+7(499)-938-42-58 Москва
8(800)-333-37-98 Горячая линия

Акт приема передачи трудовых книжек (образец, бланк)

Содержание

Акт приема-передачи трудовых книжек. Образец и бланк 2018 года

Акт приема передачи трудовых книжек (образец, бланк)

Ведение и содержание трудовых книжек на предприятии должно вестись в определенном порядке. В частности, существуют строгие нормы по передаче данных документов от одного сотрудника другому. Эта процедура проводится в тех случаях, когда, например, происходит увольнение работника, в компетенцию которого входило работа с трудовыми книжками или же перевод его на другую должность.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта приема-передачи трудовых книжек .docСкачать образец заполнения акта приема-передачи трудовых книжек .doc

Процесс передачи трудовых книжек

Просто так взять и передать трудовые книжки нельзя.

  1. Сначала необходимо издать от лица руководителя компании приказ, в котором будет указана необходимость передачи документов и назначено новое ответственное лицо.
  2. Затем на основании этого приказа производится непосредственная передача трудовых книжек, вкладышей в них и чистых бланков, которая должна сопровождаться их ревизией, т.е. осмотром, проверкой, и подсчетом.

    Информация о передаче оформляется специальным актом, кроме того, это действие быть зафиксировано в журнале учета движения трудовых книжек.

Если соблюсти всю процедуру «от а до я», то риск столкнуться с потерей документов, возникновением разногласий и споров по поводу них снизится до минимума. Грамотно проведенный процесс позволяет также снять с нового работника ответственность административного характера за отсутствие тех или иных трудовых книжек или вкладышей.

Создание комиссии

Если предприятие крупное и документов, подлежащих передаче много, то для проведения и оформления этой процедуры необходимо создание специальной комиссии. В нее могут войти сотрудники разных подразделений фирмы, в составе не менее двух человек. Комиссия также назначается путем выпуска отдельного приказа руководителя компании.

Задача комиссии – проверить все ли трудовые книжки находятся на месте, удостовериться в том, что все необходимые записи наличествуют и соответствуют действительности, а также заверить факт передачи от одного лица другому.

Как составлять документ

Единого, обязательного к применению, унифицированного образца акта приема-передачи трудовых книжек нет. Компании могут выбрать один из дух способов:

  • либо каждый раз писать акт в произвольном виде (что не очень удобно),
  • либо разработать шаблон документа, исходя из своего видения и потребностей, но в этом случае он должен быть утвержден в учетной политике организации.

Независимо от того, на каком варианте остановится предприятие, акт обязательно должен включать в себя следующие данные:

  • информацию о компании,
  • составе комиссии, участвующей в передаче документов,
  • сведения о самих трудовых книжках, вкладышах в них и новых бланках – это лучше оформить в виде таблицы.

Бланк акта о приеме-передаче может включать в себя один лист или же несколько – если документов большое количество. Все листы следует скрепить суровой нитью, затем на последней внешней странице рядом с крепежом поставить печать и написать количество листов, дату оформления акта и удостоверить эти сведения нужными подписями.

При заполнении акта приема-передачи трудовых книжек важно стремиться не допускать ошибок и помарок, поскольку внесение в него недостоверных или даже ложных сведений может обернуться неприятными последствиями для ответственных сотрудников.

Если же ошибок избежать не удалось, их следует аккуратно подкорректировать и заверить надписью «исправленному верить».

Не надо забывать о том, что в случае необходимости, документ может послужить доказательством при решении разногласий через судебную инстанцию.

Как оформлять акт приема-передачи трудовых книжек

Акт о приеме-передаче трудовых книжек можно писать как на простом листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации (наиболее приемлемый вариант, поскольку в этом случае в него сразу внесены реквизиты предприятия). Оформлять документ можно как в рукописном виде, так и в печатном – никакой разницы здесь нет.

Важно соблюсти одно непреложное условие: акт должен содержать «живые» автографы всех членов комиссии или участвующих в передаче-приеме трудовых книжек лиц, а также утверждающую подпись директора.

Ставить печать на нем не обязательно, поскольку начиная с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости визировать печатями и штампами свои бумаги.

Составляется акт в единственном экземпляре, который после оформления надлежащим образом и окончательного завершения приема-передачи документов передается на хранение в архив компании, где он и должен содержаться на протяжении установленного законом периода.

Заполнение информационной шапки документа

  1. Вначале посередине строки пишется полное наименование компании и название документа.
  2. Затем указывается дата составления акта и населенный пункт, в котором зарегистрирована организация.

  3. После этого справа (или слева – это роли не играет) отводится несколько строк для утверждения руководителем фирмы: здесь надо вписать его должность, фамилию-имя-отчество, а также поставить дату утверждения.

  4. Далее вписывается сотрудник, который передает трудовые книжки и сотрудник, который их принимает: здесь также указываются их должности и персональные данные.

