+7(499)-938-42-58 Москва
8(800)-333-37-98 Горячая линия

Информационные потоки предприятий и методы их исследования

Содержание

Что такое информационные потоки? Схема информационных потоков. Классификация информационных потоков :

Информационные потоки предприятий и методы их исследования

Все большее количество российских бизнесов начинает изучать проблематику, связанную с информационными потоками. Что это за явление? Какое значение информационные потоки имеют для развития организаций? Каковы особенности применения методологии их изучения для предприятий разных отраслей?

Практическая значимость информационных потоков

В числе областей, в которых информационные потоки имеют наибольшую практическую значимость – это менеджмент предприятий.

Для того чтобы повышать эффективность выпуска товаров, а также их качество, осваивать производство новых типов и внедрять продвинутые технологии, руководители компаний задействуют широкий спектр научных и прикладных методов.

Информационные потоки в организации в значительной мере способствуют проведению качественной работы управленцев по всем отмеченным направлениям.

Исследуя их, компании могут успешно решать проблемы, связанные с эксплуатаций имеющихся производственных ресурсов.

Применение информационных потоков на производстве

Рассмотрим, посредством каких механизмов задействуются информационные потоки на предприятии. Как правило, компании стараются выстраивать их в системных проекциях. Основой для формирования которых выступают информационные ресурсы (имеющие как внутрикорпоративное, так и внешнее происхождение).

Типичная модель информационных потоков в компании, как мы уже сказали выше, отражает заинтересованность руководства предприятия в повышении качества менеджмента. Ее выстраивание подразумевает решение следующих основных задач:

  • внедрение систем управления на производственных линиях;
  • анализ качества источников информации, ее сбор, оценка значимости и перспектив задействования в бизнесе;
  • моделирование механизмов непосредственного влияния информации на производственные процессы;
  • создание и обновление корпоративной базы знаний;

Конкретный алгоритм выстраивания модели зависит, как правило, от отраслевой специфики компании. В некоторых сегментах обмен информацией как внутри корпорации, так и с внешним рынком может быть затруднен в силу секретности или же технологических затруднений в компилировании данных в файлы и последующей их передаче адресату.

Виды информационных потоков

Общепринятых критериев классификации, которые бы позволили однозначно назвать виды информационных потоков, в современной российской маркетинговой школе пока не выработано. Слишком много проблемных аспектов, отражающих изучение данных. Однако в среде экспертов достаточно распространена модель, подразделяющая потоки на типы в зависимости от характера информации. Так, они могут быть:

  1. финансовыми;
  2. технологическими;
  3. маркетинговыми;

Это, безусловно, далеко не исчерпывающая классификация информационных потоков. Конечно, перечень можно продолжать. Конкретные примеры информационных потоков могут быть самыми разными. Важно только не перепутать их в силу созвучия с отраслевыми явлениями.

Например, подразумевающие расчеты в наличной и безналичной форме каналы финансовые и информационные потоки, отражающие сведения, статистические или аналитические, о перемещениях денежных средств – это не одно и то же.

Однако первые могут вполне качественно дополняться вторыми.

Задействование потоков как конкурентного инструмента

Если в компании внедрена корректно функционирующая система информационных потоков, то это может стать значимым конкурентным преимуществом фирмы. В каких аспектах?

Прежде всего в управлении технологическими процессами.

Когда ответственные сотрудники компании соответствующим образом снабжаются нужной информацией, это позволяет им эффективнее оптимизировать те или иные этапы производства.

Получаемые специалистами сведения позволяют выявлять наиболее значимые с точки зрения рентабельности бизнеса технологии, а также внедрять те, что с высокой вероятностью могут таковыми стать.

Другое преимущество, которое дает анализ информационных потоков – повышение качества менеджмента на уровне кадров.

Владея необходимыми данными, корпоративные структуры управления персоналом имеют в руках инструмент, позволяющий организовать работу внутрикорпоративных структур эффективнее.

Еще один конкурентный фактор, который компания может получить, используя в своей работе информационные потоки, заключается в лучшем распределении финансовых и материальных ресурсов.

Владея необходимыми сведениями, менеджеры будут знать, в каких объемах и куда следует направлять денежные потоки и сырье более интенсивно, а куда – менее.

Все три отмеченных фактора делают фирму более сильной в потенциальном противостоянии с конкурентами.

