+7(499)-938-42-58 Москва
8(800)-333-37-98 Горячая линия

Как написать электронное письмо, на которое точно ответят

Содержание

Письмо-ответ. Образец ответа на письмо-запрос

Как написать электронное письмо, на которое точно ответят

Составление ответа на письмо-запрос (оно же письмо-ответ) – стандартная норма деловой этики.

Как правило, с запросами обращаются либо потенциальные партнеры фирмы с просьбой предоставить какие-либо сведения о деятельности предприятия, товарах, услугах, ценах и скидках, либо уже существующие контрагенты, например для получения информации о сроках поставки, оплаты, пересылки или корректировки документов и т.д.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк письма-запроса .docСкачать образец письма-запроса .doc

Ответ на запрос носит официальный характер и является частью делового документооборота фирмы.

Общие правила написания ответа

В первую очередь следует помнить о том, что ответ должен писать именно тот сотрудник предприятия, на имя которого писалось первоначальное письмо. Исключения возможны только для тех случаев, если этот сотрудник по каким-либо причинам отсутствует (больничный, командировка. увольнение) – тогда ответ может написать тот, кто замещает отсутствующего на данный момент времени.

Язык и подача послания должны зеркально отражать письмо-запрос. Иными словами, в тексте желательно использовать ту же форму обращения, которую применил отправитель запроса, ту же лексику, терминологию, языковые обороты и последовательность изложения, конечно, при условии, что автор инициативного послания проявил себя как грамотный и корректный человек.

Нужно обязательно указывать ссылку на номер и дату входящего послания, но при этом нельзя повторять ошибки, допущенные автором запроса и нежелательно указывать на них в ответом письме (только если это не относится к конкретной деятельности фирмы).

Ответ на запрос может быть как положительным, так и отрицательным.

  • Положительный ответ должен быть максимально подробным,
  • а отрицательный – обоснованным и предельно корректным.

Кроме того, при отказе на запрос хорошим тоном будет сообщить его автору информацию о том, при каких обстоятельствах ответ может стать положительным.

В любом случае, ответное письмо должно быть составлено в максимально вежливой форме. Желательно избегать пустых отписок и даже при отсутствии необходимой информации писать ответ нужно сдержанно, вежливо и уважительно по отношению к автору запроса. Грубость, ровно как и заведомо ложные сведения совершенно недопустимы.

Как составить ответ на запрос

Форма подачи и оформления ответа на письмо-запрос может сыграть решающую роль в отношениях между организациями. Именно поэтому к его составлению следует относиться очень внимательно, придерживаясь определенных правил.

В первую очередь, прежде чем составлять ответное письмо следует любым удобным способом проинформировать отправителя о получении запроса. Далее, при наличии всей необходимой информации можно приступать к ответу. Чем скорее будет написано ответное послание, тем лучше, но если в данный момент запрашиваемые сведения отсутствуют, с письмом лучше повременить.

Структура ответа вполне стандартна с точки зрения делопроизводства.

  1. Вверху послания (справа или слева) нужно написать название компании-отправителя (с указанием адреса и телефона), а также конкретного сотрудника, от имени которого составляется ответ.
  2. Далее аналогичным образом вносятся сведения о получателе.
  3. После этого пишется сам ответ. Он должен полностью соответствовать сути запроса и, если запрашивающий в своем письме задал сразу несколько вопросов, разбитых на отдельные пункты, ответ должен быть написан точно в таком же формате. Если к ответу прилагаются какие-либо дополнительные сведения, это необходимо отразить в тексте письма, отметив отдельно.
  4. Точно также, если того требуют обстоятельства, в ответ можно включать ссылки на какие-то законы, нормативные и правовые акты.

Как оформить письмо-ответ

Ответ можно писать

  • как в рукописном виде (в основном так поступают тогда, когда сам запрос приходит в подобном формате),
  • так и в печатном (данный способ существенно экономит время).

Его можно оформлять на простом листе А4 формата или же на фирменном бланке организации – второй вариант позволяет не вбивать вручную реквизиты фирмы, да и выглядит значительно солиднее.

Ответ должен в обязательном порядке содержать подпись сотрудника, который представляет организацию с указанием его должности. Ставить печать не надо, т.к.

с 2016 года требование закона о применении юридическими лицами штампов и печатей утратило силу.

Составляется ответ в единственном экземпляре, перед отправлением его нужно пронумеровать (в соответствии с внутренним документооборотом компании), а также проставить дату.

Сведения об письме нужно внести в журнал учета исходящей документации – в случае, если ответ на запрос затеряется или возникнут разногласия с контрагентом, это позволит быстро разобраться в ситуации.

Как отправить письмо

Ответ можно отправлять разными способами. Электронная почта или факс позволяют существенно сэкономить время.

Но если письмо содержит особо ценную информацию или оригиналы документов и отправитель заинтересован в гарантированном получении послания, следует воспользоваться услугами Почты России, отправив ответ заказным письмом с уведомлением о вручении.

Ждать ли ответ на письмо-ответ

Практически все деловые письма требуют ответа, но из этого правила есть исключение.

Письмо-ответ не нуждается ни в каком ответе, поскольку оно изначально не содержит в себе никаких просьб, запросов и предложений. По сути дела, оно содержит лишь ту информацию, которая требовалась второй стороне.

