+7(499)495-49-41

6 основных правил тайм-менеджмента

Содержание

Тайм-менеджмент: 21 совет как эффективно управлять своим временем

6 основных правил тайм-менеджмента

Многие наши современники стремятся к гипер-продуктивности.

Наверняка, вы знаете людей, которые снуют от задачи к задаче, постоянно проверяют электронную почту, что-то организовывают, куда-то звонят, выполняют поручения и т.д.

Люди, которые это делают, часто разделяют мнение, что «быть постоянно занятым» означает, что вы упорно трудитесь и становитесь все более успешным.

Такое убеждение может быть справедливо лишь до определенной степени, и оно часто приводит к бессмысленной «производительности», то есть к постоянной потребности что-то делать и к склонности тратить время на мелкие задачи. Но лучше применить другой подход.

Работать надо умнее, а не усерднее

Старая пословица гласит, что работать надо умнее, а не усерднее. Это утверждение следует брать за основу при подходе к работе любого рода.

Вместо роботизированного подхода к решению задач, необходимо задаться вопросом, что можно сделать более рационально или вовсе исключить из списка намеченных дел.

Эффективно управляя своим временем, вы не задаетесь вопросом, как можно выполнить больше задач за день, а стараетесь упростить и ускорить процесс, чтобы избежать перенапряжения.

Речь идет о высвобождении места в вашей жизни для отдыха и приятного времяпрепровождения.

В сутках действительно достаточное количество часов, чтобы заняться всем, чего бы вы хотели, но это время нужно выявить.

21 совет по управлению временем

Мы надеемся, что этот список из 21 совета подтолкнет вас в правильном направлении.

Помните о том, что есть бесчисленные фишки и уловки, чтобы эффективно планировать свое время. Мы находим эти советы полезными, хотя у вас может быть свое мнение по этому поводу.

Пусть этот список послужит катализатором, чтобы вы регулярно думали о том, как повысить результативность собственного труда.

1. Главное внимание главным вещам

Самые важные задачи выполняйте в первую очередь. Это золотое правило тайм-менеджмента. Ежедневно определяйте два-три задачи, которые находятся в приоритете и выполняйте их в первую очередь.

Как только вы их завершите, день уже можно считать успешным. Переходите к другим вещам или отложите остальное не следующий день, ведь самые важные дела вы уже совершили.

2. Научитесь говорить «нет»

Решение большого количества задач за ограниченное временя может научить вас жонглировать различными проектами и управлять своим временем. И это превосходно.

Но здесь легко можно увлечься и не рассчитать свои возможности. Ваша цель состоит в том, чтобы взвалить на себя лишь те обязательства, на которые вы точно знаете, что у вас есть время, и вы с ними справитесь.

3. Уделяйте сну, по крайней мере, 7-8 часов

Некоторые люди думают, что жертвовать сном это хороший способ увеличить производительность и высвободить пару дополнительных часов в сутках. Но это не тот случай.

Большинство из нас нуждаются в 7-8 часах сна, чтобы и тело, и разум функционировали оптимально. Вы это почувствуете, прислушайтесь к своему организму. Не стоит недооценивать значение сна.

4. Полностью сконцентрируйтесь на поставленной задаче

Закройте все остальные окна браузера. Положите телефон в беззвучном режиме вне поля зрения. Найдите себе тихое укромное место для работы или включите музыку, если она вам помогает (мне, например, иногда нравится слушать классическую музыку или звуки природы).

Сконцентрируйтесь на одной-единственной задаче, погрузитесь в нее. Ничто другое не должно существовать в этот момент.

5. Начните раньше

Почти все из нас страдают синдромом «откладывания на потом». Кажется, задача настолько простая, что вы всегда успеете ее выполнить и в конечном итоге затягиваете время.

Избавляйтесь от хронической прокрастинации, так как гораздо приятнее избежать перенапряжения, заранее выполнив запланированные дела. Это не так сложно, достаточно вашей твердой решимости.

6. Не отвлекайтесь на второстепенные детали

Мы часто затягиваем проекты, слишком долго зацикливаясь на мелких деталях. Это характерно для перфекционистов.

Но гораздо эффективнее продвигаться вперед, выполнить больший объем проекта, отбросив прежнее желание во что-то постоянно углубляться. Лучше поскорее все выполнить, а по завершении пересмотреть отдельные моменты.

7. Превращайте в привычку регулярные задачи

Если у вас есть регулярные обязанности, (например, написание статей для собственного блога и т.д.) вы можете их планировать и сделать своей привычкой. Делайте это ежедневно и не меняйте распорядка, тогда ваш мозг дисциплинируется и занятие превратится в привычку. Оно становится вполне естественным и приятным. Попробуйте!

8. Контролируйте количество времени, потраченное на ТВ / Интернет / игры

Время, проведенное в соцсетях, за играми или просмотром телевизора может и должно подвергаться контролю. Попробуйте определить для себя количество часов, проведенных за перечисленными занятиями. Как правило, они отвлекают вас гораздо больше, чем вы хотели бы.