Заполнение перечня трудовых книжек и вкладышей

Таблица, в которую вписывается все самое основное о трудовых книжках:

  • фамилии-имена-отчества владельцев,
  • серии и номера документов,
  • наличие вкладышей,
  • а также отдельно пишутся необходимые примечания: состояние, сведения о записях, востребованности или невостребованности и т.д.

Под таблицей указывается общее количество внесенных в акт документов.

Вторая таблица отражает информацию о вкладышах и чистых бланках трудовых книжек, хранящихся на предприятии. Здесь точно также фиксируются их серии и номера, но никакие дополнительные данные можно не указывать.

В завершение акт необходимо удостоверить подписями передающего и принимающего сотрудника, а также членов комиссии, которые принимали участие в процедуре передачи трудовых книжек. У всех у них нужно указать должности, а подписи должны быть с расшифровками.

Источник: https://assistentus.ru/forma/akt-priema-peredachi-trudovyh-knizhek/

Акт приема-передачи трудовых книжек – образец, бланк, вкладышей в них, работнику, работодателю

Акт приема передачи трудовых книжек (образец, бланк)

В статье будет идти речь об акте приема-передачи трудовых книжек. Что это за документ, каково его назначение, и как правильно составить – далее.

Трудовая книга имеется у каждого, кто работает. Когда человек переводится в другую организацию, документ необходимо переправить. Для этого составляется акт приема-передачи. Как его оформить?

Основные сведения

Любой оборот документации необходимо контролировать. С этой целью конкретный тип документа передается определенному сотруднику.

Он отвечает за его ведение и сохранность, транспортировку. Акт приема и передачи трудовых книжек является важным документом.

Установленной формы акта нет. К составлению документа имеются требования. В акте необходимо указать полное название организации, перечислить членов комиссии и внести дату и место его составления.

Для удобства используется табличный тип акта, который состоит из таких разделов:

  • номер по порядку;
  • перечень сотрудников и их личные данные;
  • серия и номер трудовой книги;
  • дата поступления книжки в организацию (или ее заведение);
  • примечания.

Внизу следует обобщить данные – сколько всего книжек и вкладышей. С примером можно ознакомиться и скачать здесь.

Далее необходимо составить еще 1 таблицу для тех сотрудников, которые не имеют книжку. Например, в случае ее потери или первого трудоустройства.

После внесения всей информации акт подписывают члены комиссии, присутствующие во время проведения инвентаризации документов.

Также акт приема и передачи должны подписать 2 сотрудника кадровой службы – тот, который его передает и получает. Работник, чья трудовая книга передается внутри одного предприятия, акт не подписывает.

Схема действий при передаче трудовых книг по акту следующая:

  1. Создание специальной комиссии, ответственной за осуществление процесса и передачу документов.
  2. Проверка правильности заполнения документов комиссией.
  3. Проверка комиссией отсутствующей документации.
  4. Составление акта приема и передачи трудовых книг.

Приказ о назначении комиссии составляется по установленному образцу. Сначала нужно указать причину его создания, ссылаясь на нормативный акт.

Выбираются председатель и секретарь, перечисляются обязанности каждого члена комиссии. 

Трудовой кодекс не обязывает руководящих лиц вести передаточный акт кадровой документации.

Необходимость составления возникает в таких случаях:

Освобождение от должностных обязанностей сотрудникаКадрового отдела или другого лица, который нес ответственность за документы – бухгалтера, секретаря
Передача функций по ведению кадровых делОт работника кадровой службе
Передача полномочийПо исполнению делопроизводства посторонней организации

Чтобы оформить передаточный акт кадровой документации, необходимо выполнить ряд действий:

Подготовить трудовые книги к процедуре передачиПосчитать их количество, составить опись
Создать комиссиюКоторая проверит документы на правильность заполнения

В акте указываются следующие сведения:

  • наименование учреждения;
  • название документа (акта);
  • дата;
  • индекс;
  • место составления документа;
  • текст.

Акт разрешено составлять на разработанном бланке или чистом листе формата А4.

Что это такое

Прием-передача документацииПроцесс, которым начинается и заканчивается работа сотрудника кадровой службы на предприятии
Акт приема-передачи документаОфициальный документ, составляемый с целью подтвердить факт передачи от одного лица другому. Составляется в 2 экземплярах – для каждой стороны. Это неотъемлемая часть любого соглашения. Составляется по просьбе предприятия, которое нуждается в этом документе
Акт обладает юридической силойЕсли после подписания акта у сторон соглашения возникнут разногласия, документ будет официальным доказательством при разбирательстве в суде

С какой целью формируется документ

Данным документом фиксируется факт получения трудовых книжек новым ответственным лицом. цель – засвидетельствовать перемещение документов.

В организации часто меняется руководитель или главный бухгалтер. Смена сопровождается передачей документации.

Чтобы зафиксировать процесс передачи документов и проведение их инвентаризации, используется передаточный акт трудовых книжек.

