+7(499)-938-42-58 Москва
8(800)-333-37-98 Горячая линия

Авансовый отчет образец заполнения (скачать)

Содержание

Как составить авансовый отчет: образец, примеры и особенности

Авансовый отчет образец заполнения (скачать)

Бизнес юрист > Бухгалтерский учет > Первичные документы > Как составить авансовый отчет: образец, примеры и особенности

Бланк авансового отчета используется для обоснования затрат сотрудников на определенные нужды фирмы. К ним относя хозяйственные расходы, покупка канцтоваров, а также командировочные.

Форма имеет две стороны, которые заполняет работник, прилагая подтверждающие расходные документы. Принимает отчет бухгалтер, вносит соответствующие отметки и передает на утверждение руководству. Рассмотрим подробный пример заполнения бланка авансового отчета и прочие особенности оформления.

Кто и когда оформляет отчет

Изначально определяется подотчетное лицо. Это работник, получающий средства для предстоящих расходов на нужды компании. Назначает его руководство, оформляя приказ, где должно быть указано Ф. И. О. сотрудника и повод для выдачи ему авансового платежа. Затем на руки выдается указанная сумма.

Деловая поездка

После совершения покупок или оплаты услуг, подотчетное лицо прикрепляет чеки и квитанции к заполненной форме и сдает в бухгалтерию. Существует также электронная версия документа, подготовить которую можно в программе, далее распечатать и сдать.

Если назначение аванса – командировочные расходы, то средства могут быть выданы согласно приказу об отправлении сотрудника в командировку. Сдавать авансовый отчет следует в первый же день выхода на работу после командировки.

Пример заполнения бланка командировочного авансового отчета

Командировка – это поездка в офис или филиал сторонних организаций с целью переговоров, подписания договоров, заключения сделок. А также существуют внутрисетевые командировки, решающие вопросы разных подразделений одной компании.

Командировка предполагает ряд расходов, особенно если пункт назначения находится в другом городе или стране. Поэтому командированному лицу предоставляют аванс. Подтвердить расходование средств нужно, подготовив авансовый отчет. Скачать бланк не составит труда, он имеет стандартную форму. А с заполнением разберемся на конкретном примере.

Поэтапная инструкция по оформлению

На лицевой стороне бланка заполняются следующие графы:

  • Название организации-работодателя
  • Число, месяц, год подачи отчета
  • Ф. И. О. составителя полностью
  • Занимаемая должность, номер по табелю
  • Цели, под которые был выдан аванс. В нашем случае: командировочные расходы

Остальные графы следует оставить для заполнения сотрудником бухгалтерии. Далее переворачиваем форму и переходим к описанию оправдательных документов: билетов, квитанций, чеков и прочее. На них необходимо проставить порядковые номера тем же образом, как это будет сделано непосредственно в отчете.

Составление авансового отчета

В графах с 1 по 6 обратной стороны листа вносим следующие данные:

  1. Проставляем нумерацию оправдательного документа.
  2. Дата выдачи чека.
  3. Его кассовый номер.
  4. Наименование расхода (что конкретно было оплачено: товары, билеты, услуги).
  5. Сумма к оплате по данному чеку в рублях.
  6. В шестой графе делается запись, когда оплата происходит в иностранной валюте.

Аналогично заполняются остальные пункты таблицы, если оправдательных документов несколько. Внизу вписываем итоговое значение.

Какие данные вносит бухгалтер

Принимающий сотрудник вписывает недостающие данные: порядковый номер отчета, сумма, выданная в качестве аванса, остаток от предыдущего платежа, номер кассовых документов, по которым дебетуются данные расходы. Плюс производит проверку: правильно ли совершены все расчеты, соответствуют ли прописанные суммы указанным в квитанциях.

Особенности оформления

Бланк имеет две стороны: лицевую и оборотную. Заполнив нужные пункты, форму передают в бухгалтерию. Подотчетному лицу выдается расписка о том, что документ и приложенные оправдательные квитанции приняты. В расписке ставится подпись принимающего, дата составления, итоговая сумма расходов, указывается, сколько чеков было приложено к форме.

Скачать образец авансового отчета [39.00 KB]

После проверки, бумаги передаются руководителю компании для утверждения. Он должен указать в бланке должность, поставить подпись с расшифровкой и дату. После этого бухгалтер переносит информацию в учетную программу, списывает сумму, обосновав расходы.

Далее бланк хранится в папке унифицированных форм № АО-1, подтверждающих кассовые операции.