9. Определяйте временной лимит для каждой задачи

Вместо того, чтобы просто сидеть над проектом с мыслью: «я просижу здесь, пока все не выполню», попробуйте перефразировать: «я поработаю над этим заданием три часа».

Ограниченность во время подтолкнет вас к сосредоточенности и большей эффективности, даже если немного позже вы вернетесь и доработаете.

10. Оставляйте временной зазор между задачами

Когда мы несемся от задачи к задаче, нам сложно оценивать свои действия и оставаться сосредоточенными и мотивированными.

Перерыв между делами может стать глотком свежего воздуха для нашего мозга. Вы можете недолго прогуляться, помедитировать или сделайте что-нибудь другое для умственной разгрузки.

11. Не думайте о тотальности списка ваших дел

Один из самых надежных способов сокрушить себя, это подумать о громадности списка дел. Сколько бы вы о нем ни думали, короче он не станет.

В конкретный момент времени необходимо сосредоточиться на одном деле. Это одна-единственная задача. Выполняйте все поэтапно. Сохраняйте спокойствие.

12. Физические упражнения и питание

Многочисленные исследования связывают производительность труда со здоровым образом жизни. Достаточное количество сна, физические упражнения и здоровое питание повышают уровень энергетического заряда, очищают разум и позволяют вам легче сосредоточиться.

13. Делайте меньше

«Делайте меньше» это еще один способ сказать «делайте то, что важнее всего». Такая тактика опять-таки подразумевает сосредоточение на наиболее значимых вещах.

Остановитесь, определите первостепенность задач и уделите им внимание. Выполните меньшее количество дел, но они должны быть приоритетными и иметь большую ценность, чем остальные.

14. Используйте выходные, но не переусердствуйте

Если поразмыслить, вы удивитесь, обнаружив насколько можно уменьшить нагрузку в течение недели, немного поработав в выходные дни. Всего лишь 2-4 часа в день. Ваш досуг почти не пострадает.

15. Систематизируйте процесс

Организованность сэкономит вам массу времени, и для этого вам не обязательно становиться самым организованным человеком в мире. Систематизировать свой труд совсем не сложно.

Создайте систему в регистрации документов. Убедитесь, что все элементы сохраняются соответствующим образом. Отпишитесь от ненужных рассылок и разгрузите свою электронную почту. Оптимизируйте, упорядочивайте и рационализируйте.

16. Заполняйте свободное время

Как правило, у каждого есть незаполненное время. Это часы, проведенные в залах ожидания, в магазинных очередях, в общественном транспорте, на эллиптических тренажерах и т.д.
Найдите вещи, которые вы могли бы при этом делать. Чаще всего подойдет чтение, и не забывайте об аудиокнигах, которые можно слушать во время ожидания.

17. Изолируйтесь

Никаких отвлечений, никаких оправданий. Иногда единственный способ что-то сделать, это закрыться у себя в комнате. Изолированность многим помогает.

18. Придерживайтесь плана действий

Отчасти мы об этом упоминали, но не лишним будет повторить. Не отклоняйтесь от намеченного плана!

Решительно придерживайтесь запланированных дел, будьте профессионалом и идите до конца. Твердая воля и непоколебимость приведут вас к намеченной цели.

19. Связанные задачи выполняйте вместе

Допустим, что за выходные вам нужно сделать два задания по программированию, написать три эссе и снять два видео. Вместо того, чтобы браться за работу в спонтанном порядке, определите группы подобных задач и выполняйте их последовательно.

Различные задачи требуют различного типа мышления, поэтому имеет смысл позволить своему мозгу продолжить выполнять типовые задания, а не переключаться лишний раз на что-то иное.

20. Находите время для тишины

В современном мире слишком многие люди постоянно находятся в движении и не находят времени, чтобы просто остановиться. Тем не менее, практика тишины обладает удивительным эффектом. И действие, и бездействие должны играть ключевую роль в нашей жизни.

Состояние покоя и тишины уменьшает беспокойство и показывает, что нет никакой необходимости в постоянной спешке. Это также помогает сделать работу более приятной.

21. Исключайте несущественное

Косвенно мы уже касались этого аспекта, но это один из самых полезных советов, который вы можете для себя почерпнуть.

Наша жизнь перезаполнена. Когда мы определяем лишнее и избавляемся от него, то нам становимся ясно, что наиболее значимо и больше всего заслуживает нашего времени.

И последний совет (очень важный)

Отметим еще один совет. Если вы что-нибудь запомните из этого списка, то пусть это будет следующее:
Целью всегда должно быть удовольствие. Работа может быть игрой.

Мы настолько погружены в занятость, что забываем наслаждаться тем, что делаем. Даже когда мы подходим к работе с умом, часто мы слишком сосредоточены на достижении цели.

Это никогда не должно быть на первом месте. Всегда спрашивайте себя: что я могу сделать, чтобы получить больше удовольствия от процесса?

Цель состоит в таком упорядочивании своих обязательств, чтобы ваша повседневная жизнь протекала в удовольствии, даже когда вы работаете.