Подписанный акт – подтверждение того, что одна сторона передала документацию, а вторая их получила.

Правовое регулирование

Порядок хранения и заполнения трудовых книжек регламентируется Постановлением № 225 Департамента Российской Федерации, принятым 16 апреля 2003 года.

На законодательном уровне определен только порядок передачи книжек на хранение в архив. Остальные моменты предприятие определяет самостоятельно.

Согласно пункту 45 «Правил ведения и хранения трудовых книжек», ответственность за сохранность документов несет специально назначенное приказом лицо.

Образец формирования акта приема-передачи трудовых книжек

Началом процесса передачи акта является приказ руководящего лица о формировании комиссии. В ее состав должно входить не меньше 3 человек.

Принимающее и передающее лицо также должны присутствовать при формировании акта.  К формированию документа следует подходить тщательно.

В шапке акта приема-передачи необходимо указать дату и место составления, его номер.

Далее ставится подпись начальника компании, перечисляются должности и личные данные сторон, которые передают и принимают акт.

Сторонами передачи выступают и физические лица, и юридические, доверенные лица. Их может быть 2 или больше, тогда фамилии оформляются списком.

В основной части акта содержится список лиц (в виде таблицы). Строки нумеруются, указывается число листов.

Отдельная графа посвящена годам, за которые собраны трудовые книжки. Необходимо сделать еще одну строку и оставить ее пустой, для примечаний.

В заключительной части ставятся подписи всех лиц – кто передал акт приема и передачи, принял, кто его составил. Члены комиссии также ставят свои подписи и подтверждают документ печатью.

Как выглядит бланк

Законодательство не предусматривает четкой формы бланка, его можно составлять в свободном виде. Образец можно скачать здесь.

Организация вправе самостоятельно составить форму бланка. Бланк утверждается подписью руководящего лица организации и печатью.

Кому направляется документ

Акт приема-передачи отправляется новому лицу, которое будет ответственным за ведение документации.

Работнику

Любой сотрудник предприятия может заболеть, уволиться или перейти в другую организацию. Если это работник кадровой службы, отвечающий за документацию, то он обязан передать ответственность.

Оформляется этот процесс актом приема-передачи. Образец можно посмотреть здесь:

От одного работодателя другому

В процессе ведения производства дел возникают ситуации, при которых приходится передавать кадровые документы в другое предприятие.

В этом случае составляется акт приема-передачи трудовых книжек в другую организацию. Этот документ снимет все обязанности и ответственность с предыдущего работодателя.

: первичные документы. Как оформить продажу товаров и услуг

Сначала необходимо уточнить, имеется ли в организации, которой передается акт, установленная форма документа.

Если нет, то передаточный акт оформляется в произвольной форме. Передаваемые дела удобнее оформлять таблицей.

Нюансы при наличии вкладышей

Вкладыш к трудовой книжке является ее дополнением. Он считается дополнительным документом.

Чтобы они не портили вид таблицы, лучше оформить вкладыши как приложения к акту приема-передачи кадровой документации.

Приложения – неотъемлемая часть акта. Документы, которые будут перечислены в акте, будут считаться в него включенными.

Особенности передачи в зависимости от ситуации

Документы могут передаваться по многим причинам – смена директора, бухгалтера, перевод и прочие.

Каждый из этих процессов должен сопровождаться актом.  Его необходимо составлять только после проверки документации. В тексте комиссия должна отобразить проделанную работу и ее результаты.

Если имеются дополнительные документы, рекомендуется приложить их в качестве приложений к акту.

Передача трудовых книжек по акту имеет свои особенности:

Акт о приеме и передаче делОформляется при увольнении работника или в случае его перевода на другую должность или в другую организацию
Фамилии присутствующих сотрудников и членов комиссииУказываются по алфавиту
Главное основание для создания актаРаспорядительные документы о причине передачи и приема дел
Составляет акт комиссияПодписывает и утверждает – руководитель предприятия
Акт содержит конкретные пункты
Число составляемых экземпляров передаточного актаЗависит от количества заинтересованных сторон
Процесс передачи и приема трудовых книгОсвобождает нового сотрудника кадровой службы от ответственности в случае недостаточного количества документов

Недостающей документации следует уделить особое внимание. Наиболее часто прием и передача кадровой документации производится через третье лицо.

Например, кадровик при увольнении передает свои дела начальнику отдела кадров, а тот передает новому сотруднику при приеме на работу.

При увольнении

При увольнении работника, который отвечал за ведение документации, сопровождается передачей трудовых книг и прочей документации.

Обязанность по проведению такой процедуры законом не установлена. Бывает, что кадровик при увольнении отказывается подписывать акт приема-передачи.

Перед работодателем возникает проблема – как организовать передачу документов. Идеальный вариант – прием нового кадровика до момента увольнения старого.