Что происходит, если сумма расходов не совпадает с выданным авансом

В случаях, когда аванс израсходован не в полном объеме, оставшуюся его часть вносят в кассу, оформляя приходный ордер. Если имеет место перерасход средств, подотчетному лицу выдают разницу, заполняя соответствующий расходный документ.

Если сотрудник имеет задолженность перед организацией по предыдущему авансовому платежу, новый аванс не выдается до внесения недостачи. А также деньги не выдают в случаях, когда авансовый отчет и вовсе не был сдан.

Ответственность за несвоевременное предоставление отчета

Документ должен быть сдан своевременно в бухгалтерию организации, иначе происходит нарушение кассовой дисциплины. Действия в данном случае регламентированы статьей закона 15.1 КоАП РФ. Из нее следует, что ответственность за отсутствие отчета не предусмотрена, но нарушение фиксируется.

Таким образом, компания не будет оштрафована налоговиками, а ответственность за растраченные безотчетно средства полностью ложится на плечи руководства.

Допустимо вычесть сумму авансового платежа из заработной платы сотрудника, если растрата не была обоснована документально. При этом следует учесть ограничения на удержания, установленные статьей 137 ТК РФ. Работник, в случае несогласия с решением руководства об удержаниях средств, имеет право обжаловать это решение в суде.

Облагается ли налогом средства

Необоснованные растраты следует рассматривать, как задолженность работника перед работодателем. Погасить такой долг можно, составив авансовый отчет и подкрепив его оправдательными документами. Эта сумма не относится к доходам или вознаграждениям, выданным сотруднику. А значит, налоговой отчетности и страховым отчислениям она не подлежит.

Итак, разобраться с заполнением авансового отчета несложно, скачивание формы не займет много времени.

Важно своевременно заполнить и сдать документ сотрудникам бухгалтерии, приложив к нему оправдательные документы в полном объеме.

Соблюдение данных рекомендаций поможет сотруднику правильно отчитаться перед бухгалтером за командировочные и прочие расходы, избежав тем самым нарушения кассовой дисциплины.

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: http://PravoDeneg.net/buhuchet/primary/avansovyj-otchet-obrazets.html

Авансовый отчёт — что это такое?

Авансовый отчет образец заполнения (скачать)

Стабильная работа любой организации зависит от её автономности. Практически любой работник организации должен быть знаком с понятием авансовых денежных средств, выдаваемых под отчет. Аванс выдаётся сотрудникам для разных целей, но в основном цель выдачи — это обеспечение стабильной и бесперебойной работы организации.

Для того чтобы руководство знало, что их сотрудники не “прикарманивают” часть выданных денег и средства не уходят впустую, сотрудников обязывают составлять специальные отчеты, содержащие подробную информацию обо всех проведённых расчетах. Что это такое — авансовый отчет, читайте далее.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации:

Определение

Авансовый отчет — это отчетный акт, который заполняется при использовании денежных средств, выдающихся организацией своему сотруднику под отчет (отчетному лицу) для каких-либо организованных трат, связанных с работой в этой организации.

Отчет поначалу оформляется данным лицом (принявшим денежные ресурсы) и отправляется в бухгалтерию для последующего оформления и передачи руководству организации, для его дальнейшего принятия и списания итоговых затрат.

Выдача наличных средств работникам под отчёт происходит по нескольким основным причинам, связанным с внутренними производственными делами организации, включая:

  1. аванс на повседневные расходы организации (например закупка канцтоваров или хоз. принадлежностей);
  2. аванс, рассматривающийся как часть оплаты будущих командировочных затрат;
  3. аванс, компенсирующий уже произведённые командировочные затраты.

При перечислении денег из кассы предприятия оформляется специальное предписание (форма №К-2 Потребляемый “Расходный кассовый ордер”, — утверждено по распоряжению Федерального Госкомстата от 18.08.98. №88).

В бухгалтерии компании должен находиться соответствующий указ, в котором перечислены лица, обладающие правом на приобретение отчетных средств на хоз.

расходы (в том числе на расходы на ГСМ).

Надлежащим указом подтверждаются также и сроки выдачи данных денежных средств (в законодательстве тут никаких ограничений нет). Уже после составления документа, на нём ставится подпись управляющего, главбуха либо уполномоченных лиц.

Как получить денежные средства на различные нужды читайте в нашей статье.

Организация также имеет право передать денежные средства посредством безналичного перечисления — к примеру, на личный банковский счёт сотрудников. При этом, чтобы не возникло проблем со специальными органами, следует создать для подотчетных лиц индивидуальные банковские карты.

Федеральным законодательством подотчетный субъект обязуется к заполнению авансового отчёта о расходовании денежных средств, вне зависимости от того, на какие цели или при каких обстоятельствах данные средства были ему выданы.