Информационные потоки дают возможность, прежде всего, обогнать игроков рынка за счет более качественного выстраивания коммуникации между внутрикорпоративными структурами.

Как результат – эффективнее производство, выше рентабельность, конкурентнее цены, а значит, растущая привлекательность в глазах покупателей или клиентов в своем сегменте.

Практика информационного менеджмента

Посредством каких практических механизмов компании осуществляют управление информационными потоками? Как правило, в основе обмена данными и их анализа лежит взаимодействие сотрудников, отвечающих за работу в соответствующих направлениях, через внутрикорпоративные документы, сетевые и веб-ресурсы, иногда – финансового характера источники. В них, как правило, в наиболее достоверном виде (в отличие от, например, устных переговоров, переписки между сотрудниками и т.д.) излагается текущее (или планируемое) положение дел в той или иной структуре организации.

Есть особая категория лиц, участвующих в управлении корпоративной информационной системой – генераторы сведений. Им принадлежит “авторство” тех типов данных, о которых речь идет выше.

Главный нюанс здесь в том, что на предприятии (особенно, если это большая компания) в ряде случаев проблематично выявить конкретных сотрудников, участвовавших в генерации тех или иных сведений.

Основная причина – значительная часть документов (особенно, финансовых) проходит многоступенчатые процедуры согласования и корректировки на уровне различных ступеней менеджмента.

Работа “авторов” информационных потоков может быть как спонтанной (то есть, документы формируются как побочный основной трудовой деятельности продукт), так и осуществляемой в штатном порядке – это могут быть специалисты, чья задача – генерировать как можно больше имеющих отношение к деятельности компании данных.

Данные, извлекаемые из внутрикорпоративных документов и прочих имеющих признаки достоверности источников, загружаются в информационную систему (условимся, что она в компании уже есть). После чего сведения анализируются и принимается решение, как именно задействовать документы.

Если они носят характер предписывающих (например, являются инструкциями), то менеджеры могут посчитать нужным внести в них корректировки или же, наоборот, оставить без изменений.

Если это, скажем, бухгалтерские бумаги, то соответствующие выводы по ним могут быть переданы в финансовый отдел для последующего анализа и составления отчета.

В конечном итоге все сводится к тому, чтобы информационные потоки как-то задействовались. А те, что не несут практической пользы, исключались из оборота. Прикладная значимость – главный критерий информации на предприятии.

Сетевые технологии

Ряд экспертов называет основным критерием качества функционирования корпоративной информационной системы задействование сетевых технологий. Что здесь имеется в виду?

Дело в том, что движение информационных потоков в идеале, как считают эксперты, должно происходить по принципу многовекторности. То есть, чем меньше закрытых (а также, однонаправленных) каналов – тем лучше.

Чем больше компетентных людей участвует в формировании данных и обмене ими, тем эффективнее бизнес. С технологической точки зрения самым оптимальным каналом их взаимодействия будет сеть. На практике это может быть корпоративный веб-сайт.

Необязательно при этом публичный – доступ со стороны пользователей интернета можно полностью или частично ограничить.

Сетевые технологии, безусловно, полезны также и с точки зрения выстраивания взаимоотношений между компанией и внешними игроками, которые, к слову, также могут быть генераторами сведений. Внешние информационные потоки, исходящие, к примеру, в виде обращений покупателей или коммерческих предложений от других организаций, во многих случаях являют собой данные, имеющие прикладную значимость.

Например, получив от клиентов некую совокупность запросов о выпуске товаров с характеристиками, которые пока не свойственны для выпускаемой продукции, менеджмент фирмы может принять решение запустить эти изделия в производство.

Поскольку их хочет видеть на прилавке покупатель, сообщивший о своих пожеланиях посредством предусмотренного компанией информационного канала. Умение общаться с клиентами также можно причислить к конкурентным преимуществам в бизнесе.

Критерии качества информации

Рассмотрев, как формируются внешние и внутренние информационные потоки, мы можем изучить критерии, определяющие качество сведений, поступающих во внутрикорпоративный оборот. К таковым эксперты причисляют:

  • актуальность (своевременность);
  • правдивость (верифицируемость);
  • релевантность (отражение реальных проблем);
  • полезность (прикладная значимость);
  • понятность (однозначность интерпретации);
  • полнота (отсутствие необходимости в уточнении фактов);

Процесс, подразумевающий проверку информации, обращающейся внутри компании, на предмет вышеуказанных критериев, некоторые эксперты называют контроллингом (от англ. control). Задача специалистов, ответственных за эту работу – свести к минимуму присутствие в информационной системе компании данных, не соответствующих критериям.