При этом именно письмо-ответ может стать отправной точкой к заключению выгодного контракта или сделки, а также простым и доступным способом урегулирования каких-либо проблем и сложностей во взаимоотношениях между партнерами.

Источник: https://assistentus.ru/forma/otvet-na-pismo-zapros/

Как написать письмо, на которое вам обязательно ответят

Как написать электронное письмо, на которое точно ответят

Знаю, знаю. Писать письма стало настолько повседневным занятием, что можно подумать, будто у людей это получается само собой.

Однако, получив тысячи писем за последние четыре года, я могу с уверенностью сказать, что частота не гарантирует эффективность. Что означает: множество людей понятия не имеет о том, как написать правильный email. Даже те, кто профессионально занимается PR!

Неважно, насколько базовым кажется этот навык, всему нужно учиться. И, к сожалению, никто не рвется обучать молодежь написанию эффективных писем, несмотря на то, что это краеугольный камень современной коммуникации.

Знание, как написать хороший email — то есть тот, на который ответят, – ключ к вашему успеху.

Одно письмо может решить, получите ли вы работу, станет ли кто-то вашим ментором, найдете ли вы финансирование для реализации ваших идей, получите ли вы совет, который сможет изменить всю вашу жизнь…

Понимаете ли, каждое письмо – это бизнес-план, даже если вы не продаете бизнес-идею в буквальном смысле. Вы продаете другую идею – стоит ли отвечать на это письмо – и это совсем не просто.

Человек которому вы пишете, ежедневно может получать десятки, даже сотник писем, и он, вполне вероятно, не может выделять равное время и внимание каждому из них.

Так что, как и при личных «презентациях», у такого человека есть свои способы разделения писем на два потока – те, на которые стоит ответить и те, который отправятся в корзину.

И то, куда направится ваше, зависит от того, даст ли ваш email тревожный звонок получателю – письмо – это первое впечатление о человеке в данном случае, и нажмет ли он «ответить» или «удалить» зависит от маленьких, почти неуловимых сигналов. Эти «флажки» могут показаться незначительными деталями – но 8 из 10 людей, которые их демонстрируют, обычно не получают ответа на письма, на них не тратят время.

Редакторы блога «Начни думать просто» проделали большую работу, выяснив, в каких точках взгляды отправителя и получателя письма не совпадают:

Позиция получателя

  • Получает множество писем.
  • Если это личность публичная, ему регулярно говорят комплименты.
  • Регулярно слышит стандартный набор вопросов и просьб об услуге.
  • Мало свободного времени.
  • Не против вам помочь, если это быстро.

Позиция отправителя

  • Тратит много времени на написание «идеального» (или идеально длинного) письма.
  • Уверен, что его запрос оригинален, уникален и вообще особенный.
  • Уверен, что до него никто о такой услуге не просил.
  • Не может представить, почему ему могут отказать.
  • Стремится рассказать всю свою историю, все ее аспекты, так что слушатель точно уяснит его точку зрения.

Секрет того, чтобы вам ответили на письмо – поставить себя на место адресата и соответствующим образом составить ваш email. Как это сделать? Ниже мы приводим список моментов, на которые люди обращают внимание, когда решают, стоит ли отвечать на письмо.

Да, может показаться, что требования несколько жесткие.

Но это не вопрос личной неприязни одного человека — это именно то, на что все собственники компаний, агенты и редакторы  газет обращают внимание, оценивая письма, это то, что люди и так говорят у вас за спиной – и нет смысла скрывать все эти вещи от людей, пытаясь казаться «милым».

Примечание: это руководство касается только писем , которые вы пишете, когда вам что-то нужно от получателя, даже если это просто ответ. Если вы просто набросали email, чтобы наскоро поделиться информацией или выразить признательность, или переписываетесь с кем-то, кого хорошо знаете, — эти правила не так важны.

Уважайте время получателя и убедитесь в том, что этот email вообще необходим

Время каждого человека бесценно. Когда вы отправляете письмо, то, что вы сообщаете, это: «То, что я хочу сказать, стоит 5 минут твоего времени, времени, которое ты мог бы потратить на дела или провести с семьей».

Так что не заставляйте других тратить время на решение вопроса, с которым вы и сами можете разобраться.

Верьте в себя! Я поражаюсь количеству вопросов, на которые можно легко ответить за 10 секунд с помощью Google (очень хочется иногда написать: «Позвольте я для вас погуглю…»).

Если Google не помог, покопайтесь на личном сайте вашего адресата. Просмотрите его предыдущие статьи, FAQ, стартовую страницу.

Начинайте с приветствия

Если вы с места в карьер начинаете с первого предложения вашего письма, это звучит грубо. «Уважаемый _____» (для формального письма), или «Привет _____» для менее формального. Но не «Эй ____», по крайней мере, если у вас еще нет тесных связей и истории переписки с корреспондентом

Мне кажется, тенденция опускать приветствие еще сильнее заметна, когда используется контактная форма для отправки сообщения. Не забывайте, что даже если вы используете форму, адресату послание приходит в виде письма.