Но такое не всегда возможно. Новый сотрудник вправе приступить к работе только после увольнения предыдущего работника.

Процесс передачи документации при увольнении включает такие этапы – создание комиссии, проверка документации и составление передаточного акта.

Как только назначена комиссия и проверена документация, необходимо приступать к оформлению акта приема и передачи. Составляется он в произвольной форме.

В документе отражаются названия документов и дел, период времени, количество и данные об отсутствующих документах. Обнаруженные недостатки необходимо отобразить в акте.

Если новый работник кадровой службы не принят, оформляется акт приема-передачи, по которому уволенный кадровик сдаст документы без проверки, например, главному бухгалтеру.

Прием-передача трудовых книжек оформляется отдельным актом. В акте перечисляются имеющиеся трудовые книжки.

Также указывается – данные о владельце, серия и номер документа, число книжек и вкладышей. Если трудовая книжка выдается на руки работнику, акт не составляется.

Если он согласен с увольнением, пишется заявление о выдаче трудовой книжки. Если сотрудник не согласен с фактом увольнения и считает решение начальства незаконным, то создается комиссия и оформляется акт.

При реорганизации в форме присоединения

Реорганизация предприятия – процесс длительный и сложный. Законодательство выдвигает множество требований, среди которых – оформление передаточного акта.

Реорганизация в форме присоединения – процесс, при котором одно предприятие передает свои обязательства другому и присоединяется к ней с целью ведения общей деятельности.

Процесс реорганизации не отменяет обязанность вести учет и хранить трудовые книжки. Новый работодатель должен получить их по акту.

Составляется он после проверки книжек, которые хранятся в реорганизованной организации. Оформляется в произвольной форме.

В документе указывается – данные владельца книжки, серия и номер документа, данные об отсутствии книжек или повреждениях.  

В акте следует зафиксировать факт передачи бланков книжки и вкладышей.

Обязательное условие – указать сведения о лице, которое занималось составлением передаточного акта. Также включить информацию о нескольких свидетелях, присутствовавших при составлении.

При приеме на работу

Зачисление сотрудника на работу оформляется приказом. На основании этого документа работники отдела кадров заполняют личную карточку и трудовую книжку.

При приеме на работу сотрудник обязан предъявить работодателю свою трудовую книжку. Заполнить документ кадровик обязан в течение недели после поступления на должность.

Принять трудовую книжку сотрудник кадровой службы обязан по специальному акту. В нем указать дату принятия книжки, от кого принимается.

Заверить акт своей подписью и печатью. Печать может быть организации или отдела кадров. При приеме на работу также оформляется акт специально назначенной комиссией.

Она может состоять из сотрудников организации, руководящего лица. Если это кадровик оформляется на работу, то он обязан присутствовать во время проведения комиссией проверки.

Также он должен принять от предыдущего сотрудника кадровой службы все дела.

Бывает, что при поступлении на работу новый кадровик обнаруживает, что состояние дел предыдущего сотрудника неважное.

Ошибки в содержании документов, их оформлении или хранении возлагает дополнительную ответственность на нового сотрудника.

Поэтому следует провести проверку и откорректировать систему делопроизводства. Это позволит устранить вопросы об ответственности за допущенные предыдущим кадровиком ошибки.

Таким образом, любые передвижения трудовых книжек должны сопровождаться актом приемки-передачи.

Перед этим руководитель организации должен назначить приказом специальную комиссию. Ее задача – проверить документацию, оформить акт и подписать его.

При смене сотрудника кадрового отдела наличие акта приема-передачи трудовых книжек позволит оценить состояние документов и снять с себя ответственность за ошибки.

Акт подписывается членами специальной комиссии и ответственным лицом за хранение документов.

Составляется в произвольной форме – на разработанном организацией бланке или на листе формата А4.

Источник: http://jurist-protect.ru/akt-priema-peredachi-trudovyh-knizhek/

Правила оформления акта приема-передачи дел, кадровых документов, трудовых книжек при увольнении кадровика

Акт приема передачи трудовых книжек (образец, бланк)

> Трудовое право > Увольнение > Документы > Правила оформления акта приема-передачи дел, кадровых документов, трудовых книжек при увольнении кадровика

Деятельность специалиста отдела кадров основана на ведении и заполнении различной документации трудоустроенных на предприятии сотрудников.

В случае увольнения кадровика бумаги, которыми он занимался, передаются другим специалистам.

В такой ситуации важно уделить особое внимание документальному оформлению данного процесса.

Должны соблюдаться правила, установленные на законодательном уровне.

Уважаемые читатели! Статья описывает типовые ситуации, но каждый случай уникальный.Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – воспользуйтесь формой онлайн-консультанта в правом нижнем углу сайта или позвоните по прямым телефонам:+7 (499) 653-60-72 доб.445 – Москва – ПОЗВОНИТЬ+7 (812) 426-14-07 доб.394 – Санкт-Петербург – ПОЗВОНИТЬЗадайте вопрос бесплатно здесь – если вы проживаете в другом регионе.Это быстро и бесплатно!