О контроллинге

Ряд экспертов вкладывают в термин “контроллинг” дополнительный смысл. В частности, есть мнение, что это деятельность, связанная не только с анализом качества информации, но также и интерпретации ее, выявления аспектов, влияющих на прикладную значимость сведений.

Кроме того, есть специалисты, сводящие значение термина “контролллинг” только лишь к деятельности финансово-хозяйственных структур предприятия. То есть, по их мнению, вся информация, что есть в обороте внутри фирмы, должна, в конечном счете, использоваться в целях оптимизации прибыли и расходов.

Любая схема информационных потоков в соответствии с этой концепцией должна анализироваться на предмет влияния на рентабельность бизнеса.

Есть эксперты, несколько сужающие функции специалистов, занимающихся контроллингом. В их теории эта деятельность должна ограничиваться только лишь сбором информации от разных генераторов и распределением ее в компетентные отделы.

В некоторых случаях контроллерами может формироваться оптимальная, по их оценке, структура информационного потока, формат его преподнесения.

Анализом же ее и интерпретацией, полагают эксперты, должны заниматься структуры, специализирующиеся на том или ином направлении работы предприятия.

То есть, условно говоря, статистика, отражающая расход краски при выпуске игрушек, должна передаваться отвечающим за соответствующий производственный этап специалистам. Финансовые данные – в бухгалтерию, и т.д. Контроллинг подразумевает только статистическую функцию. Исследование информационных потоков выполняют компетентные структуры компании.

Ценность управления информационными потоками

Попробуем определить, в каких аспектах выражается набольшая ценность управления информационными потоками. Условимся при этом, что контроллинг занимает в этом процессе одну из центральных функций (а не только в части сбора данных и их структурирования).

Основная характеристика информационных потоков – концентрация целей менеджмента. Совокупность обращающихся внутри корпорации данных предопределяет качественное повышение уровня знаний каждого из отделов во многом за счет взаимодействия с другими структурами компании и взаимного осознания актуальности задач, которые стоят перед предприятием.

Работа с информационными потоками, равно как и контроллинг (при условии достаточной глубины его использования) позволяет обнаружить в бизнесе слабые места. Совершенствуются отдельные производственные связки, продукция фирмы становится лучше и конкурентоспособнее.

Работа с информационными потоками предполагает концентрацию ресурсов компании (не только материальных, но и кадровых), выявления наиболее сильных сторон в бизнес-модели, нахождения новых источников повышения конкурентоспособности, внедрения инновационных, ранее не опробованных в компании механизмов организации производства.

Использование информационных потоков в логистике

В каких еще сферах активно используются информационные потоки? В логистике однозначно. Чем это может быть обусловлено?

Для бизнесов, ведущих деятельность в сфере производства и продаж товаров, характерны не только информационные, но также и самые разнообразные материальные потоки – движение изделий от завода к потребителям, с посредниками и без, внутри страны и за рубеж. Собственно, за эту функцию и отвечает логистика, сформировавшаяся в самостоятельную отрасль. Важнейшая ее характеристика в том, что в ней информационные и материальные потоки могут исследоваться одновременно. Каким образом?

Эксперты полагают, что эффективное управление материальными потоками непосредственным образом зависит от качества обработки информации, которая обращается в логистических системах.

Здесь многое зависит от уровня знаний, которым обладают менеджеры и специалисты, проводящие соответствующий анализ.

Дело в том, что логистика – сфера относительно новая для России. И те критерии, что характерны для информационных систем, скажем, банковского или производственного типа, не вполне совместимы с данной отраслью.

Прежде всего, отмечают эксперты, на уровне методов и принципов. С технологической точки зрения логистический информационный поток вполне может быть исследован традиционными инструментами. Но то, как их корректно задействовать в методологическом аспекте, российская логистика еще только учится понимать, полагают эксперты.

Вместе с тем специалисты отрасли, как отмечают аналитики, делают определенные успехи. Это связано главным образом с интенсивной компьютеризацией логистической сферы.