Это может показаться несбыточной мечтой, но в современном мире это реальнее чем когда-либо. Будьте любознательны и открыты для новых возможностей. Познавайте себя.

С вами начнут происходить замечательные вещи. Мы желаем вам удачи и реализации этих советов!

Источник: https://cameralabs.org/4979-tajm-menedzhment-21-sovet-kak-effektivno-upravlyat-svoim-vremenem

Тайм- менеджмент. Основные правила тайм- менеджмента

6 основных правил тайм-менеджмента

Многие люди особенно в наше время перегружены работой, обязанностями, у некоторых из-за нехватки денег две или даже три работы.

Порой человек не знает, как с этим справиться, чтобы все успеть. Очень часто из-за того, что вы ничего не успеваете у вас начинаются стрессы, плохое настроение, депрессия, у вас ничего не получается и вам все хочется бросить и ничего не делать.

Каждый человек мечтает научиться правильно, распределять свое время, чтобы его на все хватало и чтобы оставалось время на отдых и восстановление сил.

Чтобы вы все успевали, вам надо научиться правильно, планировать день, распределять работу по времени, которое вы запланировали на ту или иную задачу.

цель тайм-менеджмента

Контроль над временем и эффективное управление это главная цель тайм-менеджмента.

Вы должны научиться распределять работу по важности, самую важную работу запланируйте на первую половину дня это самая продуктивное время для работы и вы с легкостью ее выполните, а на вторую половину дня запланируйте работу менее важную и менее срочную.

Заведите ежедневник и записывайте туда все задачи, которые вы запланировали сделать сегодня, проставьте примерное время выполнения, после выполнения задания можно его вычеркнуть из списка задач, так вы будете видеть, сколько вы сделали и сколько вам предстоит сделать.

Таким образом, вы научитесь планировать свою работу и свое время.

Правило 1. Научитесь планировать

Возьмите себе за правило планировать свой день полностью с самого утра до того времени, пока вы не ляжете спать.

Свой список дел и рабочие задачи вы можете записать в один список и проставить примерное время выполнения. А также можно все ваши дела разделить на два списка, в один записать только рабочие задачи, а в другой записать домашние дела. Таким образом, вы сможете видеть свой список задач и ничего не забудете.

Со списком вы можете контролировать выполнение задач и будете знать, успеваете вы по времени или вам надо поторопиться.

Когда вы приучите себя составлять список дел на каждый день и будете им пользоваться, то вы увидите, как увеличится ваша работоспособность.

Первое время ежедневник может вас раздражать, но потом вы привыкните и будете им постоянно пользоваться, потому что очень удобно видеть всегда под рукой намеченные задачи и время их выполнения.

Многие люди, чтобы найти нужную информацию, изучают большое количество ненужной информации, научитесь читать и просматривать информацию бегло, чтобы вы смогли сэкономить время и найти действительно нужную для вас информацию.

Старайтесь запоминать только важную информацию, которая может вам пригодится, а ненужную сразу отбрасывайте.

Правило 3. Не отвлекайтесь на разные мелочи

Очень часто особенно если ваша работа в офисе, где много людей вы не можете сосредоточиться на работе и полностью посвятить свое рабочее время работе.

Когда работаешь в большом коллективе, то постоянно кто-то отвлекает попить кофе поговорить обсудить прошедшие выходные поговорить о проблемах с детьми и так далее.

Научитесь не отвлекаться по пустякам ответьте в вежливой форме что в данный момент вы не можете пойти выпить чашечку кофе или поговорить по душам но вы обязательно это сделаете после того как закончите свою намеченную работу.

В таком случае человек не обидится он спокойно дождется вас, и вы вместе попьете кофе и поговорите.

Старайтесь не отвлекаться на пустые телефонные звонки, на переписку в контакте.

Правило 4. Научитесь концентрировать внимание

Научитесь концентрировать свое внимание на чем-то одном, не делайте несколько дел одновременно, когда полностью закончите начатое дело, то можете приступать к выполнению следующего дела.

Никогда не начинайте делать новое дело, если не закончите старое.

Правило 5. Научитесь распределять дела по степени важности

Важные и основные дела планируйте в первую очередь на самое продуктивное время работы и на важные дела планируйте большую часть рабочего времени.

На мелкие и не основные дела уделяйте как можно меньше времени, чтобы на основную работу осталось достаточно времени.

Научитесь определять степень важности ваших дел и распределяйте их правильно.

Правило 6. Научитесь прибирать свое рабочее место

Богатые люди, которые ценят свое время, всегда прибирают на своем столе, у них нет ничего лишнего, все документы хранятся на своих местах и чтобы найти нужный документ, им не понадобится много времени.

У несобранных людей постоянно царит хаос на столе и в голове, они никогда не могут сразу найти то, что им нужно пока не переберут весь стол.

Наведите порядок на столе сложите аккуратно документы и канцелярские принадлежности, и вы сами заметите, как приятно вам работать.

