+7(499)-938-42-58 Москва
8(800)-333-37-98 Горячая линия

Как эффективно организовать работу сотрудников: штатных и удаленных

Содержание

​Как правильно построить работу с удаленными сотрудниками

Как эффективно организовать работу сотрудников: штатных и удаленных

Теперь можно собрать команду опытных специалистов из разных стран, открывая новые возможности и перспективы для развития бизнеса.

Но как выстроить коммуникацию с виртуальной командой и добиться эффективной работы от людей, которых ты никогда в глаза не видел? О своём опыте создания эффективных удалённых команд рассказывает Роб Роусон, сооснователь программ учёта рабочего времени Тайм Доктор и Staff.com.

Ещё на старте проекта, когда запускали Тайм Доктор, договорились с партнером Лиамом Мартином о создании бизнеса и управлении им удаленно. Даже если наша компания и вырастет до размеров Google – офиса у нас все равно не будет.

Программа учета рабочего времени Тайм Доктор создаёт технологии для учета рабочего времени и контроля удаленного персонала. Вместо того, чтобы «тренироваться на кошках», проверяем разработки на себе.

Поэтому, знаем, как никто другой, все нюансы организации и управления виртуальной командой, и все те сложности, с которыми сталкивается бизнес.

Кейс “Тайм Доктор”

Наши посиделки в Skype выросли в большую команду из 80 сотрудников, с разных концов мира. Ныне – наш бизнес работает как единый, слаженный механизм – четко, без погрешностей. Но так было не всегда. На этапе старта мы наделали достаточно ошибок.

Основные проблемы, с которыми сталкивались – разница во времени, недостаток личного общения, порой не получалось контролировать систему. Как говорится, опыт берет дорого, зато объясняет доходчиво.

Именно поэтому хочу поделиться своими навыками и рассказать, как нашей команде удалось решить все проблемы и стать, пожалуй, без лишней скромности, первой в мире большой компанией, которая построена полностью удаленно и при этом работает эффективно.

Как правило, стартап сталкивается с тремя слабыми местами: организация рабочего процесса, коммуникация с сотрудниками и их мотивация. Именно эти проблемы можно сделать сильными сторонами бизнеса, построенного на удаленной модели. Главное – изменить мышление, и не «цепляться» за офисные стереотипы.

Организация рабочего процесса

Проблема: При удаленной системе сложно понять, работает ли сотрудник над задачей или решает свои личные проблемы. В офисе он на виду, в любой момент можно вживую пообщаться о проекте.

Решение: Автоматизируйте бизнес с помощью приложений и программ.

В нашей компании вся бумажная «волокита» и бюрократия максимально автоматизирована. Это позволяет не увеличивать аппарат менеджмента, обходиться теми силами, что есть и получать отличный результат. Система управления штатом, отчетность потраченного персоналом времени, начисление зарплат, перевод денег, GPS-трекинг – наши собственные разработки.

Работая удаленно, большинство сотрудников легко закрываются в собственном панцире и включают режим «хоть бы никто не тревожил». Программа учета рабочего времени Тайм Доктор избавляет владельца бизнеса от необходимости постоянно проверять, все ли члены команды работают.

Программа самостоятельно создаст отчет и предоставляет его в виде скриншотов с экрана компьютеров, показывает, какие сайты и приложения используются подчиненными, куда и на какие таски потрачено время.

Как правило, только наличие этих программ стимулирует коллег работать дисциплинированно, ответственно и на результат.

Управление маркетинговыми проектами ведём в Basecamp, задания разработчиков – в Jira. Рабочие документы храним в приложении Google Drive.

Благодаря интеграции приложений с программой учета времени (их более 30 – с учет времени работы в Asana, ZenDesk, Trello, Slack, Podio, Teamwork.

) задачи появляются в интерфейсе «Тайм Доктора», приступив к работе, коллеги включают таймер, а по завершению – нажимают стоп. Таким образом, видим, сколько времени и над каким вопросом трудился человек.

Проблема: Утверждение каждого шага с владельцем бизнеса отнимает много времени и снижает эффективность конкретного сотрудника, тормозит развитие компании в целом.

Решение: Метод CEO Flow

Книга Аарона Росса «Predictable Revenue» помогла пересмотреть мои взгляды на иерархию и опробовать результативный метод CEO Flow.

Идея простая – один начальник не всегда может эффективно давать указание абсолютно всем сотрудникам. Иногда персонал больше понимает в ситуации и может принять более правильное решение для компании. Они находятся ближе к делу и являются более гибкими, знают собственные возможности и ограничения.

Владелец бизнеса всегда заинтересован в менеджерах с большим потенциалом, которые развиваются, двигаются вперед, реализовывают интересные идеи, выводя фирму на уровень выше. Сотрудники, которые не берут на себя ответственность за принятие своего решения – тупеют и трансформируются в ненужный ресурс.

CEO Flow – долгосрочная стратегия, где нужно направлять глобальный ход мыслей персонала в нужную для компании сторону. В иерархии CEO Flow каждый член команды должен чувствовать себя мини-CEO.

Таким образом, решения принимаются быстро, менеджеры чувствуют себя значимей, их уровень удовлетворенности выше, рабочие процессы текут стремительнее. Во многих успешных компаниях разрешено сотруднику принимать решения в пределах определенного бюджета самостоятельно.

Например, в нашей компании персоналу не требуется подтверждение свыше, если цена вопроса менее 50 долларов. Скажу вам прямо: наделив таким полномочием менеджеров, люди работают эффективней, проекты реализовывают быстрей.