Сейчас доступ к ПК и сетевым технологиям есть у большинства сотрудников российских компаний, активно разрабатывается релевантное исследовательским и аналитическим задачам ПО.

Логистические компании получают больше возможностей быть открытыми в рамках сетевых технологий – как в аспекте взаимодействия с другими игроками рынка, так и с точки зрения обмена данными с клиентами.

Источник: https://BusinessMan.ru/new-chto-takoe-informacionnye-potoki.html

Планирование и организация процесса систем управления Метод исследования информационных потоков

Информационные потоки предприятий и методы их исследования

Сохрани ссылку в одной из сетей:

Федеральное агентство по образованию

Федеральное государственное образовательноеучреждение

высшего профессионального образования

«ПОВОЛЖСКАЯ АКАДЕМИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙСЛУЖБЫ

имени П.А.Столыпина»

филиал в г.Тольятти

Кафедра экономики и управления

Контрольноезадание

По дисциплине«Исследование систем управления»

На тему «Планированиеи организация процесса систем управления(Метод исследования информационныхпотоков)»

Выполнила:

Студентка 5 курса

Группа Мв-08

заочной формы обучения,

специальности 080507.65

Ануфриева О.Н.

Проверил:

Корсаков Ю.А.

Тольятти2011

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ3
  1. Общая характеристика метода исследования
4
  1. Основные стадии исследования
6
    1. Подготовительная стадия исследования
6
    1. Проведение исследования с целью выявления проблем
6
    1. Исследовательско-проектная стадия
8
    1. Внедрение результатов исследования
9
ЗАКЛЮЧЕНИЕ9
10

ВВЕДЕНИЕ

Система управления – совокупностьвзаимосвязанных элементов (целей,функций, организационных структуруправления и др.) и субподсистемуправляющей подсистемы, взаимодействующихмежду собой и участвующих в том или иномвиде в процессе воздействия на объектыуправления (управляемую подсистему)для достижения главной, основных идругих целей системы.1

Исследование систем управления – этовид деятельности, направленный наразвитие и совершенствование управленияв соответствии с постоянно изменяющимисявнешними и внутренними условиями.

Вусловиях динамичности современнопроизводства и общественного устройствауправление должно находится в состояниинепрерывного развития, которое сегодняневозможно обеспечить без исследованияпутей и возможностей этого развития,без выбора альтернативных направлений.

Исследование управления осуществляетсяв каждодневной деятельности менеджерови персонала, в работе специализированныханалитических групп, лабораторий,отделов.2

Предметом исследования – информационныепотоки ООО «Тольяттинский Трансформатор»,связанные с процессом размножениятехнической документации.

Цель исследования – изучить информационныепотоки и сделать предложения посовершенствованию действующей схемыпотоков информации с графическогометода.

Задачи исследования – дать характеристикуметода исследования; перестроить системупотоков информации с помощью рассмотренногометода.

Методисследования информационных потоков

Проведениеисследования потоков информациипредпроектного обследования системыуправления предусмотрено методическимиматериалами по разработке организационныхсистем управления. Целью такогоисследования является изучение иформализация информационных процессов.Исследования проводятся по заранееразработанной программе.

Впрограмме указывается, что и в какойпоследовательности необходимо выполнить.

Одновременно с изучением потоковдокументации целесообразно получитьмаксимум сведений о функциях, которыеосуществляются каждым подразделениеморгана управления и для выполнениякоторых предназначены сведениядокументации.

В связис этим в программу исследованияцелесообразно включать вопросы, которыепомогут выяснить функции, выполняемыеконкретными подразделениями органауправления и его отдельными рабочимигруппами.

Объектамиисследования являются документированныеи недокументированные сообщения,отражающие процессы производственно-хозяйственнойдеятельности и управленческих работ,а также связанные с ними процессыформирования показателей и документови маршруты их движения.

Приисследовании процесса обработки данныхв управляющей системе и ее подразделенияхразличаются процессы расчета показателейи процессы формирования документов.

Расчет показателей осуществляется наоснове определенных правил — процедурс исходными данными, которые проявляются в виде последовательности их обработки.

Формирование документов производится на основе определенных правил подбораисточников исходных показателей, самихданных и последовательности записи вформу документа.

Далее уточняются маршруты движения документов по подразделениям органа управления,начиная с момента их формирования допередачи на хранение или выхода запределы управляющей системы.