Четкой технологии плана передачи дел при расторжении трудового соглашения с работником отдела кадров нет, потому как в нормативной документации информация такого характера отсутствует.

Несмотря на это, мероприятие принято проводить в несколько этапов. Каждый из них заключается в выполнении определенного действия:

  1. Создание специальной комиссии.
  2. Проверка наличия и грамотности заполнения кадровой документации, подлежащей к передаче.
  3. Оформление соответствующих актов приема-передачи.

Примерный состав комиссии может выглядеть таким образом:

  • руководитель компании или его заместитель;
  • главбух или бухгалтер, занимающийся начислением заработной платы;
  • инженер по охране труда;
  • юрист и т.д.

Проверка документации представляет собой изучение имеющихся бумаг, выявление проблем в их заполнении и т.п.

Другими словами, членами специально созданной комиссии делается общая оценка состояния кадровой документации, ее систем и технологий.

Важно учесть — в ходе проверке специалисты изучают не только бумаги, но и программное обеспечение, которое было задействовано для их создания.

В идеале на каждом производстве должен присутствовать специальный документ, в котором указан порядок ведения кадрового делопроизводства.

По итогам проверки составляется перечень имеющихся бумаг. В нем также отражается информация о необходимости внесения в них исправлений и разработке новых экземпляров.

Нужен ли передаточный документ?

Документация указанного типа не относится к категории обязательных бумаг. Следует учесть, что кадровик может отказаться от заполнения документа после расторжения трудового соглашения или в свое нерабочее время.

Именно поэтому позаботиться об оформлении акта важно заблаговременно.

Унифицированного бланка для составления документа не предусмотрено — он может оформляться в свободном виде, достаточно соблюдать стандартные правила ведения документооборота на предприятии.

В акте приема-передачи отображаются сведения о передающихся документах. В частности, нужно выделить такие данные:

  • наименование бумаг и дел;
  • период действия;
  • точное количество;
  • замечания, касающиеся темы заполнения и оформления бумаг.

Кроме этого в акт вносится информация о недостатках, выявленных в ходе проверки документации членами комиссии.

Акт приема-передачи можно оформить заранее. К примеру, если работник, который будет замещать увольняющегося кадровика, еще не найден.

Заполненную прежним специалистом отдела кадров бумагу в таком случае необходимо передать главбуху, руководителю или другому уполномоченному лицу.

После того, как найдется кандидат на освободившуюся должность, он примет все документы, согласно имеющемуся акту, и только затем приступит к дальнейшему выполнения своих должностных полномочий.

С особым вниманием нужно подойти к оформлению акта передачи трудовых книжек.

Помимо стандартных сведений, в бланк вносятся следующие данные о трудовой книжке:

  • инициалы и должность ее владельца;
  • номер и серия вкладыша;
  • общее количество передаваемых трудовых книжек (в том числе невостребованные и те, которые принадлежат уволенным работникам).

Необходимость такого характера связана с тем, что хранением, ведением и учетом трудовых книжек должен заниматься специалист, уполномоченный на осуществление таких действий специальным распоряжением, изданным руководителем предприятия.

Данное правило регламентируется 45 пунктом Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Из всего вышеуказанного можно сделать вывод, что при передаче трудовых книжек составлять соответствующий акт нужно в обязательном порядке.

Таким образом новый кадровик сможет обезопасить себя от ответственности за ошибки, допущенные при ведении документации ранее.

Оформление для передачи трудовых книжек

Для составления документа лучше всего использовать лист формата А4 или фирменный бланк компании. Допускается печатное и письменное заполнение.

Обязательно должно соблюдаться одно правило — наличие в акте личных подписей членов комиссии и других лиц, участвовавших в процессе приема-передачи трудовых книг.

При желании на акте ставится печать организации. С 2016 года это требование стало считаться необязательным.

В первой части акта указываются следующие сведения:

  • наименование компании и бумаги;
  • город регистрации фирмы;
  • дата оформления акта;
  • должность и инициалы главного руководителя предприятия;
  • инициалы и персональные данные специалистов — увольняющегося и нового кадровика.

Во вкладыш вносится информация о трудовых книжках — данные об их владельцах, серии, номера документов, примечания. Все это оформляется в табличном виде.

В конце указывается общее число трудовых. Во второй части таблицы указываются данные о чистых вкладышах и книгах, имеющихся в организации. Ставятся подписи всех лиц, ответственных за процесс приема-передачи.

Пример

Порядок приема-передачи дел в кадровой службе, подробно рассмотрен в данном видео:

Выводы

Акт приема-передачи — это документ, который должен оформляться при увольнении кадровика.

В бумаге следует указывать информацию о передаваемых делах и документах, а также лицах, несущих ответственность за данную процедуру.