Если говорить о Тайм Доктор, автономную систему внедрили в самом начале нашего пути. Безусловно, не стоит исключать наличие ошибок, совершенных коллегами. Но если честно, в такой модели мы наблюдаем больше позитива, нежели отрицательных последствий.

Например, один наш сотрудник захотел обогатиться знаниями в области SEO. Он сам предложил посвятить этому часть своего рабочего времени. На перспективу нашей компании действительно нужна была помощь в необъятном пространстве оптимизации.

Получилось, что менеджер не просто преуспел, он помог отделу SEO добиться масштабных результатов.

Коммуникация

Проблема: Личная коммуникация эффективней, нежели виртуальная.

Решение: С удаленной командой нужен “over-communication” – в два раза больше общения через каналы связи.

С таким большим штатом, состоящим из 80 человек, большинство коллег друг друга никогда не видели. Мы являемся одной из первых серьезных компаний в мире без центрального офиса и считаем, что затеваем некую новую волну в IT индустрии, набивая шишки, приобретая опыт и улучшая коммуникацию с удаленной командой.

Пытаемся нанимать и распределять сотрудников по двум главным для нас часовым поясам – Филиппины и Канада. Такой подход помогает коллективу выстроить правильную взаимосвязь – общение происходит чаще в два раза, чем в компаниях, где все работают в одном пространстве.

Ежедневную коммуникацию выстраиваем в онлайн чате на платформе Slack. Здесь у нас есть определенные каналы, где обсуждение вопросов разделяется по темам – рабочим и чилл-аут (что не связано с работой). конференции устраиваем через Google Hangouts.

Один раз в неделю организовываем “coffee breaks”- сообщаем двум сотрудникам, что у них совпала произвольная 15-ти минутная встреча за чашечкой кофе и обсуждение любых тем, кроме работы.

Не обсуждать работу получается редко т.к всегда накапливаются вопросы к любому из сотрудников.

Еженедельно с каждым сотрудником СЕО проводят личные совещания, подбивая отчеты о проделанной работе и устанавливая цели на неделю вперед.

Ежемесячно проводим открытые Q&A сессии, где команда получает ответы от учредителей на любые вопросы. Встречи отделов собираем 2 раза в году – девелоперов в Европе, а те, кто ответственный за продажи, поддержку, маркетинг – прилетают на Филиппины.

Для учредителей и тим-лидеров установлены свои правила коммуникации: “inbox zero policy”. Им нельзя моментально реагировать на все письма. В приоритете – срочные, второстепенные письма архивируем, решаем, по мере накопления, настраиваем фильтры Gmail.

Если нет постоянного общения с командой, теряется контроль. Нет контроля – нет прибыли

Мотивация

Для мотивации разбросанных по всему миру специалистов используются классические приемы в виде карьерного и личностного роста, достойной зарплаты, социальных привилегий.

Сотрудник сам выбирает, чем хочет заниматься в компании, если не нравится определенная деятельность – смело может перейти в другой отдел.

Ещё работник ежемесячно использует 2 полных рабочих дня на самообучение. Он сам выбирает – курсы по повышению квалификаций или прочтение полезной литературы. Учебный материал утверждается в начале каждого квартала для каждого сотрудника по отдельности.

Интересные моменты, взятые из учебы в последствии обсуждаются со всей командой. Предоставляем коллегам фул-тайм – 15 оплачиваемых рабочих дней в году. Удобно, что служащему не нужно отпрашиваться в отпуск заранее, за пару месяцев. Если ему надо уйти прямо завтра – он просто предупреждает об этом.

Раз в три года оплачиваем сослуживцам любой курс личностного развития, не связанный с работой.

А если заболел – компания высылает подарок из-за границы, оплачивает госпитализацию.

Ну и самая привлекательная “плюшка” удаленной работы – служащий сам выбирает когда ему работать – в выходные, днём или ночью. Главное – трудиться 160 часов в месяц.

Напоследок скажу, что схема ведения бизнеса с каждым днём стремительно меняется. Чтобы оставаться в числе лучших и сильных компаний, зарабатывающих огромные состояния и делающих мир лучше – необходимо держать руку на пульсе и шагать в ногу со временем. Все мы наблюдаем, как вектор бизнеса движется в сторону Интернета.

А это означает, что завтра-послезавтра все больше российских предпринимателей пересмотрят свои взгляды на бизнес, откроют онлайн офисы и возглавят удаленные команды. Поэтому, использование тайм-трекеров с каждым днём становится просто необходимостью. Программа учёта рабочего времени отслеживает движения мыши, активность клавиатуры, запущенные приложения.

В это время сотрудники находятся на пике продуктивности.

Наши инструменты:

Общая коммуникация и тимбилдинг: Slack — рабочий чат, Yammer — закрытая социальная сеть для сотрудников.

Звонки и встречи: Skype, GoToMeeting и Google Hangouts. Кстати, мы написали статью о том как сравнивали Slack как аналог скайпа.

Управление проектами: маркетинг – Basecamp, разработчики – Jira.

Для быстрой организации встреч – Calendly.

Для дизайнеров: Mural и Invision (визуальная коммуникация: комментарии, правки, идеи). Zeplin (для совместной работы дизайнеров и девелоперов — проблемный момент во многих командах).

Источник: https://spark.ru/startup/time-doctor/blog/29457/kak-pravilno-postroit-rabotu-s-udalennimi-sotrudnikami

Как управлять удаленными сотрудниками

Как эффективно организовать работу сотрудников: штатных и удаленных

Удобство сотрудничества со специалистами, работающими дистанционно, оценили множество компаний. Все больше руководителей принимают на работу сотрудников из других регионов или отпускают на работу из дома штатных специалистов. При этом выгода существенна для обеих сторон.