Наиболее распространенным является анализ потоков информации с помощью графического метода. Графический методиспользуется для описания потоковинформации (главным образом документопотоков) небольшой размерности на макроуровне, для выявления общей структуры ифункций системы управления, а также длясовершенствования существующих потоковинформации.

Анализсхемы позволяет проследить путидокументов, выявить моменты их образования,операции, которые с ними осуществляются,порядок, в котором документы объединяютсяили расчленяются.

В результате анализа схемы потока можно выявить объем, характер и сроки выполнения работ для каждого подразделения даннойорганизации; излишний контроль заработой; полное отсутствие контроля;применение различных документов вместоодного, составленного в несколькихэкземплярах; излишне длительное хранениедокументов; неоправданные задержки вобработке документов, а также и излишниепередачи документов, вызванные плохимраспределением обязанностей междуразличными подразделениями.

Графическийметод является простым, наглядным,универсальным и экономичным методомописания потоков информации на макроуровне. Данный метод целесообразноиспользовать для анализа организациии совершенствования существующей схемыпотоков информации на макроуровне.

Информационнаямодель позволяет символически выразитьтехнологию подготовки управленческихрешений, а также информационныевзаимосвязи между сотрудникамиконкретного подразделения, подразделениямипредприятия.

Основноеназначение информационной моделизаключается в том, что она характеризуетсуществующие потоки документированнойинформации, отражающие процессыуправленческой деятельности.

Информационные модели характеризуют также последовательность управленческих работ в системе управления.

Объектомданного исследования является процессразмножения конструкторской документации,а также связанные с ними процессыформирования показателей и документови маршруты их движения.

Выборданного объекта обусловлен необходимостьювыявления причин постоянных задержекс процессом размножения подготовленнойконструкторской документации в цехаосновного производства.

Вследствие чего разработан план-графикработ по проведению исследования.

№ п/пРаботы по проведению исследования
1При исследовании процесса обработки данных в управляющей системе и ее подразделениях различаются процессы формирования документов.
2Уточняются маршруты движения документов по подразделениям органа управления.
3Представление объекта исследования в виде блок-схемы
4Скорректировать данную систему в учетом недостатков

Рассмотримпроцесс размножения конструкторскойдокументации и доведение ее до архивовцехов основного производства графическив виде блок-схемы (Рис.1).

Врезультате анализа схемы потока выявлен объем и характер выполнения работ для каждого подразделения даннойорганизации; применение различныхдокументов вместо одного, составленногов различных программах, в связи с этимизлишне задержки в обработке документов,а также и излишние передачи документов,вызванные плохим распределениемобязанностей между различнымиподразделениями.

Рис.1. Процессразмножения конструкторской документациина стадии проведения исследования

Следовательно,для того чтобы устранить недостаткиданной схемы необходимо подкорректироватьсхему.

Для этого создается один документ,необходимый для нескольких отделов(отчет в excel) – центральныйтехнический архив лишь вносит в негодополнения, но создает его вновь, как впредыдущей схеме.

Отказавшись отразмножения документации в отделе САПРэкономится огромный временной ресурс.Бюро размножения также «разгужается»,так как вместо четырех функций послекорректировки всего две, которые в своюочередь менее трудоемкие.

Рис.2. Процессразмножения конструкторской документациипри корректировке

Внедрениескорректированной схемы устранило всенедостатки предшествующей системы:применение различных документов вместоодного, составленного в различныхпрограммах, в связи с этим излишнезадержки в обработке документов, а такжеи излишние передачи документов, вызванныеплохим распределением обязанностеймежду различными подразделениями.

Врезультате время на размножениедокументации сократилось втрое, повышениеэффективности работы и снижениетрудоемкости на единицу документацииперсонала центрального техническогоархива и бюро размножения техническойдокументации.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В процессе написанияконтрольного задания были изученытеоретические аспекты методов исследованиясистем управления, в том числе быларассмотрена общая характеристика методаисследования информационных потоков.

Напримере была изучена схема информационныхпотоков организации, ориентированнаяна размножение документов предприятия.

Рассмотрены основные стадии исследования:

Вподготовительной стадии исследованияразработан план-график работпо проведению исследования.