Лица, получившие денежные средства авансом, должны представить в бухгалтерию компании доклад об израсходованных ими материальных средствах, и осуществить итоговые расчётные вычисления по ним не позже 3-х календарных суток по истечению времени, до которого выданы, либо до дня возврата данных лиц из командировки.

Окончательный период, на который сотруднику передаются ресурсы под отчёт, устанавливается руководством компании.

Передача доступных наличных средств под отчёт может выполняться только в отношении субъектов, пребывающих с компанией в рабочих взаимоотношениях.

Выдача денег посторонним личностям запрещена.

Предоставление доступных наличных средств в отношении лица выполняется только при наличии полной отчетности соответствующего субъекта согласно прежде переданного ему аванса. Предоставление наличных средств одного физического лица другому запрещено.

Средства, уплаченные в иностранных денежных единицах, рассматриваются как в качестве иностранной валюты, так и в качестве рубля по курсу ЦБ РФ.

Закрытие задолженности в инвалюте подотчетным лицом и отображение данных средств в авансовом отчете в рублях выполняется по курсу ЦБ РБ на время принятия отчета руководством предприятия.

Кто заполняет авансовый отчет и как правильно это сделать?

Обязательство оформления авансового отчёта возложено на подотчётное физическое лицо, которому были перечислены соответствующие денежные средства на командировку либо с целью исполнения личных гражданского правовых дел по доверенности.

За счёт этого можно сделать заключение о том, что в случае если деньги подавались не под отчёт, или если сотрудник расходовал только личные ресурсы, то никаких отчётов подавать не следует.

Хотя многие сотрудники всё же делают отчёты в подобных случаях. Во-первых, потому что сами привыкли (как они, таки и проверяющие организации), а также потому, что часто стремятся вывести для себя определённую компенсацию затрат, полученных при поездке.

Сам же бланк заполняется приблизительно в равной степени работником и бухгалтером.

При составлении отчета сотрудник обязан записать на лицевой стороне бланка:

  • название предприятия,
  • номер авансового отчета,
  • дату когда официально производилось его оформление (номер и дату, впрочем, обычно указывают уже после заполнения бланка, уполномоченные сотрудники),
  • свои паспортные ФИО,
  • рабочую должность на предприятии,
  • название отдела, на котором он работает,
  • табельный номер.

Далее должна быть заполнена специальная таблица, содержащая всю информацию о доступных средствах.

Последующее оформление отчета осуществляется бухгалтерией.

В графе «бух. запись» на внешней стороне бухгалтер записывает корреспонденцию счетов и учёт средств, на обратной стороне бланка расписываются суммы затрат, установленные к учету (7-9 столбец), и счета (субсчета), каковые дебетируются на данные средства (9 столбец).

Уже после проверки точности оформления формы авансового отчета со всей сопутствующей документацией, подтверждающей целесообразность расходования средств организации, бухгалтерия подписывает документы.

Таким образом она доказывает, что отчет прошёл контрольную проверку и утверждён в надлежащей форме (с цифрами и прописью), оформить расписку на внешней стороне формы и предоставить её подотчетному лицу. Наконец, бухгалтер и главный бухгалтер должны подписать бланк с основной стороны.

Форма авансового отчета

Авансовый учет играет первостепенную роль при составлении внутренней учетной политики предприятия – неважно, коммерческим оно является, или бюджетным. Распоряжением Федерального Госкомстата от 01.08.01.№55 была утверждена стандартная форма этого отчета (форма №АО-1) для учета наличности, переданной сотрудникам на хозрасходы.

Образец бланка унифицированного авансового отчета можете скачать здесь бесплатно.

Источник: http://bizakon.ru/kadry/avansovyj-otchyot-eto.html

Авансовый отчет бланк и образец 2018 скачать бесплатно

Авансовый отчет образец заполнения (скачать)

Работа хозяйствующего субъекта в определенных условиях требует произведения наличных трат для выполнения поставленных производственных задач.

Подобные расходов часто осуществляются через определенных приказом руководства подотчетных лиц.

Помимо прочего в данном распоряжении определяется цель, на какую подотчетник может взять сумму, а также срок, в течение которого он может отчитаться. При этом используется для отчета авансовый отчет.

Для чего нужен авансовый отчет

Авансовый отчет это бланк, составляемый материально ответственным лицом, которому в подотчет была выдана установленная в приказе сумма денежных средств для выполнения поставленной перед работником производственной цели.