Адресуйте ваше письмо конкретному человеку (людям)

Приложите все усилия, чтобы выяснить имя того, кто действительно будет читать это письмо, вместо того, чтобы начинать с «Привет всем» или «Тому, кого это касается». Использование имени делает ваше письмо более личным, формирует раппорт, и оно уже не выглядит как спам. Если за волнующий вас вопрос отвечают двое, пишите двоим.

Правильно пишите имя адресата

Неправильное написание имени обрубает все возможные связи с человеком еще до прочтения самого письма. Получателю становится понятно, что вы мало что о нем знаете, да и вообще не слишком склонны вдаваться в детали. И если вы после неправильного обращения еще и напишете «Я ваш большой поклонник», вы автоматически вылетаете за неискренность.

Сформируйте раппорт до того, как перейдете к делу

Подойдет любая «презентация», которая поможет установить контакт с адресатом до того, как речь зайдет о бизнесе. Это заставит адресата чуть больше к вам проникнуться, захотеть вас выслушать, помочь вам. Будьте лаконичны и правдивы. Вот примеры вступлений для формирования раппорта:

«Я большой поклонник компании и читаю ваш сайт уже три года. Благодаря вам я начал принимать душ, как Джеймс Бонд, стал бриться безопасной бритвой и каждую неделю оставляю жене любовные записки»

«Уже 20 лет я постоянно покупаю товары Jim’s Sporting Goods. Папа купил мне первые перчатки, когда мне было 7.»
«Я искренне восхищаюсь вашим исследованием обезьян-ревунов. После вашей книги я решил поступить в университет и специализироваться в биологии. Именно поэтому я вам и пишу…»

«Как ваш земляк из Остина…»

В последнее время пиарщики усвоили привычку делать что-то в этом роде: «У вас отличный сайт. Мне очень понравилась статья (то, что я очевидно выцепил с первой страницы минуту назад)».

Когда формирование раппорта настолько «липовое», оно имеет обратный эффект.

Вы должны писать так, чтобы адресат понимал, что вы не просто отправляете одно и тоже шаблонное сообщение всем подряд, но что вы искренне в нем заинтересованы.

Сохраняйте краткость и переходите к делу

Еще раз: время любого человека бесценно. Не стоит посылать многотомные тексты. Не нужно рассказывать вашу биографию. Переходите к делу и опишите ситуацию как можно меньшим числом предложений.

Вы можете предположить, что если снабдить адресата максимальным количеством деталей, вероятность того, что он или она вам ответит, повысится. Пожалуй что наоборот.

Большой текст перегружает читателя, он скорее удалит ваше письмо, чем потратит 10 минут на весь ваш талмуд.

Если ваша идея недостаточно интересна, чтобы зацепить уже в первой паре фраз, вам стоит поработать над ней, и если совет, который вам нужен, требует многочисленных абзацев с объяснениями, лучше исследуйте вопрос самостоятельно, пока не сможете сформулировать простой вопрос, который вы зададите по Интернету другому человеку.

Абсолютно четко выражайте вашу просьбу

Даже если вы хотите сделать ваше письмо максимально кратким, выразите то, что вы хотите получить от адресата, максимально четко и конкретно.

Вот письмо, принадлежащее к моей «любимой» категории:

Привет, :

Мне очень нравится ваш сайт. Похоже на то, чем мы сами занимаемся. Нам бы стоило подумать о партнерстве или совместном проекте. Как вы думаете, что мы могли бы сделать?

Искренне ваша,

Неопределенная Винни

Само собой, я понятия не имею, как мы могли бы сотрудничать… вы появились в моей жизни 10 секунд назад.

И если вы связываетесь со мной, это именно ваша задача – подумать обо всех этих вещах, а затем обратиться ко мне с идеей, которая могла бы мне понравиться – с четким, конкретным предложением.

Вы должны представить получателю «бизнес-план», глядя на который, он скажет «да» или «нет». Если вы задаете вопрос, будьте как можно более конкретны, так, чтобы адресат не тратил много времени на ответ.

Чем короче ваше письмо, и чем проще адресату ответить на ваш вопрос, тем выше вероятность этот ответ получить.

Не пытайтесь дразнить

Вот еще одно «милое» письмо из недавних:

Привет —

У меня есть потрясающая идея о том, как улучшить ваш сайт. Напишите, если хотите узнать больше!

Обнимашки,

Гарри Торгаш

И с чего я должен тратить время на ответ, если я даже не знаю, заинтересует ли меня ваша идея? Сразу же удаляем.

Если у вас есть сайт, дайте на него ссылку

Не надо рассказывать мне о вашем сайте, блоге без ссылок. Я знаю, что это займет всего 5 секунд – зайти в Google  и поискать, но я не буду этого делать. Это очередная помеха для «сделки». Старайтесь максимально упростить все для получателя.

А когда вы даете ссылку на ваш сайт, убедитесь, что он работает и активен! Множество людей отправляло меня на их страницы, а когда я кликал на ссылку, ничего не работало. Удаляем.

НЕ ИСПОЛЬЗУЙТЕ СПЛОШНОЙ CAPSLOCK

Это универсальный симптом безумия. Если вы все пишете В ВЕРХНЕМ РЕГИСТРЕ, это выглядит так, будто вы кричите. Удаляем сразу же.

и не пишите все прописными буквами

Да, я знаю, на дворе 2016 год и заглавные буквы остались в прошлом веке. И, возможно, однажды молодежь решит массово покончить с ними.