Оформляется акт в свободной форме. В качестве основы лучше всего использовать фирменный бланк — на нем уже указаны сведения о компании.

Не нашли в статье ответ на Ваш вопрос?Получите инструкции, как решить именно Вашу проблему. Позвоните по телефону прямо сейчас:+7 (499) 653-60-72 доб.445 – Москва – ПОЗВОНИТЬ+7 (812) 426-14-07 доб.394 – Санкт-Петербург – ПОЗВОНИТЬЗадайте вопрос бесплатно здесь – если вы проживаете в другом регионе.Это быстро и бесплатно!

Источник: https://azbukaprav.com/trudovoe-pravo/uvolnenie/dok/akt-peredachi-del-pri-uvolni-kadrovika.html

Акт приема-передачи трудовых книжек и вкладышей к ним

Акт приема передачи трудовых книжек (образец, бланк)

В соответствии с действующим законодательством трудовые книжки являются бланками строгой отчетности, которые находятся в ведении ответственного лица, назначенного таковым локальными актами предприятия.

Также на основании актов компании уполномоченное лицо не только занимается ведением трудовых книжек, но и ежемесячно отчитывается за все вверенные ему книжки и вкладыши к ним и несет персональную ответственность за их сохранность.

Что говорит закон?

Порядок заполнения и хранения книжек о труде и вкладышей к ним регламентируется нормами Постановления Правительства РФ № 225, в котором не только утверждены бланки оговоренных документов, но и разработана Инструкция их ведения, а также Правила заполнения и хранения.

Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225

В частности, в п.40 Постановления сказано, что для учета и контроля за движением книжек хронологии стажа заполняются и постоянно ведутся следующие журналы:

  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей;
  • приходно-расходная книга учета бланков трудовых книг и вкладышей.

Расходная книга ведется для учета приобретенных на основании кассового ордера бланков, а журнал движения отражает прием и увольнение сотрудников с указанием серий трудовых книжек и даты поступления либо заведения оговоренного документа.

Зачем и в каких случаях требуется?

Как правило, ведением оговоренных журналов, а также хранением и учетом книжек о труде занимается кадровый работник, который уполномочен на подобные действия приказом по предприятию.

https://www.youtube.com/watch?v=zpL8fhYpc2Q

Но ведь работник может заболеть либо уволиться, предприятие может быть реорганизовано в форме присоединения и, соответственно, ведение книжек с хронологией стажа будет поручено другому лицу.

И в подобной ситуации, учитывая, что трудовые книжки являются бланками строгой отчетности, находящиеся под персональных контролем уполномоченного сотрудника, нового приказа о вменении обязанностей по ведению кадровой работы другому работнику будет не достаточно. Нужно будет составить еще и акт о приеме и передаче оговоренных документов, взяв за основу книгу учета движения книжек.

В подобной сверке наличия всех документов, а также достоверности внесенных данных заинтересованы обе стороны и передающая, и принимающая.

В соответствии с приказом по предприятию на них возлагается обязанность по сохранности книжек о труде и дополнительных вкладышей к ним и при ненадлежащем хранении либо утере возможна административная ответственность по ст.5.27 КоАП РФ.

Именно поэтому обе стороны должны сверить количественное наличие трудовых книжек с данными внесенными в журнал движения, дабы избежать и утери некоторых документов, и ответственности.

Правовые основы составления

Правовое регулирование составление акта приема и передачи книжек о труде пока не нашло отражения в действующем законодательстве, но учитывая целесообразность передачи кадровых дел именно в письменном виде, на многих предприятиях издаются локальные акты, которые собственно и отражают порядок самой процедуры и законность ее проведения.

В частности, при передаче кадровой документации в компании издается распорядительный документ (распоряжение или приказ) о создании комиссии, которая проверяет достоверность данных отраженных в книгах учета книжек, а также сверяет количество самих книжек и вкладышей к ним, в порядке, определенном положением о работе комиссии.

Затем по окончании проверки составляется акт приема и передачи документации в целом и отдельный акт о передаче книжек о труде уже другому работнику, который в соответствии с приказом будет исполнять обязанности кадрового работника на предприятии и отвечать за сохранность вверенных ему документов.

Оформление акта приема-передачи трудовых книжек

Учитывая, что законом не регламентирована процедура передачи книжек о труде, а также кадровой документации от одного кадрового работника другому, акт приема и передачи не имеет установленной формы, соответственно он оформляется в произвольной форме, но с подробным приведением данных.

В каких документах закрепляется?

Как было сказано выше, при увольнении кадрового работника для начала на предприятии издается приказ о создании комиссии, которая собственно и будет принимать дела, а также проверять наличие книжек о труде в соответствии с данными отраженными в книгах учета оговоренных документов.

В состав комиссии войдут следующие работники:

  • юрист;
  • начальник кадровой службы;
  • один из заместителей директора предприятия;
  • кадровый работник, передающий дела;
  • кадровый работник, принимающий дела.