Деньги подотчетному лицу могут выдаваться либо налично из кассы, либо путем перечисления средств на карт-счет сотрудника. Составление авансового отчета является обязанностью работника, которому были выделены в подотчет определенные суммы.

Существует унифицированная форма авансового отчета, разработанная органами статистики. Компании могут в своей деятельности применять ее, или разработанный ими с учетом существующих особенностей бланк. Большинство специализированных программ включаются бланк авансового отчета форма АО-1.

Список целей, на которые из кассы предприятия могут выдаваться в подотчет суммы, определяется администрацией компании. В этом распоряжении проставляется пофамильный список работников, размер, сумм которые могут быть выплачены каждому работнику, и направления расходования средств.

Внимание: подотчетным лицом может выступать физлицо, с которым организация оформила договор подряда, а не только штатные работники организации.

Требования положений нормативных актов таковы, что при выдаче в подотчет сумм работнику обязательно должно соблюдаться направление расходование средств. Нельзя получить деньги на одно мероприятие, а израсходовать их на другую цель.

Поэтому особенностью данного документа является то, что он сначала проверяется бухгалтерией, а потом происходит утверждение произведенного расхода директором компании. Кроме этого авансовый отчет является регистром первичных документов, которые к нему прикладываются в качестве подтверждения расходования средств.

Важно: расходы можно отражать в бухучете после того, как руководитель компании подписал авансовый отчет. Выявленные неточности и ошибки желательно уточнять и сразу же исправлять. Так как при проведении проверок контролирующие органы часто уделяют этому документу особое внимание.

Если они обнаружат ошибки, расходы по этому документу обязательно не будут приняты к учету при исчислении налогооблагаемой базы.

В каком случае применяется

Существующие правила устанавливают, что наличность, выплаченная работнику в подотчет на установленные цели, может использовать только в указанном в приказе направлении. Документом, подтверждающим выплату сотруднику денег, является расходный кассовый ордер, содержащем разрешающую визу руководителя.

Законодательством также закрепляется период времени, в течение которого работник должен отчитаться по произведенным затратам. При этом подтверждающим документом выступает авансовый отчет.

Внимание: главная цель данного документа — подтвердить обоснованность осуществленного сотрудником расходования средств компании, а также соблюдения сроков отчет. Этим документом происходит списание ранее выданных средств с подотчета физлица.

Роль авансового отчета повышается при подтверждении расходов работника, отправленного в командировку. В настоящее время перечень документов, оформляемых при оформлении командировки значительно снижен. Все остальные могут заполняться по усмотрению самой компании.

Только один документ остался в составе обязательных бланков, которые нужно заполнять вернувшись из командировки. Порядок ведения операций по кассе устанавливает обязательность составления этого бланка.

Внимание: освобождены от данного требования только предприниматели, в отношении которых действует упрощенный порядок ведения кассовых операций.

Так как расчеты через подотчетников относятся к наличным расчетам, необходимо также помнить о существовании лимита расчетов между организациями, который равен 100000 рублей за один раз по одному договору. Если сумма превышает это размер, то должны применяться безналичные расчеты.

Что можно принять к учету

В компании должностные лица, принимающие авансовые отчеты подотчетных сотрудников компании должны знать, какие документы можно принять к учету.

В перечень подтверждающих расход бланков включены:

  • Товарный чек с приложением к нему кассового чека, оформленного с помощью онлайн-кассы. Товарный чек может идти и без чека, если субъект хозяйствования, выписавший его, освобожден от применения ККА. В этом случае на товарном чеке обязательно должны присутствовать все обязательные реквизиты, по которым можно идентифицировать продавца.
  • Квитанция к пко с приложением к ней чеков онлайн-касс. При этом в данный пакет документов обязательно нужно включать накладную либо акт на работы (услуги). В этих документах покупателем должно выступать юрлицо или ИП, которые выдали в подотчет суммы, а не сам работник.
  • Квитанции, наряд-заказы и другие номерные бланки, относящиеся к БСО и являющиеся подтверждающими документами произведенного работником расходов.
  • Выдаваемые транспортными компаниями билеты, страховые полисы, оформляемые в случаях осуществления перевозки грузов и пассажиров.

К подобным документами нормами могут устанавливаться дополнительные требования. К примеру, если документ по зарубежной командировке составлен на иностранном языке, нужно перевести его часть, которая относится к расходованию средств, на русский язык.

Важно: особое внимание следует уделять документам, которые составлены в выходные дни, когда сотрудник должен был отдыхать, а не выполнять свои трудовые обязанности.

Рассмотрим по шагам как заполнить авансовый отчет.