Но пока это не произошло, и вам приходится иметь дело с 29-летними стариками вроде меня, используйте заглавные буквы там, где это нужно, иначе вы покажетесь ленивыми и отупелыми.

Если вы ленитесь даже нажать shift на клавиатуре, я вряд ли отнесусь к вашему письму так же серьезно, как к письмам других людей. Я знаю, это нечестно, но 8 из 10 людей, не использующих заглавные буквы, обычно пишут довольно неинтересные письма.

Перечитайте email на предмет ошибок

Несколько раз прочитайте ваше письмо, убедитесь, что все написано правильно. Помните, вы пытаетесь произвести первое впечатление – пусть оно будет хорошим.

Я знаю одного редактора газеты, который отказывается от пресс-релиза, если находит в нем хоть одну ошибку.

Лично я не гонюсь за совершенством, бывали случаи, когда я отправлял письма, казавшиеся мне идеальными, а потом перечитывал и находил чудовищную ошибку.

Прощайтесь в конце письма

Завершение письма без прощания и вашего имени выглядит крайне грубо. Заканчивайте «Искренне ваш  ____» или «Всего наилучшего________».

Любезность за любезность

Если кто-то потратил время на то, чтобы дать вам совет, постарайтесь сделать что-то, чтобы поддержать его сайт или бизнес.

Например, если этот человек ведет блог, а также продает обувь, и вы спрашиваете у него совета по поводу того, какие туфли с чем носить, купите у него пару! Только негодяй может попросить совета у владельца малого бизнеса, который еще и готов помочь, а потом отправиться на сайт гиганта индустрии, чтобы сэкономить пару баксов.

Отправьте «отслеживающее» письмо. Один, и только один раз

Если вам все еще не ответили, значит, им неинтересно.

с друзьями

by HyperComments

Источник: https://pronetworking.ru/2016/12/kak-napisat-pismo-na-kotoroe-vam-obyazatelno-otvetyat/

Как написать деловое письмо, которое прочитают

Как написать электронное письмо, на которое точно ответят

Сразу отметим: речь пойдет об электронных письмах. Если кто-то еще пользуется обычной почтой, уверяем вас, правила те же. В принципе, все эти правила действуют и для обычных рассылок, о которых мы уже писали. Сейчас речь идет именно о деловой переписке. Если вы:

  • предприниматель, который общается с важными для дела людьми;
  • сотрудник, который пишет начальнику или будущему руководству;
  • человек, который интересуется основами интернет-этикета и людской психологией — тогда смело читайте, будет интересно.

Особенности деловой переписки

  • ровное, спокойное изложение — не путать с сухим бюрократическим языком;
  • общение строго по делу — донести до адресата определенную информацию;
  • небольшой объем — листа А4 более чем достаточно;
  • соблюдение субординации, никакого панибратства. В особых случаях, когда с адресатом делового письма складываются неформальные, нерабочие отношения, — конечно, можно этим правилом пренебречь. Но это будет уже не совсем деловое письмо, а дружеское, согласитесь?
  • особой солидности придает письмо, написанное на фирменном бланке компании. В нем должны быть логотип и название, реквизиты и контактные данные, адрес сайта.

Особой солидности придает письмо, написанное на фирменном бланке компании

Виды деловых писем

1. Информационные. Такие письма не предполагают ответа — вы пишете их, чтобы рассказать адресату о какой-либо информации.

Например, вы владеете интернет-магазином и сообщаете, что завтра последний день скидок. Или что цены меняются.

Видов информационных писем множество: в них можно заявить о намерениях, напомнить о важном событии, подтвердить доставку и получение товара и так далее.

Информационный вид делового письма

2. Письма с просьбами. Как часто предпринимателям, особенно начинающим, приходится их писать! Это обращения к инвесторам с просьбой проспонсировать ваш крутой проект, бесчисленные предложения о сотрудничестве, разного рода запросы, чтобы узнать, например, некие сведения.

Письмо с просьбой

3. Пост-письма — то, что иногда необходимо написать уже после встречи с адресатом. В этом письме напомните основную тему вашей встречи, выразите свое отношение к ней, подчеркните, что хотите продолжения сотрудничества и предложите свой вариант времени и места следующей встречи.

Пост-письмо

4. Гарантийные. Если вы уже договорились о сотрудничестве, возможно, скоро потребуется необходимость в этого рода письмах. В них вы даете гарантии, что выполните свои обязательства: сделаете работу в срок, заплатите за услугу, привезете товар в срок и так далее.

Гарантийное письмо

5. Рабочие письма  — те самые, которые рассылает и получает любая компания каждый день. Это переписка с партнерами и клиентами: заключения договоров, обсуждение и переговоры, знакомство с прайс-листом и каталогом продукции, напоминания о встречах — рутинные рабочие процессы.

Рабочий вид письма

6. Письма-претензии — да, приходится и так. Обычно их пишут, когда одна сторона недовольна действиями другой. И не просто действиями, а обязанностями, закрепленными в договоре. Например, Вася заключил договор с поставщиками товаров, а они, редиски такие, постоянно задерживают сроки. Или купил он автомобиль, а тот сломался.