Так, работу в престижных компаниях могут получить талантливые люди из регионов, которые не могут себе позволить переехать жить в столицу, а также те, кто по ряду причин не могут находиться на работе в офисе.

Кроме того, работа с удаленными сотрудниками выгодна и работодателям. Можно существенно экономить на обустройстве офиса, к тому же, открываются широкие перспективы для сотрудничества с квалифицированными сотрудниками, так как нет необходимости искать их только в своем регионе. Можно даже экономить на зарплате, поскольку уровень доходов в регионах значительно ниже, чем в столице.

Однако, несмотря на все плюсы такого формата работы, не обходится и без минусов. При переходе на дистанционную работу с подчиненными, многие руководители сталкиваются с текучкой кадров, низкой мотивацией ранее заинтересованных в достижении результата сотрудников, потерей контакта и в целом недопониманием.

Для того, чтобы выстроить грамотное и эффективное взаимодействие с удаленными работниками, для начала следует разобраться в особенностях будущего сотрудничества.

Формат удаленного сотрудничества

Существует две основных категории удаленных сотрудников:

  1. Специалисты, которые живут в том же городе, где расположен офис, но предпочитают выполнять работу дома. Они могут при необходимости присутствовать на совещаниях и приходить для консультаций с начальством и коллегами в офис.

    Такой вариант удаленной работы дает определенное чувство свободы работнику, но при этом человек ощущает, что трудится в команде и может получить определенную мотивацию от начальника. Однако иногда сотрудники чувствуют некоторую оторванность от коллектива и офисной жизни, работая дома.

  2. Специалисты, которые живут в других городах или даже странах.

    Таким людям трудиться еще сложнее, поскольку они не могут напрямую общаться с остальным коллективом или начальством для мотивации и консультаций.

По этой причине каждому руководителю для эффективного построения работы удаленных сотрудников важно решить несколько вопросов:

  • Как эффективно привлечь специалистов к работе в команде?
  • Как создать чувство единого коллектива всех сотрудников?
  • Как правильно мотивировать?
  • Как установить правильные критерии отслеживания эффективности работы и динамики выполнения задач?

Чтобы решить данные вопросы и создать коллектив, работающий эффективно и слаженно, руководителю помогут следующие рекомендации:

Качественная коммуникация

Важным условием эффективности работы компании любого уровня — качественно налаженная коммуникация. Особенно это важно для построения связей с удаленными сотрудниками.

Чем лучше контакт руководителя с подчиненными, тем лучше они видят цели компании. И чем больше у коллег возможностей для профессионального общения, тем глубже их связи и единение в коллективе.

Очень важно доверие каждого сотрудника к организации и эмоциональная вовлеченность в общее дело.

Как правило, главной проблемой в построении взаимодействия с удаленными специалистами становится уменьшение каналов коммуникации. Это происходит из-за того, что их физически нет в офисе, и к тому же очень часто не совпадает рабочее время или даже часовые пояса.

Чтобы наладить контакт всех участников одного проекта, можно проводить совместные видеоконференции в строго оговоренное время. Достаточно одной 15-минутки в Slack или Скайп ежедневно, чтобы обсудить планы работы, основные спорные моменты и пути решения конкретной задачи.

Такое общение поможет быстрее прийти к единению, почувствовать вовлеченность в общее дело и в целом эффективнее трудиться, ощущая поддержку коллектива.

Общий инструментарий для команды

Использование единого мессенджера с групповым чатом для команды существенно упростит решение насущных вопросов. Так, каждый сотрудник вне зависимости от места работы сможет быстро получить помощь или консультацию коллег, а непосредственно коллектив будет в курсе продвижения общего проекта.

Важно обеспечить доступ к рабочим материалам и инструкциям всем сотрудникам, которым они могут понадобиться. Отличным выходом станут облачные хранилища, где собрана вся необходимая информация, а доступ к ней будет у всех членов команды.

Последовательность контроля

Вне зависимости от того, какая сфера деятельности у вашего сотрудника и насколько его задача творческая, он должен иметь четкую структуру процесса и критерии контроля.

Особенно это важно при работе с удаленными специалистами.

Именно благодаря налаженной системе управления вы всегда будете в курсе того, какие задачи в данный момент решает сотрудник, и на каком этапе процесс их выполнения.

Если вы будете предоставлять каждому работнику четкую задачу с описанием и дедлайном, у них не будет возможности сослаться на то, что они не правильно поняли задачу или не знали о сроках ее выполнения. В этом очень помогает планировщик или CRM-система, где наглядно виден план работы и очередность выполнения каждой задачи.

Однако важно не перестараться с уровнем контроля: люди, выбирающие удаленный способ работы, хотят чувствовать определенную свободу действий. При этом они предоставляют вашей фирме уникальные знания и умения, являясь вашим секретным оружием. По этой причине чрезмерно контролируя и проверяя их, вы создаете ненужный стресс и можете вообще потерять этих сотрудников.

Уровень контроля зависит от характера задач, находящихся в выполнении у специалиста. Иногда достаточно просто проверять, как происходит процесс, и запрашивать статистику. Если же работник выполняет определенную задачу на результат, ситуация еще проще: есть дедлайн и определенные критерии оценивания результата. В этом случае часто дергать и контролировать вообще не стоит.

Конечно, у каждого руководителя присутствует страх, что удаленные сотрудники не занимаются делом большую часть своего рабочего времени и просто зря получают деньги.

Однако грамотные «удаленщики» строят свою деятельность так, чтобы выполнять поставленные задачи за меньший срок.

Поэтому не вникайте в то, как человек распоряжается своим временем, главное, чтобы результат был качественный и в оговоренные даты. Так вы сэкономите нервы и себе, и сотруднику.