Лицевая сторона

Заполнение бланка авансового отчета нужно производить начиная с самой верхней строки. Там указывается наименование фирмы либо Ф.И.О. предпринимателя. В отдельную таблицу необходимо занести код ОКПО.

В графы, которые находятся возле названия бланка, нужно внести номер документа и дату его оформления.

Справа располагается блок граф, который начинается с фразы «Утверждаю». Он предназначен для утверждения заполненного документа руководителем. Он должен указать там сумму прописью, проставит должность и Ф.И.О, а также дату принятия документа к учету.

После этого руководитель проставляет свою подпись, тем самым подтверждая разрешение принять сумму отчета к бухучету.

Дальше указываются данные о подотчетном лице. Нужно записать название подразделения, где он работает, полностью его Ф.И.О., наименование должности и номер присвоенный для табеля.

Затем нужно записать цель, на которую были выданы в подотчет деньги.

Если на предприятии выдача в подотчет продолжает оформляться заявлением, то цель в отчете должна полностью совпадать с данными по заявлению.

Внимание: если же выдача в подотчет оформляется приказом, то цель нужно указывать исходя из реального направления расходования средств. Например, на командировку, на приобретение материалов и т. д.

Затем следуют две таблицы. Данные в них должен вносить бухгалтер. В левой таблице производится фиксация движения средств, выданных работнику в подотчет.

Там последовательно проставляются остаток либо перерасход средств с предыдущего подотчета, выданная в подотчет сумма, израсходованные средства, неиспользованный остаток либо перерасход.

Закон устанавливает, что работник не может получить в подотчет новую сумму, если у него еще есть остаток по старому подотчету. Если при проведении проверки контролирующие органы выявят такой факт, то на компанию может налагаться штраф.

В правую таблицу записываются бухгалтерские проводки по отчету.

Ниже бухгалтер должен указать, какие число документов прикрепил к отчету подотчетник, а также сколько листов они занимают.

После того, как отчет утвержден, бухгалтер ставит свою подпись и указывает утвержденную сумму. После этого он должен передать бланк на подтверждение главбуху.

Если по результатам расходования сумм у лица остались неиспользованные средства, либо он совершил перерасход, то реквизиты кассового документа нужно указать внизу бланка.

Оборотная сторона

Большую часть этой стороны занимает таблица. В нее подотчетник должен внести все имеющиеся оправдательные документы. Для каждого бланка предназначена одна строка. Оставлять пустые строки нельзя.

В поле 1 вносится номер строки по порядку. В поля 2 и 3 записываются реквизиты предоставленного документа — его номер и дата оформления. У документа может не быть номера — тогда нужно проставить прочерк либо записать «Б/Н».

В поле 4 вносится наименование документа. Поля 5 и 6 предназначаются для проставления суммы документа. При этом в графу 5 ее нужно записать в рублях, а в графу 6 — валюте, которой оформлен документ (если он составлен не в рублях).

Строки, которые не будут заполнены, нужно прочеркнуть символом «Z». Далее, необходимо в самой последней строке таблицы подвести суммовой итог по всем документам. Ниже, подотчетник проставляет свою подпись.

Бухгалтер при проверке должен рассмотреть каждый документ, а также обоснованность данных расходов. В положительном случае он указывает принимаемую сумму в полях 7 и 8. Далее, в поле 9 он заносит счет бухучета, на который относится указанная сумма.

Итоговые сведения по данной стороне необходимо перенести на лицевую сторону.

Что делать, если отсутствуют подтверждающие документы

После возвращения из командировки, сотрудник может приложить к отчету документы с неустранимыми дефектами (например, повреждены, намокли и т. д.), либо вообще не предоставить их (потерян кассовый чек, получить дубликат невозможно).

Но такие события не означают, что принимать отчет у работника нельзя. Несмотря на то, что он не может предоставить оправдательные документы, сам товар либо услуга могут быть в действительности получены.

Бухгалтер после подачи бланка все равно должен его проверить, а уже руководитель должен потом решить — утверждать авансовый отчет по командировке, или же нет.

В случае, когда директор принимает решение утвердить данный документ и выполнить возмещение затрат, нужно помнить, что без подтверждающих документов включить данные суммы в базу по расчету налога на прибыль не получится.

Важно: если же компания является плательщиком НДС, но нельзя будет по приобретенным материалам сделать вычет НДС.

Проводки, которые должен оформить бухгалтер после обработки авансового отчета, зависят от целей получения денег в подотчет.