Письмо-претензия

7. Нерабочие письма — это послания, не относящиеся напрямую к вашей деятельности. Это поздравления, благодарности за работу и даже соболезнования — в жизни все бывает.

Нерабочее письмо

8. Резюме и рекомендации — тут все просто. Либо вы пишете резюме и подкрепляете его сопроводительным письмом, либо составляете рекомендацию для вашего сотрудника или партнера.

Резюме и рекомендация

Структура делового письма

1. Заголовок. Составлять заголовки писем — это целая наука. Подробнее о секретных приемах мы рассказывали в статье “Как делать е-майл рассылки и не спамить”. Если коротко — заголовки деловых писем должны быть максимально полезными для адресата.

Структура делового письма

Провокации и юмор тут вряд ли подойдут: мы же пишем серьезным людям, помните? Вот если узнаете человека поближе — тогда можно попробовать, а пока лучше не рисковать.

  1. Вступление. Как и обычное, деловое письмо начинается со вступления, или преамбулы. В нем вы здороваетесь и рассказываете самую суть, самое мясо. Берегите время адресата: сразу расскажите, что вам от него нужно. “Я, Вася Пупкин, придумал классный стартап в сфере интернет-маркетинга (строительства, красоты, промышленности, авто — смотря какая у вас сфера деятельности) и прошу вас ознакомиться с ним и поддержать материально. Основная ошибка на этом этапе: растекаться мыслью по древу, мямлить, не переходить к сути вопроса.
  2. Основная часть.Тут все просто: вы подробно рассказываете, что у вас за идея, излагаете факты и аргументы, которые способны заинтересовать адресата. Если вернуться к Васе и его стартапу — он объяснит, в чем его суть, польза и выгода для человечества в целом и для адресата письма в частности. Он приведет цифры и факты, мнение целевой аудитории, мнение экспертов. Мы верим в Васю, он сможет!
  3. Самое главное. Если вы просите — попросите еще раз. Если спрашивайте — задайте вопрос четко и конкретно. Если надеетесь на  сотрудничество — еще раз четко сформулируйте свое предложение. И все это в нескольких строчках.
  4. Заключение. Поблагодарите за внимание и выразите надежду, что адресат ответит вам или совершит другое необходимое действие. Используйте призыв к действию, как в продающих текстах  или видеороликах.  
  5. Укажите свои данные: Ф.И.О., контакты, название организации и ее реквизиты.
  6. Прикрепленные файлы. Часто об этом забывают, а зря. Многим людям проще оценить наглядную информацию, чем просто буквы и строчки. Прикрепите к письму фотографии для наиболее полного представления о теме письма, приложите необходимые документы, чтобы уверить адресата в своей платежеспособности и серьезности намерений.

Самые распространенные ошибки деловых писем

  1. Не здороваться. Да, тысячи вежливых и воспитанных людей почему-то забывают здороваться, начиная письмо со слов “Уважаемый (-ая)…” Конечно, приятно быть уважаемым, но простого человеческого приветствия еще никто не отменял.
  2. Как уже было сказано, растекаться мыслью, то есть мысью, по древу.

    Если вы перескакиваете с одного на другое, учитесь формулировать мысли, а если некогда, нанимайте копирайтеров и журналистов — они точно помогут.

  3. Говорить безжизненным, сухим языком.

    Все эти “принимая во внимание”, “при наличии возможности” оставьте чиновникам — вы же не изъясняетесь так в реальной жизни, так почему же ваш адресат должен? Пожалейте человека, пишите как можно проще!

  4. При этом не скатывайтесь в панибратство. В деловой переписке есть два стиля: личный и формальный.

    При личном вы общаетесь от первого лица — то есть “Я, Вася Пупкин, предлагаю вам…” В формальном личные местоимения, как правило, заменены на нейтрально-среднее “Компания “Рога и кКопыта” предлагает вам…” Какой стиль вам ближе и насколько он коррелирует со сферой деятельности вашего адресата — решать вам. Если ваш партнер молодой современный человек, смело пишите от первого лица.

    Если вам нужно общаться с госорганами, муниципальными организациями — лучше не испытывать судьбу и общаться нейтрально. Ответить-то вам ответят — обязаны! — но впечатление можете произвести негативное. Будьте уместными.

  5. Быть голословным.

    Можно сто раз сказать, какое у вас выгодное предложение и крутая идея, но какой в этом смысл без доказательств? Деловые люди привыкли оперировать фактами, они не верят красивым словам и картинкам. Цифры, факты, конкретика — вот ваше главное оружие.

  6. Не якайте, а выкайте. Представьте, что вы сами получаете деловое письмо от Васи Пупкина.

    Открываете, начинаете читать, а там… сплошь восхваления Васи и его продукта. Я рад за Васю, подумаете вы, но мне-то что с того? А вот если Вася расскажет, как может помочь именно вам, какую он принесет выгоду и как скоро окупятся инвестиции — тут-то станет интересно.

  7. Ошибки, описки, неряшливое оформление (разный шрифт, отсутствие пробелов) — без комментариев.