Правило 7. Научитесь говорить «нет»

Очень часто попадаются в коллективе люди, которые мешают работать, они ноют и стонут с утра до вечера, они всем и всеми недовольны, держитесь подальше от таких людей и научитесь говорить слово «нет», если они начинают вам мешать работать.

Разговаривать с такими людьми пустая трата времени и сил.

Правило 8. Организуйте свой сон правильно

Надо уметь организовать не только рабочий день, но и время отдыха и сна.

Обратите внимание, сколько часов вы спите, если вы не высыпаетесь, значит, вам надо пересмотреть и увеличить время сна.

Во время хорошего сна человек полностью восстанавливает свои силы и готов к следующему трудовому дню.

Курсы для развития интеллекта

Помимо игр, у нас есть интересные курсы, которые отлично прокачают Ваш мозг и улучшат интеллект, память, мышление, концентрацию внимания:

Деньги и мышление миллионера

Почему бывают проблемы с деньгами? В этом курсе мы подробно ответим на этот вопрос, заглянем вглубь проблемы, рассмотрим наши взаимоотношения с деньгами с психологической, экономической и эмоциональных точек зрения. Из курса Вы узнаете, что нужно делать, чтобы решить все свои финансовые проблемы, начать накапливать деньги и в дальнейшем инвестировать их.

Источник: https://cepia.ru/pravila-tajm-menedzhmenta

Шесть основных правил тайм-менеджмента

6 основных правил тайм-менеджмента

  • чтобы самому контролировать свою жизнь и не зависеть от других;
  • чтобы увеличить свою прибыль;
  • чтобы избавиться от усталости и недосыпа, свойственным тем, кто не умеет планировать время

Кому необходимо знать правила тайм-менеджмента

  • руководителям, предпринимателям, владельцам бизнеса, топ-менеджерам. На них лежит двойная ответственность: тратить с пользой время не только свое, но и подчиненных. От этого зависит успех компании в целом;
  • обычным людям, рабочим лошадкам. Умение управлять временем поможет сократить время на работу и оставить его для собственных нужд, хобби и интересов.

Правило 1. Ставьте цель правильно

Часто бывает, что человек неправильно ставит цель и тратит для ее достижения временные и другие ресурсы. Или выбирает не те средства для достижения цели, которые ни на шаг не приближают к цели. Например, молодой стартапер А. хочет найти инвестора для своего продукта.

Для этого он забрасывает муниципалитеты и частных бизнесменов предложениями о сотрудничестве. Большинство из этих писем закономерно отправляются в спам, меж тем времени на их составление и рассылку уходит вагон. А ведь А.

мог бы провести анализ своих потенциальных спонсоров, выбрать из них тех, кому это будет действительно интересно, а не рассылать письма всем подряд.

Как правильно поставить цель?

  • верно оценить свои возможности на данный период. Цель должна быть реальной и максимально конкретной. Стать первым в своей сфере за ближайший год — вряд ли выполнимо, к тому же размыто, а вот повысить узнаваемость бренда среди аудитории — вполне достижимо;
  • определиться с системой ценностей и не отступать от нее. Цель не должна преследовать низменные интересы, для этого и разрабатывается система ценностей;
  • продумать возможные проблемы, которые могут возникнуть, и предусмотреть способы их решения;
  • и самое главное — всегда держать в голове конечный результат. Зачем вам все это нужно, что вы получите взамен, чего хотите достигнуть?

Правило 2. Планируйте действия

Как только поставили цель и расставили приоритеты — можно применить метод хронометража, о котором говорилось выше. Приведем пример из жизни Александра Любищева. Собственно, это и составило всю его жизнь. Когда ему было 28 лет, молодой ученый поставил перед собой великую цель — разработать подобие системы периодических элементов Менделеева, только для биологических организмов.

Понятно, что это масштабный труд, который растянется на долгие годы. Ученый осознавал это, к тому же понимал, что работа ученого составляет еще и время на размышления, написание отчетов, дневников, да и на личное время хотелось бы оставить.

Любищев отвел на свою работу 90 лет. Чтобы по максимуму уложиться в этот срок, он и придумал свой метод, о котором мы рассказали выше. С тех пор ни одной минуты своего времени он не тратил без пользы.То есть составлял подробные долгосрочные планы, разбитые на краткосрочные цели. Он точно знал, что будет делать для достижения цели в течение следующего года, месяца, недели, дня и даже часа.

Вот, например, как ученый читал книги:

Удалось ли задуманное ученому? Безусловно. Максимальное количество времени, которое он тратил в день на работу, — всего 7-8 часов. При этом ученый очень удивлялся тем людям, которые умудряются работать по 14-15 часов в сутки.

Как планировать действия:

  • записывать на бумаге или в электронном виде долгосрочные планы с временными интервалами;
  • составлять список задач на год, месяц, день и т.д.;
  • делить большие задачи на мелкие. Ну например, не “найти поставщика”, а “изучить рынок поставщиков”, “почитать отзывы”, “выбрать несколько кандидатур”, “связаться с поставщиками”, “встретиться с Н. и К.”, “оценить продукцию Н. и К.”, “принять окончательное решение”;
  • оставлять небольшое время на форс-мажоры. Например, случился непредвиденный простой — посмотрите обучающее видео. а не картинки с котиками.