ДебетКредит операции
Проводки по приобретению материалов
08, 10, 4171Приняты к учету приобретенные материалы
60, 7671Внесена предоплата за материалы поставщику
Проводки по итогам командировки
2071Списаны расходы по командировке, во время которой выполнялись работы по договору с заказчиком
4471Списаны расходы, если командировка была связана с рекламой либо продажей продукции фирмы
0871Списаны расходы по приобретению нового оборудования
2871Списаны расходы, если целью командировки был возврат поставщику брака
Выделение НДС (необходимо, если субъект бизнеса использует общий режим)
1971Принят к учету НДС по командировке
6819Выполнен зачет НДС
Возврат остатка подотчетных сумм
5071Возврат неиспользованного остатка наличными деньгами. Кассир оформляет приходный кассовый ордер.
5171Возврат неиспользованной суммы произведен на расчетный счет
7071Возврат суммы произведен из зарплаты

Кассовые документыОнлайн-кассы

Источник: https://litebuh.ru/dokumenty/avansovyy-otchet.html

Авансовый отчет – образец заполнения, учет перерасхода

Авансовый отчет образец заполнения (скачать)

Бухгалтерский документ, подтверждающий расходование денежных средств, выдаваемых сотруднику авансом, значится как авансовый отчет – бланк, состоящий из двух сторон: лицевой и оборотной.

Форму бланка заполняет подотчетное лицо, прикрепив к отчету документы, подтверждающие расходы.

Бухгалтер, получив комплект документов, проверяет их и фиксирует в бланке авансового отчета в местах, отведенных для заполнения бухгалтерам.

Отчет следует подписать у руководителя, списать подотчетные суммы

В последующем отчет располагают в альбоме унифицированных форм, учитывая в качестве кассовых операций, приведенных к единой форме № АО-1.

Авансовые средства выдаются сотрудникам на предприятии, если планируются представительские или хозяйственные расходы.

Для выдачи определенной суммы денег требуется приказ руководителя о подотчетных лицах, где указан список лиц и причины для выдачи.

Подотчетное лицо – это сотрудники, которым полагается сумма для будущих расходов под отчет.

Есть определенные сроки, в которые лицо обязано составить авансовый отчет об израсходованных средствах.

Cоставление авансового отчета,примеры

Пишем авансовый отчет на примере отправления сотрудника в командировку.

Бухгалтерия и отдел кадров собирают и оформляют необходимые документы по командировке:

  1. подтверждение направления сотрудника в командировку,
  2. служебное задание.
  3. С подотчетным лицом рекомендуется составить договор о материальной ответственности, если это утверждено в Учетной политике организации.

При предъявлении приказа и при наличии расходного кассового ордера, подотчетному лицу выдаются средства из кассы. При определенных растратах, сотрудник обязательно сохраняет подтверждающие документы.

После возвращения сотрудника из командировки, ему необходимо в этот же день составить авансовый отчет и сдать его в бухгалтерию.

Бухгалтер, проверив отчет, переводит его в специальную программу и производит списание, подтверждает обоснованность растрат.

Если имеется неизрасходованная сумма, сотрудник вносит остаток средств в кассу, или, в обратном случае, средства могут быть перерасходованы, тогда подотчетному лицу делают возврат.

При имеющихся недостачах с прошлого авансового отчета у сотрудника, следующий аванс запрещен к выдаче.

Сотрудник не имеет право передавать аванс другому лицу

Все документы должны быть оформлены в соответствии требованиям, установленным законодательством (Федеральный закон “О бухгалтерском учете”), чтобы избежать претензий налоговых органов, последующих штрафов.

Бланки авансового отчета заполняются только по унифицированной форме № АО-1, их можно скачать из официальных источников в интернете.

Инструкции по заполнению авансового отчета, примеры

Имеется несколько способов заполнения: с помощью специальных бухгалтерских программ или электронного файла в формате (Еxcel), который можно скачать из интернета. Одна часть оформляется подотчетным лицом, а другая – бухгалтером.

На первой странице формы отчета сотрудник обязан указать требуемые реквизиты:

  • наименование фирмы,
  • дату составления отчета,
  • должность и инициалы.

Цели, на которые были выданы средства, указываются в графе назначение аванса.

Остается посчитать остаток подотчетных средств и итоговую сумму в графе «итого получено».

На оборотной стороне указывается весь список оправдательных документов. Необходимые колонки для заполнения – с 1 по 6.

Последовательность указания перечня осуществляется по порядку, в том числе и в самом отчете с указанием документов.

Что это – оборачиваемость кредиторской задолженности?
Коэффициент быстрой (критической)ликвидности – нормативные значения.

Проводки в авансовом отчете: последовательно указываются суммы расхода по каждой операции, дебет счета, субсчета.