Четкие инструкции

Удаленные сотрудники еще больше, чем штатные нуждаются в четких инструкциях по выполнению той или иной задачи. Они ведь не общаются с вами лично и не могут по интонации или выражению лица составить общую картину того, что вы хотите получить в результате, поэтому формулируйте задачи так, чтобы не возникало разночтений.

Кроме того, очень важно построить взаимодействие так, чтобы удаленный сотрудник не боялся обратиться к вам за дополнительными вопросами и уточнениями по ходу выполнения задачи. Так вы наладите контакт, и качество работы только возрастет.

Повышение личной эффективности сотрудников

Проведение тренингов и вебинаров по организации удаленной работы и планированию задач окажутся очень полезными тем специалистам, которые только пришли к работе дома. Если в вашей команде есть опытные удаленные работники, попросите их провести мастер-класс для начинающих и поделиться своими секретами. Это существенно повысит их мотивацию и поможет в организации работы всей команды.

Многие успешные компании уже на своем опыте убедились, что для построения эффективной работы не обязательно держать сотрудников в офисе и постоянно контролировать их. При грамотной организации процесса и разумном уровне контроля, удаленная работа может превзойти в качестве стандартную офисную.

Источник: https://delovoymir.biz/kak-upravlyat-udalennymi-sotrudnikami.html

Как правильно внедрить в компании удаленную работу

Как эффективно организовать работу сотрудников: штатных и удаленных

Сергей Бобров, генеральный директор компании LWCOM (системный интегратор)

По данным компании HeadHunter, в настоящее время всего лишь 1% процент вакансий в России предлагает возможность удаленной работы.

Несмотря на столь незначительную цифру, для многих компаний, особенно представителей малого и среднего бизнеса, перевод сотрудников на полостью удаленную работу или организация возможности удаленной работы для штатных сотрудников, может стать отличным решением с точки зрения оптимизации рабочего процесса и управления персоналом.

На собственном опыте рассказываем, как технически организовать возможность удаленной работы, и какие плюсы это дало нашей компании и сотрудникам.

Что дают удаленные сотрудники владельцам бизнеса?

1. Экономия

Согласно исследованиям, компания-работодатель экономит до 3% прибыли, переведя на удаленную работу всего лишь 20% сотрудников. Такая экономия достигается за счет снижения расходов на арендную плату (уменьшается площадь офиса) и амортизацию рабочего места (не нужно покупать офисную мебель, канцелярию и прочее).

Например, в связи с изменившимися жизненными обстоятельствами некоторые наши сотрудники не смогли работать в обычном офисном ритме, поэтому мы перевели их на постоянный удаленный режим.

Для нас – это возможность сохранить ценного для компании сотрудника и сэкономить на рабочем месте; для них – возможность работать из комфортного места по удобному графику.

2. Расширение возможностей

Центральный офис LWCOM находится в Санкт-Петербурге, а клиенты раскиданы по всей России. Поэтому в нашем штате есть менеджеры по продажам и инженеры, которые работают удаленно из разных городов.

Современные технологии позволяют сотруднику находиться в любой точке мира – это открывает доступ к огромному высококвалифицированному рынку труда. Найти нужного узкопрофильного специалиста с приемлемым уровнем компенсации становится проще, если вы не ограничиваете себя офисом.

Более того, удаленного сотрудника из другого региона можно не нанимать в штат, а оформить на договоре подряда, что также облегчит финансовое бремя предпринимателя.

3. Повышение лояльности

Возможность удаленной работы дает офисному сотруднику нематериальные бонусы, которые напрямую влияют на его удовлетворенность от работы и, соответственно, увеличивают уровень лояльности к работодателю.

В LWCOM мы спокойно относимся к отсутствию сотрудника на рабочем месте, поскольку наша ИТ-инфраструктура позволяет полноценно выполнять свою работу и оставаться на связи вне зависимости от местоположения.

4. Снижение издержек

Возможность удаленной работы позволяет сотруднику оперативно решить вопросы в случае форс-мажора, полноценно взаимодействовать с коллегами во время командировок и не выпадать из бизнес-процесса во время болезни – все это снижает издержки для бизнеса.

Наши менеджеры по продажам выполняют план, а технические специалисты продолжают разрабатывать проекты для клиентов даже в случаях, когда не могут физически присутствовать на рабочем месте в офисе.

Это позволяет нам не останавливать рабочий процесс ни на минуту и оперативно решать все задачи.

Как организовать удаленный доступ для работы?

Для качественной работы удаленный сотрудник должен иметь те же инструменты, что и офисный персонал – доступ к внутренним ресурсам, телефонии, CRM и прочее.

Построение собственной инфраструктуры

Как системный интегратор мы прекрасно разбираемся в решениях разных производителей, и поэтому для себя выбрали самый дорогой – но и самый надежный путь – построение собственной инфраструктуры, предоставляющей возможность удаленно доступа.

  1. Для безопасного доступа во внутреннюю сеть извне мы используем VPN решение от компании CiscoCisco Any Connect. Программный клиент устанавливается на ноутбуках или домашних компьютерах сотрудников и позволяет в любое время подключаться к ресурсам компании.
  2. Доступ к своему рабочему столу обеспечивается с помощью сервиса VMware Horizon, имеющего версии как для компьютера, так и для планшета или смартфона. В считанные секунды сотрудник получает свой привычный рабочий стол со всеми запущенными ранее программами и открытыми файлами.
  3. IP-телефония в нашей компании развернута на базе оборудования Cisco, предоставляющего в дополнение к телефонным аппаратам программные клиенты Cisco Jabber, версии которых разумеется существуют для всех возможных компьютерных и мобильных платформ. Это позволяет всем сотрудникам, вне зависимости от их местоположения, иметь внутренний номер и полноценно принимать звонки как от коллег, так и от клиентов.