Затем на основании приказа уже будет разработано Положение о работе комиссии, которая собственно и будет руководствоваться им при оформлении передачи книжек о труде и составлении акта.

Правила составления

Акт приема-передачи книжек и дополнительных вкладышей к ним, конечно, не имеет установленной формы, но, тем не менее, некоторые данные в оговоренном документе нужно отразить в обязательном порядке, так как только подробное описание каждого переданного документа поможет избежать проблем в дальнейшем.

  и форма

В частности, в акте указывается полное наименование предприятия, перечисляются все члены комиссии, а также вноситься дата и место составление оговоренного документа. После приведения общих данных в акте приема-передачи книжек отражаются уже данные о передаваемых документах.

Как правило, для более полного отражения и удобства систематизации информации используют табличный вариант списка с отражением следующих подпунктов:

  • порядковый номер;
  • фамилия, имя, отчество каждого работника, чья книга о труде храниться на предприятии с указанием занимаемой должности;
  • серия, номер книжки о труде и вкладыша при его наличии;
  • дата поступления либо заведения книжки на предприятии;
  • примечание, в котором отражаются сведения, относящиеся к некоторым характеристикам оговоренного документа, к примеру, состояние трудовой книжки, невостребованность после увольнения.

Внизу таблицы приводятся обобщенные данные. К примеру, итого – 86 трудовых книжек, 14- вкладышей.

Затем составляется еще одна таблица, в которой отражаются данные уже по чистым бланкам трудовых книжек, приобретаемым предприятиям для работников, не имеющих оговоренного документа — к примеру, в случае утери хронологии трудового стажа или первого трудоустройства.

И в конце акта указывается, что передаются не только книжки о труде и бланки вкладышей, но и сам журнал движения оговоренных документов, а также расходная книга приобретения бланков.

Образец акта приема-передачи трудовых книжек представлен на нашем сайте:

Бланк можно скачать здесь:

Бланк акта

Кто подписывает?

После внесения всех данных о передаваемых документах, акт должен быть подписан всеми членами комиссии, которые присутствовали при инвентаризации кадровой документации, таким образом, подтвердив, что все описанные в акте документы имеются в наличии.

И что с момента подписания акта они переданы другому работнику, уполномоченному приказом по предприятию на ведение работы с трудовыми книжками и несение ответственности за их сохранность.

Должен ли визировать работник?

Акт приема-передачи подписывается и двумя кадровыми работниками, один из которых передает трудовые книжки, а другой принимает.

Но в отличие от членов комиссии, подписи кадровые работники ставят в графе: передал и принял, таким образом, подтверждая снятые и принятые на себя полномочия.

Работники, чьи трудовые книжки передаются внутри организации, не подписывают настоящий документ.

Оформить акт приема-передачи книжек о труде и вкладышей к ним совсем не сложно, тем более с подробной инструкцией и образцом оговоренного документа, ведь только письменная фиксация передачи дел поможет избежать дальнейших сложностей и ответственности за ненадлежащее ведение кадрового делопроизводства.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: http://kadriruem.ru/akt-peredachi-trudovyh-knizhek/

Акт приема-передачи трудовых книжек: особенности документа и требования к его составлению и оформлению

Акт приема передачи трудовых книжек (образец, бланк)

Трудовая книжка заводится при первом официальном трудоустройстве гражданина, после чего в нее вносится вся основная информация о его трудовой деятельности. функция трудовых книжек заключается в отражении фактического трудового стажа, причин увольнения с каждого из мест работы, а также сведений об образовании, квалификации и наличии трудовых поощрений либо взысканий.

Все операции по ведению и хранению данных документов осуществляются уполномоченными сотрудниками кадровых служб организаций-работодателей в соответствии с законодательно утвержденными правилами.

Кроме того, законодательством также строго регламентирована процедура передачи хранящихся в организации действительных трудовых книжек (а также чистых бланков) от одного уполномоченного лица другому.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, обращайтесь через форму онлайн-консультанта или звоните по телефонам:

  • Москва: +7(499)350-6630.
  • Санкт-Петербург: +7(812)309-3667.

Одним из основных документов, обязательных к составлению (и последующему хранению в течение законодательно утвержденного срока) при реализации означенной процедуры, является акт приема-передачи трудовых книжек.

Передача полномочий по ведению, хранению и учету трудовых книжек

В том случае, если ответственный за ведение, хранение и учет трудовых книжек сотрудник больше не может исполнять свои трудовые обязанности в означенной части (чаще всего – по причинам увольнения либо перевода на другую должность), вместе со своими полномочиями он также передает новому ответственному лицу хранящиеся в организации трудовые книжки сотрудников, а также чистые бланки.