  8. Чрезмерное использование сленга. Даже если вы и ваш адресат работаете в одной сфере с особым профессиональным сленгом — используйте специфические выражения аккуратно. Лучше вставлять их в текст по минимуму, расшифровывать аббревиатуры, объяснять смысл некоторых слов. Вдруг вашему собеседнику — 60?
  9. Нерелевантность. Мы все еще надеемся на Васю. Вася умный, он не будет рассылать предложения о своем стартапе в сфере автобизнеса владелицам бьюти-салонов. А сколько Петь и Коль допускают такую ошибку! О том, как создать базу адресов для рассылки коммерческих предложений, хорошо написано в статье нашего эксперта.

Как не надо и как надо. Реальный пример

И вот он — самый главный вопрос, на который сейчас ответит коллективный разум. Редактор Павел Молянов провел недавно конкурс среди подписчиков своей группы во “ВКонтакте” “Кайф редактора” . Суть проста: Павлу пришло на электронную почту письмо от банка, он попросил читателей его отредактировать. Вот это письмо, приводим с разрешения получателя без изменений:

Источник: https://envybox.io/blog/kak-napisat-delovoe-pismo-kotoroe-prochitajut/

Как отправить письмо по электронной почте

Как написать электронное письмо, на которое точно ответят

В этом уроке я покажу, как правильно отправлять письма по электронной почте. Это базовый урок, в котором НЕ будут рассмотрены все функции и возможности почтовых сайтов. Мы просто напишем и отправим обычное письмо, на которое сразу же получим ответ.

Этот урок необходим для дальнейшего углубленного изучения почты. И даже если с отправкой писем у Вас проблем нет, все-таки рекомендую проверить себя, всё ли Вы делаете правильно.

Как написать письмо

Рассмотрим классическую ситуацию. У нас есть адрес электронной почты, на который нужно написать письмо. Он состоит исключительно из английских букв и/или цифр, знака @ посередине и названия почтового сайта (mail.ru, например).

Подробнее об адресах ящиков в Интернете я рассказывал в уроке «Адрес электронной почты».

Первое, что нужно сделать, чтобы написать письмо, это открыть свой электронный ящик. То есть зайти на почтовый сайт, на котором находится Ваш адрес, и открыть его.

А вот об этом я рассказывал в другом уроке – «Почта в Интернете».

Откроется личный кабинет, через который мы получаем письма.

Вот как он выглядит в почте Яндекса:

Так в Mail.ru:

Так в Gmail:

На других сайтах личный кабинет выглядит примерно также: посередине список писем, слева отделы с письмами, сверху кнопки для работы.

Нам нужна кнопка под названием «Написать». Еще она может называться «Написать письмо». Как правило, находится такая кнопка на самом видном месте: либо сверху, над письмами, либо слева, над разделами.

Вот как она выглядит в Яндексе:

Так в Mail.ru:

Вот так в Gmail:

Откроется форма для отправки. На всех почтовых сайтах она выглядит примерно одинаково. Здесь нас интересуют только три поля: Кому, Тема и большая часть для ввода текста.

Вот эти поля в почте Яндекса:

А вот они в Mail.ru:

Так нужные нам части выглядят в Gmail:

Куда печатать адрес

Часть, в которую нужно печатать адрес электронной почты, называется «Кому».

Допустим, у нас есть адрес, на который нужно отправить письмо. Вот он:

Щелкаем левой кнопкой мышки внутри поля «Кому» и печатаем его туда. Чтобы набрать значок @ на клавиатуре, нужно нажать на кнопку Shift и, не отпуская ее, нажать один раз на клавишу клавиатуры с цифрой 2 (вверху, над буквами).

Важно: адрес нужно печатать только английскими буквами, без пробелов и без точки в конце.

После того, как адрес напечатан, щелкаем левой кнопкой внутри поля «Тема». Здесь нужно напечатать от кого письмо или о чем оно.

Многие недооценивают значимость этого поля и ничего в него не печатают. Другие же наоборот печатают туда то, о чем хотят написать в письме, то есть используют его для печати текста. Ошибаются и первые и вторые. Попробуем разобраться, в чем тут дело.

Допустим, мы в поле «Тема» ничего не напечатали и отправили письмо. Человек его получит примерно в таком виде:

Первое, что он увидит: от кого пришло письмо. В моем случае, это адрес электронной почты. Сразу после него идет тема и небольшая часть текста из самого письма.

Как видите, по этим данным совершенно не понятно ни от кого оно, ни что в нем находится.

Проблема в том, что многие люди автоматически сочтут такое письмо рекламой и даже не откроют. А другие пользователи испугаются, что это вирус и сразу удалят его.

Получается, мы рискуем столкнуться с тем, что отправленное письмо не будет прочитано. Причем, мы об этом даже не узнаем. Для нас это будет выглядеть так, как будто письмо было проигнорировано. А получатель будет уверен, что ему ничего не приходило.

Другая чуть менее распространенная ситуация, когда в поле «Тема» печатают сам текст письма. Вот пример того, как его увидит получатель:

Мало того, что это выглядит нелепо, так еще и не весь текст поместился – часть обрезалась. Если сравнить данную ситуацию с обычной бумажной почтой, то, получается, мы отправили пустой конверт, на котором написали текст письма.

Так что же должно быть в поле «Тема»? В идеале в нем нужно написать что-то такое, что подтолкнет человека открыть письмо. Прочитав тему, он должен понять, что это нужное сообщение, которого он ждет.