После указания всех итоговых сумм, форма подписывается и расшифровывается. На лицевой стороне вписываются суммы в графу «израсходовано», те, что обозначаются на предыдущей стороне в графе «итого».

После приема документа на проверку авансового отчета, бухгалтер должен составить расписку о получении и отдать подотчетному лицу.

Расписка должна сохраниться, так как это единственное подтверждение сдачи отчета в бухгалтерию.

Бухгалтер сверяет проводки и принятые суммы, номера счетов, по которым ведется дебет расходов, и указывает их на обратной стороне формы .

Если были выявлены перерасход средств или остатки, из ранее полученного или нынешнего авансового платежа и по операциям их учета, тогда бухгалтер проставляет отметки на первой странице формы отчета.

В случае расходования средств на хозяйственные нужды, рекомендуется заполнять отдельный авансовый отчет

https://www.youtube.com/watch?v=zpL8fhYpc2Q

Документы на иностранном языке необходимо перевести на русский язык, в соответствии с положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ.

После всех необходимых формальностей и проверок бухгалтера, авансовый отчет передается на утверждение руководителю организации.

Руководитель прописывает на лицевой части формы должность, ставит подпись с расшифровкой и дату утверждения. Только после этого отчет будет принят к учету.

Несоблюдение сроков сдачи авансового отчета

В случае не предоставления авансового отчета в срок, устанавливается нарушение по кассовой дисциплине.

Чтобы рассмотреть возможные случаи несоблюдения сроков предоставления авансового отчета, можно обратиться за помощью к статье 15.1 КоАП РФ.

Следует учесть, что ответственность за авансовый отчет не устанавливается, но нарушение фиксируется. Поэтому организация может не ожидать штрафных санкций от налоговых органов.

Контролировать выделенные средства для расходов – задача, поставленная для организации, так как это сугубо внутренний контроль руководства.

В случае невозврата суммы подотчетным лицом, организация имеет право списать их с заработной платы сотрудника, только имеются ограничения по суммам удержания (ст. 137 ТК РФ). Если сотрудник не соглашается с мерами работодателя, ситуация разрешается через суд.

Нераспределенная прибыль – что она представляет, ее расчет и анализ.
Правила заполнения расходного кассового ордера.
Заемный капитал организации – управление и анализ: https://buhguru.com/buhgalteria/upravlenie-zaemnym-kapitalom-otrazhe.html

Так как директор – ответственное лицо за все денежные средства кассы, долг по невозврату подотчетных средств может числиться не за сотрудником, а за директором. И тогда бухгалтер теряется: что делать с тем авансом, по которому директор не дал отчета?

Требуется выяснить, куда включить сумму аванса, по которой нет авансового отчета (от сотрудника или директора).

Как быть с тем фактом, что сотрудник вовремя не предоставляет авансовый отчет?

Ранее налоговой службой было сказано, что с подобных подотчетных сумм списывается налог на доход. Но, как оказалось, это утверждение не является нормой законодательства.

Так как денежные средства числятся за сотрудником как долг перед организацией, но не являются его доходом.

Сотрудник, предоставивший авансовый отчет после, погашает долг. Соответственно, НДФЛ с этого дохода не списывается.

Неправомерно говорить о том, что в ту минуту, когда сотрудник не предоставил отчет, он автоматически получил доход. Следуя этим мерам, начислять страховые взносы не требуется.

Потому что они могут быть начислены только на выплаты в пользу физических лиц и их вознаграждений. Следовательно, за сотрудником будет числиться долг, и никаких начислений не происходит.

Образец бланка авансового отчета, скачать

, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источник: https://buhguru.com/buhgalteria/primer-blanka-avansovogo-otcheta-gde-s.html

Авансовый отчет пример заполнения формы АО-1

Авансовый отчет образец заполнения (скачать)

Каждая организация вправе составлять авансовый отчет либо по рекомендованной единой форме АО-1, либо на собственном бланке. В последнем случае образец утверждается на уровне руководства или других уполномоченных сотрудников и закрепляется в учетной политике компании. Образец отчета и инструкцию по его оформлению можно найти далее.

Скачать заполненный образец авансового отчета (Excel)

Бланк авансового отчета (Excel)

Образец и инструкция по составлению документа

Для описания процесса заполнения авансового отчета можно привести в пример реальную ситуацию. Предположим, что 22 февраля 2018 года работник получает средства в сумме 20000 рублей для покупки 5 картриджей.

Он приобретает их в день получения денег, после чего предоставляет отчет. При этом сотрудник истратил не всю сумму, а 18950 рублей. В таком случае всю разницу (1050 рублей) он должен вернуть бухгалтеру.