Все вышеперечисленные сервисы и развернуты в нашем собственном производительном Центре обработки данных, но это не значит, что для компаний без подобной серьезной инфраструктуры организовать удаленные рабочие места для сотрудников невозможно. Возможно и еще как!

Облачные технологии

Для удешевления процесса организации удаленного доступа можно использовать облачные технологии. В этом случае все данные будут храниться не на физическом носителе, а в удаленных центрах обработки, где вы просто арендуете место и сервисы без каких либо вложений в оборудование.

Плюс облачного решения состоит в легкой масштабируемости – практически моментально можно докупить места, увеличить оперативную память, ввести новый телефонный номер.

Кстати, большинство мировых производителей ПО уже давно предлагают и облачные варианты своих сервисов (например, Microsoft Office365), таким образом, ваши сотрудники всегда будут иметь доступ ко всем программам, приложениям, документам – им достаточно будет просто подключиться к облаку. При таком подходе стоимость одного рабочего места будет в несколько раз дешевле, а платить за нее вообще можно помесячно.

Контроль и мотивация

Удаленные сотрудники, как бы парадоксально это ни звучало, требуют большего к себе внимания.

Если человек в офисе всегда на виду и руководитель, так или иначе, знает, чем он занимается, то удаленному менеджеру необходимо четко прописывать задачи, требовать план работ и отчетность.

В LWCOM для общения используется не только почта или телефон, но и видеоконференции, позволяющие строить более тесную и продуктивную коммуникацию

Что дает удаленная работа сотрудникам и вам?

1. Экономия времени

При удаленной работе сотруднику не нужно покидать комфортное места труда. Это дает как минимум 2 часа дополнительного личного времени в день, или 10 часов в неделю, или 44 часа в месяц. Мы в LWCOM дорожим временем каждого, ведь это самое ценное, что есть у человека.

2. Меньше стресса

Исследования показывают, что удовлетворенность сотрудника обратно пропорциональна времени, которое он тратит на дорогу до офиса: чем ближе путь, тем выше радость от работы. Нет необходимости стоять в пробках в «час пик», участвовать в офисные интригах и т.д. – все это снижает уровень стресса, а, следовательно, повышает лояльность, мотивацию и даже работоспособность.

3. Гибкость и комфорт

Отсутствие привязки к стационарному рабочему месту дает сотруднику больше гибкости, а возможность работать из любого места (дом, дача, кафе) – расширяет его зону комфорта. Это повышает производительность труда. Мы заметили, что некоторые сотрудники работают эффективнее, если находятся вне офиса,

Да, перевод сотрудников на удаленную работу (постоянную или частичную) имеет как свои плюсы, так и определенные сложности. Наш опыт говорит о том, что получаемая выгода – и экономическая, и мотивационная – перекрывает те затраты, которые требуются от компании на этапе внедрения процесса.

Партнерский материал от LWCOM

Источник: https://www.e-xecutive.ru/management/practices/1985608-kak-pravilno-vnedrit-v-kompanii-udalennuu-rabotu

Как бизнесу организовать удаленную работу компании?

Как эффективно организовать работу сотрудников: штатных и удаленных

Привет, друзья!

А вы когда-то замечали что работа в офисе не всегда дает сконцентрироваться? То летучка, то сотрудники решили проконсультироваться по какому-то вопросу или коллега захотел рассказать забавную шутку. И как тут можно не отвлечься? Думаю многие поняли о чем я говорю.

Этого можно избежать другим образом организовав работу. За границей все больше начинают использовать удаленную рабочую силу. Организация удаленной работы сотрудников стала для них привычным делом.

А наши руководители еще на этапе осторожного вхождения в это неизведанное русло.

Но, на самом деле, оно уже не только хорошо изведано, а и прекрасно работает. Нужно только тщательно изучить информацию по данному вопросу. Чем мы и займемся в данной статье. Вы думаете, что она будет интересна только опытным работодателям? Нет, ведь организовать свой бизнес удаленно может даже небольшая группа друзей, которые занимаются фрилансом.

Страхи перед созданием удаленного бизнеса

Работодатели почему-то часто уверены, что без их зоркого глаза все сотрудники просто перестанут исполнять свои обязанности. Крис Хоффман на этот счет сказал: «Если мы перестаём доверять сотрудникам значит, мы ошиблись при найме.

» Ведь работник должен самостоятельно себя мотивировать и организовывать. А если у него это прекрасно получается, то переход на удаленную работу станет для него скорее плюсом, чем минусом. Сотрудник сможет работать там, где ему удобно и комфортно.

Сможет успевать решать важные дела днем, и не отпрашиваться от начальства, объясняя насколько ему необходимо отсутствовать эти несколько часов. И можно привести таких примеров огромное количество.

Все это те преимущества удаленной работы, за которые сотрудник будет благодарен своему работодателю.

В помощь работодателям, для удаленной проверки сотрудников, создано большое количество специальных программ. Знаете о таких? Например, контролировать «продажников», можно установив на их компьютер crm-систему. Она запрограммирована для учета клиентов и сделок в отделе продаж.

Вот несколько ссылок на такие программы: http://www.on-crm.ru/, http://yoolla.ru/. Сrm-системы часто устанавливают для контроля штатных сотрудников, но при удаленной работе, она становится просто незаменимой.

Работники будут вносить все действия и результаты по каждому клиенту, которые можно легко проверить, набрав номер клиента и обсудив с ним качество работы сотрудника.