В соответствии с требованиями законодательства, процедура передачи требует документального оформления, прежде всего – составления соответствующего приказа руководителя организации, а также акта приема-передачи:

  1. В приказе приводятся основания для назначения нового лица, ответственного за ведение, хранение и учет трудовых книжек.
  2. Приемо-передаточный акт составляется на основании приказа. В свою очередь, на основании акта осуществляется непосредственно передача книжек (в т. ч. вкладышей и чистых бланков) от одного уполномоченного лица другому.

Процедура передачи в обязательном порядке должна сопровождаться ревизией – проверкой состояния самих документов, внесенной в них информации, а также их подсчетом и сверкой с существующими данными.

В случае необходимости, для осуществления рассматриваемой процедуры также может быть учреждена специальная комиссия в составе как минимум двух сотрудников организации. По окончании процедуры приема-передачи все сведения о ней фиксируются в журнале учета движения трудовых книжек, также передающемся в ведение нового ответственного лица.

Акт приема-передачи трудовых книжек

Законодательно установленной формы акта приема-передачи трудовых книжек не существует. При этом в большинстве организаций, как правило, имеется собственный утвержденный шаблон данного документа, составленный с учетом конкретных пожеланий и требований руководства к кадровому делопроизводству.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, обращайтесь через форму онлайн-консультанта или звоните по телефонам:

  • Москва: +7(499)350-6630.
  • Санкт-Петербург: +7(812)309-3667.

Несмотря на отсутствие унифицированной формы, каждый акт приема-передачи должен содержать сведения:

  • об организации: наименование, правовой статус, место государственной регистрации;
  • о передающей и принимающей сторонах (а также о составе комиссии при условии ее наличия): фамилии, инициалы и занимаемые должности;
  • о передаваемых документах: подробная опись книжек, вкладышей к ним, а также новых бланков.

Оформление

Акт приема-передачи должен быть составлен на чистом листе формата A4 либо на бланке организации. При этом документ может быть написан как от руки, так и создан в электронном виде и распечатан на принтере. При этом независимо от способа составления, подписи всех ответственных лиц ставятся от руки.

Документ может быть оформлен как на одном листе, так и на нескольких – в зависимости от количества передаваемых экземпляров книжек и бланков. После составления акта все листы сшиваются нитью, на последней внешней странице указывается общее количество листов и дата оформления акта. Затем проставляются подписи сторон, а также печать организации (поверх сшивающей нити).

При составлении акта желательно избегать ошибок и неточностей, поскольку последующее обнаружение в нем тех или иных сведений, полностью или частично не соответствующих действительности, чревато для ответственных сотрудников административной ответственностью со стороны государства и различного рода взысканиями со стороны организации-работодателя.

Корректировка сведений допускается лишь в ходе процедуры приема-передачи: обязательное условие при этом – визирование всех исправлений подписями сторон и надписью «исправленному верить» либо аналогичной по смыслу.

Составление

Существующий на практике порядок составления приемо-передаточных актов требует внесения в подготавливаемый документ следующих пунктов:

  1. Шапка. Полное наименование организации (с указанием вышеозначенных сведений), название (с указанием порядкового номера в том случае, если в архиве организации уже имеются аналогичные акты) и дата составления документа.
  2. Согласование руководителя организации (с указанием должности, фамилии, инициалов и даты согласования).
  3. Основной текст документа, определяющий принимающую и передающую стороны.
  4. Опись передаваемых книжек и вкладышей.
  5. Опись находящихся на хранении чистых бланков книжек и вкладышей.
  6. Подписи сторон.

Наиболее распространенным (и в большинстве случаев оптимальным) вариантом описи трудовых книжек является составление таблицы, состоящей из нижеперечисленных столбцов:

  • номер строки;
  • ФИО владельца книжки;
  • серия и номер книжки (в т. ч. вкладыша при условии его наличия);
  • примечания, включающие в себя те или иные сведения разъяснительного характера: о состоянии документа, наличествующих (или отсутствующих) в нем записях, а также его возможной невостребованности.

В конце таблицы приводится общее количество указанных в ней книжек, а также возможные пояснения. Опись чистых бланков целесообразно сделать по аналогии с описью трудовых книжек, но без столбцов «ФИО владельца» и «Примечания».

Акт составляется в единственном экземпляре. По завершении процедуры приема-передачи (в том случае, если все указанные в документе данные совпали с фактическими) акт должен быть передан в архив на хранение и впоследствии утилизирован в законодательно установленном порядке.

Составление акта приема-передачи трудовых книжек при вступлении в должность нового ответственного за их ведение, учет и хранение лица – необходимая мера, обеспечивающая как соблюдение установленных трудовым законодательством требований, так и позволяющая избежать потери документов либо своевременно ее выявить. Таким образом, с нового уполномоченного сотрудника будет снята какая бы то ни было ответственность за возможные нарушения, допущенные его предшественниками.

  • Москва: +7(499)350-6630.
  • Санкт-Петербург: +7(812)309-3667.

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Источник: http://zakonguru.com/trudovoe/trudovaya/akt.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.