Вот вы написали список дел, которые требуется сделать для достижения цели. Но все ли они равны? Стоит ли тратить на каждое из них одинаковое количество времени?

Конечно, нет. Для правильной расстановки приоритетов советуем использовать принцип Парето, о котором мы уже писали. Суть его такова: 20 % усилий дают 80 процентов от всего результата, и 80 процентов всех результатов достигаются посредством 20% усилий.

Если применить этот закон к тайм-менеджменту, получится следующее: всего лишь 20 процентов времени мы тратим эффективно, остальное время буквально уходит в трубу. А ведь можно делать наоборот: стремиться к тому, чтобы эффективно тратить не 20, а 80 процентов вашего времени.

Вот тогда можно будет сказать, что ваш бизнес работает с максимальной отдачей.

Еще один способ — использовать правило АБВГД, где А — это самое главное дело дня или этой недели, Б — второе по значимости, В — третье и так далее. Понятно, что мелких дел В, Г, Д может быть много. Б — одно-два, А — всегда одно.

Дело А — не обязательно самое сложное или долгое. Порой это всего один короткий звонок — но такой, от которого зависит весь ваш бизнес.

Эксперты по тайм-менеджменту советуют выполнять дело А в первую очередь. Этот метод шуточно называется «съесть лягушку на завтрак», не откладывая самое трудное на обед или ужин. А уж потом — менее важные дела пойдут как по маслу.

Правило 4. Не отвлекайтесь от важного

Одна из основных ошибок многих предпринимателей — неумение сфокусироваться на главном. Ответьте честно: часто ли вы отвлекаетесь (или вас отвлекают), забиваете голову ненужными рабочими или личными вопросами, выполняете чужую работу вместо того чтобы заняться наконец делом?

Тайм-менеджмент — это наука не о том, как можно больше сделать, а о том, чтобы тратить время ну нужные и важные дела. Для того чтобы фокусироваться на главном, попробуйте следующие техники:

  • делегирование полномочий. Об этом мы подробно писали в статье “Яженачальник, или Как правильно делегировать полномочия”. Если у вас административный ресурс, чтобы делегировать полномочия — прекрасно. Лишние хлопоты не будут отвлекать вас от главного.
  • совмещение полезного и приятного. Способ, который я сама часто применяю. Позвольте себе выходить в соцсети, отвечать на смски друзей и просто бесцельно серфить в интернете в строго определенные часы, иначе это занятие сожрет львиную долю вашего времени. Допустим, утром — за чашкой кофе, в обед и вечером, когда все текущие дела сделаны. Вы удивитесь, сколько свободного времени у вас появится. Да и совесть не будет есть “за бесцельно прожитые годы”;
  • умение говорить “нет”. Ненужным делам, ненужным минутам, ненужным людям, которые отвлекают вас. Например, работаете вы над важной задачей — продумываете рекламный бюджет или разрабатываете стратегии развития бизнеса, а в дверь постоянно стучатся сотрудники с ерундовыми задачами. Что вы будете делать — помогать им и отвлекаться от своих дел или скажете “нет”? По-моему, ответ очевиден.

Правило 5. Автоматизируйте свои действия

Прислушайтесь к собственному телу, к его биоритмам. Вы сова или жаворонок? В какие часы вы работаете наиболее плодотворно. а когда клюете носом и ничего не соображаете? Если вы сова, нет никакого смысла ехать на работу к 9 — толку от вас все равно не будет. Лучше выспаться как следует и перенести основную работу на вторую половине дня — так получится эффективнее.

Еще неплохой вариант облегчить себе жизнь — упрощать определенные рутинные действия.

Похожие однообразные дела (написание писем, звонки) лучше выполнять подряд, а по выполнении переключиться на другую деятельность.

Суть в том, что мозг привыкает к повторяющимся действиям и выполняет команды быстрее, как будто автоматически. Вы сами увидите, что к десятому звонку вам будет намного проще и свободнее разговаривать.

Правило 6. Отдыхайте!

А вы как думали? Вы же не робот — все время работать, жить по спискам и по часам рано или поздно надоест. Постоянно думать о работе, тратить на нее все время — тоже ничего хорошего. Поэтому отдых — это не бесцельно потраченное время, а вложение в себя, в собственные активы, в будущую работу. Не зря же говорится: кто хорошо отдыхает, тот хорошо работает.

Запланируйте в своем жестком графике время на отдых. Это могут быть путешествия семьей в отпуск, уик-энд, каникулы. Не менее важны встречи с друзьями, походы в фитнес, бассейн, за покупками — неважно куда, лишь бы это доставляло вам удовольствие. Такой отдых восстановит ваши силы и даст заряд бодрости.