Работодателям кажется, что требуемую безопасность можно обеспечить только в офисе. Хотя это совсем не так, сегодняшние технологии позволяют спокойно делать это и удаленно. Главное составить для сотрудника четкий свод правил, которого он должен придерживаться. Например:

  1. Вход в систему, даже из режима сна, должен сопровождаться введением пароля;
  2. Включать на всех сайтах безопасный режим;
  3. Использовать код блокировки на смартфонах;
  4. Создавать разные пароли для входа в разных сайты, и хранить их в отдельной программе
  5. Подключить двухфакторную авторизацию на особо важные сайты;
  6. Зашифровать данные на жестком диске.

Еще одним страхом для работодателя является возможность несвоевременного ответа сотрудника на важные в этот момент вопросы.

Я вообще плохо отношусь к тому, что во многих компаниях, считается нормой консультироваться посреди рабочего дня по любым всплывшим в ходе работы вопросам.

Согласны со мной? Для этого должно быть выделено определенное время, когда сотрудники и руководитель обмениваются важной информацией. А если дело крайней важности, то только в таком случае можно отвлекать сотрудника от его непосредственной работы.

В удаленном режиме можно проводить онлайн-совещания в указанное время. А также можно элементарно созвониться с удаленным сотрудником, когда нужен его срочный совет или ответ.

Отечественным работодателям почему-то кажется, что они первые задумываются над созданием удаленного бизнеса.

А то что такие крупные компании как IBM, eBay, Microsoft, Intel, Cisco, Mersedes-Benz уже давно пользуются услугами удаленных сотрудников им мало известно.

Правда? — Ничего, таких организаций с каждым годом становится все больше, поэтому скоро страхи начинающих руководителей удаленных компаний будут таять на глазах.

Руководителям, которые уже имеют слаженный коллектив, работающий в офисе уже несколько лет, можно начинать с малого — попробуйте перевести в статус удаленного работника хотя бы одного/двух сотрудников. Если вы увидите, что они будут справляться со своими обязанностями в таких условиях, то можете уже серьезно задумываться над организацией удаленной работы компании.

Первые шаги к организации удаленного бизнеса

Начиная с кризиса 2008 года, в Украине стали появляться первые удаленные компании. «Офисы на дому» привлекали работодателей своей экономностью в плане содержания и всесторонней выгодой.

Но тогда технологический прогресс был еще не настолько интенсивным, и только крупные компании могли позволить себе содержать удаленных работников.

Программное обеспечение и IT-инфраструктура в то время требовала больших затрат.

Сегодня устроить такой бизнес намного проще. Все что сейчас требуется от удаленного работника — это ноутбук и выход в интернет. Сохранение и обмен важными документами сейчас происходит через «облачные» ресурсы.

Поэтому ваше местонахождение уже не настолько важно. Главное, чтобы вы были на связи, а нужные документы с помощью интернета будут всегда под рукой.

Обсуждение с сотрудниками рабочих вопросов можно проводить, как по электронной почте, так и с помощью конференц-звонков.

Контактировать с клиентами на расстоянии можно с таким же успехом. Для него может стать большим удивлением, что ваш сотрудник работает из дома, ведь таким же образом, он мог бы общаться с ним из офиса.

Поэтому разницы для клиентов нету, разговаривают они со штатными или удаленными сотрудниками. Важно только то, чтобы работник был квалифицирован и умел распоряжаться своим временем.

А у вас есть такие люди на примете?

Высокая эффективность работы удаленных сотрудников

В сегодняшнее нестабильное время, многим руководителям выгоднее перевести часть сотрудников в статус удаленных. Обеспечить большое количество работников всеми нужными условиями теперь становится все тяжелее.

Арендовать крупные площади и оплачивать колоссальные коммунальные услуги для того, чтобы обеспечить комфорт своим работникам, становится все более убыточным для бизнеса.

Поэтому единственным выходом для таких фирм, в данном случае, является перевод части сотрудников на удаленную деятельность.

Руководители компании «Киевстар» поделились своим мнением об удаленной работе и эффективности своих сотрудников с таком статусе.

Как выяснилось, удаленные работники более креативные и результативные. Поскольку они имеют возможность обустроить свое рабочее место, таким образом, чтобы увеличить свою продуктивность.

В офисе у них не было такого выбора, они все были в стандартных условиях. А удаленно, каждый сотрудник подстраивает свое рабочее место под себя.

Так как от их эффективности зависит их заработная плата, они организуют для себя максимально комфортное рабочее место и график.

Удаленная работа подходит целеустремленным и ответственным сотрудникам. А ваши работники обладают такими чертами характера? Перед приемом на такую должность, нужно обязательно пройти дополнительную проверку на соответствие данным качествам. Такой способ заработка дает работникам возможность всегда чувствовать движение, не расслабляться, а также не терять вкус к жизни.

Принципы удаленной работы

  • Подбирать сотрудников нужно в соответствии с высоким уровнем самоорганизации. Тогда вы избавите себя от чувства тревоги за выполнение работниками своих обязанностей, и сможете уделить больше внимания стратегическому развитию бизнеса.
  • Планировать все задания и сроки выполнения. Нужно предоставить сотрудникам четкую структуру проекта, распределить все обязанности между работниками и описать ожидаемые результаты по каждой отдельной части проекта.
  • Организовать временные рамки и синхронизировать всех сотрудников в соответствии с установленным графиком.
  • Обеспечить все требуемые средства коммуникации. Это не даст сотрудникам чувствовать себя изолированными от фирмы. 
  • Предоставить работникам индивидуальные и совместные цели. Они должны понимать, что работают не только ради своего результата, а и ради общего. Так вы подтолкнете сотрудников к командной работе и обмену нужной информацией. Следовательно, удаленные работники будут чувствовать себя частью целого, и эффективность построенного, таким образом, бизнеса будет более эффективной
  • Запустить автоматический контроль. Обеспечьте сотрудникам допуск к информации о доле ответственности каждого из них, тогда они будут автоматически контролировать друг друга.
  • Максимально мотивировать своих сотрудников. Во время удаленной работы этот принцип только увеличивает свою значимость. Правильно мотивированный работник сможет принести крайне большую пользу.