На стадии проведения исследования сцелью выявления проблем выяснилинедостатки рассматриваемой системы врезультате анализа схемы потока,

В исследовательско-проектной стадииразработана скорректированная схема,в которой учтены недостатки предыдущейсистемы.

Настадии внедрения результатовисследования показаны полученные выгодыот внедрения скорректированной системы.

СПИСОКЛИТЕРАТУРЫ

  1. ГОСТ Р 7.32-2001 Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления.

  2. Игнатьева А.В., Максимцов М.М. Исследование систем управления: Учебное пособие для вузов. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000. – 157 с.

  3. Исследование систем управления: Учеб.пособие /Под.ред. д.э.н. Э.М. Коротокова. М.:ИНФРА-М, 2003.-176с.

  4. Мишин В.М. Исследование систем управления: Учебник для вузов.2-е изд. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008. – 527 с.

Источник: https://works.doklad.ru/view/CBa_Lt9mAmk.html

1. Общая характеристика метода исследования

Метод исследования информационных потоков

Проведение исследования потоков информации предпроектного обследования системы управления предусмотрено методическими материалами по разработке организационных систем управления. Целью такого исследования является изучение и формализация информационных процессов. Исследования проводятся по заранее разработанной программе.

В программе указывается, что и в какой последовательности необходимо выполнить.

Одновременно с изучением потоков документации целесообразно получить максимум сведений о функциях, которые осуществляются каждым подразделением органа управления и для выполнения которых предназначены сведения документации.

В связи с этим в программу исследования целесообразно включать вопросы, которые помогут выяснить функции, выполняемые конкретными подразделениями органа управления и его отдельными рабочими группами.

Объектами исследования являются документированные и недокументированные сообщения, отражающие процессы производственно-хозяйственной деятельности и управленческих работ, а также связанные с ними процессы формирования показателей и документов и маршруты их движения.

При исследовании процесса обработки данных в управляющей системе и ее подразделениях различаются процессы расчета показателей и процессы формирования документов.

Расчет показателей осуществляется на основе определенных правил — процедур с исходными данными, которые проявляются в виде последовательности их обработки.

Формирование документов производится на основе определенных правил подбора источников исходных показателей, самих данных и последовательности записи в форму документа.

Далее уточняются маршруты движения документов по подразделениям органа управления, начиная с момента их формирования до передачи на хранение или выхода за пределы управляющей системы.

Наиболее распространенным является анализ потоков информации с помощью графического метода. Графический метод используется для описания потоков информации (главным образом документопотоков) небольшой размерности на макроуровне, для выявления общей структуры и функций системы управления, а также для совершенствования существующих потоков информации.

Анализ схемы позволяет проследить пути документов, выявить моменты их образования, операции, которые с ними осуществляются, порядок, в котором документы объединяются или расчленяются.

В результате анализа схемы потока можно выявить объем, характер и сроки выполнения работ для каждого подразделения данной организации; излишний контроль за работой; полное отсутствие контроля; применение различных документов вместо одного, составленного в нескольких экземплярах; излишне длительное хранение документов; неоправданные задержки в обработке документов, а также и излишние передачи документов, вызванные плохим распределением обязанностей между различными подразделениями.

Графический метод является простым, наглядным, универсальным и экономичным методом описания потоков информации на макроуровне. Данный метод целесообразно использовать для анализа организации и совершенствования существующей схемы потоков информации на макроуровне.

Информационная модель позволяет символически выразить технологию подготовки управленческих решений, а также информационные взаимосвязи между сотрудниками конкретного подразделения, подразделениями предприятия.

Основное назначение информационной модели заключается в том, что она характеризует существующие потоки документированной информации, отражающие процессы управленческой деятельности.

Информационные модели характеризуют также последовательность управленческих работ в системе управления.

2. Основные стадии исследования

Объектом данного исследования является процесс размножения конструкторской документации, а также связанные с ними процессы формирования показателей и документов и маршруты их движения.

Выбор данного объекта обусловлен необходимостью выявления причин постоянных задержек с процессом размножения подготовленной конструкторской документации в цеха основного производства.

Вследствие чего разработан план-график работ по проведению исследования.

2.2. Проведение исследования с целью выявления проблем

Рассмотрим процесс размножения конструкторской документации и доведение ее до архивов цехов основного производства графически в виде блок-схемы (Рис.1).