В течение рабочего дня тоже делайте перерывы — зачем работать на износ, пожалейте себя. Если устали — устройте перекус с чашечкой кофе или чая, разрешите себя посмотреть видео, полазить в соцсетях. Это время не будет потрачено впустую — так вы вознаградите себя на усердный труд и подарите мозгу второе дыхание.

Выполняя эти советы и правила, всегда анализируйте, насколько удобнее стало работать.

Подумайте, сколько времени вы теряли в прошлом, вспомните свой самый эпичный просчет (проспали и опоздали на собеседование, сорвали дедлайн и не справились с крупным проектом) и расскажите, что бы вы сделали в этой ситуации сейчас.

В то же время ориентируйтесь на себя: на свои биоритмы, личные качества, привычки. Найдите баланс между удобством и соблюдением правил тайм-менеджмента. Управляйте своим временем — управляйте жизнью!

Поделитесь, пожалуйста, с друзьями!

Источник: https://envybox.io/blog/shest-osnovnyh-pravil-tajm-menedzhmenta/

25 работающих техник тайм-менеджмента

6 основных правил тайм-менеджмента

Было бы здорово всегда держать под рукой универсальный сборник-помощник по организации времени. Мы подготовили универсальный список из 25 техник тайм-менеджмента, разделенных на категории по определению приоритета, планированию и организации процесса работы и отдыха.

1. Анализ ABC

Эта техника основана на выражении в процентах наиболее важных и наименее важных дел. Все задачи распределяются на три класса в зависимости от их важности:

А. Наиболее важные дела, которые составляют 15% от общего количества дел и их вклад к достижению целей составляет 65%.

В. Важные задачи – 20% общего их количества, значимость для достижения цели равна 20%.

С. Менее важные задачи равны 65% общего их количества, а их значимость – 15%.

Для использования ABC-анализа необходимо сделать следующие:

  • составить список всех будущих задач;
  • разделить их по важности и установить очерёдность;
  • оценить задачи соответственно по категориям A, B и C;

2. Матрица Эйзенхауэра

Задачи разделяются на группы по срочности и важности:

А – Срочное и важное дело

В – Не срочное, но важнее дело

С – Срочное, но не важное дело

D – Не срочное и не важное дело

В зависимости от группы, в которую попала задача, зависит очередность ее выполнения или делегирование.

3. Метод Парето

Метод Парето представляет собой распределение задач по принципу 80/20: 80% задач может быть решено за 20% затрачиваемого времени; на оставшиеся 20% задач тратится 80% затрачиваемого времени.

4. Список всех дел

Запись абсолютно всех дел поможет при планировании объема работы на день, неделю, месяц. А также вы наглядно сможете увидеть свою загруженность и соотношение важных и не очень важных задач. Более того, если под рукой всегда будет такой список, вопрос “Чем заняться?” будет решаться незамедлительно.

При планировании дел следует учитывать не только “жаворонок” вы или “сова”, но также и пик продуктивности. Его можно определить понаблюдав за своей работоспособностью в течение дня. Также было бы не плохо определить подходящее время для обеда. отдыха и саморазвития.

6. Ведите ежедневники

Организуйте ранее записанные дела в систему: запись в ежедневнике, таблица excel, приложение в телефоне и т.д. Главное, чтобы вы имели представление об объеме работы на день и не забыли даже о самом мелком поручении.

7. Правильные инструменты

Всевозможные приложения — наше оружие в борьбе с прокрастинацией и ловушками времени, поэтому лучше арсенал обновить. Самые удобные и проверенные программы и приложения для составления списков и командной работы читайте здесь.

8. Техника «Хронометраж»

Техника «Хронометраж» представляет собой фиксацию времени для любых задач, даже для таких примитивных, как утренняя зарядка или обед. Вы записываете каждое дело, на которое вы тратите время, тем самым в течение недели вы сможете решить следующие задачи:

  • определить, на что тратится ваше время;
  • выявить хронофагов, то есть «пожирателей времени»;
  • выработать «чувство эффективности» и «чувство времени».

9. Формула 10-3-2-1-0

Для использования этой техники необходимо запомнить формулу, описывающую здоровый график работы и личного времени, и придерживаться ее, составляя ежедневный план.

10-3-2-1-0:

10 часов до сна: нет кофеину.

3 часа до сна: нет еде и алкоголю.

2 часа до сна: нет работе.

1 час до сна: нет электронным гаджетам.

0 раз: столько раз можно нажимать кнопку «Отложить» на будильнике.

10. Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта – это надежная техника визуального отображения задач и времени. На одной шкале графика указываются задачи, а на другой — время на их выполнение. Идеально подходит для любителей графиков, которые можно составлять в MS Project, Excel.

11. Техника помидора

Принцип выполнения: заводим таймер на 25 минут, сосредоточенно работаем, не отвлекаясь пока не прозвенит таймер, после чего делаем перерыв на 5 минут. После 4-х повторений делаем долгий перерыв — 20-25 минут. Таким образом, вы постоянно чередуете работу и отдых, меняете деятельность и избегаете переутомления.