А как вы относитесь к мотивации? Думаю в скором будущем, удаленных работников в нашей стране станет намного больше. Поскольку, как вы видите, плюсов у этой формы бизнеса больше, чем у стандартного офисного режима.

Любознательные читатели, подписывайтесь на обновления моего блога и делитесь полезной информацией с друзьями. А завтра я порадую вас еще более интересной статьей.

Всем пока, друзья!

Тысячи людей уже читают блог, почему тебя еще нет среди них?

Источник: https://andreyspektor.com/udalennaya-rabota/kak-biznesu-organizovat-udalennuyu-rabotu-kompanii.html

Как наладить удалённую работу сотрудников

Как эффективно организовать работу сотрудников: штатных и удаленных

руководитель отдела корпоративных коммуникаций
аудиторско-консалтинговой группы BDO Unicon Outsourcing

Нынче модно писать о дистанционной работе и о том, как это замечательно для сотрудников.

Работодатели в сложные времена тоже начинают задумываться о том, как было бы славно отправить всех специалистов трудиться по домам и сэкономить на аренде и оргтехнике.

Однако не все хорошо представляют себе, что требуется для того, чтобы дистанционная работа была столь же эффективной, как и работа в офисе. Вот на что стоит обратить внимание.

Поймите причину

Определитесь, зачем вам это нужно. Потому что сотрудники об этом просят? Чтобы быть в тренде? Вряд ли. Хороший вариант ответа: сократить расходы на аренду офиса или фонд заработной платы.

Возможны и другие мотивы.

Например, человек нужной квалификации соглашается работать за приемлемые для нас деньги, но только из дома, или ценный специалист переезжает в другой город и может работать дистанционно.

Год назад я была вынуждена переехать в Петербург по личным обстоятельствам, однако компания решила не отказываться от сотрудничества со мной. Мне был установлен испытательный срок, в течение которого мои коллеги могли оценить, насколько удобно для них сотрудничество в таком формате.

Сегодня в BDO Unicon Outsourcing дистанционно работает уже около 30 человек. Часть из них — это IT-специалисты, отвечающие за поддержку клиентов. Все они живут за пределами Москвы, в городах, где стоимость труда ниже. В итоге все в выигрыше: сотрудник получает возможность участвовать в крупных проектах и высокую по местным меркам зарплату, а мы экономим на аренде офиса и фонде оплаты труда.

Оцените ситуацию

Убедитесь в том, что задачи, которые вы собираетесь передавать дистанционному сотруднику, в принципе можно решать на расстоянии.

Едва ли вы сможете позволить работать удалённо HR-директору или секретарю: для этих людей очень важен личный контакт с коллегами.

А вот работа бухгалтера, программиста, корректора, специалиста по кадровому администрированию, маркетингу зачастую легко может выполняться удалённо.

Подумайте о том, способен ли в принципе человек, с которым вы собираетесь сотрудничать, полноценно работать в ситуации, когда на него не смотрит бдительное око начальства.

Возможно, это звучит странно, но существует множество взрослых людей, которые не умеют себя контролировать и планировать собственное время, постоянно отвлекаются от своих задач (благо дома количество соблазнов резко возрастает). Работа с такими сотрудниками мгновенно превращается в скачки с препятствиями и гадание на кофейной гуще.

Сделал? Не сделал? Как угадать, когда задача будет выполнена? Поэтому постарайтесь трезво оценить зрелость и уровень ответственности специалиста, с которым хотите сотрудничать.

Важно быть уверенным в том, что нанимаемый специалист достаточно мотивирован, чтобы трудиться в одиночестве, без подбадривания со стороны коллег. Поэтому я не советую нанимать новых сотрудников удалённо, если речь идёт не о сдельной работе. Присмотритесь к человеку в офисе в течение нескольких месяцев и решите, можно ли ему работать удалённо.

Подготовьте инфраструктуру

Не менее важно оценить уровень зрелости компании.

Если ваша бухгалтерия (системные администраторы, менеджеры по продажам — выберите любую службу, с которой вашему дистанционному сотруднику придётся постоянно взаимодействовать) не умеет отвечать на электронные письма, теряет документы, а решение любого вопроса происходит только за чашкой кофе — работа на расстоянии не для вашей компании.

Проверьте работоспособность IT-инфраструктуры в дистанционном режиме. Вашим сотрудникам, которые будут трудиться из дома, наверняка понадобится доступ и к внутренним системам компании, и к общим папкам. Возможно, им также потребуется корпоративный мобильный телефон.

Надо сказать, что сотрудник, работающий удалённо, — это настоящая лакмусовая бумажка для IT-отдела. За полтора года наши «домашние» сотрудники выявили больше проблем и багов, чем несколько сотен человек, которые трудятся в офисах.

Определите график

Установите показатели, на основании которых вы будете оценивать работу сотрудника. Для этого надо ответить на другой вопрос: а можете ли вы поставить своему сотруднику измеряемые цели? Скажем, нанимать PR-менеджера для того, чтобы он «поддерживал имидж компании» не очень разумно даже в том случае, когда он сидит в офисе.