В результате анализа схемы потока выявлен объем и характер выполнения работ для каждого подразделения данной организации; применение различных документов вместо одного, составленного в различных программах, в связи с этим излишне задержки в обработке документов, а также и излишние передачи документов, вызванные плохим распределением обязанностей между различными подразделениями.

Рис.1. Процесс размножения конструкторской документации на стадии проведения исследования

Следовательно, для того чтобы устранить недостатки данной схемы необходимо подкорректировать схему.

Для этого создается один документ, необходимый для нескольких отделов (отчет в excel) – центральный технический архив лишь вносит в него дополнения, но создает его вновь, как в предыдущей схеме.

Отказавшись от размножения документации в отделе САПР экономится огромный временной ресурс. Бюро размножения также «разгужается», так как вместо четырех функций после корректировки всего две, которые в свою очередь менее трудоемкие.

Источник: http://MirZnanii.com/a/167418/planirovanie-i-organizatsiya-protsessa-sistem-upravleniya-metod-issledovaniya-informatsionnykh-potokov

Как эффективно управлять информационными потоками

Информационные потоки предприятий и методы их исследования

Федор Андреевич Kyзин, профессор, член-корреспондент Международной академии психологических наук.

Что такое информационные потоки? Это пути передачи информации, обеспечивающие существование социальной системы (предприятия, учреждения), внутри которой они двигаются. Короче говоря, это процессы передачи информации для обеспечения взаимосвязи всех звеньев социальной системы.

Существует два основных вида информационных потоков:

  1. горизонтальные (между равными по служебному положению и статусу работниками или группами работников, например, между начальниками отделов);
  2. вертикальные (между работниками или группами работников, находящимися на различных уровнях иерархии, например, между начальником и подчиненным).

В свою очередь, вертикальные информационные потоки подразделяются на нисходящие (от руководства к рядовым работникам по иерархии) и восходящие (от нижестоящих работников к вышестоящим).

Каждый вид информационных потоков имеет свои психологические особенности.

1. Горизонтальные информационные потоки

Чаще всего они имеют неформальный характер. Горизонтальные информационные потоки являются самыми эффективными, с коммуникативной точки зрения. В них сохраняется примерно 90% сведений.

То есть потеря информации при передаче таким путем минимальна.

Объясняется это тем, что людям, находящимся на одном уровне служебной иерархии, психологически легче понять друг друга, ведь они решают однотипные задачи и сталкиваются со сходными проблемами.

2. Нисходящие информационные потоки

Они могут быть и формальными, и неформальными.

С точки зрения их коммуникативной эффективности, ситуация выглядит следующим образом: чем больше передаточных звеньев проходит нисходящая информация, тем больше она теряется и изменяется.

Идет объективный процесс искажения полученных сведений. В практической работе менеджер должен исходить из того, что каждое передаточное звено «забирает» до 50% поступающей информации.

Парадокс заключается в том, что получаемая сверху информация не утаивается и не искажается кем-то специально или сознательно; просто полноте передачи препятствуют коммуникативные барьеры. При нисходящих информационных потоках наблюдается эффект «испорченного телефона».

ЕЩЕ СМОТРИТЕ:  Эффективные коммуникации в организации

К каким психологическим последствиям могут привести неорганизованные, неэффективно налаженные нисходящие информационные потоки?

  1. Вызвать у подчиненных устойчивое чувство «винтика»; их потребность в уважении, признании не будет удовлетворена.
  2. Породить слухи (ими всегда заполняется информационный вакуум).
  3. Вызвать чувство страха, неуверенности в завтрашнем дне.
  4. Привести к падению мотивации к работе.

И наоборот: полная, своевременная и точная информация (то есть хорошо отлаженный и организованный информационный поток), повышает производительность труда на 10-30%. Не следует пренебрегать таким резервом. А сейчас несколько слов о восходящих информационных потоках.

3. Восходящие информационные потоки

Они крайне редко бывают неформальными, это не нуждается в разъяснении. Искажение информации в таком потоке может достигать 90%! Самое интересное, что содержащаяся в них информация меньше всего анализируется! Если на предприятии, в фирме или учреждении не организован приток идей снизу, значит, возможности для его инновационного развития значительно ограничены.

И наоборот: хорошо налаженный процесс поступления идей от подчиненных в значительной степени повышает эффективность работы предприятия.