Предполагается, что покупка не облагается налогом НДС, поскольку компания применяет УСН.

https://www.youtube.com/watch?v=k1fMsjBo6hw

Для подобной ситуации авансовый отчет будет выглядеть так (по форме АО-1).

Отчет состоит из 3 частей – лицевая, отрывная и оборотная. Порядок их заполнения описан ниже.

Лицевая

Эту часть заполняет только бухгалтер. В ней нужно отразить такую информацию:

  1. Название компании (допускается сокращенная версия).
  2. Коды по системе ОКУД и ОКПО.
  3. Номер и дата составления документа.
  4. Выданная сумма цифрами и прописью.
  5. Должность, подпись и расшифровка подписи (фамилия, инициалы) генерального директора.
  6. Структурное подразделение, где работает подотчетное лицо, которому выдаются наличные.
  7. Фамилия, инициалы подотчетного лица, его должность.
  8. Назначение выдачи аванса – часто указывают «хозрасходы».
  9. Отметка о выдаче средств, о фактическом размере истраченных денег, а также об остатке, возвращенном в бухгалтерию.
  10. При возникновении перерасхода также указывается соответствующая сумма.
  11. Бухгалтерская запись (графы дебет и кредит).
  12. Сумма, выданная фактически (с учетом перерасхода или неполного освоения), цифрами и прописью.
  13. ФИО, должность, подписи, расшифровки подписей (фамилии, инициалы) главного бухгалтера и бухгалтера.
  14. Также в конце первой части необходимо прописать сумму, которая была внесена или которая была дополнительно выдана после приобретения покупки. Это единственная графа, в которой нужно аккуратно зачеркнуть лишнюю отметку («Остаток внесен» либо «Перерасход выдан»). Сумма указывается только цифрами с точностью до копеек. Также необходимо указать реквизиты соответствующего кассового ордера.

Отрывная

Это небольшая часть, которая не заполняется бухгалтером (ему достаточно поставить подпись). Фрагмент отрезают по линии, после чего сотрудник заполняет поля с датой и суммой.

Оборотная

Последняя часть документа представлена в виде таблицы, которая заполняется как подотчетным лицом, так и бухгалтером. Сотрудник прописывает реквизиты документов, которые подтверждают понесенные расходы. Бухгалтер подтверждает эти суммы, указывая их в соответствующих графах как принятые к учету. Под таблицей работник ставит свою подпись и расшифровку.

Документ можно заполнять как в печатном, так и в рукописном виде. Исправления, зачеркивания и помарки в нем не допускаются. При возникновении ошибки бумагу необходимо уничтожить, а вместо нее составить новый отчет.

Порядок подачи отчета

Составление авансового отчета – обязательная процедура, причем документ можно подготовить как в бумажном, так и в электронном виде. В последнем случае подписать отчет необходимо с помощью предварительно полученной электронной подписи. При соблюдении этого условия документ имеет такую же юридическую силу, как и его бумажная версия.

По общему правилу его необходимо оформить в течение 3 рабочих дней с того момента, когда:

  1. Закончится срок, на который были выданы средства подотчетному лицу.
  2. Работник вышел на работу при условии, что срок, на который выданы средства, закончился во время его отпуска по любому основанию или болезни.
  3. Сотрудник вернулся из командировки.

Если срок был нарушен по вине работника, компания вправе применить в отношении него определенные меры ответственности – как дисциплинарные, так и материальные.

Сам документ оформляется при непосредственном участии бухгалтера и подотчетного лица. Подпись на нем ставит и директора. В качестве приложения к отчету обязательно следует добавить финансовые и другие документы, которые подтверждают факт расхода средств:

  • чек;
  • квитанция;
  • билет и др.

После сдачи авансового отчета бухгалтер обязан проверить его по всем параметрам:

  1. По форме – документ должен быть заполнен корректно, без исправлений и зачеркиваний, в соответствии с образцом, принятым в компании либо в соответствии с формой А0-1.
  2. По целевому назначению – все траты должны подтверждаться указанными финансовыми документами.
  3. По подсчету сумм.

Если все данные совпадают, а отчет оформлен корректно, бухгалтер составляет расписку о том, что он принял сам отчет и все приложенные документы к нему.

После этого следует отнести бумагу на подпись директору в течение установленного срока (в соответствии с внутренним регламентом компании). Получив подпись руководителя, бухгалтер забирает отчет и хранит его в установленном месте.

Минимальный срок хранения составляет 5 лет, после чего бумагу отправляют в архив.

Источник: https://2ann.ru/primer-zapolneniya-formy-ao-1-avansovogo-otcheta/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.