Лягушка – это самое неприятное дело. Лучше всего заняться им в первую очередь. После его выполнения уже и само дело покажется не таким страшным и противным, а другие задания и вовсе покажутся легкими.

13. Метод салями

Как незаметно съесть палку колбасы? Отрезая по маленькому кусочку. Точно также нужно сделать и со всеми сложными, много составными задачами: разделить их на маленькие части и выполнять по одной каждый день.

14. Делегирование

Если вы руководитель, делегируйте те дела, которые отнимают большое количество времени и не отличаются важностью, а сами сосредоточьтесь на более стратегически важных задачах.

15. Соблюдайте этапность дел

Стремитесь выполнять дела последовательно, сначала заканчивайте одно, и только затем начинайте другое. Мы уже рассказывали, что при переключении с одного дела на другое требует около 10-15 минут, чтобы полностью сосредоточиться на процессе. Постоянно перескакивая с задачи на задачу, вы теряете время, хотя создается иллюзия напряженной работы.

16. Хотя бы 10 минут

Эта техника относит не к рабочим делам, а скорее к личностному росту и саморазвитию. Например, если вы давно хотели выучить или вспомнить иностранный язык,попробуйте уделить ему хотя бы 10 минут в день. Тоже самое со спортом, книгами и т.д.

17. «Найденное время»

Суть техники: заранее выделить перечень 15-20 небольших заданий, на которые у вас не хватает времени, и быть готовым сделать их, когда у вас появится любое подходящее «окно». Постоянно дополняйте список.

18. Работа – это лучший способ, начать что-то делать

Бывают такие дни, когда производительность на нуле и работа в тяжесть. В таком случае для разгона лучше начать работу с мелких задач: почта, звонки, задачи, на выполнение которых понадобится не более 20 минут.

20. Разделите рабочее время на блоки

Разделите рабочие процессы на блоки: звонки и почта, встречи, работа над проектом и т.д. Это поможет выделить время для сосредоточенной работы в течение дня.

21. Установите дедлайны для всего

Даже самая мелкая задача должна иметь срок выполнения, иначе поток дел “на потом” будет тянуться вечно.

22. Погружение в работу

Выделите день или два на решение приоритетных задач, исключив такие  отвлекающие факторы как звонки и встречи.

23. Говорите “нет”

«Нет» – это мощное слово. Когда вы говорите «нет» новому обязательству, вы демонстрируете уважение к уже взятым и получаете возможность успешно их соблюсти. Помните о том, что давая согласие, вы должны чему-то отказать или что-то отменить.

24. Боритесь с «тиранией срочного»

«Тирания срочного» – это мелкие неважные задачи, которые нужно выполнить прямо сейчас. Это создает большую проблему, потому что срочные действие обычно имеют очень маленький эффект. Поддавшись «тирании срочного», от нее уже сложно будет избавиться, а соответственно выделить время на что-то более важное.

25. Готовьтесь к завтрашнему дню перед выходом из офиса

Отличный способ завершить рабочий день – подготовиться к следующему. Подведите итоги дня, составьте план на следующий день, приведите рабочий стол в порядок.

Онлайн-курс

Источник: https://Bakunin.com/time-management-techniques/

6 основных правил тайм-менеджмента

6 основных правил тайм-менеджмента

Менеджеры, признающие важность правильной организации рабочего времени, добиваются высокой эффективности. Персонал гораздо лучше работает не под угрозой увольнения или штрафов, а в комфортных условиях. Учитесь тайм-менеджменту, это полезные знания.

Главные правила тайм-менеджмента

Всякая работа должна быть эффективной и приносить удовольствие (см. «6 советов, как найти идеальную работу, которая подойдет именно вам»). Однако в жизни это происходит далеко не всегда (см. «Как перестать ненавидеть свою работу»).

Правильная организация бизнеса включает в себя перечень универсальных правил, позволяющих не только с максимальной пользой использовать отведенное для дела время, не превращая при этом сам процесс в однообразную и утомительную повинность.

Перегруженность делами, суетливость, раздражительность и, как следствие, депрессия – признаки неверной организации рабочего времени. Тайм-менеджмент позволяет выделить главные и второстепенные проблемы, а также определить, что нужно сделать немедленно, а что можно пока отложить.

Как только проясняются приоритеты, суета и чувство нехватки времени пропадают, появляется уверенность в своих силах и удовольствие от труда. Итак, какими правилами руководствоваться при планировании времени для бизнеса?

1. Четко определяйте и записывайте свои цели

Лучше выделить две категории целей: личные и профессиональные. Примерно один раз в год их можно корректировать. Ваши цели должны вдохновлять и стимулировать вас на новые дела. Цели обязательно должны быть записаны на бумаге (см. «Как выглядит эффективно сформулированная цель»).

2. Приступайте к делу, даже если не представляете себе процесс идеально

Многие люди побаиваются начинать новое делу или приступать к его определенному этапу, если не представляют все в мелочах. По этой причине многие серьезные проекты откладываются до последнего, что вредит делу.