Как же организовать восходящий информационный поток, как наладить приток идей снизу? Для этого существует несколько способов.

Однако главное стратегическое направление состоит не в усилении интенсивности, а в установлении конфиденциальности. Неформальная, конфиденциальная, информация меньше всего искажается.

Итак, для улучшения восходящих потоков можно использовать:

1. Систему действий, обозначаемых термином «политика открытых дверей». Это — готовность руководителя любого ранга выслушивать предложения рядовых работников. Девиз такой политики: «Двери моего кабинета всегда для вас открыты». Однако вы можете спросить, как это соотносится с ресурсом времени руководителя.

Действительно, а вдруг подчиненные решат, что в кабинет шефа можно входить всегда, когда вздумается. Этого не следует бояться. Если ваши сотрудники заняты делом, они посещают кабинет руководителя гораздо реже, чем вы думаете.

Кроме того, вы можете использовать некоторые приемы, позволяющие упорядочить такого рода контакты:

  • Установите время встречи («Это очень интересная идея, но я сейчас занят. Заходите ко мне завтра в 14.00, потолкуем, хорошо?»)
  • Используйте письменные формы изложения информации («Мне нравится эта идея. Изложите ее в форме служебной записки или в свободной форме, и тогда мы дадим делу ход. К какому сроку вы сможете это сделать? Отлично, я жду…»)
  • Оценивайте и поощряйте конкретные деловые предложения (О’кей! В этом есть смысл, но что вы предлагаете конкретно?)

ЕЩЕ СМОТРИТЕ:  Управленческая памятка Ильюшина

2. Систему действий, называемую «выведением управления за пределы кабинета».

Эта система называется еще «видимым управлением», «управлением путем обхода рабочих мест», или (в шутку!) управлением путем хождения повсюду. Конечно, она имеет свои плюсы и минусы.

Обход предприятия, учреждения — хороший способ познакомиться с положением дел непосредственно. Однако не следует делать это часто. Важна не частота, а регулярность.

Модифицированный способ «видимого управления» получил название «список личных событий сотрудников за 24 часа». Суть его состоит в том, что шеф использует какие-то события в личной жизни подчиненных (дни рождения, свадьбы и т. д.), чтобы проявить к ним внимание: сам поздравляет их. Вы тоже позвоните, поздравьте, пригласите поговорить.

При использовании этих двух тактик эффективность восходящих информационных потоков возрастает до 40%, а это — хороший резерв не только для совершенствования стиля управления, но и для повышения качества работы предприятия в целом.

Давайте в заключение обобщим сказанное.

Для того чтобы сделать управленческое общение полноценным и эффективным, а также чтобы превратить его в фактор успешного управления, необходимо соблюдать два условия:

  • организовать информационные потоки;
  • на каждом управленческом «этаже» иметь достаточно времени для обработки поступающей информации и ее анализа.

Заканчивая разговор об общении и управлении и их связи и об информационных потоках, остановимся еще на одном виде информационных потоков, который можно было бы назвать «внешним».

Внешний информационный поток — это информация, поступающая в фирму (предприятие, учреждение) извне и уходящая из фирмы вовне. В том, что такой процесс происходит, не стоит сомневаться: ведь никакая социальная система не может существовать без обмена информацией с внешним миром. Такие потоки тоже имеют специфические особенности.

ЕЩЕ СМОТРИТЕ:  Метод оценки персонала «360 градусов»

Во-первых, их почти невозможно контролировать. Вы не знаете, какая информация (важная или неважная, негативная или позитивная, секретная или открытая) уходит из вашей фирмы или организации.

Во-вторых, внешний информационный поток почти не поддается сознательному регулированию.

Единственный способ управления им — использовать такой поток для создания «образа предприятия», его имиджа в глазах общественного мнения.

Постарайтесь сделать так, чтобы в СМИ регулярно появлялись материалы о вашей фирме, имеющие выгодный для вас характер. Если фирма крупная, организуйте отдел по связям с общественностью или пресс-отдел. Если фирма небольшая, занимайтесь этим сами и не пренебрегайте возможностью информировать общество о том, что ваши дела идут прекрасно.

Получить практические навыки работы с информацией вы можете с помощью этой специальной программы

Источник: http://www.elitarium.ru/informacionnye-potoki-upravlencheskoe-obshhenie-rukovoditel-podchinennyj-informacija/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.