Пример:

  • Запись на консультацию
  • Отчет о работе
  • Результаты теста

И лучше, конечно, уточнить, что это за консультация, отчет о какой именно работе и что за тест. То есть нужно сделать так, чтобы по теме человек понял, о чем или от кого письмо.

Пример правильной «Темы»:

  • Запись на консультацию к терапевту
  • Отчет о работе по проекту №325
  • Результат теста по физике Иванова А.А.

Пример неправильной «Темы»:

Текст письма, то есть его содержание, нужно печатать в самое большое поле из всех. В любой почтовой системе оно предназначено именно для этого.

Щелкаем по нему левой кнопкой мышки и печатаем, то, что хотим написать в письме. Если это поле Вам кажется недостаточно большим, не переживайте, оно автоматически расширится, когда текста будет много.

Задание

Напишите письмо на адрес электронной почты

Представьте, что Вы пишете знакомому, которого не видели несколько месяцев. Кратко расскажите, как у Вас дела и что нового (можно одно-два предложения). Не забудьте про тему!

В течение минуты после отправки на Вашу почту придет автоматический ответ, так сказать, подтверждение того, что письмо получено.

Внимание: это тренировочный адрес, на котором настроены автоматические ответы. Не ожидайте писем от реального человека.

Источник: http://www.neumeka.ru/send_letter.html

Как написать Email, на который вам точно ответят | Marie Claire

Как написать электронное письмо, на которое точно ответят

Даже зная, что написание эффективных писем является краеугольным камнем современной коммуникации, никто не спешит обучать молодых специалистов этому важному делу.

Умение написать хороший email – тот, на который вам 100% ответят – полпути к достижению цели.

Всего от одного письма может зависеть очень и очень многое: получите ли вы хорошую работу, найдете ли вы инвестора для финансирования вашего проекта, добьетесь ли вы совета или помощи, способных изменить всю вашу жизнь.

Каким бы ни было письмо – это товар, даже если вы ничего не продаете в буквальном смысле. Адресат сообщения может ежедневно получать не один десяток, а то и сотню подобных писем. В таком случае уделять одинаковое время и внимание каждому email – не рационально.

Как и в прямых продажах, получатель имеет свои способы сортировки поступающей информации. Общий поток писем разделяется на два: те, которые заслуживают ответа, и те, которые будут без малейших колебаний отправлены в корзину после беглого прочтения.

То, куда будет направлен ваш email, зависит от того, насколько он «зацепит» получателя. Письмо дает возможность составить первое впечатление об отправителе, а куда оно пойдет – в раздел «ответить» или «удалить» – зависит от едва уловимых сигналов.

По каким факторам могут НЕ сойтись отправитель и адресат сообщения:

Позиция получателя:

  • ежедневно приходят десятки писем;
  • если личность известная, сообщения часто носят характер комплиментов или грубой лести;
  • регулярно сталкивается со стандартным набором вопросов о товаре/услуге;
  • постоянно не хватает свободного времени;
  • в принципе не против помочь, если это не требует много времени или сил.

Позиция отправителя:

  • затрачивает много времени и усилий на написание «идеального» послания;
  • уверен в оригинальности и уникальности собственного запроса;
  • уверен, что его случай особенный, ранее никто не просил о подобной услуге;
  • не видит гипотетических причин для отказа;
  • стремится как можно подробней рассказать собственную историю, раскрыть все нюансы, чтобы оппонент точно уяснил точку зрения.

Ниже будет приведен список нюансов, на которые люди обращают внимание, принимая решение отвечать ли на письмо.

Требования могут казаться излишне жесткими, но это не вопрос личной симпатии или антипатии, а то, на что в действительности обращают внимание редакторы периодики, рекрутеры и владельцы солидных компаний.

Это то, о чем люди говорят за вашей спиной, и нет смысла скрывать что-либо, пытаясь казаться более милым и интересным.

Примечание: это руководство справедливо только для писем, когда вам что-то нужно от получателя, пусть даже это только ответ. Если email составляется для обмена информацией, выражения признательности, или как часть дружеской переписки, эти правила не так важны.

Руководство по написанию писем – чеклист

1. Уважайте личное время адресата, убедитесь, что email в принципе необходим.

Когда вы пишете письмо, то сообщаете также следующее: «То, что я хочу донести, стоит как минимум несколько минут твоего времени, которое ты бы мог потратить с пользой для себя, своей работы или уделить родным и близким».

Не заставляйте получателя тратить даже секунды на решение вопросов, в которых можно разобраться самостоятельно. Уважайте других и верьте в себя! Поразительно, сколько вопросов можно решить, обратившись за помощью к любому из поисковиков (иногда так и хочется ответить: «Давайте я погуглю за вас…»).

2. Начинать нужно с приветствия

Переход к делу без предварительного вступления выглядит слишком грубым.

Лучше использовать «Добрый день/вечер, _____», «Здравствуйте, _____». А вот от фамильярностей типа «Привет ____» по возможности воздержаться, особенно, если у вас не был установлен тесный контакт и история переписки не занимает десятки страниц.

Мне кажется, более заметной тенденцию опускать приветствие делают встроенные формы ответа, используемые на большинстве ресурсов. Помните, что вы вводите текст в форму на сайте, а адресат получает самое обычное письмо.