Заставляйте себя браться за работу, даже если у вас нет уверенности, что справитесь с ней идеально. «Начинай действовать!» – это должно стать для вас главным принципом. Не упрекайте себя за неидеальность результата. Если вы выполнили 80% работы, можете считать ее законченной, поскольку оставшиеся 20% – это наведение лоска.

Как ни удивительно, возможность работать неидеально становится источником экономии сил и времени. При таких условиях довести дело до совершенного состояния становится гораздо проще.

3. Больше полезных привычек

В основе наших поступков лежат привычки. К примеру, первое, что мы делаем по приходу на работу, включаем компьютер и открываем привычные новостные сайты. И так ежедневно. Почему происходит именно так? Это просто привычка. Отмечайте свои вредные привычки, старайтесь избавиться от них и приучить себя к полезному. Как ни странно, это не очень сложно и весьма результативно.

Можно начать с изменения своего отношения ко времени прибытия на деловые встречи. Если вы привыкли приезжать на такие встречи впритык, редко опаздываете, но при этом нервничаете и переживаете, приезжайте на встречу за 15 минут до ее начала.

Вы удивитесь, но такая мелочь позволит вам избавиться от нервотрепки и напряжения от необходимости быть строго пунктуальным. Оставшееся до встречи время вы можете потратить на обдумывание деталей предстоящей беседы, то есть использовать максимально полезно.

4. Ежедневно планируйте 6 дел

Количество дел, которое вы планируете на день должно быть не более шести. Эта цифра не случайна. Перечень из 20 задач, составленный вами накануне, на следующий день остается неизменно невыполненным. Это угнетает и демотивирует (см.

«Метод кайдзен: шаг за шагом к достижению цели»). В накопившиеся списки не хочется заглядывать, и в результате подобное планирование ни к чему не приводит. Вам просто придется ежедневно переписывать список, перенося дела на следующий день.

Итак, планируйте не более шести дел в день. Если появляется седьмое, перенесите его на следующий день или поменяйте с одним из тех, что запланировали на сегодня. Такой простой прием приносит неожиданные преимущества. Вы сможете правильно разбивать крупные части дела на этапы и ежедневно планировать именно их, а не всю работу целиком.

У вас появится возможность видеть результаты своей работы. Даже если вы успели сделать 4 дела из 6, это почти 70% от запланированного, что совсем неплохо. Это куда приятнее, чем унылое созерцания увеличивающегося перечня несделанного на многих страницах ежедневника. И, в конце концов, вы научитесь планировать и больше успевать.

5. Не бойтесь откладывать

Бывают дела, за которые не хочется браться немедленно. Они могут быть неприятными и хлопотными. Перенесите их на следующее утро. Психологи утверждают, что неприятные вещи лучше делать с утра, поскольку потом весь день кажется свободным.

Это должно стать вашей очередной полезной привычкой. Вы будете уверены, что сделав неприятное дело с утра, вы можете с чистой совестью перенести сегодняшнюю проблему на завтра. При этом вы будете абсолютно уверены, что завтра точно с ней справитесь.

6. Ежедневно фиксируйте главное

Можно порекомендовать ежедневно записывать важные и запоминающиеся события и дела. Ставьте оценку тому, что, по вашему мнению, приближает вас к личным и профессиональным целям.

  • 0 – ничего значительного не произошло (или продолжает выполняться то, что намечено ранее).
  • -1 – вы отдалились от намеченной цели.
  • +1 – вы приблизились к цели.

Для оценки не может быть определенных жестких критериев, оценивайте по ощущениям, но при этом будьте максимально строги к себе.

Ежемесячно суммируйте оценки, и выводите общую динамику в виде графика. Переоценить значение такой статистики сложно. Это своего рода дневник, в котором вы можете увидеть, каким вы были два или три года назад. Благодаря этому дневнику вы получите возможность наблюдать за своим развитием.

Способ позволит вам критически отнестись к себе в некоторых случаях, если в течение всей недели вами отмечены одни нули, это будет сигналом к тому, что пора собраться и сделать решительный шаг вперед. С другой стороны, у вас может появиться повод похвалить себя. Если суммарная оценка за месяц положительная, а кривая графика устремилась вверх, – вы молодец.

Конечно, не следует ограничиваться приведенным перечнем. Существует еще много условий, при соблюдении которых вы сможете увеличить эффективность труда. Не позволяйте «пожирателям времени», таким как социальные сети, ICQ, компьютерные игры отвлекать вас от полезных дел.

Полезная привычка станет образом жизни, если вы будете повторять ее в течение 66 дней.

Установите для себя время, когда вы обязательно будете заниматься исключительно полезными делами, и в это время оградитесь от отвлекающих факторов (телевизора, социальных сетей, чашечки кофе с приятельницей).

Полезная привычка, ставшая неотъемлемой частью вашего ежедневного поведения, приведет вас рано или поздно к успеху.

© Старецкая Елена, BBF.ru

Источник: https://BBF.ru/magazine/21/5360/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.