть запротоколированы. В конце совещания каждый его участник должен иметь в письменном виде все пункты, над которыми ему нужно будет  работать.

4. Отсутствие контроля
Все обсуждаемое на совещании потом должно выполняться. Иначе зачем вы вообще тогда садились за стол переговоров?

Главные этапы совещания

Совещание, как правило, состроит из нескольких шагов:

1. Организация
Предполагает утверждение списка участников, а также тему дискуссии.

2.

Информирование о совещании
Сотрудники должны знать о нем, чтобы иметь возможность подготовиться. Хорошо бы не только уведомить, но и напомнить о предстоящей встрече. Письма-«напоминалки» содержат материалы к совещанию.

Также важно подготовить помещение для проведения встречи, чтобы в день проведения вы не отвлекались и не раздражались на мелкие проблемы связанные с приготовлением зала.

3. Проведение
На самом совещании вы должны утвердить ответственных лиц за реализацию обсуждаемых. Также важно определить того, кто будет следить за временем и фокусом темы, чтобы участники дискуссии не распылялись.

4. Завершение
В заключении важно сформировать протокол, а также осуществить рассылку для всех участников.

5. Контроль
Контроль за реализацией решений озвученных проблем, анализ ситуации и оценка качества работы.

6. Анализ
Ведение архива совещаний. Оценка развития компании и улучшения процесса проведения совещаний.

«У совещания цель должна быть обязательно — конкретная, понятная и достижимая. Однако всегда следует иметь  в виду, что первоначальная цель — это лишь первый шаг в решении проблемы.

Вполне допустимо ее изменение в ходе детального рассмотрения ситуации. И очень здорово, если это изменение делает цель более весомой.

Мне лично это дает новое видение проблемы», – Владимир Коровин, основатель «Центра Деловых Инициатив».

О содержательности совещания

Понять: насколько эффективно пройдет ваше совещание, помогут ответы на ниже следующие вопросы. Обязательно просматривайте их в течение встречи, чтобы знать, насколько вы четко следуете намеченному плану.

  • Достигнута ли цель совещания?
  • Все ли вопросы на повестке дня обсуждались?
  • Соблюдены ли временные рамки?
  • У каждой ли повестки, которая обсуждалась, есть исполнитель?
  • Все ли исполнители понимают: как реализовывать поставленные перед ними задачи?

Эффективное совещание обладает следующими характеристиками

1. Организованность в плане понимания цели, повестки дня и участников. Должен быть назначен руководитель совещания. Обычно это секретарь, который его еще и протоколирует.
2.

Также важное уточнение – совещание должно планироваться заблаговременно, чтобы каждый сотрудник смог на нем присутствовать и располагал временем для подготовки;
3. Важно все записывать.

В протоколе должны фиксироваться принятые решения и поручения;

«Говорите с людьми вживую – это в сто раз эффективнее электонных писем. А еще я все записываю. Зачем тратить столько времени на совещания, если потом все это не записывать. Мозг так устроен, что склонен забывать детали, поэтому обязательно все записывайте». Ричард Брэнсон.

4. По окончании дискуссии протокол должен быть согласован и доведен до всех участников совещания;
5. Процесс выполнения задач должен контролироваться. Определяющими моментами в контроле являются сроки и оценка исполнительской дисциплины.
6. Записи, сделанные на совещании, должны храниться в архиве компании;

Совещание как инструмент менеджмента

Несмотря на то, что мы живем в век информационных технологий и любой вопрос можем решить в срочном порядке, направив обращение к руководству с помощью электронной почты, однако важность совещаний от этого не уменьшается.

Во-первых, совещания дисциплинируют и систематизируют вашу собственную работу и работу ваших сотрудников.

А во-вторых, они являются неотъемлемой составляющей управленческой культуры – местом встреч для сотрудников и площадкой для дискуссий насущных дел.

Вы можете назначить секретаря главным ответственным лицом за совещание (секретарь будет его готовить, протоколировать и следить за временем) – это еще не снимает с вас (как с руководителя) ответственность за его проведение. Начинания отдельных сотрудников никогда не смогут дать системного результата, если в этом не заинтересован и не задействован глава компании.

Инна Алексеева, генеральный директор  PR Partner: «Перед встречей все участники готовят еженедельные отчеты («какие есть проблемы», «что удалось», «какие планы»), а с коллегами обсуждают только самое полезное либо спорное (ту ситуацию, по которой нужен совет). Также на совещаниях с недавнего времени мы стали использовать песочные часы, чтобы не затягивать их. Это очень помогает визуализировать время, которое уходит во время таких встреч». 

Вопросы повестки дня совещаний

Обычно  повестка дня на совещаниях носит следующий характер:

  • Формирование целей, планирования, стратегии,
  • Финансовый анализ компании,
  • Продвижение продуктов,
  • Распространение информации о товаре,
  • Обмен опытом, мотивации и т.д.

Расхожее мнение, что если у вас слаженная команда и настроены все системы, то никакие совещания не нужны – сотрудники и так знают что, кому и когда делать. Но это заблуждение.

Во-первых, в большинстве своем менеджеры руководят в режиме ручного управления – когда идет оперативное реагирование на происходящие изменения.

Во-вторых, если у вас есть цели, которые известны каждому сотруднику, необходимо время от времени проводить их корректировку с учетом сегодняшней ситуации. Кроме того, есть вопросы, которые можно решить только на совещаниях.

Заключение
Чтобы совещание было эффективным инструментом управления, необходимо к нему тщательно готовиться. Для этого нужно решить следующие задачи: провести анализ совещаний; соблюдать регламент, а также постоянно следить за совершенствованием совещаний внутри вашей компании.

Источник: http://bgoal.ru/blog/articles/kak-provesti-effektivnoe-soveschanie.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.