3. Адресуйте послание тому (или тем), кому пишете

Приложите максимум усилий, чтобы выяснить имя человека, который будет читать письмо. Обращение по имени выглядит куда более личным, чем стандартное «Здравствуйте». Также email становится гораздо более персональным, и уже не выглядит как массовая рассылка или спам. Если интересующий вас вопрос задается сразу двоим, здоровайтесь с ними: «Здравствуйте, Юлия и Сергей!»

4. Следите за правильностью написания имени и фамилии адресата

Странно, не так ли? Ошибка при написании имени сразу обрубает все возможные контакты с человеком ещё до прочтения самого сообщения.

Получатель может подумать, что вы не только мало что знаете о нем лично, но и в принципе не склонны обращать внимание на мелкие детали.

Если же после неправильно написанного имени следует что-то типа «Я ваш искренний поклонник», то вы однозначно покажетесь неискренним.

5. Связь на уровне эмоций между отправителем и получателем – прежде всего

Адресат будет заранее настроен на диалог и захочет помочь, если создадите эмоциональную связь вначале. Главное правило – полная правдивость и краткость.

Несколько образцов в тему:

  • «Читаю ваш ресурс уже 2 года; благодаря блогу pronetworking.ru открыл для себя много интересных методик, познакомился с известными инвесторами и получил повышение на текущей работе».
  • «Три года покупаю воду Gucci Flora, которую вы запускали. Любимым аромат стал после дня рождения, когда я получила от мужа этот прекрасный подарок в роскошной упаковке».
  • «Как ваш земляк из Владивостока…»
  • «Я поражен методикой и результатами ваших исследований брачных игр лосей. Прочитав вашу книгу, я принял решение изучать биогеографию. Поэтому буду рад совету…»
  • Иногда отправители отсылают следующее: «Ваш ресурс – очень интересный и полезный. Особенно пост на тему (любая статья с главной страницы)». Такая связь кажется немного неправдоподобной и может иметь противоположное действие. Лучше составлять текст письма так, чтобы получатель не сомневался в вашем искреннем интересе.

6. Сохраняйте краткость и переходите к делу

Время, рабочее или личное, которое адресат потратит на прочтение вашего мейла – бесценно. Письма на десяти листах мелким почерком и подробнейший пересказ автобиографических данных абсолютно не уместны. Быстрый переход к интересующим вопросам, небольшое количество предложений и общая лаконичность помогут заинтересовать адресата сообщения.

7. Четкость без ущерба для лаконичности

Прекрасный образец НЕ очень правильно составленного сообщения:

Здравствуйте, Максим!Я в восторге от вашего ресурса. Мы делаем что-то похожее. Может, объединим усилия и займемся совместным проектом? Есть несколько хороших идей, которые я хотел бы обсудить.Искренне Ваш,

Антон

Понятно, что получатель в недоумении – вы возникли из ниоткуда со своим не очень понятным предложением.

Это именно ваша задача – обдумать все детали, сформулировать вопрос и обратиться с определенной идеей – четкой, ясной и вразумительной. Ваша обязанность – предоставить адресату информационный «товар», который он купит или нет.

Постарайтесь также облегчить работу получателя и не заставлять его тратить много личного времени и сил на ответное письмо.

Чем меньше текста и чем лаконичнее вопрос – тем больше возможность получения определенного ответа.

Пример некорректного обращения:

Привет, Максим!Ваш сайт хорош, но у меня есть несколько потрясающих идей по его улучшению. Заинтересовались? Напишите мне.

Евгений

Подобные сообщения подлежат срочному удалению – незачем тратить время на ответ, если сама идея может не заинтересовать.

9. Если есть ссылка – не прячьте ее!

Не нужно голословно упоминать о своем ресурсе. Хотя для получателя поиск упомянутого сайта/портала/ресурса займет несколько секунд, вряд ли кто-то будет это делать для каждого полученного письма. Постарайтесь облегчить труд получателя и заранее устранить очередное препятствие для дела.

10. НЕ ИСПОЛЬЗУЙТЕ CAPS LOCK

Использование КАПСЛОКА – не только моветон в интернет-общении, но и сигнал о невменяемости. Такие письма даже не читаются, а их отправителям хочется посоветовать обратиться к хорошим специалистам.

11. только маленькие буквы – тоже плохо

Невозможно серьезно относиться к сообщению человека, не удосужившегося воспользоваться кнопкой shift.

12. Закончили текст послания – проверьте его на ошибки

Первое впечатление о себе невозможно исправить, а грубые орфографические, грамматические и прочие ошибки не могут его не ухудшить. Особенно пристально следить стоит за словами, лежащими в основе вашей идеи или вопроса. В противном случае создастся впечатление, что вы не разбираетесь в теме и не хотите вникать.

Эти универсальные советы помогут при составлении любых писем – боссу, партнерам, клиенту или интересному автору. Ваши шансы на получение полезного ответа и продолжение плодотворного сотрудничества возрастают на порядок. А сейчас посмотрите небольшое видео от автора статьи, который практически на пальцах объясняет, что можно, а что нельзя в хорошем email’е.

Максим Чернов, эксперт в нетворкинге и построении карьеры, автор блога pronetworking.ru

Getty Images

Источник: http://www.marieclaire.ru/karera/kak-napisat-email-na-kotoryiy-vam-tochno-otvetyat/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.