А если он работает из дома, у вас уж точно должны быть чёткие договорённости: скажем, один мониторинг прессы в месяц, некоторое количество статей, новостей компании и материалов в интранет.

Иначе у вас очень быстро начнутся конфликты, когда руководитель будет убеждён, что его подчинённый бездельничает, а последний будет утверждать, что работает, не покладая рук.

Чётко распределяйте между своими сотрудниками ответственность в рамках одного проекта. В условиях дистанционной работы вероятность сбоев в коммуникации резко повышается, и, следовательно, больше шансов, что два специалиста будут делать одну и ту же работу или, наоборот, какой-то важный участок не будет сделан.

Не забудьте оговорить и часы, в течение которых сотрудник всегда должен быть на связи. В нашем случае дистанционные сотрудники следуют офисному графику — любой специалист всегда находится на связи и способен оперативно решить любую проблему.

Признаться, я терпеть не могу миф, которому пытаются следовать некоторые работники, только начинающие трудиться в дистанционном режиме: днём они могут сварить борщ без отрыва от производства и сходить в парикмахерскую, а отчёт они напишут ночью.

Постойте, кого мы обманываем? Каково будет качество этого отчёта? А какова будет ваша продуктивность на следующий день? То-то.

Заключите договор

Трудовой договор для дистанционного сотрудника несколько отличается от стандартного: например, в нём отсутствует пункт о том, что вы должны предоставить ему рабочее место, а ответственность за соблюдение безопасности и режима труда и отдыха возлагается на него самого.

Однако необходимо помнить, что такой специалист обладает теми же правами, что и тот, кто трудится в офисе. Вы должны предоставить ему необходимую для работы технику, и он может рассчитывать на те же бонусы и тот же социальный пакет, который вы предоставляете другим сотрудникам.

Однако самый важный пункт в договоре — это условия прекращения сотрудничества. Советую продумать их очень тщательно. Если за сотрудником по-прежнему сохраняется право уволиться по собственному желанию, предупредив компанию за две недели, то ситуация с увольнением по инициативе работодателя несколько иная.

Российское трудовое законодательства делает для добросовестного нанимателя процедуру увольнения даже самых отъявленных бездельников весьма затруднительной. А для дистанционного сотрудника и вовсе открываются огромные возможности для злоупотреблений. Его-то за прогулы не уволишь.

Поэтому советую очень точно сформулировать в договоре все случаи, когда компания может распрощаться с сотрудником.

Есть и ещё один деликатный нюанс налогового законодательства, о котором необходимо помнить: компания обязана удостовериться в том, что её сотрудник является налоговым резидентом Российской Федерации, то есть является гражданином страны и проводит на родине больше 183 дней в год, а не сидит 12 месяцев где-нибудь на Гоа. В последнем случае сотруднику (а точнее – вашей бухгалтерии от имени сотрудника) придётся заплатить не 13 % подоходного налога, а 30 %. В доказательство сотруднику раз в полгода стоит предоставлять копии его заграничного паспорта.

Наладьте контакт

Способность удалённого сотрудника к поддержанию контакта с коллегами и самостоятельному сбору информации снижается.

Тот факт, что теперь он не может тратить рабочее время на сплетни за чашечкой кофе, к сожалению, означает и то, что теперь этот человек не будет знать, что такая-то собирается в декретный отпуск и её не стоит вовлекать в долгосрочные проекты, а в такой-то день вы договорились устроить празднование дней рождений сотрудников и не надо назначать в это время совещание.

Постарайтесь упростить сотруднику общение с коллегами и получение информации о том, что происходит в компании: любые информационные рассылки и письма, интранет, сводные планы работы отдела, еженедельные совещания — ваши лучшие помощники.

Мы решаем проблему с помощью еженедельных и ежеквартальных совещаний, в которых часть сотрудников участвует лично, а часть — через Webex. На собрания могут приглашаться другие отделы. Мы обсуждаем задачи и проблемы, делимся информацией.

Таким образом, каждый сотрудник всегда в курсе дел.

Обеспечьте обратную связь

Не менее важно вовремя давать человеку обратную связь. Ничто так не демотивирует сотрудника, как ощущение, что он работает в стол.
Специалист помог вам с подготовкой доклада? Расскажите, как этот доклад был воспринят публикой.

Он пишет статьи в интранет? Дайте возможность собрать статистику посещаемости и расскажите, как оживлённо сегодня утром коллеги обсуждали последнюю статью.

Ваш дистанционный сотрудник должен хорошо понимать, зачем он выполняет такое-то задание, в чём его смысл и что будет с результатом его работы. Только в этом случае он будет трудиться с увлечением.

Этот пункт равно справедлив и для любых офисных специалистов, но дистанционно работающий сотрудник в большинстве случаев не может собрать информацию сам или догадаться об успехе или неуспехе проекта по каким-то косвенным признакам.

Поэтому любые проекты мы активно обсуждаем на еженедельных встречах, по результатам любого мероприятия готовится отчёт, который рассылается всем заинтересованным лицам.

Кроме того, в конце каждого месяца делается отчёт о работе отдела, а итоги года подводятся на общем собрании, где все сотрудники присутствуют лично.

Дистанционные сотрудники из моего отдела один-два раза в месяц приезжают в московский офис, а также раз в неделю обязательно встречаются и работают вместе (так как живут в одном городе и имеют такую возможность).

Как бы ни было привлекательно сотрудничество на расстоянии, порой личная встреча способна решить очень много вопросов, которые никак не желали решаться дистанционно. И, конечно, наша компания предпочитает проводить ежегодную оценку сотрудников только в их личном присутствии.

Источник: https://www.the-village.ru/village/business/management/174449-kak-naladit-udalennuyu-rabotu-sotrudnikov

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.